記入票テンプレートについて

記入票テンプレートには、評価プロセスで評価者によって使用される、特定の記入票インスタンスの作成に必要な情報が保存されます。記入票テンプレートにある各オプションにより、次のことが定義されます。

• 承認プロセスに関与できるロール。

• 各ロールが実行できるアクティビティ。

• 承認プロセスに含まれるステップ。

• 評価対象の項目。

記入票テンプレートの定義の際に行う決定やオプションの選択によって、評価プロセスの方法が変わります。組織の上位レベル用のテンプレートを定義した後、それをコピーして組織内の各レベルに合わせて修正することもよくあります。たとえば、全ての従業員に対し、共通の目標とイニシアティブのセットを設定したとします。その後、ビジネス ユニットごとに、この共通の目標とイニシアティブを持つテンプレートをコピーし、それぞれのビジネス ユニットだけに適用される目標とイニシアティブを追加します。

テンプレートを定義する前に、以下の検討を行います。

• 組織で使用する記入票のタイプにはどのような機能が適しているかを検討します。

  たとえば、組織によっては、管理者と従業員のコミュニケーションを促進するために記入票を使用し、評価は割り当てないことがあります。また、単一の総合評点を割り当てることや、記入票に含まれている個々の項目 (目標、責務、コンピテンシーなど) を評価することもあります。

• 記入票テンプレートを構成する際には使いやすさと再利用のしやすさを考慮します。

  記入票作成時に正しいテンプレートを迷わず選択し、簡単にテンプレートを管理できるようにするためには、記入票タイプに関連付けるテンプレートの数を制限します。

• テンプレートには、多くの従業員のニーズに対応できるような、できる限り汎用性の高い内容を定義するようにします。

  その後、任務プロファイルを使用して、特定の職務コード、職務系列、ポジション、または給与等級に属する全ての従業員に共通した職務固有のコンピテンシーと責務を追加します。こうすることにより、たとえば、従業員の年次記入票の構成や説明は共通にして、コンピテンシーや責務を従業員の職務に合わせて変えるということができます。