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建立工作流程動作:傳送電子郵件

工作流程規則上的「傳送電子郵件」動作會在工作流程規則上的條件符合時,自動產生電子郵件。觸發工作流程規則的作業順利完成後,會自動送出電子郵件。

附註:您可以針對工作流程規則建立多個動作,每項規則最多可以有 25 個動作。

關於工作流程動作傳送之電子郵件中的寄件人地址

當您指定「傳送電子郵件」工作流程動作傳送之電子郵件的「寄件人地址」時,您可以選取下列其中一個選項:

  • 預設電子郵件地址

    如果您選取此選項,則電子郵件中的寄件人地址是 donotreply@crmondemand.com,電子郵件中的「寄件者」欄位設為 support@crmondemand.com。若電子郵件收件者嘗試回應電子郵件,則回覆的「收件人」欄位中地址會自動設成 support@crmondemand.com。

    附註:從 Oracle CRM On Demand 第 20 版開始,「傳送電子郵件」工作流程動作傳送之電子郵件中的預設寄件人地址為 donotreply@crmondemand.com。在第 20 版之前的 Oracle CRM On Demand 版本中,預設寄件人地址為 support@crmondemand.com。

  • 目前使用者

    如果您選取此選項,則會代表觸發工作流程的已登入使用者傳送電子郵件。電子郵件中的寄件人地址是 donotreply@crmondemand.com,電子郵件中的「寄件者」欄位設為使用者的電子郵件地址。如果電子郵件收件者回應電子郵件,則回信之「收件人」欄位中的地址會自動設為觸發工作流程規則之已登入使用者的電子郵件地址。

  • 特定電子郵件地址

    如果您選取此選項,則會代表您在工作流程動作上指定的電子郵件地址傳送電子郵件。電子郵件中的寄件人地址是 donotreply@crmondemand.com,電子郵件中的「寄件者」欄位設為您指定的電子郵件地址。如果電子郵件收件者回應電子郵件,則回信之「收件人」欄位中的地址會自動設為您在工作流程動作上指定的特定電子郵件地址。

附註:Oracle CRM On Demand 會為每個電子郵件產生字串,讓電子郵件可在 Oracle 的電子郵件傳遞系統中加以追蹤。在舊版的 Oracle CRM On Demand 中,追蹤字串會顯示在電子郵件中。從 24 版開始,追蹤字串不再顯示於電子郵件中,而是存放在電子郵件收件者看不到的標頭。

關於翻譯傳送電子郵件工作流程動作中的主旨行與訊息主體文字

在建立「傳送電子郵件」動作後,您可以選擇編輯該動作,來為工作流程動作所產生的電子郵件輸入主旨行與訊息主體文字的翻譯版本。您可以為公司目前使用的每個語言輸入翻譯。如果您並未輸入某個語言的主旨行與訊息主體文字翻譯,則會改為使用預設公司語言的文字版本。

執行電子郵件動作時,Oracle CRM On Demand 會使用「傳送電子郵件」動作的「收件人」欄位值來決定電子郵件的語言,如下所示:

  • 若「收件人」欄位中已選取「特定使用者」或「記錄的相關使用者」,則電子郵件的語言為電子郵件收件者的使用者語言。若「收件人」欄位中已選取「記錄的相關使用者」,且電子郵件正寄送給多位使用者,則每封電子郵件的語言為該電子郵件收件者的使用者語言。
  • 若「收件人」欄位中已選取「特定電子郵件地址」,則 Oracle CRM On Demand 會使用「傳送電子郵件」動作的「寄件人」欄位值來決定電子郵件的語言,如下所示:
    • 若「寄件人」欄位中已選取「目前使用者」,則電子郵件的語言為目前使用者 (即觸發工作流程的已登入使用者) 的使用者語言。
    • 若「寄件人」欄位中已選取「預設電子郵件地址」或「特定電子郵件地址」,則電子郵件的語言為預設公司語言。

若傳送電子郵件動作被更新,會發生什麼情況?

您變更預設公司語言的主旨行文字、訊息主體文字或一併變更這兩者時,可以使用「註記翻譯需求」核取方塊來決定其他語言的行為,如下所示:

  • 如果您未勾選「註記翻譯需求」核取方塊,則會發生下列情況:
    • 對於從未輸入翻譯的語言,主旨行與訊息主體文字會自動使用預設公司語言的指定更新後文字加以取代。
    • 主旨行與訊息主體文字的任何現有翻譯版本會保持不變。
  • 如果您勾選「註記翻譯需求」核取方塊,則在儲存變更後,所有其他語言的主旨行與訊息主體文字會被預設公司語言的指定主旨行與訊息主體文字覆寫。其他語言的文字會以藍色字型顯示並置於方括號內,直到您輸入翻譯版本為止。

    附註:如果您在更新「傳送電子郵件」動作的任何欄位時勾選「註記翻譯需求」核取方塊,則在儲存變更後,每個語言的主旨行與訊息主體文字會被預設公司語言的指定主旨行與訊息主體文字覆寫,即使您並未更新預設公司語言的主旨行或訊息主體文字。

關於註記翻譯需求核取方塊

只有您編輯現有「傳送電子郵件」工作流程動作,且「翻譯語言」欄位中已選取預設公司語言時,「註記翻譯需求」核取方塊才會生效。建立新工作流程的「傳送電子郵件」動作時,「註記翻譯需求」核取方塊會取消勾選且為唯讀狀態。此外,編輯工作流程動作時,若您在「翻譯語言」欄位中選取預設公司語言以外的任何語言,則「註記翻譯需求」核取方塊會是唯讀狀態。

下列程序說明如何建立「傳送電子郵件」動作。

附註:Oracle CRM On Demand 的工作流程功能不是用來作為大量電子郵件傳送的工具。如果您需要傳送大量電子郵件給客戶,則建議使用如 Oracle CRM On Demand Marketing 的產品以滿足您的需求。

在您開始之前。若要執行下列程序,您的使用者角色必須具備「管理工作流程規則」權限。如需為角色增加權限的資訊,請參閱新增角色

建立「傳送電子郵件」動作

  1. 瀏覽至您想要建立動作的規則:
    1. 在任何頁面的右上角,按一下「管理」全域連結。
    2. 在「商務程序管理」區段中,按一下「工作流程組態」。
    3. 在「工作流程規則清單」頁面上,尋找您想要建立動作的規則。

      如需有關在清單頁面中搜尋工作流程規則的資訊,請參閱篩選清單

  2. 按一下規則上的「工作流程名稱」連結。
  3. 在「工作流程規則詳細資料」頁面上的「動作」標題列中,按一下「功能表」,再選取「傳送電子郵件」。

    附註:工作流程規則的觸發器活動會決定可以針對規則建立的動作類型。

    提示:按一下動作的「複製」連結,即可建立現有工作流程規則動作的副本。

  4. 在「工作流程動作編輯」頁面中,輸入動作名稱。
  5. 如果您要啟用動作,請勾選「有效」核取方塊。
  6. 在「寄件者」欄位中,選取或輸入電子郵件寄件者的電子郵件地址,如下所示:
    • 選取「預設電子郵件地址」選項,使用預設地址傳送電子郵件。
    • 選取「目前使用者」選項,代表觸發工作流程之已登入使用者傳送電子郵件。
    • 選取「特定電子郵件地址」選項,代表特定地址傳送電子郵件,然後指定地址。

      以下為輸入地址時適用的限制:

      • 您可以直接輸入電子郵件地址,或是按一下欄位旁邊的 fx 圖示,並且使用 Expression Builder 定義電子郵件地址。
      • 只指定一個電子郵件地址。「寄件者」欄位不支援多個地址。
      • 如果要指定絕對電子郵件地址,則必須使用單或雙引號括住地址。
      • Expression Builder 只會檢查地址運算式的語法,而不會檢查地址是否有效。
      • 此欄位最多可以包含 1024 個字元。
  7. 在「收件者」欄位中,選取或輸入電子郵件收件者的電子郵件地址,如下所示:
    • 選取「特定使用者」或「記錄的相關使用者」,然後選取收件者,如下所示:
      • 如果您選取了「特定使用者」,請按一下「查尋」圖示,然後選取使用者。
      • 如果您選取了「記錄的相關使用者」,請從清單中選取收件者。

        如果您選取團隊角色做為收件者,工作流程規則會將郵件傳送給具備所指派團隊角色的每一位使用者。

        附註:對於客戶、聯絡人與機會,任何新增至記錄類型的自訂角色均可用於「記錄的相關使用者」收件人清單。如需自訂記錄的詳細資訊,請參閱記錄類型應用程式自訂頁面。如需有關在工作流程動作用於「使用者」記錄類型時,您可傳送電子郵件之收件者的資訊,請參閱為使用者記錄類型建立工作流程規則時的考量

    • 選取「特定的電子郵件地址」選項,然後指定地址。

      以下為輸入地址時適用的考量:

      • 您可以直接輸入電子郵件地址,或是按一下欄位旁邊的 fx 圖示,並且使用Expression Builder定義電子郵件地址。
      • 輸入多個地址,請使用分號 (;) 分隔符號。
      • 您必須使用單引號或雙引號包圍絕對電子郵件地址。
      • Expression Builder 只會檢查地址運算式的語法,而不會檢查地址是否有效。
      • 此欄位最多可以包含 1024 個字元。
      • 若您在此處輸入的運算式所傳回的電子郵件地址,包含標準應用程式中不支援用於電子郵件地址的任何字元,即使公司資料檔上已勾選「允許在電子郵件欄位中使用 Unicode 字元」核取方塊,Oracle CRM On Demand 仍無法傳送電子郵件至該地址。如需有關電子郵件地址中所支援使用的字元資訊,請參閱關於電子郵件地址中的特殊字元

        下列範例說明包含多個地址的項目:

        PRE('<EmailField1>') + ";" + [<EmailField1>] + ";" + "john.doe@company.com"

        附註:根據「使用者」記錄類型建立「傳送電子郵件」工作流程動作時,「收件者」欄位中無法使用「特定的電子郵件地址」選項。只有「特定使用者」與「記錄的相關使用者」選項可供使用。

  8. 輸入電子郵件的主題行。

    您可以在文字中內嵌函數和欄位名稱。內嵌函數或欄位名稱前後的三個百分比符號 (%%%) 表示該項目將轉換成文字值。

    例如,文字可以包含下列內容:

    已建立新的 %%%[<AccountType>]%%% 客戶

    如果您直接在欄位中輸入函數或欄位名稱,則必須在名稱前後分別加上三個百分比符號。如果您使用Expression Builder來內嵌函數或欄位名稱,這些百分比符號會自動加入。如果您使用Expression Builder來內嵌複雜運算式,百分比符號可能不會加入至適當的位置。在此情況下,請確定百分比符號位於整個運算式的前後,如此才能正確評估運算式。

    例如,%%%Today() + 30%%% 會將目前日期加上 30 天,但是 %%%Today() %%%+ 30 會在目前日期的字串表示後面串聯 30。

    若要使用 Expression Builder來將函數和欄位名稱內嵌至欄位中,請按一下欄位旁邊的 fx 圖示。如果您只輸入靜態文字,則不需要使用 Expression Builder。

    此欄位最多可以包含 1024 個字元,包括函數和欄位名稱前後的百分比符號。

  9. 在「電子郵件格式」欄位中,選取要用於電子郵件的格式。

    您可以選取純文字或 HTML 訊息格式。

  10. 輸入電子郵件的訊息。

    您可以在文字中內嵌函數和欄位名稱,如步驟 8 所述。

    例如,文字可以包含下列內容:

    Hello Mr %%%[<ContactLastName>]%%%,

    此欄位最多可以包含 2000 個字元,包括運算式前後的百分比符號。

    如需瞭解在訊息中使用 HTML 代碼的相關考量,並取得支援的元素與屬性清單,請參閱工作流程電子郵件中的 HTML 代碼

  11. 儲存動作。

下列程序說明如何為電子郵件中的主旨行與訊息主體文字輸入翻譯版本。

附註:如果您並未輸入某個語言的主旨行與訊息主體文字翻譯,則會改為使用預設公司語言的文字版本。若您稍後在現有「傳送電子郵件」動作中變更預設公司語言的主旨行文字、訊息主體文字或一併變更這兩者,且未勾選「註記翻譯需求」核取方塊,則從未輸入過翻譯的任何語言主旨行與訊息主體文字也會適用這些更新。

為電子郵件的主旨行與訊息主體文字輸入翻譯版本

  1. 在「工作流程規則詳細資料」頁面中,針對您要輸入翻譯的「傳送電子郵件」工作流程動作,按一下其「編輯」連結。
  2. 在「工作流程動作編輯」頁面的「翻譯語言」欄位中,選取您輸入翻譯時要使用的語言。
  3. 在「主旨」欄位中,輸入電子郵件主旨行的翻譯版本。

    您可以在文字中內嵌函數和欄位名稱。

  4. 在「訊息主體」欄位中,輸入訊息文字的翻譯版本。

    您可以在文字中內嵌函數和欄位名稱。

  5. 儲存變更。
  6. 請為您輸入翻譯時要使用的每個語言重複此程序。

備註:在此主題的範例運算式中所使用的欄位名稱及欄位名稱語法與語言無關,是在 Expression Builder 第 29 版 Service Pack 1 較早的版次中使用的欄位名稱與欄位名稱語法。這些範例仍然有效。然而,若您從 Expression Builder 第 29 版 Service Pack 1 或更新版本的欄位清單中選取運算式的對應欄位,則欄位名稱與欄位名稱語法將會與範例中所顯示的不同。建議您一律從 Expression Builder 的欄位清單中選取運算式的欄位,以讓欄位名稱與欄位名稱語法隨時保持正確。如需有關運算式中欄位名稱與欄位名稱語法的詳細資訊,請參閱關於運算式

如需建立其他類型工作流程動作的逐步程序,請參閱下列主題:

相關主題

如需工作流程的相關資訊,請參閱下列主題:


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