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Ajout de fichiers en pièce jointe à des enregistrements

Les champs de pièces jointes sont pris en charge dans les types d'enregistrement Objet personnalisé et dans certains types d'enregistrements qui sont propres à un secteur d'activité ou à Oracle CRM On Demand Partner Relationship Management Edition. Ces champs de pièces jointes vous permettent de joindre un fichier unique à un enregistrement. Pour obtenir une liste des types d'enregistrements qui prennent en charge les champs de pièces jointes, voir la rubrique A propos des pièces jointes.

L'administrateur de votre société détermine si les champs de pièces jointes sont disponibles dans les mises en page pour votre rôle d'utilisateur.

Les remarques qui suivent s'appliquent lorsque des fichiers sont joints à des enregistrements :

  • Vous pouvez télécharger des fichiers compressés, y compris des fichiers .zip.
  • Pour la protection et la sécurité de vos données, Oracle CRM On Demand ne vous permet pas de joindre des fichiers exécutables dotés d'extensions telles que .exe ou .bat.

    REMARQUE : Lorsqu'un utilisateur clique sur un fichier exécutable doté d'une extension telle que .exe ou .bat, il peut soit exécuter le fichier soit l'enregistrer. Pour éviter que des utilisateurs exécutent par mégarde un fichier exécutable directement à partir d'Oracle CRM On Demand en procédant de cette façon, Oracle CRM On Demand ne vous permet de joindre à des enregistrements des fichiers dotés de ces extensions. Toutefois, vous pouvez contourner cette interdiction en donnant au fichier une autre extension avant de le télécharger. Si vous lui donnez, par exemple, l'extension .txt, l'utilisateur qui clique sur le fichier n'a pas la possibilité d'exécuter le fichier. Il doit d'abord l'enregistrer sur une machine locale et lui donner une extension de fichier exécutable. Il peut ensuite le lancer comme fichier exécutable.

  • Un nom de fichier peut contenir tous les caractères acceptés dans les noms de fichier de Microsoft Windows.
  • Dans le cas des fichiers qui sont chargés en tant que pièces jointes à des enregistrements au moyen de la section d'informations connexes Pièces jointes préconfigurée, vous ne pouvez pas charger deux fichiers ayant le même nom comme pièces jointes pour le même enregistrement parent. En revanche, toutes les photographies qui sont chargées à partir de dispositifs mobiles utilisant le système d'exploitation iOS se voient attribuer le même nom par le dispositif mobile. Pour garantir l'unicité des noms de fichier dans un ensemble de pièces jointes liées à un enregistrement parent, Oracle CRM On Demand ajoute un horodateur actuel au nom de tous ces fichiers. Autrement dit, si vous chargez plusieurs fois le même fichier en tant que pièce jointe à partir d'un dispositif mobile utilisant le système d'exploitation iOS, le fichier est ajouté comme pièce jointe chaque fois que vous le chargez mais les noms de fichier des pièces jointes dans Oracle CRM On Demand sont différents.
  • Chaque fichier que vous téléchargez est analysé par un programme de recherche de virus. Si un virus est trouvé dans le fichier, celui-ci n'est pas téléchargé et vous êtes prévenu par un message.
  • Les fichiers téléchargés doivent être inférieurs à 20 Mo. S vous avez un gros fichier, vous devez prendre en compte les options suivantes :
    • Compresser le fichier pour diminuer sa taille.
    • Diviser le fichier en fichiers plus petits (et les compresser si nécessaire).
    • Placer le fichier sur un serveur public en indiquant son nom et le chemin d'accès au lieu de le joindre à un enregistrement.

La procédure suivante décrit comme joindre un fichier à un enregistrement via les champs de pièce jointe.

Pour joindre un fichier à un enregistrement via les champs de pièce jointe

  1. Dans la page de modification de l'enregistrement auquel vous souhaitez joindre le fichier, dans le champ de pièce jointe, cliquez sur l'icône représentant un trombone :

    Pièce jointe

  2. Accédez au fichier que vous souhaitez joindre et sélectionnez-le.

    REMARQUE : Si vous utilisez un dispositif avec une version du système d'exploitation iOS qui est prise en charge pour être utilisée avec Oracle CRM On Demand, vous avez également la possibilité de prendre une photo ou de faire une vidéo. Une fois la photo prise ou la vidéo tournée, elle est automatiquement chargée dans Oracle CRM On Demand en tant que pièce jointe.

  3. Enregistrez vos modifications.

REMARQUE : Suivant la manière dont l'administrateur de votre société configure la mise en page, vous pouvez voir dans la page le champ Nom de fichier et le champ Taille (en octets ). Si ces champs sont présents, ils sont automatiquement renseignés avec le nom et la taille du fichier lors de la sauvegarde de l'enregistrement. Vous ne pouvez pas modifier ces champs.

Vous pouvez supprimer un fichier joint d'un enregistrement. Cependant, cette opération entraîne la suppression du fichier de la base de données Oracle CRM On Demand et vous ne pouvez pas le restaurer à partir d'Oracle CRM On Demand.

CONSEIL : Avant de supprimer le fichier de l'enregistrement, téléchargez-le vers votre machine locale ou vers un autre serveur et enregistrez-le.

La procédure suivante explique comment supprimer un fichier d'un enregistrement.

Pour supprimer un fichier d'un enregistrement

  1. Dans la page de modification de l'enregistrement, cliquez sur l'icône en forme de croix en regard du champ de pièce jointe.
  2. Confirmez que vous souhaitez retirer le fichier de l'enregistrement.

Publié en octobre 2016 Copyright © 2005, 2016, Oracle. Tous droits réservés. Legal Notices.