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Uso de la búsqueda avanzada
Se puede usar la búsqueda avanzada para:
- Buscar uno o varios tipos de registros a la vez
- Buscar registros con campos de búsqueda de fecha
- Buscar usando criterios de filtro para cada campo
Las secciones disponibles en la página Búsqueda avanzada cambian en función de si ha seleccionado un único tipo de registro o varios tipos de registros para su búsqueda.
Acerca de las búsquedas avanzadas de tipos de registro únicos
Una búsqueda avanzada de un tipo de registro único es similar a una búsqueda dirigida de la sección Buscar de la barra de acción. Puede realizar la búsqueda con varios campos del tipo de registro. Sin embargo, una búsqueda avanzada también permite realizar lo siguiente:
- Seleccionar cualquier campo visible para el rol de usuario como campos de búsqueda
- Especificar las condiciones, los valores de filtro y los operadores (AND, OR) que definen el filtro
- Especificar los campos que se mostrarán en el resultado de la búsqueda
NOTA: en una búsqueda avanzada de tipo de registro único, no se utiliza el signo igual (=) para buscar una coincidencia exacta. En su lugar, se utiliza la condición Igual a o Igual que cualquiera para buscar coincidencias exactas.
Al utilizar la búsqueda avanzada para buscar un tipo de registro único, el rol de usuario determina qué tipos de registro y qué campos de cada tipo de registro se pueden buscar, de la siguiente manera:
- Si el administrador de su compañía no configura ningún campo de búsqueda como disponible en el diseño de búsqueda que tenga asignado a su rol para un tipo de registro, no podrá especificar ningún criterio de búsqueda para realizar una búsqueda avanzada de ese tipo de registro. Si se ejecuta una búsqueda avanzada sin ningún criterio de búsqueda, se obtendrán todos los registros de ese tipo de registro que pueda ver conforme a su rol de usuario y a la configuración de acceso.
- Si tiene activado el privilegio Todos los campos de listas y búsqueda en el rol de usuario, podrá buscar todos los campos que el administrador de la compañía ponga a su disposición en el diseño de búsqueda asignado al rol de usuario para el tipo de registro.
NOTA: se recomienda que los administradores de la compañía no activen el privilegio Todos los campos de listas y búsqueda para la mayoría de los roles de usuario. Si el privilegio no está activado, los campos que su compañía no utiliza no son visibles en las páginas de listas y búsqueda. Reduce la desorganización y facilita que los usuarios puedan ver los campos que les resulten más interesantes.
- Si no tiene activado el privilegio Todos los campos de listas y búsqueda en el rol de usuario, podrá buscar un campo sólo si cumple los criterios siguientes:
Cuando se utiliza la búsqueda avanzada para buscar un único tipo de registro, los resultados de la búsqueda se muestran en una página de lista y puede entonces trabajar con la lista de registros. El diseño de búsqueda que tenga asignado a su rol de usuario determina qué campos se muestran en la lista de registros obtenidos en los resultados de búsqueda. Para obtener más información sobre la gestión de listas de registros, consulte Cómo trabajar con listas.
Acerca de las búsquedas avanzadas de varios tipos de registro
Una búsqueda avanzada de varios tipos de registro es una búsqueda por palabras clave. Puede buscar todos o algunos tipos de registro que admitan búsqueda por palabras clave. Cuando se utiliza la búsqueda avanzada para buscar varios tipos de registro, aparece una página Resultados de la búsqueda con diferentes secciones para cada tipo de registro encontrado.
NOTA: al seleccionar la opción Todos los tipos de registro en la lista de tipos de registro para la búsqueda, sólo los tipos que admiten la búsqueda por palabras clave se incluyen en la búsqueda. Para buscar los tipos de registro que no admiten palabras clave, debe buscar cada registro de forma individual.
Para obtener más información sobre el funcionamiento de una búsqueda por palabras clave, consulte Acerca de la búsqueda por palabras clave.
Qué ocurre si una búsqueda sólo devuelve un registro
Puede especificar cómo se muestra un registro si es el único registro devuelto por una búsqueda. El registro puede abrirse directamente en la página de detalles del registro o puede mostrarse en una página de lista. La opción que controla este comportamiento es la casilla de verificación Vaya directamente a la página de detalles si solo se devuelve un registro, en la sección Opciones de búsqueda rápida de la página de diseño de barra de acción en su configuración personal. Para obtener más información sobre la configuración del diseño de la barra de acción, consulte Cambio del diseño de la barra de acción.
Para realizar una búsqueda avanzada de un tipo de registro único
- Si la barra de acción está oculta, muéstrela. Para obtener más información sobre cómo mostrar u ocultar la barra de acción, consulte Acerca de cómo mostrar u ocultar la barra de acción.
- En la barra de acción, en la sección de búsqueda, haga clic en Avanzada.
- En la página Búsqueda avanzada, haga lo siguiente:
- Seleccione el botón de selección Los siguientes tipos de registro.
- Active la casilla de verificación del tipo de registro que desee buscar.
- Asegúrese de que las casillas de los demás tipos no están activadas.
- En la sección Buscar en, seleccione una de las opciones siguientes:
- Conjunto de registros
- Libro
NOTA: la sección Buscar en no se muestra para los tipos de registro que no tienen propietarios, por ejemplo, los tipos de registro Producto y Usuario. La opción Libro de la sección Buscar en sólo está disponible si se ha activado la función Libro para la compañía.
- En la sección Buscar en, si ha seleccionado la opción Conjunto de registros, elija una de las opciones siguientes para especificar el conjunto que desea buscar:
- Todos los registros que puedo ver. Incluye los registros para los que tiene acceso de Vista como mínimo, tal como define su jerarquía organizativa, el nivel de acceso de su rol y el nivel de acceso para los registros compartidos.
NOTA: la opción Visibilidad del gerente activada en el perfil de la compañía y la configuración ¿Se pueden leer todos los registros? en el rol de usuario se consideran cuando selecciona esta opción. Si la opción Visibilidad del gerente activada en el perfil de la compañía no está activada, el conjunto de registros que se busca cuando se activa la opción Todos los registros que veo es el mismo juego de registros que se busca cuando selecciona la opción Todos los registros en los que esté en el equipo, a menos que la configuración ¿Se pueden leer todos los registros? en su rol de usuario esté seleccionada para el tipo de registro adecuado.
- Todos los registros que poseo.
- Todos los registros en los que esté en el equipo. Incluye sólo registros en la lista filtrada donde se cumpla una de las condiciones siguientes:
- Son de su propiedad.
- El propietario los comparte con el usuario mediante la función Equipo.
- Los registros se comparten con el usuario a través de la función de asignación de grupo para cuentas, actividades, contactos, unidades familiares, oportunidades y carteras.
- Todos los registros que mis subordinados o yo poseemos. Incluye registros propiedad del usuario o de cualquiera de sus subordinados. La opción Visibilidad del gerente activada del perfil de la compañía no se tiene en cuenta al seleccionar esta opción.
- Todos los registros en los que mis subordinados o yo estén en el equipo.Incluye los registros en los que el usuario o cualquiera de sus subordinados están en el equipo si se ha activado Visibilidad del administrador en el perfil de la compañía. La opción Visibilidad del gerente activada del perfil de la compañía no se tiene en cuenta al seleccionar esta opción.
- Mi libro predeterminado. El ajuste predeterminado para el selector de libros, tal como está definido por el administrador de la compañía.
- En la sección Buscar en, si ha seleccionado la opción Libro, elija un libro, usuario o delegado en el selector de libros.
Para obtener más información, consulte Uso del selector de libros.
- En la sección Seleccionar sensibilidad a mayúsculas y minúsculas, active la casilla de verificación No distinguir entre mayúsculas y minúsculas, si es necesario.
Si se activa esta casilla de verificación, algunos campos no distinguen entre mayúsculas y minúsculas para la búsqueda. Estos campos se muestran con texto de color azul en la sección Introducir criterios de búsqueda.
- En la sección Introducir criterios de búsqueda, haga lo siguiente:
- Seleccione un campo en la lista Campo.
Los campos se rellenan automáticamente con los campos de búsqueda dirigida para el tipo de registro.
Algunos campos están optimizados para mejorar el rendimiento durante las búsquedas y al ordenar las listas. Estos campos optimizados aparecen con texto en verde en la lista de campos de búsqueda. Si los criterios de búsqueda incluyen un campo que no está optimizado para la búsqueda, ésta podría ser más lenta. Puede filtrar por un máximo de 10 campos.
NOTA: Los campos que se muestran con texto de color púrpura en la sección Introducir criterios de búsqueda nunca distinguen entre mayúsculas y minúsculas, independientemente del parámetro de la casilla de verificación No distinguir entre mayúsculas y minúsculas. Estos campos no están optimizados para realizar búsquedas rápidas.
- Especifique las condiciones, los valores de filtro y los operadores (AND, OR) que definen el filtro.
Para obtener más información sobre el uso de condiciones de filtro, consulte Acerca de las condiciones de filtro.
PRECAUCIÓN: al especificar los valores de filtro, compruebe que aplica las reglas descritas en Acerca de los valores de filtro. De lo contrario, es posible que no encuentre los registros correctos.
Ejemplos
Cuentas: Si desea crear una lista filtrada de cuentas de Canadá con unos ingresos anuales superiores a 100.000.000 dólares, rellene el formulario de la siguiente manera:
Campo
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Condición
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Valor(es)
|
|
Ingresos anuales
|
Mayor que
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100000000
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AND
|
País
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Igual a
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Canadá
|
|
Oportunidades potenciales: si desea crear una lista filtrada de oportunidades potenciales con unos ingresos posibles superiores a 100.000 dólares y la evaluación A o B, rellene el formulario de la siguiente manera:
Campo
|
Condición
|
Valor(es)
|
|
Ingresos potenciales
|
Mayor que
|
100000
|
AND
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Puntuación
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Menor que
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C
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- En la sección Mostrar columnas, elija los campos que se van a mostrar como columnas en los resultados de la búsqueda moviendo los campos de la lista Campos disponibles a la lista Campos seleccionados. Utilice las flechas hacia arriba y hacia abajo para cambiar el orden de los campos seleccionados.
CONSEJO: Después de que se devuelva la lista de registros, puede cambiar rápidamente el orden de las columnas en la lista; para ello, arrastre los encabezados de columna a una nueva ubicación y suéltelas. Opcionalmente puede guardar la lista después de cambiar el orden de las columnas.
- En la sección Orden de clasificación, en la lista desplegable Ordenar por, seleccione un campo de ordenación predeterminado y haga clic en Ascendente o Descendente para seleccionar un orden de clasificación.
Algunos campos están optimizados para mejorar el rendimiento durante las búsquedas y al ordenar las listas. Estos campos optimizados aparecen con texto en verde en la lista de campos de orden. Si selecciona un campo que no está optimizado para orden predeterminado, la búsqueda podría ser más lenta.
NOTA: no se puede seleccionar una casilla de verificación como campo de ordenación en este paso. Sin embargo, una vez creada la lista, puede hacer clic en el encabezado de la columna para ordenar los campos en función de los valores de la casilla de verificación.
- Haga clic en Ir.
Los registros que devuelve la búsqueda avanzada de un único tipo de registro se muestran en una página Lista. Si hay demasiados registros en la lista, puede filtrar o restringir la lista en la página Lista. Para obtener más información acerca de cómo filtrar y restringir listas en las páginas de lista, consulte los siguientes temas:
Para realizar una búsqueda avanzada de varios tipos de registro
- Si la barra de acción está oculta, muéstrela. Para obtener más información sobre cómo mostrar u ocultar la barra de acción, consulte Acerca de cómo mostrar u ocultar la barra de acción.
- En la barra de acción, en la sección de búsqueda, haga clic en Avanzada.
- En la página Búsqueda avanzada, seleccione la opción que desee según se indica a continuación:
- Seleccione la opción Todos los tipos de registro para buscar todos los tipos de registro que admiten búsqueda por palabras clave. Esta consulta es más lenta.
- Seleccione la opción Los siguientes tipos de registro y active las casillas de verificación de cada tipo de registro que desee buscar.
- En el campo Palabras clave, introduzca el valor por el que desea buscar o déjelo en blanco para buscar sólo en función de las fechas que proporcione.
NOTA: en el campo Palabras clave, no es necesario usar un carácter comodín (*) para una palabra parcial, porque se agrega automáticamente un carácter comodín al comienzo y al final de la entrada del usuario. No se admite el uso del signo igual (=) para la coincidencia exacta.
- Si es necesario, introduzca el intervalo de fechas (utilice cuatro dígitos para el año, por ejemplo, 2010):
- En Citas, la fecha se aplica a Hora de inicio (fecha).
- En Tareas, la fecha se aplica a Fecha de vencimiento.
- En Oportunidades, la fecha se aplica a Fecha de cierre.
- Para los demás tipos de registros, la fecha se aplica a Fecha de creación.
- Haga clic en Ir.
Los resultados aparecen para cada tipo de registro.
CONSEJO: si un mensaje indica que la solicitud de búsqueda ha alcanzado el tiempo de espera, restrinja los criterios de búsqueda y vuelva a intentarlo. También puede encontrar información sobre la optimización de búsquedas y listas en el sitio web de formación y soporte. Para acceder a él, haga clic en el enlace de formación y soporte situado al principio de cada página de Oracle CRM On Demand.
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