報酬変更文書の提供オプション
報酬変更文書の構成時に、就業者文書を生成および提供する方法を指定できます。提供オプションは、プライマリ・プラン・マネージャに適用されます。タスクを使用する管理者は、生成方法や提供方法に関係なく、プランの変更文書を管理できます。
マネージャによる出力および提供
マネージャがプランの連絡タスク・ワークシートを使用して文書を生成できるようにします。それらの文書はマネージャまたは管理者には自動的に公開されますが、個人には公開されません。特定の個人、すべての自分の直属の部下またはすべての自分の部下に対する文書の同時生成をマネージャに許可できます。
マネージャが管理階層オプションを使用する場合は、指定した国の自分の部下に対して文書を生成することもできます。このプロセスでは、1つのファイルに文書が生成されます。マネージャが個々の文書を個人に提供することを決定したが、ファイルに複数の文書が含まれている場合は、ファイルを個別の文書に分割する必要があります。その後、各文書のコピーを適切な個人に提供できます。部下は文書を自分で保持している間、マネージャが提供した文書のみを表示できます。
一元的な管理および格納
部下の個別報酬変更文書を生成して、部下にコピーを提供することをマネージャに許可できます。また、処理によって管理者およびマネージャのみが文書を表示できるようになっている場合を除き、集中的に保管された文書に部下が自分の報酬ページからアクセスすることを許可できます。この場合も、プロセスの構成に応じて、マネージャは文書を表示および印刷できます。
文書を集中的に管理および保管する場合に設定できるその他のオプションは次のとおりです。
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自分の部下に文書をいつリリースするかをマネージャが制御できるようにするには、「文書リリースの調整の許可」オプションを有効にします。たとえば、文書をリリースする前にマネージャが報酬に関する変更について部下と話し合うというポリシーがあるとします。複数の使用可能な文書が個人にある場合、そのマネージャは各文書を個別にリリースする必要があります。
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ストレージから文書を自動的に削除するには、「失効までの日数」オプションを設定できます。たとえば、90日間保管するポリシーが組織にある場合は、失効を「90」に設定します。90日をすぎても個人が文書にアクセスする必要がある場合は、個人が文書を保存できます。管理者は「ワークフォース報酬変更文書の処理」プロセスを実行するときに、「失効の更新」オプションを使用して、必要に応じてこの失効を上書きできます。
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プラン内ですべてのユーザーに同じ文書名を表示するには、グローバル文書名を設定できます。たとえば、「2021年の報酬およびパフォーマンス変更(スペイン語)」、「2021年の報酬およびパフォーマンス変更(フランス語)」のように、テンプレートの表示名にテンプレート言語を示します。または、「Cambios en Compensacion y Rendimiento en 2021」や「Changements en matiere de remuneration et performance en 2021」のように、その言語の名前にします。あるいは、「2021 Compensation and Performance Changes」のように、すべてのユーザーに企業言語で同じ文書名を表示します。
報酬管理者は、「ワークフォース報酬変更文書の処理」プロセスを構成して実行し、これらの変更文書を生成して保存します。すべての変更が完了して承認されると、組織ポリシーに従って、ワークフォース報酬サイクルの終了時などに、このプロセスを実行します。