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關於分析中記錄的可見度

「分析」中的某些設定會控制可見度。它們的套用順序如下:

  1. 「存取分析中的所有資料」設定 (角色權限中)
  2. 「呈報主題區域」設定 (使用者資料檔中)
  3. 「歷史主題區域」設定 (使用者資料檔中)
  4. 工作簿與工作簿選取器
  5. 使用者委派
  6. 「以角色為基礎/可讀取所有記錄」設定 (在公司和使用者資料檔中)

使用這些設定的公司管理員可控制您產生的報表上顯示的記錄。例如,經理可顯示經理本身擁有的機會,以及所管理員工的機會,但是業務代表的設定會將機會限制為僅有屬於銷售代表的機會。

存取分析中的所有資料設定

所屬角色設定中具備「存取分析中的所有資料」權限的使用者,可充分檢視整個組織中的所有資訊,包含標示為「私人」的記錄。通常會授予公司管理員。此權限凌駕任何「分析可見度」設定,

如果使用者角色沒有「存取分析中的所有資料」權限,則在公司或使用者資料檔中指定的「分析可見度」設定會決定使用者可在報表中顯示的資料。

回報主題區域設定

此設定通常用於組織中非公司管理員的所有使用者。公司與使用者資料檔均可使用此設定。如果未在使用者資料檔上定義此設定,則會套用公司資料檔設定。此設定有以下值:

  • 供管理者閱覽。可讓您顯示您所擁有的資料,以及您下屬直接擁有的所有資料,包含標示為「私人」的記錄
  • 供團隊閱覽。可讓您顯示您擁有的資料,以及透過客戶、機會團隊及群組指派與您共用的所有資料

歷史主題區域

此設定通常用於組織中非公司管理員的所有使用者。公司與使用者資料檔均可使用此設定。如果未在使用者資料檔上定義此設定,則會套用公司資料檔設定。

此設定可有以下值:

  • 供管理者閱覽。可讓您顯示您所擁有的資料,以及您下屬直接擁有的所有資料,包含標示為「私人」的記錄
  • 供團隊閱覽。可讓您顯示您擁有的資料,以及透過客戶、機會團隊及群組指派與您共用的所有資料
  • 全部皆可閱覽。結合管理者與團隊的可見度,顯示您與部屬擁有的資料,以及您與部屬共用的資料。

工作簿和工作簿選取器

如果您設定了「全部皆可閱覽」,「工作簿」功能即可進一步控制要在報表中顯示的資料。使用「報表」頁面上的「工作簿」選取器,即可限制工作簿及其子工作簿 (如果有的話) 中包含的資料。僅有您被指派至一或多個工作簿,且正在使用「分析」(而非「報表」) 主題區域時,才可使用此功能。如果您具備「存取分析中的所有資料」權限,則不論選取哪個工作簿,都可繼續顯示全部資料。而且,「以角色為基礎/可讀取所有記錄」可見度會凌駕「分析」中的「工作簿」可見度。

公司管理員可針對每個使用者,在「報表」頁面的「工作簿」選取器中設定預設工作簿。您可在使用者資料檔「分析」欄位的「預設工作簿」中指定此設定。

附註:如果將無法包含資料或您不具有存取權的工作簿,設定為資料檔的預設工作簿,就會收到表示存取遭拒的錯誤。

透過工作簿可見度,Oracle CRM On Demand Answers 中同樣也支援與工作簿相關聯的資料,這些資料用來在 Oracle CRM On Demand 中導入銷售地區管理與啟用相關內容。當您在「工作簿選取器」中選取某個工作簿時,Oracle CRM On Demand Answers 只會顯示與此工作簿相關聯的有效客戶與聯絡人記錄。與工作簿相關的記錄若已遭刪除或將變成有效,則不會顯示在報表中。

工作簿所有權

使用者與自訂工作簿可以擁有客戶與聯絡人記錄。工作簿所有權可讓您具有模擬銷售地區的能力。如果記錄由某個工作簿獨自擁有,只能透過工作簿可見度來查看該記錄。同理,若記錄是由某個使用者獨自擁有而且未與任何工作簿產生關聯,則將無法透過工作簿可見度來查看該記錄。若要進一步瞭解記錄所有權模式,請參閱下表中的範例。

客戶記錄

記錄所有權

工作簿關聯

描述

Action Rentals

使用者 (Lucy Harris)

Action Rentals 是由 Lucy Harris 所擁有,而且未與任何工作簿產生關聯。

Bobcat Corp.

工作簿 (West)

West

Bobcat Corp. 是由 West 工作簿所擁有,因此 West 即成為主要工作簿。

Coastal Company

使用者 (Lucy Harris)

West

Coastal Company 是由 Lucy Harris 所擁有,而且與下階 Applet 中的 West 工作簿相關聯。

結果

下列記錄會顯示在 Lucy Harris 的「供經理閱覽」、「供團隊閱覽」及「全部皆可閱覽」等模式中,因為這些記錄都是由她所擁有或共用。

  • Action Rentals
  • Coastal Company

Bobcat Corp. 記錄則不會顯示在這些模式中,因為此記錄是 West 工作簿所專有。從工作簿選取器選取 West 工作簿時,將會顯示下列記錄,因為這些記錄都是由 West 工作簿所擁有或與其相關聯。

  • Bobcat Corp.
  • Coastal Company

Action Rentals 記錄不會顯示在「工作簿可見性」模式中,因為此記錄是由使用者 Lucy Harris 所專有。如需詳細資訊,請參閱關於資料存取、記錄共用及記錄所有權關於記錄所有權模式

使用者委派

「使用者委派」功能可讓您進一步控制要在報表中顯示的資料。您可使用「工作簿」選取器,從將您加入「委派的使用者」清單的任何使用者檢視資料。您可從「工作簿」選取器中選取使用者的名稱,以查看該使用者的報表資料。報表中不會再顯示您的資料,而會顯示所選使用者的資料。但是,您的「分析可見度」設定依然有效。例如,如果 Ryan 將您加入他的委派的使用者清單,且他的「分析可見度」設定是「供管理者閱覽」,則除非「供管理者閱覽」也是您的設定,否則並不需要在報表中顯示與 Ryan 相同的資料。

以角色為基礎/可讀取所有記錄設定

在公司資料檔與使用者資料檔中都有此控制項。可決定 Oracle CRM On Demand Answers 是否要考量記錄類型「是否可以讀取所有記錄」的角色設定。若公司資料檔中將此控制項設為「是」,或在使用者資料檔中將此控制項設為「是」或「Null」,且已核取任何記錄類型的「是否可以讀取所有記錄」旗標,則使用者可在報表中顯示該記錄類型的所有記錄。不符合這些條件時,Oracle CRM On Demand Answers 會強制執行在「呈報」與「分析」主題區域中定義的預設可見度設定。

如果啟用使用者的「以角色為基礎/可讀取所有記錄」,則 Oracle CRM On Demand Answers 會略過在角色定義中核取「是否可以讀取所有記錄」之記錄類型的可見度設定。至於其他記錄類型,Oracle CRM On Demand Answers 會強制開啟可見度 (根據呈報與歷史主題區域的預設可見度設定而來)。例如,如果啟用您資料檔的「以角色為基礎/可讀取所有記錄」,您的呈報主題區域的可見度設定就會設為「供管理者閱覽」,而「是否可以讀取所有記錄」則設為供記錄類型為「機會」而非「聯絡人」者閱覽,當您執行報表時,就會顯示所有機會,但唯有您與您下屬擁有的聯絡人才可閱覽。

公司和公司管理員在使用「分析」中的「以角色為基礎/可讀取所有記錄」類型設定時,必須注意以下情況:

  • 以角色為基礎的記錄類型可見度會覆寫「工作簿」可見度。當您在角色記錄類型中,已啟用以角色為基礎之記錄類型可見度且已定義「是否可以讀取所有記錄」設定的情況下,在「工作簿選取器」中選取工作簿時,會顯示該記錄類型的所有記錄,而不只是工作簿中所包含的記錄。
  • 以角色為基礎的記錄類型可見度,會覆寫在「分析」中的使用者階層與使用者委派這兩方面的可見度。當您在角色記錄類型中,已啟用以角色為基礎的記錄類型可見度且已定義「是否可以讀取所有記錄」設定的情況下,在「工作簿選取器」中選取使用者時,會顯示該記錄類型的所有記錄,而不只是您期望在所選使用者上看到的記錄。
  • 在具有兩種以上記錄類型的報表中,記錄可見度是根據可見度控制限制最嚴格的記錄類型而定。例如,如果報表中同時有「聯絡人」與「機會」兩種記錄類型,但在「聯絡人」而非「機會」的記錄類型上啟用以角色為基礎的記錄類型可見度,則「分析」僅會顯示使用者可存取的機會,以及相關聯的聯絡人。
  • 在歷史主題區域中,員工記錄類型的存取權永遠是根據是否供管理者閱覽而定。不過,這項限制並不適用於即時主題區域。以角色為基礎的記錄類型可見度不會影響此限制。
  • 使用者配額的存取權,永遠是根據即時和歷史主題區域中的「供管理者閱覽」而定。以角色為基礎的記錄類型可見度不會影響此行為。

分析與呈報主題區域中的安全性與資料可見度

報表中可看到的資料,是根據為記錄類型所定義的安全性與資料可見度,以及為分析與呈報主題區域的預設可見度設定而定。每一種主題區域的大部分記錄類型都有受到保護,但是為了支援相關記錄類型的呈報需求 (即使這些相關記錄類型並未明確由使用者共用或擁有),此保護規則也有例外。例如,客戶記錄類型僅有在客戶是主要驅動記錄類型的主題區域時,才會受到保護,但在其餘主題區域中則不受限。

保持主題區域中記錄類型不受限的目的,是為了讓您呈報記錄類型之間的關聯。例如,在「潛在客戶歷史記錄」主題區域中,您可呈報您所擁有或共用的潛在客戶以及潛在客戶的對應客戶 (即使這些相關聯客戶不是您擁有或共用的)。

下表詳細說明分析主題區域中記錄類型的可見度。

記錄類型

主題區域

供管理者閱覽

供團隊閱覽

全部皆可閱覽

客戶

 

客戶地址

已受保護

已受保護

已受保護

客戶競爭者歷史記錄

已受保護

已受保護

已受保護

客戶與合作夥伴歷史記錄

已受保護

已受保護

已受保護

客戶與相關客戶歷史記錄

已受保護

已受保護

已受保護

客戶聯絡人歷史記錄

已受保護

已受保護

已受保護

客戶歷史記錄

已受保護

已受保護

已受保護

客戶團隊歷史記錄

根據供團隊閱覽已受保護

根據供團隊閱覽已受保護

已受保護

其他主題區域

不受限

不受限

不受限

客戶競爭者

全部

不受限

不受限

不受限

客戶合作夥伴

全部

不受限

不受限

不受限

客戶相關客戶

全部

不受限

不受限

不受限

客戶收益

全部

已受保護

不受限

不受限

活動

全部

已受保護

已受保護

已受保護

資產

全部

根據客戶記錄類型已受保護

根據客戶記錄類型已受保護

根據客戶記錄類型已受保護

電訪活動

全部

已受保護

已受保護

已受保護

宣傳活動

全部

不受限

不受限

不受限

聯絡人

 

聯絡人團隊歷史記錄

根據供團隊閱覽已受保護

根據供團隊閱覽已受保護

根據供團隊閱覽已受保護

其他主題區域

已受保護

已受保護

已受保護

聯絡人興趣

全部

已受保護

已受保護

已受保護

聯絡人收益

全部

已受保護

已受保護

已受保護

經銷商

經銷商歷史記錄

已受保護

已受保護

已受保護

其他主題區域

不受限

不受限

不受限

員工

全部

已受保護

不受限

不受限

事件

全部

已受保護

已受保護

已受保護

家庭

全部

已受保護

已受保護

已受保護

機會

 

機會團隊

根據供團隊閱覽已受保護

根據供團隊閱覽已受保護

已受保護

其他主題區域

已受保護

已受保護

已受保護

機會競爭者

全部

不受限

不受限

不受限

機會合作夥伴

全部

不受限

不受限

不受限

合作夥伴

全部

已受保護

已受保護

已受保護

投資組合

全部

已受保護

已受保護

已受保護

產品收益

全部

已受保護

根據產品收益的機會記錄類型已受保護

根據供管理者閱覽的機會記錄類型、以及供團隊閱覽的產品收益機會記錄類型已受保護

配額

全部

根據供管理者閱覽已受保護

根據供管理者閱覽已受保護

根據供管理者閱覽已受保護

關係聯絡人

全部

不受限

不受限

不受限

服務要求

全部

已受保護

已受保護

已受保護

共用地址

全部

不受限

不受限

不受限

解決方案

全部

只有使用者與下屬建立的解決方案。

只有使用者建立的解決方案。

只有使用者與下屬建立的解決方案。

下表詳細說明呈報主題區域中記錄類型的可見度。

記錄類型

主題區域

供管理者閱覽

供團隊閱覽

客戶

客戶

已受保護

已受保護

客戶與競爭者

已受保護

已受保護

客戶與合作夥伴

已受保護

已受保護

客戶與相關客戶

已受保護

已受保護

自訂物件 1、2、3 及客戶

已受保護

已受保護

其他主題區域

不受限

不受限

客戶競爭者

全部

不受限

不受限

客戶合作夥伴

全部

不受限

不受限

客戶相關客戶

全部

不受限

不受限

活動

共用活動

根據供團隊閱覽已受保護

根據供團隊閱覽已受保護

其他主題區域

已受保護

已受保護

資產

全部

根據客戶已受保護

根據客戶已受保護

宣傳活動

全部

不受限

不受限

聯絡人

全部

已受保護

已受保護

自訂物件 1-15

全部

已受保護

已受保護

經銷商

全部

不受限

不受限

員工

全部

不受限

不受限

家庭

全部

已受保護

已受保護

潛在客戶

全部

已受保護

已受保護

機會

機會團隊

根據供團隊閱覽已受保護

根據供團隊閱覽已受保護

其他主題區域

已受保護

已受保護

機會競爭者

全部

不受限

不受限

機會合作夥伴

全部

不受限

不受限

產品收益

全部

已受保護

根據產品收益的機會記錄類型已受保護

配額

全部

根據供管理者閱覽已受保護

根據供管理者閱覽已受保護

關係聯絡人

全部

不受限

不受限

服務要求

全部

已受保護

已受保護

解決方案

全部

只有使用者與下屬建立的解決方案。

只有使用者建立的解決方案。

車輛

全部

只有使用者與下屬建立的解決方案。

只有使用者建立的解決方案。

附註:

1. 所有記錄類型均啟用以角色為基礎的記錄類型可見度。

2. 下列記錄類型已在 Oracle CRM On Demand Answers 中啟用工作簿可見度:客戶、活動、資產 (根據客戶)、聯絡人、事件、家庭、潛在客戶、機會、產品收益、服務要求、解決方案及自訂物件 1 到 15。呈報主題區域中的「工作簿」可見度會顯示目前工作簿中的記錄,但在分析主題區域中,也會顯示子工作簿中所包含的記錄。

3. 查詢僅涉及「客戶」分析指標時,「可見度」控制項不適用於「客戶」分析指標。若要啟用可見度控制項,請從「客戶」維度納入欄位。


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