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Fusion d'enregistrements
Pour certains types d'enregistrement, si vous avez un enregistrement en double, vous pouvez fusionner les deux enregistrements en un seul. La fonctionnalité de fusion est prise en charge pour les types d'enregistrement Compte, Interlocuteur, Division, Foyer, Lead, Partenaire, Portefeuille et Demande d'assistance.
REMARQUE : Pour plus d'informations sur les effets de la fusion de divisions, voir A propos de la fusion de divisions et de la suppression de divisions.
Lorsque vous fusionnez deux enregistrements, vous devez spécifier les valeurs des champs des deux enregistrements que vous souhaitez garder dans l'enregistrement que vous conservez, appelé enregistrement principal. L'enregistrement supprimé est intitulé enregistrement en double.
REMARQUE : Si votre société utilise les adresses partagées, vous ne pouvez pas sélectionner les champs individuels dans les adresses de facturation, de livraison et principale qui doivent être conservées lorsque vous fusionnez deux comptes ou deux interlocuteurs. Par défaut, les adresses de facturation, de livraison et principale de l'enregistrement principal sont conservées. Pour plus d'informations sur ces champs, voir Champs de compte : préparation de l'importation et Champs d'interlocuteur : préparation de l'importation. Pour plus d'informations sur les adresses partagées, voir Adresses.
Les remarques qui suivent s'appliquent à la fusion d'enregistrements :
- Si un champ contient la même valeur dans l'enregistrement principal et dans l'enregistrement en double, vous pouvez modifier la valeur de ce champ au cours de l'opération de fusion.
- Dans les champs qui sont mis à jour par le système, la valeur de l'enregistrement principal devient la valeur par défaut au cours de l'opération de fusion et il est impossible de la modifier.
- A l'exception des livres personnalisés qui sont liés à l'enregistrement en double, tous les enregistrements qui sont liés à l'enregistrement en double sont automatiquement liés à l'enregistrement principal.
Dans la plupart des cas, Oracle CRM On Demand ne vérifie pas les enregistrements associés en double. Pour supprimer les enregistrements en double, vous devez les effacer. Toutefois, dans le cas des opportunités liées aux comptes, Oracle CRM On Demand n'associe pas une opportunité d'un compte fusionné avec le compte principal si l'opportunité a le même nom et le même ID interlocuteur principal qu'une opportunité déjà liée au compte principal.
REMARQUE : Lorsque vous fusionnez deux enregistrements, tous les livres personnalisés qui sont liés à l'enregistrement principal sont conservés, mais tous les livres personnalisés qui sont liés à l'enregistrement en double ne sont pas automatiquement liés à l'enregistrement principal. Toutefois, votre administrateur peut activer une option dans le profil de la société pour vous permettre de lier les livres personnalisés à l'enregistrement principal automatiquement lors de la fusion d'enregistrements. Pour plus d'informations, voir A propos de la conservation des livres personnalisés liés lors de la fusion d'enregistrements.
- Lorsque vous fusionnez des comptes, le propriétaire de l'enregistrement du compte en double est ajouté à l'équipe du compte et il lui est accordé un accès complet à l'enregistrement principal.
- Si plus de 9 999 enregistrements, quel que soit leur type, sont liés à l'un des enregistrements que vous souhaitez fusionner, la fusion échoue. En outre, si un grand nombre d'enregistrements, quel que soit leur type, est lié à l'un des enregistrements que vous souhaitez fusionner, un dépassement du délai imparti pour la fusion peut survenir, même si le nombre d'enregistrements liés est inférieur ou égal à 9 999. D'autres facteurs peuvent également provoquer un dépassement du délai imparti pour la fusion, notamment les types d'enregistrement impliqués dans la fusion, la rapidité du réseau, ainsi que la charge sur la base de données Oracle CRM On Demand et le serveur Oracle CRM On Demand. Vous pouvez contourner ces problèmes en procédant comme suit :
- Annulez le lien qui relie certains des enregistrements à leur parent autant de fois que nécessaire avant de fusionner les enregistrements parents.
- Effectuez les opérations de fusion durant les heures creuses.
Avant de commencer :
- Pour effectuer cette procédure, vous devez avoir un rôle d'utilisateur qui inclut le privilège Fusionner les enregistrements. Pour fusionner des enregistrements de type Division, votre rôle d'utilisateur doit inclure les privilèges Gérer les utilisateurs et Gérer les rôles et les accès.
- Votre niveau d'accès à l'enregistrement principal et à l'enregistrement en double doit vous permettre de supprimer l'enregistrement. Si votre niveau d'accès à l'enregistrement principal ne vous permet pas de supprimer l'enregistrement, le bouton Fusionner n'est pas disponible sur l'enregistrement.
- Notez les noms des enregistrements pour pouvoir les sélectionner pendant la fusion.
Pour fusionner deux enregistrements
- Sélectionnez l'enregistrement que vous souhaitez conserver en tant qu'enregistrement principal.
Pour obtenir des instructions sur la sélection d'enregistrements, voir Recherche d'enregistrements.
- Dans la page Détails de l'enregistrement, cliquez sur le bouton Fusionner.
- A l'étape 1, cliquez sur l'icône de recherche et sélectionnez l'enregistrement en double.
- A l'étape 2, consultez les valeurs de chaque enregistrement et sélectionnez les valeurs à enregistrer avec l'enregistrement.
La colonne Valeur à enregistrer affiche les valeurs de l'enregistrement principal par défaut.
- Dans l'étape 3, si vous voulez que les livres qui sont liés à l'enregistrement en double soient également liés à l'enregistrement principal lorsque les enregistrements sont fusionnés, cochez cette case.
REMARQUE : L'étape 3 apparaît uniquement si la case Activer la fusion des livres de l'enregistrement en double est cochée dans le profil de la société. Si l'étape 3 ne s'affiche pas, ou si vous ne cochez pas la case dans l'étape 3, alors tous les livres qui sont liés à l'enregistrement en double ne sont pas automatiquement liés à l'enregistrement principal lors de la fusion des enregistrements. Pour plus d'informations, voir A propos de la conservation des livres personnalisés liés lors de la fusion d'enregistrements.
- Cliquez sur Terminer.
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