スマート HR テンプレートの設定

エンドユーザーが、採用、個人データの更新、プロファイルの更新などのトランザクションに必要なデータのサブセットを入力できる事前設定されたテンプレート。その他のデータは、テンプレートの作成時にテンプレート管理者によって事前に入力されています。

スマート HR テンプレート プロセスでは、通常、エンドユーザーは現場のライン マネージャまたは HR (ヒューマン リソース) 担当者になります。通常、エンドユーザーは採用プロセスの詳細について精通していません。複雑な問題が発生した場合、このプロセスは中央の人事部門担当者に送られます。

人事部門担当者は、採用プロセスを熟知しており、複雑なレベルの問題にも容易に対処できる者が担当します。人事部門担当者は、エンドユーザーが入力したデータを確認し、エラーや問題が発生した場合に採用プロセスを引き継ぎます。

採用プロセスを熟知している組織内の個人で、人事部門担当者が兼任することもできます。このロールを割り当てられた個人は、エンドユーザーが利用できるように、採用テンプレートの設定と管理を行います。

スマート HR テンプレート プロセスでは、実装担当者は通常 IT (情報技術) 担当者です。実装担当者は、人事部門担当者およびテンプレート管理者と密接に連携して、提供されているテンプレート レコード/フィールドとテンプレート セクションを確認し、必要に応じて修正します。

テンプレートに使用できるフィールドはセクションにグループ化されます。たとえば、勤務地セクションには、[法定区域]、[会社]、[ビジネス ユニット]、[部門]、[部門配属日]、[勤務地]、[事業所 ID] などの職務レコードの全てのフィールドが含まれます。テンプレート作成の構成要素はセクションであり、個々のレコード/フィールドではありません。テンプレート セクションはシステム データとして用意されていますが、実装担当者はテンプレート セクションを修正、削除または新規作成できます。

動的に生成され、エンドユーザーに表示されるデータ入力ページです。テンプレート ページは 1 つ以上のテンプレート セクションで構成されます。テンプレート管理者は、複数のセクションを 1 つの長いページに表示するか、複数の小さいページに分割して表示するかを決定します。

テンプレート管理者は、各テンプレートをテンプレート トランザクション タイプに割り当てます。テンプレート トランザクション タイプによって、テンプレートの機能、アプリケーション クラス ID およびトランザクション タイプの実装コードの場所を示すパスが指定されます。トランザクション タイプを使用して、テンプレートへのセキュリティ アクセスを持つユーザーを決定することもできます。

テンプレート管理者は、トランザクション タイプに個人データ、職務データまたはその両方を含めるか、いずれも含めないかを指定します。

テンプレート管理者は、各テンプレートをカテゴリに割り当てます。カテゴリはテンプレートに行レベル セキュリティを提供し、カテゴリを利用してテンプレートをグループ化することができます。カテゴリは、特定の部門、勤務地、ビジネス ユニット、地域などを表します。

エンドユーザーが入力したデータを直接送信して処理できるようにするか (自動更新をオン)、人事部門担当者による確認を必要とするか (自動更新をオフ) を指定します。この自動更新機能はテンプレート管理者が設定します (エンドユーザーは変更できません)。

テンプレート管理者は、検索/マッチング ルールをテンプレートに関連付けて、個人が既に登録されているかどうかを判断できます。検索処理はバックグラウンドで実行され、検索結果は検索/マッチング結果ページに表示されます。

テンプレートに含めるテーブルの名前を指定します。(PeopleTools レコード定義テーブルの同じフィールドから表示されます。)

レコードのデータ番号が表示されます。デフォルト値は 1 です。電話番号や電子メール アドレスなど、データが複数あるレコードに使用します。

テンプレートに含めるテーブルの別名を入力します。[レコード名] の値にデフォルト設定されます。実装担当者は、このフィールドを使用して同じレコードの異なる 2 つのデータを区別できます。たとえば、事業所の住所 (ADDRESSES_1) と郵送先住所 (ADDRESSES_2) などです。このフィールドは、新規のレコード/フィールドをセクションに追加する場合にレコードに表示されるプロンプトになります。

スマート HR プロセスで使用され、サービス/CI には渡されないフィールドを指定する場合は、このチェック ボックスをオンにします。

フィールドがシステム レベル (PeopleTools のレコード フィールド テーブル PSRECFIELD) でキー フィールドとして定義されている場合、このチェック ボックスは PeopleCode でオンになります。実装担当者はこのフィールドを変更できません (表示専用)。

このフィールドは、PeopleTools のレコード フィールド テーブル PSRECFIELD に基づき、PeopleCode によってデフォルトでオンになります。実装担当者はこのフィールドを変更できません (表示専用)。

エンドユーザー データ入力ページのセクションの順序を決定する番号を入力します。

セクションを定義するタイプを指定します。有効な値は、[一般]、[国]、[氏名]、[住所] および [連邦] です。

『Application Fundamentals』「Setting Up Implementation Defaults」[英語版] を参照してください。

指定したセクション タイプの値を入力します。セクションが [氏名] の場合、このフィールドには氏名フォーマット コードが保存されます。セクションが [国] および [住所] の場合、このフィールドには適切な国コードが保存されます。セクションが [連邦] および [一般] の場合、このフィールドは空白になります。セクションが [JPM] の場合、カテゴリ タイプがここに保存されます。

[セクション フィールド] グリッド領域にフィールドをさらに追加するには、このボタンをクリックします。

デフォルト値はテストです。有効な値は、[アクティブ]、[非アクティブ] および [テスト] です。スマート HR テンプレートでトランザクション タイプを選択可能にするには、ステータスをアクティブに変更する必要があります。

必要なくなったトランザクション タイプについては、非アクティブに設定できます。

トランザクション タイプに、個人データ、職務データ、あるいはその両方の変更を含めるか、いずれの変更も含めないかを指定します。

有効な値は、[雇用/再雇用]、[両方除外]、[職務の更新]、[個人の更新] および [個人および職務の更新] です。

(USF) このチェック ボックスは、トランザクション タイプが U. S. 連邦政府トランザクション用であることを指定するためにオンにします。テンプレートの作成コンポーネントで、US 連邦政府と指定されているトランザクション タイプを選択すると、テンプレートの設定ページで [US 連邦政府テンプレート] チェック ボックスが表示専用として自動的にオンになります。

このチェック ボックスを使用できるのは、インストール テーブルで [連邦政府] チェック ボックスがオンになっている場合のみです。

アプリケーション クラス ID およびトランザクション タイプの実装コードの場所を示すパスを入力します。

システムがコンポーネントにアクセスする順序を指定します。番号は 1 から始まる欠番のない連番である必要があります。

トランザクション タイプ用のコンポーネントを 1 つ以上定義します。コンポーネントは 10 個まで含めることができます。

デフォルトでは、トランザクション タイプ ページの [個人/職務データ インジケータ] フィールドに入力した値および [U. S. 連邦政府トランザクション タイプ] チェック ボックス フィールドの選択に応じて、個人データまたは職務データ コンポーネントが自動的に含められます。これらのコンポーネントを変更または削除するには、前述のフィールドの値のいずれかを変更する必要があり、変更すると、インジケータに応じた新しいデフォルト コンポーネントに置き換えられます。既存の非デフォルトのコンポーネントは、新しいデフォルト コンポーネントの後に表示されるように連番が再設定されます。

[個人/職務データ インジケータ] の値が両方除外の場合、デフォルトでコンポーネントは 1 つも含められません。

次に、手動で含めることができない個人データまたは職務データに関連付けられているコンポーネントを示します。

• PERSONAL_DATA

• PERSONAL_DATA_ADD

• JOB_DATA

• JOB_DATA_EMP

• JOB_DATA_CONCUR

• JOB_DATA_CURRENT

• JOB_DATA_CWR

• JOB_DATA_POI

• JOB_DATA_CWR_SRCH

• JOB_DATA_EMP_SRCH

• EE_HIRE

• EE_HR_PROC

• EE_1ST_AUTH

• EE_2ND_AUTH

• EE_ADD_ORG_ASGN

• EE_APPROVAL

• EE_CANCELLATION

• EE_CONC_HIRE

• EE_CORRECTION

選択したコンポーネットのマーケットを指定します。

トランザクション コンポーネント詳細ページにアクセスして、選択したコンポーネントにラベル詳細を追加するには、このリンクを選択します。

更新または表示するコンポーネントを識別するグループ ボックスのヘッダーを指定します。

人事部門担当者が個人のスマート HR トランザクションに情報を追加できるようにページに表示される [追加] ボタンに関連するテキスト情報を入力します。[追加] ボタンは、各コンポーネントのデータがシステムに保存されていないときに表示されます。

[[追加] ボタンのテキスト] フィールドで、個人データを追加する場合はこのボタンを選択すると示すテキストなど、ボタンを説明するテキスト ID を選択します。

「個人データの追加」など、ボタンに表示されるテキストを [[追加] ボタンのラベル] フィールドで選択します。

スマート HR トランザクションで追加されたデータの表示および編集に関連するテキスト情報を入力します。スマート HR トランザクション時にデータがシステムに正常にアップロードされると、表示および編集フィールド ラベルが表示されます。スマート HR トランザクション処理時にデータが正常に保存されていても、人事部門担当者はこのリンクを選択して、ユーザーの入力を確認および更新することができます。

[[表示/編集] の説明テキスト] フィールドで、個人データを表示する場合はこのリンクを選択すると示すテキストなど、リンクを説明するテキスト ID を選択します。

"個人更新の表示または編集" など、リンクとして表示されるテキストを [[表示/編集] リンクのラベル] フィールドで選択します。

テキスト カタログ管理ページにアクセスして、テキスト メッセージを追加または更新するには、このリンクを選択します。

そのトランザクション タイプの一部であるセクションを指定します。トランザクション タイプには、1 つ以上のセクションを定義する必要があります。有効値は、テンプレート セクション ページで定義されます。

トランザクション タイプに関連付けられているテンプレートには、ここで定義したセクションのみを含めることができます。たとえば、住所に関して、個人住所 - カナダ セクションのみをトランザクション タイプに関連付けると、個人住所 - アメリカなど、その他の個人住所セクションを、そのトランザクション タイプを使用するテンプレートに関連付けることができなくなります。テンプレート作成 - セクション ページの [セクションのロード/再ロード] ボタンを使用すると、トランザクション タイプに定義した全てのセクションがテンプレートにロードされます。テンプレートに適用しないセクションを削除できますが、トランザクション タイプに定義されていないセクションを追加することはできません。

テンプレート セクション ページで定義した連番と説明が表示されます。

このテンプレートを定義するテンプレート名を入力します。

ステータスを選択します。新規テンプレートを作成する場合、このフィールドのデフォルト オプションはテスト です。この値は、パブリッシュする時点でアクティブに、テンプレートが不要になった時点で非アクティブに変更できます。エンドユーザーが使用できるのは、アクティブなテンプレートのみです。

テンプレートの有効日を決定します。このフィールドのデフォルト値は今日の日付です。

テンプレートの使用方法を指定し、更新されるコンポーネントを決定するトランザクション タイプを選択します。たとえば、職務データの変更トランザクション タイプでは職務データ コンポーネントのみが更新され、雇用/再雇用タイプでは職務データと個人データの両方が更新されます。また、トランザクション タイプによって、テンプレートの作成時にセクション ページで使用できるセクションが定義されます。この情報は、テンプレート トランザクション タイプ コンポーネントで定義されます。

スマート HR トランザクションを作成または処理する場合、ユーザーはフィルタとして [トランザクション タイプ] フィールドを使用して、特定のテンプレートまたはトランザクションを検索できます。

トランザクション タイプを変更すると、[アクション] および [異動理由] フィールドにデータがロードされていた場合はクリアされ、テンプレートのセクションを更新して、トランザクション タイプに対してセクションが有効であるようにする必要があることを示す警告メッセージが表示されます。

エンドユーザーが入力した値でデータベースを自動的に更新する場合は、このチェック ボックスをオンにします。

エンドユーザーが入力したデータを人事部門担当者に送信して最終的に処理する場合は、このチェック ボックスをオフにします。

エンドユーザーが国民 ID などの必要な全てのデータを把握しているわけではなく、完了するためにトランザクション リクエストを HR に送信する必要がある場合は、このチェック ボックスをオンにします。このチェック ボックスを使用できるのは、[データベース自動更新] チェック ボックスがオンの場合のみです。

[データベース自動更新] がオンの場合は、次のようになります。

• スマート HR トランザクション ページに [HR への送信] ボタンが表示されます。これによって、必須フィールドの一部が未入力の場合でも、エンドユーザーはデータを人事部門に送信できます (姓と名は必須)。エンドユーザーがこのボタンをクリックすると、ステータスが 異動区分が必要のトランザクション リクエストが HR に送信され、HR によって最終処理が実行されます。

• スマート HR トランザクション ページに [保存して送信] ボタンが表示されます。エンドユーザーがこのボタンをクリックすると、データベースに対してデータが自動的に更新されます (エラーが発生しなかった場合)。

オンにすると、エンドユーザーがスマート HR トランザクションを実行する場合にスマート HR トランザクションの各ページの下部に [コメント] 編集ボックスが表示されます。

オフにすると、エンドユーザーがスマート HR トランザクションを実行するとき、スマート HR トランザクションの最終ページの下部にのみ [コメント] 編集ボックスが表示されます。ページが 1 ページのみの場合は、そのページに [コメント] ボックスが表示されます。

オンにすると、スマート HR トランザクションの実行後、確認ページに、契約コンポーネントへの [契約更新] リンクが表示されます。このリンクを使用すると、個人に関する契約情報を更新できます。このリンクは、テンプレートで [データベース自動更新] が選択され、トランザクションが正常に保存された場合、確認ページに表示されます。

(USF) このチェック ボックスは、トランザクション タイプが U. S. 連邦政府トランザクション タイプとして定義されている場合、オンの状態で表示されます。これにより、標準 US 連邦政府 (USF) セクションが表示されます。このチェック ボックスを使用できるのは、インストール テーブルで [連邦政府] チェック ボックスがオンになっている場合のみです。

スマート HR トランザクション - "トランザクション情報を入力してください" ページ上のページ タブ順序を定義する数を入力します。セクション ページで、複数のセクションをいずれかのページ番号に割り当てます。これによって、複数のセクションが 1 つにグループ化されたり、異なるタブ ページに分割されます。エンドユーザーまたは人事部門担当者がスマート HR トランザクション - "トランザクション情報を入力してください" ページを使用してトランザクションを入力すると、これらのタブが表示されます。たとえば、給与および給与計算情報に関連する全てのセクションを、給与データという単一のページにグループ化できます。

単一のページ番号とラベルを入力することで、全てのセクションを単一のページに表示できます。あるいは、多数のページ番号とラベルを作成して、異なるページにセクションを分類することもできます。

タブ詳細の定義ページにアクセスし、スマート HR トランザクション処理時に "トランザクション情報を入力してください" ページでのタブ ラベルの表示方法を定義するには、このリンクをクリックします。

[テキスト カタログ管理] リンクをクリックすると、テキスト カタログ - 更新検索ページまたはテキスト カタログ管理ページが新しいブラウザ ウィンドウに開きます。テキスト カタログ管理ページを使用して、ラベルを変更または作成します。

使用するラベルのタイプを選択します。値は、[静的テキスト] と [テキスト カタログ] です。

[ラベ ル タイプ] フィールドでテキスト カタログを選択した場合は、そのテキスト カタログからテキスト ID を選択します。

[ラベル タイプ] フィールドで静的テキストを選択した場合は、タブ ラベル名を入力します。

[テキスト カタログ管理] リンクをクリックすると、テキスト カタログ - 更新検索ページまたはテキスト カタログ管理ページが新しいブラウザ ウィンドウに開きます。テキスト カタログ管理ページを使用して、ラベルを追加または変更します。

このボタンをクリックすると、別のセクション用の新しい行が追加されます。

このボタンをクリックすると、使用可能な全てのセクションがテンプレートに追加されます。[トランザクション タイプ]、[国]、[氏名フォーマット] および [住所フォーマット] に入力された値と、米国連邦政府のフラグを参照して、ロードされるセクションが決まります。ロード プロセスによってセクションが追加または削除されると、次のアクションが実行されます。

• セクションが既に存在する場合は、上書きされません。

• テンプレートのトランザクション タイプを変更すると、有効ではなくなった既存のセクションが削除され、新しいトランザクション タイプに対応する新しいセクションがロードされます。

• テンプレートの国を変更すると、既存の国別セクションが削除され、新規の国セクションがロードされます。

• テンプレートの氏名フォーマットまたは住所フォーマットを変更すると、既存の氏名フォーマットおよび住所フォーマットに固有のセクションが削除され、新規のセクションがロードされます。

[全て選択] ボタンをクリックすると、簡単に削除できるように、このページの全てのセクションが選択されます。あるいは、削除を回避するために、全てのセクション行の選択が解除されます。

このボタンをクリックすると、選択されている全てのセクション行がこのテンプレートから削除されます。

このボタンをクリックすると、新しいブラウザ ウィンドウが開き、テンプレートをプレビューできます。プレビュー モードでは、各テンプレート ページとページ上のセクションが表示されます。

このボタンをクリックすると、テンプレートが正しく設定されているかどうかを検証できます。

テンプレート管理者がこのボタンをクリックすると、スマート HR トランザクション - "トランザクション詳細を入力してください" ページが新しいブラウザに表示されます。管理者は、エンドユーザーが行うように個人のデータを入力し、スマート HR トランザクションの最終ページで [テンプレートのテスト] ボタンをクリックします。テンプレートが正しく設定されると、テンプレートの設定が正常に完了したことを示すメッセージがテストの確認ページに表示されます。テンプレートが正しく設定されていない場合は、テストの確認ページが表示され、テンプレートで発生したエラーを表示するリンクが表示されます。

スマート HR トランザクション ページのグループ ボックス ヘッダーを変更する場合は、異なるテキスト ID を入力します。新しい名前が [セクション名上書き] フィールドに表示されます。

スマート HR トランザクションの入力時に、エンドユーザーに対してそのセクションを非表示にする場合は、このチェック ボックスをオンにします。