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Gestion des groupes

La gestion des groupes est une fonctionnalité facultative qui permet à votre société de constituer des équipes qui collaborent ensemble et peuvent partager des informations communes.

La définition des groupes dans votre entreprise permet aux utilisateurs d'effectuer les opérations suivantes :

  • Les membres du groupe peuvent accéder à un calendrier fusionné qui indique la disponibilité de tous les membres du groupe. Ainsi, les employés peuvent trouver le meilleur moment pour planifier des rendez-vous et en avertir les collègues (et interlocuteurs).

    REMARQUE : Le droit de partager un calendrier doit être inclus dans le rôle des utilisateurs pour qu'ils puissent accéder au calendrier de groupe fusionné. Les utilisateurs qui possèdent le droit de partager un calendrier peuvent également définir des vues de calendrier personnalisées. Pour plus d'informations, reportez-vous aux rubriques Affichage des calendriers d'autres utilisateurs et Ajout de vues de calendrier personnalisées.

  • Les membres du groupe peuvent partager la propriété des types d'enregistrements suivants automatiquement :
    • Activité
    • Compte
    • Interlocuteur
    • Foyer
    • Opportunité
    • Portefeuille

      Lorsqu'un enregistrement est attribué à un membre d'un groupe, tous les membres du groupe deviennent cotitulaires de l'enregistrement. Par exemple, si un utilisateur appartient au groupe XYZ, tous les comptes attribués à cet utilisateur après son adhésion au groupe sont inclus dans les listes de comptes de tous les membres du groupe XYZ. Dans ces enregistrements, le nom du groupe s'affiche dans le champ Groupe principal si ce champ est inclus dans la mise en page de la page Détails. Tous les membres du groupe, y compris le titulaire désigné de l'enregistrement, s'affichent dans la section des informations connexes Equipe sur la page de détails d'enregistrement. Tous les membres du groupe peuvent mettre à jour l'enregistrement.

      Par défaut, les membres du groupe actuel disposent d'un accès complet aux enregistrements de groupe attribués à un membre du groupe après son adhésion au groupe. Les détails relatifs aux enregistrements de rendez-vous, de tâche et d'interlocuteur qui portent la marque Privé ne peuvent pas être lus par d'autres membres du groupe.

      REMARQUE : Pour que cette fonctionnalité soit exploitable, l'option Affectation de groupes par défaut doit être sélectionnée sur la page Profil de la société. avant la création des groupes. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Définition des groupes.

Les groupes suivent les règles ci-dessous :

  • Chaque utilisateur ne peut appartenir qu'à un seul groupe.

    Lorsqu'un utilisateur est ajouté à un groupe, son nom n'apparaît plus dans la liste des utilisateurs lorsque les membres du groupe sont sélectionnés.

  • Si vous sélectionnez l'option d'affectation des groupes dans votre société :
    • Les enregistrements antérieurs à la définition d'un groupe ne sont pas mis à jour sauf si un nouveau titulaire appartenant à un groupe est ajouté dans le champ Titulaire.
    • Si un utilisateur rejoint un groupe, il peut accéder aux enregistrements de ce groupe. Cependant, les enregistrements appartenant au nouveau membre du groupe avant l'arrivée de l'utilisateur dans le groupe ne peuvent pas automatiquement être consultés par les membres existants. Si un utilisateur devient titulaire d'enregistrements après l'ajout de l'utilisateur à un groupe, les nouveaux enregistrements sont visibles par les autres membres du groupe.

      L'exemple suivant illustre la propriété des enregistrements d'un groupe :

      • L'utilisateur 1 et l'utilisateur 2 appartiennent au groupe 1, contrairement à l'utilisateur 3.
      • L'utilisateur 3 est titulaire du compte 31. L'utilisateur 1 et l'utilisateur 2 n'auront pas accès au compte 31.
      • L'utilisateur 3 est ajouté au groupe 1. L'utilisateur 1 et l'utilisateur 2 n'auront toujours pas accès au compte 31.
      • L'utilisateur 3 devient titulaire du compte 32. L'utilisateur 1 et l'utilisateur 2 auront accès au compte 32.
  • Si des utilisateurs sont supprimés d'un groupe, ils le sont également de tous les enregistrements partagés appartenant au groupe. Ils continuent d'avoir accès à leurs enregistrements privés.

A propos des modes de propriété des enregistrements et des groupes

En fonction du mode de propriété de l'enregistrement configuré pour le type d'enregistrement, les enregistrements de ce type peuvent ne pas avoir de titulaire. A la place, un enregistrement peut être associé à un livre personnalisé principal ou n'avoir aucun titulaire ni aucun livre personnalisé principal. Pour plus d'informations sur les modes de propriété des enregistrements, voir la rubrique A propos des modes de propriété des enregistrements. Les modes de propriété d'enregistrement s'appliquent uniquement aux types d'enregistrement qui prennent en charge les livres.

Si vous modifiez le mode de propriété d'un type d'enregistrement, un enregistrement ayant précédemment eu un titulaire peut se le voir retirer dans l'enregistrement lors de sa mise à jour après la modification du mode de propriété d'enregistrement. Dans ce cas, si le précédent titulaire de l'enregistrement appartient à un groupe, tous les membres de ce groupe, à l'exception du précédent titulaire de l'enregistrement, restent membre de l'équipe. Il convient toutefois de noter que le type d'enregistrement Compte est une exception à la règle. Si le précédent titulaire d'un compte est membre d'un groupe, tous les membres de ce groupe sont supprimés de l'équipe.

REMARQUE : Dans l'application standard, le propriétaire précédent de l'enregistrement n'est pas conservé en tant que membre de l'équipe, comme décrit ici. Toutefois, votre administrateur peut configurer le type d'enregistrement de sorte que le propriétaire précédent de l'enregistrement soit conservé en tant que membre de l'équipe sur l'enregistrement. Pour plus d'informations sur la configuration d'un type d'enregistrement pour conserver le propriétaire précédent en tant que membre de l'équipe, voir Personnalisation de la propriété précédente pour les enregistrements partagés.

Groupes et équipes

Oracle CRM On Demand fait la distinction entre les Groupes et les Equipes :

  • Les groupes sont configurés par l'administrateur de la société et s'appliquent à des jeux entiers d'enregistrements dans toute la société. La fonctionnalité Groupe doit être activée par le Support clientèle ou l'administrateur de la société lorsque la société est configurée pour Oracle CRM On Demand.
  • Les titulaires d'enregistrements ou les administrateurs de sociétés configurent les équipes. Les équipes ne font référence qu'à ces types d'enregistrements accessibles aux équipes, notamment :
    • Compte
    • Accréditation
    • Demande
    • Plan commercial
    • Certification
    • Interlocuteur
    • Cours
    • Objets personnalisés
    • Enregistrement d'affaire
    • Evénement
    • Examen
    • Foyer
    • Lead
    • Demande BDM
    • Objectif
    • Opportunité
    • Commande
    • Partenaire
    • Portefeuille
    • Demande d'échantillons
    • Demande d'assistance
    • Demande de tarification spéciale

      Pour configurer une équipe afin d'accéder à l'enregistrement, le titulaire doit partager cet enregistrement explicitement à l'aide de la section Equipe dans la page de détails d'enregistrement.

Pour plus d'informations sur la définition des groupes, reportez-vous à la rubrique Définition des groupes.

Rubriques connexes

Consultez les rubriques suivantes pour obtenir des informations connexes sur les groupes et le partage des calendriers :


Publié en octobre 2016 Copyright © 2005, 2016, Oracle. Tous droits réservés. Legal Notices.