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Combinación de registros
Para determinados tipos de registros, si tiene un registro duplicado, tendrá la posibilidad de combinar los dos registros en un solo registro. La funcionalidad de combinación puede utilizarse con los tipos de registro Cuenta, Contacto, División, Unidad familiar, Oportunidad potencial, Socio, Cartera y Solicitud de servicio.
NOTA: para obtener información sobre lo que sucede al combinar divisiones, consulte Acerca de la combinación y eliminación de divisiones.
Al combinar dos registros, especifica los valores de los campos de ambos registros que desea mantener en el registro que conserva, al que llamamos registro principal. El registro eliminado es el denominado registro duplicado.
NOTA: si su compañía utiliza direcciones compartidas, no podrá seleccionar los campos individuales en las direcciones de facturación, envío y principal que deban conservarse cuando se combinen dos cuentas o dos contactos. De manera predeterminada, se conservan las direcciones de facturación, envío y principal del registro principal. Para obtener más información sobre estos campos, consulte Campos de cuenta: preparación de la importación y Campos de contacto: preparación de la importación. Para obtener más información sobre el uso compartido de direcciones, consulte Direcciones.
Se aplican las siguientes consideraciones al combinar registros:
- Si un campo tiene el mismo valor en el registro principal y el registro duplicado, no puede cambiar el valor de dicho campo durante la operación de combinación.
- En los campos que actualiza el sistema, el valor se establece de forma predeterminada en el del registro principal durante la operación de combinación y no se puede cambiar.
- Excepto en el caso de los libros personalizados enlazados con el registro duplicado, todos los registros enlazados con el registro duplicado se enlazan automáticamente con el registro principal.
En la mayoría de casos, Oracle CRM On Demand no comprueba la existencia de registros relacionados duplicados. Para eliminar registros relacionados que estén duplicados, debe eliminarlos. No obstante, en el caso de las oportunidades enlazadas a cuentas, Oracle CRM On Demand no enlaza una oportunidad de una cuenta combinada a la cuenta principal, si la oportunidad tiene el mismo Nombre de la oportunidad y el mismo ID del contacto principal que una oportunidad que ya esté enlazada a la cuenta principal.
NOTA: Al combinar dos registros, los libros personalizados que estén enlazados al registro principal se retienen siempre, pero los libros personalizados enlazados al registro duplicado no se enlazan automáticamente al registro principal. sin embargo, el administrador puede activar una opción en el perfil de la compañía para permitirle enlazar los libros personalizados con el registro principal automáticamente al combinar los registros. Para obtener más información, consulte Acerca de la retención de libros personalizados enlazados al combinar registros.
- Al combinar cuentas, se agrega el propietario de los registros de cuenta duplicados al equipo de la cuenta y se le concede acceso completo al registro principal.
- Si hay más de 9999 registros de cualquier tipo vinculados a cualquiera de los registros que quiere combinar, la operación de combinación no se realizará correctamente. Además, si hay un gran número de registros de cualquier tipo vinculados a cualquiera de los registros que quiere combinar, la operación de combinación puede tardar demasiado, incluso si el número de registros vinculados de cualquier tipo no supera los 9999. Hay otros factores que pueden hacer que la operación de combinación tarde demasiado, como los tipos de registros implicados en la operación de combinación, la velocidad de red y la carga en la base de datos Oracle CRM On Demand y el servidor Oracle CRM On Demand. Puede solucionar estos problemas haciendo lo siguiente:
- Desvincule algunos de los registros del registro principal según sea necesario para combinar los registros principales.
- Realice las operaciones de combinación durante no de poca actividad.
Antes de comenzar:
- Para realizar este procedimiento, su rol de usuario debe incluir el privilegio Combinar registros. Para combinar los registros del tipo de registro División, el rol de usuario también debe incluir los privilegios Gestionar usuarios y Gestionar roles y accesos.
- El nivel de acceso del registro principal y del duplicado debe permitir la eliminación del registro. Si el nivel de acceso del registro principal no permite la eliminación del registro, el botón Combinar no está disponible en el registro.
- Anote los nombres de los registros para que pueda seleccionarlos durante la combinación.
Para combinar dos registros
- Seleccione el registro que desea conservar como registro principal.
Para obtener instrucciones sobre cómo seleccionar registros, consulte Búsqueda de registros.
- En la página Detalles del registro, haga clic en el botón Combinar.
- En el paso 1, haga clic en el icono Búsqueda y seleccione el registro duplicado.
- En el paso 2, revise los valores de cada registro y seleccione los que desea guardar con el registro.
La columna Valor a guardar muestra los valores del registro principal de manera predeterminada.
- En el paso 3, si desea que los libros enlazados con el registro duplicado se enlacen también con el registro principal al combinar los registros, seleccione la casilla de verificación.
NOTA: el paso 3 aparece solo si la casilla de verificación Activar combinación de libros de registros duplicados está seleccionada en el perfil de la compañía. Si el paso 3 no aparece, o bien si no selecciona la casilla de verificación en el paso 3, los libros enlazados con el registro duplicado no se enlazarán automáticamente con el registro principal al combinar los registros. Para obtener más información, consulte Acerca de la retención de libros personalizados enlazados al combinar registros.
- Haga clic en Finalizar.
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