契約要求の管理
契約要求のライフサイクル全体を作成、承認、割当および管理できるようになりました。 契約の作成に必要な権限がない組織内のユーザーは、契約の詳細を指定して契約要求を発行できます。 そのような詳細には、契約のタイプ、パーティ、日付などが含まれ、契約要求に必要なサポート文書もアップロードできます。 要求は自動承認することも、管理者が構成した承認設定に基づいて承認者にルーティングすることもできます。 承認されると、適切なリソース組織またはリソースに、レビューのために要求が自動的に割り当てられます。 要求者および割当先は、メッセージを介して要求についてコラボレーションして、要求の「顧客対応」タブからEメールを送信できます。 割当先は、契約要求に指定された詳細から契約を自動的に作成できます。
必要に応じて、管理者はUIにカスタムフィールドを追加して、さらに情報を取得できます。 契約要求プロセス全体が、簡潔かつ高速になるように最適化されたので、要求者とレビュー・チームの両方にメリットがあります。
ユーザー・ペルソナは5つあります。
- 要求者 - 契約を要求しているユーザー。 組織内のすべての従業員がなれます。
- 所有者 - 要求者が代理で要求を作成した、元のユーザー。 デフォルトでは、要求者と所有者は同じです
- 承認者 - 要求を承認するユーザー(通常は、契約要求承認ワークフローに設定されている要求者のマネージャ)
- 割当先 - 契約のユーザー、または要求をレビューして契約を作成する法務部門
- 管理者 - 契約要求タイプの作成や承認ワークフローの設定など、必要不可欠な設定を実行するユーザー
契約要求タイプの管理
管理者は、契約要求タイプおよび対応する契約タイプを設定できます。 また、割当先リソースまたはリソース組織を各契約タイプに設定できます。 このUIは、契約ランディング・ページの「設定」 > 「契約要求タイプの管理」から使用できます。
契約要求タイプの管理
契約要求リスト・ページ
このUIには、「ナビゲータ」 > 「契約管理」 > 「契約要求」からアクセスできます。 このページから、自分が作成した要求、または自分または自分のチームに割り当てられた要求を検索できます。 このUIから、要求を作成、編集および削除できます。
契約要求リスト・ページ
契約要求の作成
「契約要求の作成」ボタンをクリックして、名前、タイプ、期限、摘要など、必要な詳細を入力して新規契約要求を作成します。
契約要求の作成
契約要求の編集
要求者は必要な詳細を入力して、要求を承認のために送信できます。 提供時のデフォルトでは、要求が自動承認されますが、独自の承認ルールと階層をビジネス・プロセス・マネージャで設定できます。 承認者はEメールおよびベル通知を受信します。 要求が承認されると、ステータスが「レビュー中」になり、割当先が要求の詳細を表示および確認できるようになります。 割当先は、契約が割り当てられているリソースまたはリソース組織です。 割当先は通知を受け取ります。
要求詳細の編集
「契約詳細」タブ
「契約詳細」タブで、契約の作成に必要なすべての情報を入力します。 「契約の作成」をクリックすると、要求からの詳細が設定された契約が作成されます。 契約がアクティブ化されると、契約番号を表示でき、契約文書をダウンロードすることもできます。 「サードパーティ契約文書」カテゴリに添付された文書が、プライマリ契約文書として契約に追加されます。 要求に追加されたサポート文書は、契約の「文書」タブにサポート文書として追加されます。
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「契約詳細」タブ
顧客対応
要求者からの説明を割当先が必要とする場合は、このタブからEメールまたはメッセージを送信できます。 すべての顧客対応履歴が取得されます。
顧客対応
契約要求プロセス全体が合理化され、自動化されています。 これにより、契約オーサリングが高速化されて、情報漏れもなくなります。 透明性の高いプロセスにより、要求者と割当先の間のコラボレーションが可能になり、すべての情報が利害関係者に表示されます。
有効化のステップ
この機能を有効にするには、オプトインUIを使用します。 手順は、この文書の「新機能のオプションの取込み」の項を参照してください。
オファリング: 企業契約
前述の項に従って、契約要求タイプを設定します。
契約ランディング・ページから、新しいタスク「コンテンツ要求タイプの管理」を使用できます。 このタスクは、オプト・インUIを使用して「契約要求の管理」機能を有効にし、ユーザーに「契約要求タイプの管理」権限がある場合にのみ使用できます。
主なリソース
- 詳細は、プレイ・ブック「契約要求の構成および使用方法」を参照してください。
アクセス要件
「契約要求の管理」のオプトインを有効にします。
「契約要求タイプの管理」権限が「契約設定職務」ロールに追加されています。 このロールを持つユーザーは、次の設定を実行できます。
- 契約要求タイプの管理
契約要求オーサリング職務ロールが「営業担当」ジョブ・ロールに追加されています。 このロールを持つユーザーは、次のタスクを実行できます。
- 契約要求の検索
- 契約要求の作成
- 契約要求の編集
- 契約要求の削除
契約要求レビュー職務ロールが「サプライヤ契約マネージャ」、「顧客契約マネージャ」および「企業契約マネージャ」ジョブ・ロールに追加されています。 このロールを持つユーザーは、次のタスクを実行できます。
- 契約要求の検索
- 契約要求の編集
- 契約要求のレビュー