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工作簿管理

工作簿是組織及區隔記錄的有效方式,可讓使用者不用成為個別記錄的團隊成員,就可共同合作。

使用工作簿來組織公司資料,可以讓搜尋記錄速度更快、更有效。工作簿可以與群組和團隊共存。如果您對提供使用者群組存取權的需求相當簡單,您可以使用群組指派。但是如果群組記錄所有權的需求較為複雜,建議您使用工作簿。

預設使用者工作簿

在 Oracle CRM On Demand 中,預設工作簿會指派給每位使用者,而且有使用者的名稱。當指派記錄給使用者時,記錄會被指派至使用者的預設工作簿。如果記錄由團隊擁有,團隊會提出團隊成員使用者的一組預設工作簿。當記錄負責人變更時,以及當團隊成員資格變更時,使用者工作簿會自動與記錄相關聯。

自訂工作簿

當工作簿功能已啟用時,您可以建立自訂工作簿來整理資料,以符合業務目的。一般而言,自訂工作簿又稱為工作簿。工作簿可以彼此獨立,但您也可以依階層方式組織工作簿。例如,您可以建立工作簿,然後根據業務的組織單位 (例如銷售地區或產品) 來區隔資料。然後,您可以將使用者設成擁有適當的權限層級以存取工作簿。

自動建立合作夥伴的工作簿

合作夥伴記錄在 Oracle CRM On Demand 中設成有效時,將會自動建立可包含資料的合作夥伴或組織工作簿。在您位於在合作夥伴記錄的「工作簿」相關項目時,自動建立的合作夥伴工作簿會顯示在可從「合作夥伴記錄」頁面存取的「工作簿」查閱視窗中供您選擇。只有品牌負責人公司中的使用者才可以存取合作夥伴記錄頁面。如果在新增合作夥伴關係至合作夥伴記錄時,已選取「合作夥伴存取權」核取方塊或「相反合作夥伴存取權 (反向)」核取方塊,會進行自動建立的相關合作夥伴工作簿的同步化。如此一來,每次在 Oracle CRM On Demand 中建立合作夥伴客戶關聯時,與各個已同步化合作夥伴工作簿相關聯的合作夥伴使用者,可以看到與其合作夥伴組織相關的合作夥伴客戶。

當使用者被新增至合作夥伴組織時,使用者還同時會和合作夥伴組織的合作夥伴工作簿自動建立關聯。

自訂合作夥伴的工作簿

您也可以建立合作夥伴組織自訂工作簿。您可以依需要指定任何使用者組合 (從品牌負責人公司的使用者與合作夥伴組織中的使用者) 到自訂工作簿。

工作簿支援的記錄類型

就像不同的記錄類型可以指派給相同使用者,不同的記錄類型也可以指派至相同工作簿。下列記錄類型可以指派至工作簿:

  • 客戶
  • 鑑定
  • 分配
  • 申請
  • 約會
  • 業務計劃
  • 宣傳活動
  • 認證
  • 聯絡人
  • 課程
  • 自訂物件
  • 交易註冊
  • 經銷商
  • 事件
  • 測驗
  • 財務帳戶
  • 財務計劃
  • 資金
  • 醫療照顧專員聯絡人配置
  • 家庭
  • 存貨稽核報表
  • 存貨期間
  • 潛在客戶
  • MDF 要求
  • 訊息傳送計劃
  • 目標
  • 機會
  • 訂單
  • 合作夥伴
  • 保單
  • 投資組合
  • 方案
  • 樣品批號
  • 樣品要求
  • 樣品交易
  • 服務要求
  • 智慧型電訪範本
  • 解決方案
  • 特殊定價申請
  • 任務
  • 車輛

工作簿選取器中的工作簿

如果公司已經啟用「工作簿」選取器,「工作簿」選取器欄位會出現在清單頁面的標題列和「報表首頁」的目標式搜尋和目標式搜尋中。「工作簿」選取器可用來將目標式搜尋限制為可能含有使用者要尋找之記錄的自訂工作簿或使用者工作簿。出現在「工作簿」選取器欄位中的加號 (+) 指示有子層次存在。

附註:「合作夥伴」工作簿只會出現在「合作夥伴」記錄類型的「工作簿」選取器中。

按一下「工作簿」選取器旁的圖示可顯示工作簿階層,其組織方式如以下所示:

  • 全部。所有工作簿的預設根節點,包括自訂工作簿和使用者工作簿
    • 工作簿。為公司設定之所有自訂工作簿的預設根節點
    • 使用者。所有使用者工作簿的預設根節點

「全部」、「工作簿」和「使用者」都是節點或錨點。它們不是實際的工作簿。以工作簿階層為例,假設公司針對美國設定一個地理工作簿階層。假設有一位名為 John Williams 且配有下屬的使用者和該地理階層中的工作相關聯。「工作簿」選取器的「全部」選項下會為這位使用者顯示下列階層:

  • 工作簿
    • 美國 (上階工作簿)
      • 北部 (子工作簿。子工作簿也可以是其他子工作簿層級的上階工作簿。)
      • 東部 (子工作簿)
      • 西部 (子工作簿)
      • 南部 (子工作簿)
  • 使用者
    • John Williams (有下屬的使用者)
      • Lucy Harris (下屬。下屬也可以有其他下屬。)
      • Rick Rogers (下屬)
      • Donna Jones (下屬)
      • Jeff Smith (下屬)

附註:在階層最底層的工作簿稱為分葉節點工作簿。

「工作簿」選取器中的「包含子項目」核取方塊允許使用者指定在搜尋中包含子項目 (下屬或子工作簿) 中的資料。如需有關「工作簿」如何在報表中運作的資訊,請參閱關於分析中記錄的可見度關於報表中的限制

選取工作簿進行搜尋

搜尋記錄時,使用者會選取包含要尋找之資料的工作簿。如果使用者不確定特定層級工作簿階層的哪個工作簿包含將要尋找的資料,使用者可以選取上一個階層層級中的工作簿來進行搜尋。

如果使用者選取「工作簿」選取器中的「包含子項目」選項,而且公司資料檔中已經選取「已啟用供管理者閱覽」核取方塊,子工作簿或下屬的資料會包含在該搜尋中。

例如,假設工作簿階層下列:

  • 美國
    • 北部
      • 北部區域 1
      • 北部區域 2

如果使用者不確定記錄是在「北部區域 1」還是在「北部區域 2」,他可以選取「北部」工作簿進行搜尋,而不用選取「美國」工作簿進行搜尋。

相關主題

如需有關設計工作簿結構、設定工作簿,以及讓使用者使用工作簿的資訊,請參閱下列主題:


2016年10月 Copyright © 2005, 2016, Oracle 及/或其關係機構。版權所有. Legal Notices.