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契約要求の管理

契約要求のライフサイクル全体を作成、承認、割当および管理できるようになりました。 契約の作成に必要な権限を持たない組織のユーザーは、契約の詳細を提供することで契約要求を発行できます。 提供する詳細には契約のタイプ、パーティ、日付などがあり、契約要求の裏付けとなる必要文書をアップロードすることもできます。 要求は管理者によって構成された承認設定に基づいて、自動承認するか承認者にルーティングできます。 承認されると、要求はレビューのために適切なリソース組織またはリソースに自動的に割り当てられます。 要求者と割当先は、メッセージを介して要求についてコラボレーションすることができ、要求の「顧客対応」タブからEメールを送信できます。 割当先は、契約要求で提供された詳細から契約を自動的に作成できます。

必要に応じて、管理者はUIにカスタム・フィールドを追加して追加情報を取得できます。 契約要求プロセス全体がシンプルさとスピードを考慮して最適化されているため、要求者とレビュー・チームの両方にメリットがあります。

5つのユーザー・ペルソナが存在します。

• 要求者 - 契約を要求するユーザー。 組織内の任意の従業員である可能性があります
• 所有者 - 要求者はこのユーザーの代理として要求を作成します。 デフォルトで要求者と所有者は同じです
• 承認者 - 要求を承認するユーザー(通常は要求者のマネージャで、契約要求承認ワークフローの設定に従います)
• 割当先 - 要求をレビューして契約を作成する契約部門または法務部門のユーザー
• 管理者 - 契約要求タイプの作成や承認ワークフローの設定など、重要な設定を行うユーザー

契約要求タイプの管理

管理者は、契約要求タイプおよび対応する契約タイプを設定できます。 また、各契約タイプの割当先リソースまたはリソース組織も設定できます。 このUIは、契約ランディング・ページの「設定」->「契約要求タイプの管理」からアクセスできます。

契約要求タイプの管理

「契約要求」リスト・ページ

このUIには、「ナビゲータ」->「契約管理」->「契約要求」からアクセスできます。 このページから、自分が作成した要求、または自分や自分のチームに割り当てられた要求を検索できます。 このUIから要求を作成、編集および削除できます。

「契約要求」リスト・ページ

契約要求の作成

契約要求の作成ボタンをクリックして、名前、タイプ、期日、摘要などの重要な詳細を入力して新規契約要求を作成します。

契約要求の作成

契約要求の編集

要求者は必要な詳細を入力し、承認のために要求を送信できます。 デフォルトで要求は自動承認されます。Business Process Managerで独自の承認ルールと階層を設定できます。 承認者はEメールおよびベル通知を受信します。 要求が承認されると、ステータスが「レビュー中」になり、割当先が要求の詳細を表示および確認できるようになります。 割当先は、契約が割り当てられるリソースまたはリソース組織です。 割当先は通知を受信します。

要求詳細の編集

「契約詳細」タブ

「契約詳細」タブで、契約の作成に必要なすべての情報を入力します。 「契約の作成」をクリックすると、要求の詳細を使用して契約が作成されます。 契約がアクティブ化されると、契約番号が表示されるようになり、契約文書のダウンロードも可能になります。 「サードパーティ契約文書」カテゴリに添付された文書は、「プライマリ契約文書」として契約に追加されます。 要求に追加されたサポート文書は、契約の「文書」タブに「サポート文書」として追加されます。

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「契約詳細」タブ

顧客対応

割当先が要求者に説明を求める場合は、このタブからEメールまたはメッセージを送信できます。 すべての顧客対応履歴は取得されます。

顧客対応

契約要求プロセス全体が合理化され、自動化されています。 これにより、契約の作成スピードが上がり、情報漏れもなくなります。 透過的なプロセスにより、要求者と割当先の間のコラボレーションが可能になる他、利害関係者に完全な可視性を提供します。

有効化のステップ

この機能を有効にするには、オプトインUIを使用します。 手順は、この文書の「新機能のオプションの取込み」の項を参照してください。

オファリング: 企業契約

前述の項に従って、契約要求タイプを設定します。

契約ランディング・ページで新しいタスク「契約要求タイプの管理」を使用できます。 このタスクは、オプト・インUIを使用して「契約要求の管理」機能が有効にされており、ユーザーに「契約要求タイプの管理」権限がある場合にのみ使用できます。

主なリソース

• 詳細は、プレイ・ブック契約要求の構成および使用方法を参照してください。

アクセス要件

オプトイン「契約要求の管理」を有効にします。

「契約要求タイプの管理」権限が「契約設定職務」ロールに追加されています。 このロールを持つユーザーは、次の設定を実行できます。

• 契約要求タイプの管理

契約要求オーサリング職務ロールが「営業担当」ジョブ・ロールに追加されています。 このロールを持つユーザーは、次のタスクを実行できます。

• 契約要求の検索
• 契約要求の作成
• 契約要求の編集
• 契約要求の削除

契約要求レビュー職務ロールが、「サプライヤ契約マネージャ」、「顧客契約マネージャ」、「企業契約マネージャ」ジョブ・ロールに追加されています。 このロールを持つユーザーは、次のタスクを実行できます。

• 契約要求の検索
• 契約要求の編集
• 契約要求のレビュー