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Gestión de grupos

La gestión de grupos es una función opcional que ofrece a la compañía la posibilidad de configurar equipos de personas que trabajan juntas con el fin de que compartan un conjunto de información común.

La configuración de grupos en la compañía permite que los usuarios realicen lo siguiente:

  • Los miembros de grupos pueden acceder a un calendario combinado que muestra la disponibilidad de todos los miembros de su grupo. Esto permite a los empleados determinar la mejor hora para programar citas e informar de ellas a los empleados (y contactos).

    NOTA: los usuarios deben disponer del privilegio Compartir calendario en su rol para poder acceder al calendario de grupo combinado. Los usuarios con dicho privilegio también pueden personalizar las vistas de calendario. Para obtener más información, consulte Visualización de las agendas de otros usuarios y Adición de vistas de calendario personalizadas.

  • Los miembros de grupo pueden compartir la propiedad de los siguientes tipos de registro de forma automática:
    • Actividad
    • Cuenta
    • Contacto
    • Unidad familiar
    • Oportunidad
    • Cartera

      Si un registro está asignado a un miembro de un grupo, todos los miembros del grupo se convierten en propietarios comunes del registro. Por ejemplo, si un usuario pertenece al grupo XYZ, cualquier cuenta que esté asignada al usuario después de que éste se convierta en miembro del grupo se incluirá en las listas de cuentas de todos los miembros del grupo XYZ. En estos registros, el nombre del grupo aparece en el campo Grupo principal, siempre que este campo esté presente en el diseño de la página de detalles. Todos los miembros del grupo, incluido el propietario del registro designado, aparecen en la sección de información relacionada con el equipo de la página de detalles del registro. Todos los miembros del grupo pueden actualizar el registro.

      De manera predeterminada, los miembros del grupo actual podrán disponer de acceso total a los registros que se hayan asignado a un miembro del grupo después de su unión al grupo. Otros miembros del grupo no puede leer los detalles acerca de registros de cita, tarea y contacto marcados como privados.

      NOTA: para utilizar esta función, debe seleccionar la opción Asignación de grupo predeterminada en la página de perfil de la compañía. Es necesario seleccionar la opción antes de crear los grupos. Para obtener más información, consulte Configuración de grupos.

Se aplica el siguiente comportamiento a los grupos:

  • Cada usuario sólo puede pertenecer a un grupo.

    Cuando se agrega un usuario a un grupo, su nombre deja de aparecer en la lista de usuarios en la selección de miembros del grupo.

  • Si selecciona la opción de asignación de grupo en su compañía:
    • Los registros existentes antes de definir el grupo no se actualizarán, a no ser que el campo Propietario se actualice con un nuevo propietario perteneciente al grupo.
    • Cuando un usuario pasa a formar parte de un grupo, dicho usuario obtiene acceso a los registros del grupo. No obstante, los registros que fuesen propiedad del nuevo miembro antes de unirse al grupo no se muestran automáticamente a los demás miembros del grupo. Si un usuario se convierte en propietario de registros después de haberse agregado a un grupo, los nuevos registros estarán visibles para los demás miembros del grupo.

      En el ejemplo siguiente se ilustra la propiedad de registros en un grupo:

      • El usuario 1 y el usuario 2 pertenecen al grupo 1. El usuario 3 no pertenece al grupo 1.
      • El usuario 3 posee la cuenta 31. El usuario 1 y el usuario 2 no tienen acceso a la cuenta 31.
      • Se agrega el usuario 3 al grupo 1. El usuario 1 y el usuario 2 siguen sin tener acceso a la cuenta 31.
      • El usuario 3 se convierte en el propietario de la cuenta 32. El usuario 1 y el usuario 2 tienen acceso a la cuenta 32.
  • Si se eliminan usuarios de un grupo, también se quitan de todos los registros compartidos que el grupo posea. Los usuarios conservan el acceso a sus registros privados.

Acerca de los modos de propiedad de grupos y registros

El modo de propiedad de registro que se configure para un tipo de registro puede determinar que los registros de ese tipo no tengan un propietario. En su lugar, un registro puede tener un libro personalizado principal, o bien, puede no tener ni propietario, ni libro personalizado principal. Para obtener más información acerca de los modos de propiedad de los registros, consulte Acerca de los modos de propiedad de registros. Los modos de propiedad de registros sólo se aplican a tipos de registros que admiten libros.

Si cambia el modo de propiedad de registro de un tipo de registro, es posible que se elimine el propietario de un registro que tuviese asignado anteriormente un propietario al actualizar el registro por primera vez tras modificar su modo de propiedad. En este caso, si el propietario anterior del registro es miembro de un grupo, todos los miembros de éste, a excepción del propietario anterior, seguirán siendo miembros del equipo. No obstante, el tipo de registro Cuenta es una excepción para esta regla. Si el propietario anterior de una cuenta es miembro de un grupo, todos los miembros del grupo se eliminarán del equipo.

NOTA: en la aplicación estándar, el propietario anterior de los registros no se retiene como miembro del equipo, tal y como se describe aquí. Sin embargo, el administrador puede configurar el tipo de registro para que el propietario anterior del registro se retenga como miembro del equipo en el registro. Para obtener más información sobre la configuración de un tipo de registro para retener el propietario anterior como miembro del equipo, consulte Personalización de la propiedad anterior de registros compartidos.

Grupos y equipos

Oracle CRM On Demand distingue entre Grupos y Equipos:

  • El administrador de la compañía configura los grupos y aplica el conjunto entero de registros a toda la compañía. Atención al cliente o el administrador de la compañía debe activar manualmente la función Grupo cuando la compañía se configure para Oracle CRM On Demand.
  • Los propietarios de registros o los administradores de la compañía configuran los equipos. Los equipos se aplican solo a aquellos tipos de registro que permitan equipos, teniendo en cuenta que:
    • Cuenta
    • Acreditación
    • Aplicación
    • Plan de negocio
    • Certificación
    • Contacto
    • Curso
    • Objetos personalizados
    • Registro del negocio
    • Evento
    • Examen
    • Unidad familiar
    • Oportunidad potencial
    • Solicitud de MDF
    • Objetivo
    • Oportunidad
    • Pedido
    • Socio
    • Cartera
    • Solicitud de muestra
    • Solicitud de servicio
    • Solicitud de precios especiales

      Para configurar el acceso de un equipo al registro, el propietario debe compartir de forma explícita dicho registro utilizando la sección Equipo de la página de detalles de registro.

Para obtener más información sobre la configuración de grupos, consulte Configuración de grupos.

Temas relacionados

Consulte los siguientes temas para obtener información relacionada con los grupos y calendarios compartidos:


Publicado en octubre 2016 Copyright © 2005, 2016, Oracle. Todos los derechos reservados. Legal Notices.