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使用進階搜尋

您可以使用進階搜尋來:

  • 立即搜尋一或多種記錄類型
  • 使用日期搜尋欄位來搜尋記錄
  • 使用每個欄位的篩選準則進行搜尋

「進階搜尋」頁面上可用的區段會根據您選取了單一記錄類型或多種記錄類型進行搜尋而所有不同。

關於單一記錄類型的進階搜尋

單一記錄類型的進階搜尋類似「動作列」之「搜尋」區段中的目標式搜尋。您可以使用多個欄位搜尋記錄類型。不過,進階搜尋也可讓您執行下列作業:

  • 選取您使用者角色可看見的任一欄位作為搜尋欄位
  • 輸入定義篩選器的條件、篩選值及運算子 (AND 或 OR)
  • 指定要在搜尋結果中顯示的欄位

附註:在單一記錄類型的進階搜尋中,您不能使用等號 (=) 來搜尋完全符合項目。您必須改用「等於」條件或「等於任何」條件來搜尋完全符合項目。

當您使用進階搜尋進行單一記錄類型搜尋時,您的使用者角色會決定可搜尋的記錄類型,以及每個記錄類型的可搜尋欄位,如下所示:

  • 如果公司管理員在根據記錄類型指派給您使用者角色的搜尋版面配置中,未提供任何可用的搜尋欄位,則您無法為該記錄類型的進階搜尋指定任何搜尋準則。執行進階搜尋時若未設定任何搜尋準則,則會傳回該記錄類型中所有您的使用者角色與存取設定允許您看見的記錄。
  • 如果使用者角色上「搜尋與清單中的所有欄位」權限已啟用,則您能搜尋在您公司管理員就該記錄類型指派給您使用者角色的搜尋配置中所有可用的欄位。

    附註:建議公司管理員不要為多數使用者角色啟用「搜尋與清單中的所有欄位」權限。在未啟用該權限情況下,公司未使用的欄位便不會顯示於搜尋與清單頁面中。這樣可避免頁面雜亂,並讓使用者更容易檢視其最感興趣的欄位。

  • 如果您使用者角色上的「搜尋與清單中的所有欄位」權限未啟用,則您只能搜尋同時符合下列條件的欄位:
    • 在就該記錄類型指派給您使用者角色的搜尋配置中可用的欄位。
    • 在就該記錄類型指派給您使用者角色的「詳細資料」頁面配置上顯示的欄位。如果為您的角色定義了動態頁面配置,則該欄位必須在至少一個動態頁面配置上顯示。

      附註:動態配置是顯示相同記錄類型中,顯示不同記錄下不同組欄位的頁面配置,而且需視您在記錄中特定欄位所選取的選擇清單值而定。

當您使用進階搜尋進行單一記錄類型搜尋時,搜尋結果就會顯示在「清單」頁面中,然後您就可以使用記錄的清單。指派給您使用者角色的搜尋版面配置可決定搜尋所傳回的記錄清單中會顯示哪些欄位。如需有關管理記錄清單的詳細資訊,請參閱使用清單

關於多種記錄類型的進階搜尋

多種記錄類型的進階搜尋是關鍵字搜尋。您可以搜尋部分或所有支援關鍵字搜尋的記錄類型。若您使用進階搜尋來搜尋多種記錄類型,「搜尋結果」頁面會顯示搜尋中找到之每種記錄類型的不同區段。

附註:當您在記錄類型清單中選取「所有記錄類型」選項來進行搜尋時,搜尋中只會包含支援關鍵字搜尋的記錄類型。若要搜尋不支援關鍵字搜尋的記錄類型,您必須一次搜尋一種記錄類型。

如需有關關鍵字搜尋運作方式的詳細資訊,請參閱關於關鍵字搜尋

搜尋僅傳回一筆記錄時應如何處理

您可指定若某筆記錄為搜尋所傳回的唯一記錄時,該記錄的顯示方式。記錄可直接於記錄「詳細資料」頁面中開啟,或可顯示於清單頁面。控制此行為的選項為「若只傳回一筆記錄,直接瀏覽至詳細資料頁面」,其位於您個人設定中動作列版面配置頁面的「快速搜尋選項」區段中。如需有關設定「動作」列版面配置的資訊,請參閱變更動作列版面配置

執行單一記錄類型的進階搜尋

  1. 如果「動作」列為隱藏,請讓它顯示。如需有關顯示與隱藏「動作」列的資訊,請參閱關於顯示或隱藏動作列
  2. 在「動作」列的「搜尋」區段中,按一下「進階」。
  3. 在「進階搜尋」頁面中,執行下列作業:
    1. 選取「下列記錄類型」圓形按鈕。
    2. 勾選您要搜尋之記錄類型的核取方塊。
    3. 確定未勾選所有其他記錄類型的核取方塊。
  4. 在「搜尋範圍」區段中,選取下列其中一個選項:
    • 記錄集
    • 工作簿

      附註:沒有負責人的記錄類型不會顯示「搜尋範圍」區段,例如,「產品」記錄類型與「使用者」記錄類型。「搜尋範圍」區段中的「工作簿」選項只有在您公司已啟用「工作簿」功能時才可使用。

  5. 如果您在「搜尋範圍」區段中選取「記錄集」選項,則選取下列其中一個項目來指定您要搜尋的記錄集:
    • 所有我可查看的記錄。包括您至少擁有「檢視」存取權的記錄,由您的報告階層、角色的存取等級和共用記錄的存取等級所定義。

      附註:當您選取此選項,公司資料檔上的「已啟用供管理者閱覽」選項與您使用者角色上的「可讀取所有記錄」設定會納入考量。若未在公司資料檔上選取「已啟用供管理者閱覽」選項,則在您選擇「我能檢視的所有記錄」選項時所搜尋的記錄集,會與您選取「我在團隊中的所有記錄」選項時所搜尋的記錄集相同,除非在您使用者角色上的相關記錄類型已選取「可讀取所有記錄」設定。

    • 我負責的所有記錄。
    • 我在團隊中的所有記錄。僅包含下列項目適用之篩選清單中的記錄:
      • 您負責該記錄。
      • 負責人透過「團隊」功能與您共用的記錄。
      • 透過客戶、活動、聯絡人、家庭、機會與投資組合的群組指派功能與您共用的記錄。
    • 我或下屬擁有的所有記錄。包含您或您任何下屬負責的記錄。您選取此選項時,在公司資料檔中不會出現「已啟用供管理者閱覽」的選項。
    • 我或下屬在團隊中的所有記錄。如果公司資料檔上已啟用「供管理者閱覽」,則包含您與任何下屬在團隊中的記錄。您選取此選項時,在公司資料檔中不會出現「已啟用供管理者閱覽」的選項。
    • 我的預設工作簿。「工作簿」選取器的預設設定,由公司管理員所定義。
  6. 如果您在「搜尋範圍」區段中選取「工作簿」選項,則在「工作簿」選取器中選取工作簿、使用者或委任。

    如需詳細資訊,請參閱使用工作簿選取器

  7. 必要時,請在「選擇是否區分大小寫」區段中,勾選「不區分大小寫」核取方塊。

    如果勾選此核取方塊,則搜尋的特定欄位會變成不區分大小寫。這些欄位在「輸入搜尋準則」區段中會以藍色文字顯示。

  8. 在「輸入搜尋準則」區段中,執行下列作業:
    1. 從「欄位」清單中選取欄位。

      該記錄類型的目標搜尋欄位會預先填入這些欄位。

      特定欄位會進行最佳化,以改善搜尋期間與排序清單時的效能。這些最佳化欄位會在搜尋欄位清單中以綠色文字顯示。如果您的搜尋準則包含未最佳化以進行搜尋的欄位,則搜尋速度可能較慢。您最多可對 10 個欄位進行篩選。

      附註: 不論「不區分大小寫」核取方塊的設定為何,「輸入搜尋準則」區段中以紫色文字顯示的欄位一律不區分大小寫。這些欄位並未針對快速搜尋最佳化。

    2. 輸入定義篩選器的條件、篩選值和運算子 (AND 或 OR)。

      如需有關使用篩選條件的資訊,請參閱關於篩選條件

      注意: 輸入「篩選值」時,請檢查以確定您遵循關於篩選值中所描述的規則。否則,您可能會找不到正確的記錄。

      範例

      客戶:如果您想要為位於加拿大而且年收益超過 $100,000,000.00 美元的客戶建立篩選清單,請依照下列方式完成表單:

      欄位

      條件

       

      年收益

      大於

      100000000

      AND

      國家

      等於

      加拿大

       

      潛在客戶:如果您想要針對潛在收益超過 $100,000.00 美元而且評比為 A 或 B 的潛在客戶建立篩選清單,請依照下列方式完成表單:

      欄位

      條件

       

      潛在收益

      大於

      100000

      AND

      評比

      小於

      C

       

  9. 在「顯示資料欄」區段中,將欄位從「可用欄位」清單移至「選取的欄位」清單,藉以選擇要在搜尋結果中顯示成資料欄的欄位。您可以使用向上和向下箭頭來變更選取之欄位的順序。

    提示:在傳回記錄清單後,您可以將資料欄標題拖放至新位置,以快速變更資料欄在清單中的順序。您可以在變更資料欄順序後,選擇儲存該清單。

  10. 在「排序順序」區段中,在「排序依據」下拉式清單中選取預設的排序欄位,然後按一下「遞增」或「遞減」,即可選取排序順序。

    特定欄位會進行最佳化,以改善搜尋期間與排序清單時的效能。這些最佳化欄位會在排序欄位清單中以綠色文字顯示。如果您選取的欄位未如預設排序欄位般進行最佳化,則搜尋速度可能較慢。

    附註: 您無法在此步驟中,選取類型為核取方塊的欄位作為排序欄位。不過,建立清單之後,您可以按一下資料欄表頭,以根據核取方塊中的值排序欄位。

  11. 按一下「執行」。

    單一記錄類型進階搜尋所傳回的記錄會顯示於「清單」頁面中。如果清單中有太多筆記錄,可以在「清單」頁面中篩選或調整清單。如需有關在「清單」頁面中篩選與調整清單的資訊,請參閱下列主題:

執行多種記錄類型的進階搜尋

  1. 如果「動作」列為隱藏,請讓它顯示。如需有關顯示與隱藏「動作」列的資訊,請參閱關於顯示或隱藏動作列
  2. 在「動作」列的「搜尋」區段中,按一下「進階」。
  3. 在「進階搜尋」頁面中,選取想要的選項,如下所示:
    • 選取「所有記錄類型」選項以搜尋支援關鍵字搜尋的所有記錄類型。此查詢速度較慢。
    • 選取「下列記錄類型」選項,然後勾選您要搜尋之每種記錄類型的核取方塊。
  4. 在「關鍵字」欄位中,輸入您要搜尋的值,或是將「關鍵字」欄位保留空白,以便僅依照您所提供的日期進行搜尋。

    附註: 在「關鍵字」欄位中,不需使用萬用字元 (*) 作為部分字詞,因為萬用字元會自動加入至使用者輸入內容的開頭與結尾。不支援使用等號 (=) 來搜尋完全符合項目。

  5. 如有需要,請輸入日期範圍 (年份請使用四位數,例如 2010):
    • 若為「約會」,此日期會套用至「開始時間」(日期)。
    • 若為「任務」,此日期會套用至「到期日」。
    • 若為「機會」,此日期會套用至「結案日期」。
    • 若為所有其他記錄類型,此日期會套用至「建立日期」。
  6. 按一下「執行」。

    系統就會顯示每種記錄類型的結果。

提示:如果訊息表示您的搜尋要求已逾時,則進一步調整您的搜尋準則並重試。您也可以在「訓練與支援」網站上找到有關最佳化搜尋與清單的詳細資訊。若要存取「訓練與支援」網站,請在 Oracle CRM On Demand 每一頁面的頂端按一下「訓練與支援」全域連結。


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