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關於資料存取、記錄共用及記錄所有權
您在 Oracle CRM On Demand 中的資料存取權是由某種存取控制元件所決定,該元件與您在 Oracle CRM On Demand 中的使用者角色有關聯,如下所示:
- 權限。如果已將該資料的權限授與您的使用者角色,您便可以存取某些業務資料或管理資料。例如,如果您的使用者角色有「管理工作流程規則」權限,您便可以存取所有工作流程組態資料。
- 記錄類型存取與存取權資料檔。若要存取指定記錄類型的記錄,您的使用者角色與存取權資料檔必須有適當的設定,如下所示:
記錄共用機制
使用者可透過下列記錄共用機制共用記錄:
- 公司報告階層。例如,經理可看見部屬的記錄。
- 使用者委派。例如,使用者可將存取權委派給不在同一報告階層的其他使用者。
- 自訂工作簿成員資格。例如,將與名為 Hot Deals 的自訂工作簿相關聯之一組記錄的存取權,授與各種使用者群組。
- 團隊會員資格。例如,客戶記錄的負責人能自行決定與一組使用者共用客戶。
- 群組成員資格。群組是一組預先定義的使用者團隊。例如,如果身為某個群組成員的使用者變成聯絡人記錄的負責人,則同一個群組的所有其他成員也會新增到聯絡人團隊中。如需有關群組的詳細資訊。請參閱群組管理。
附註:對於使用者共用記錄超過一百萬筆的大型公司而言,最有效率的共用資料方式就是透過自訂工作簿共用資料。
記錄所有權模式
對大多數支援自訂工作簿的記錄類型來說,您的公司管理員可在使用者模式、工作簿模式或混合模式中為記錄類型設定記錄所有權。視您公司政策與為記錄類型設定的所有權模式而定,您可以直接擁有記錄、透過記錄共用機制存取記錄,或將這兩者結合。記錄所有權模式如下:
- 使用者模式。在使用者模式中設定記錄類型時,該記錄類型的每筆記錄必須具有指派的負責人。當使用者與記錄的「負責人」欄位產生關聯後,使用者便擁有該記錄。如果記錄的詳細資料頁面中有「工作簿」欄位,則「工作簿」欄位會顯示與負責人相關聯的使用者工作簿。
- 工作簿模式。在工作簿模式中設定記錄類型時,該記錄類型的記錄沒有指派的負責人。而是每筆記錄必須有與其相關聯的主要自訂工作簿。將主要自訂工作簿與記錄產生關聯,不代表自訂工作簿擁有該記錄,因為自訂工作簿是記錄共用機制。將主要自訂工作簿與記錄產生關聯,僅表示該記錄屬於自訂工作簿,不屬於任何特定使用者。在您要表示記錄屬於某個自訂工作簿的報表中,工作簿模式很有幫助,當多個工作簿共用該記錄時,此模式可讓該記錄只計算一次。
- 混合模式。在混合模式中設定記錄類型時,能夠使用以下任何一種方式設定記錄類型的記錄:
- 設定記錄時可以沒有負責人,或是沒有相關聯的主要自訂工作簿。
- 記錄會有指派的負責人。
- 記錄會具有與其相關聯的主要自訂工作簿。
對於不支援自訂工作簿但不需要負責人的記錄類型,僅支援記錄所有權的使用者模式。
在任何記錄所有權模式中,記錄不會有指派的負責人,也不會有相關聯的主要自訂工作簿。但是在任何所有權模式中,如果記錄類型支援自訂工作簿,您可以將額外的自訂工作簿指派給記錄。
如果記錄的「詳細資料」頁面上有「工作簿」欄位,則該欄位會顯示記錄的使用者工作簿或主要自訂工作簿的名稱,或者欄位為空白,如下所示:
- 如果記錄為使用者所擁有,則「工作簿」欄位會顯示記錄負責人的使用者工作簿名稱。
- 如果記錄不為使用者所擁有,則「工作簿」欄位會顯示記錄的主要自訂工作簿,或者欄位會空白。
您的公司管理員可將該記錄類型的某些欄位設為必要欄位,來設定記錄所有權模式。您的公司管理員可以變更記錄類型的記錄所有權模式。如需有關設定記錄所有權模式的資訊,請參閱設定記錄所有權模式。
負責人與工作簿欄位的預設值
您開啟新記錄頁面時,「負責人」與「工作簿」欄位的值為:
備註:即使已在混合模式中設定記錄類型,「負責人」欄位或「工作簿」欄位都能設為頁面版面配置的必要欄位。如果必須要有「負責人」欄位,那麼在您開啟新記錄頁面時,「負責人」欄位會是空白的,但您必須在儲存記錄前為該記錄選取一位負責人。當您為該記錄選取負責人,「工作簿」欄位會顯示負責人的使用者工作簿名稱。如果「工作簿」欄位在頁面版面配置為必要時,您必須在儲存記錄前選取主要的自訂工作簿。
當記錄類型的記錄所有權模式變更時會發生什麼狀況?
當記錄類型的記錄所有權模式變成另一個模式時,會發生以下狀況:
- 當您建立該記錄類型的新記錄時,您必須為該記錄選取負責人,或將主要工作簿與新記錄產生關聯,這視新的所有權模式而定。
- 如果您是所有權模式變更後第一個更新記錄的使用者,您必須先為記錄選取負責人或主要工作簿 (這視新的所有權模式而定),才能儲存變更。以下表格顯示每個狀況的行為。
舊模式
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新模式
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行為
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使用者模式
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工作簿模式
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您必須在「工作簿」欄位中選取主要自訂工作簿。
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使用者模式
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混合模式
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您可以在「負責人」欄位中選取負責人,或在「工作簿」欄位中選取主要自訂工作簿,但無法兩者皆選。
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工作簿模式
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使用者模式
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您必須在「負責人」欄位中選取使用者。
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工作簿模式
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混合模式
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您可以在「負責人」欄位中選取負責人,或在「工作簿」欄位中選取主要自訂工作簿,但無法兩者皆選。
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混合模式
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使用者模式
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您必須在「負責人」欄位中選取使用者。
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混合模式
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工作簿模式
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您必須在「工作簿」欄位中選取主要自訂工作簿。
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此外,在記錄類型的記錄所有權模式從使用者模式變更為其他模式後,如果現有記錄的負責人在記錄更新時已從記錄中移除,則會發生下列狀況:
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