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Utilisation de la recherche avancée
Vous pouvez utiliser la recherche avancée pour effectuer les opérations suivantes :
- Effectuer une recherche simultanée sur un ou plusieurs types d'enregistrements
- Effectuer une recherche sur les enregistrements basée sur les champs de recherche de date
- Effectuer une recherche en appliquant des critères de filtrage à chaque champ
Les sections proposées dans la page Recherche avancée changent selon que vous sélectionnez un ou plusieurs types d'enregistrement à rechercher.
A propos des recherches avancées sur un seul type d'enregistrement
Une recherche avancée sur un seul type d'enregistrement ressemble à une recherche ciblée dans la section Rechercher de la barre d'actions. Vous pouvez effectuer la recherche à l'aide de plusieurs champs sur le type d'enregistrement. Toutefois, une recherche avancée vous permet également d'effectuer les opérations suivantes :
- Sélectionner tous les champs accessibles par votre rôle utilisateur en tant que champs de recherche
- Entrer les conditions, les valeurs de filtre et les opérateurs (AND, OR) qui définissent le filtre
- Spécifier les champs à afficher dans les résultats de la recherche
REMARQUE :Dans une recherche avancée portant sur un seul type d'enregistrement, vous n'utilisez pas le signe égal (=) pour rechercher une correspondance exacte. Vous utilisez à la place la condition Egal à ou la condition Egal à tout pour rechercher des correspondances exactes.
Lorsque vous utilisez la recherche avancée pour rechercher un seul type d'enregistrement, votre rôle d'utilisateur détermine les types d'enregistrement que vous pouvez rechercher et les champs sur chaque type d'enregistrement dans lesquels vous pouvez effectuer la recherche, comme suit :
- Si l'administrateur de votre société ne rend aucun champ de recherche disponible dans la présentation de la recherche affectée à votre rôle d'utilisateur pour un type d'enregistrement, vous ne pouvez spécifier aucun critère pour une recherche avancée de ce type d'enregistrement. L'exécution d'une recherche avancée sans critère de recherche renvoie tous les enregistrements du type autorisé par vos paramètres d'accès et votre rôle d'utilisateur.
- Si le privilège Tous les champs dans Recherche et Listes est activé dans votre rôle d'utilisateur, vous pouvez rechercher tous les champs rendus disponibles par l'administrateur de votre société sur la présentation de recherche affectée à votre rôle d'utilisateur pour le type d'enregistrement.
REMARQUE : Nous recommandons aux administrateurs de société de ne pas activer le privilège Tous les champs dans Recherche et Listes pour la plupart des rôles d'utilisateur. Si ce privilège n'est pas activé, les champs non utilisés par votre société ne sont pas visibles dans les pages de recherche et de listes. Seuls les champs intéressants pour vos utilisateurs sont visibles, ce qui rend l'interface plus claire.
- Si le privilège Tous les champs dans Recherche et Listes n'est pas activé dans votre rôle d'utilisateur, vous pouvez rechercher uniquement les champs répondant aux deux critères suivants :
Lorsque vous utilisez la recherche avancée pour rechercher un type d'enregistrement unique, les résultats de la recherche s'affichent dans une page de liste. Vous pouvez alors travailler avec la liste d'enregistrements. La présentation de la recherche affectée à votre rôle d'utilisateur détermine les champs qui s'affichent dans la liste des enregistrements retournée par la recherche. Pour plus d'informations sur la gestion des listes d'enregistrements, voir Utilisation des listes.
A propos des recherches avancées sur plusieurs types d'enregistrement
Une recherche avancée sur plusieurs types d'enregistrement est une recherche par mot clé. Vous pouvez rechercher certains ou tous les types d'enregistrement prenant en charge la recherche par mot clé. Lorsque vous utilisez la recherche avancée pour rechercher plusieurs types d'enregistrements, une page Résultats de la recherche s'affiche avec différentes sections pour chaque type d'enregistrement trouvé par la recherche.
REMARQUE : Lorsque vous sélectionnez l'option Tous les types d'enregistrements dans la liste des types d'enregistrement à rechercher, seuls les types d'enregistrement prenant en charge la recherche par mot clé sont inclus dans la recherche. Pour rechercher des types d'enregistrement non compatibles avec la recherche par mot clé, vous devez rechercher un seul type d'enregistrement à la fois.
Pour plus d'informations sur le fonctionnement de la recherche par mot clé, voir A propos de la recherche par mot clé.
Que se passe-t-il quand une recherche renvoie un seul enregistrement ?
Vous pouvez indiquer comment un enregistrement doit être affiché dans le cas où il est le seul enregistrement renvoyé par une recherche. L'enregistrement peut soit être ouvert directement dans une page de détails, soit être présenté dans une page de liste. L'option qui contrôle ce comportement est la case à cocher "Accéder directement à la page de détails si un enregistrement seulement est renvoyé", dans la section des options de recherche rapide de la page de présentation de la barre d'actions, au sein de votre paramétrage personnel. Pour plus d'informations sur la configuration de la présentation de votre barre d'actions, voir Modification de la présentation de votre barre d'actions.
Pour effectuer une recherche avancée sur un seul type d'enregistrement
- Si la barre d'actions est masquée, affichez-la. Pour plus d'informations à ce sujet, voir A propos de l'affichage ou du masquage de la barre d'actions.
- Dans la barre d'actions de la section Rechercher, cliquez sur Avancé.
- Dans la page Recherche avancée, effectuez les opérations suivantes :
- Sélectionnez le bouton radio Types d'enregistrement suivants.
- Sélectionnez la case à cocher correspondant au type d'enregistrement que vous souhaitez rechercher.
- Vérifiez que les cases à cocher correspondant à tous les autres types d'enregistrement ne sont pas sélectionnées.
- Dans la section Rechercher dans, sélectionnez l'une des options suivantes :
- Jeu d'enregistrements
- Livre
REMARQUE :La section Rechercher dans n'est pas affichée pour les types d'enregistrement qui n'ont pas de titulaire, par exemple les types d'enregistrement Produit et Utilisateur. L'option Livre de la section Rechercher dans est uniquement disponible si la fonction Livre est activée pour votre société.
- Dans la section Rechercher dans, si vous sélectionnez l'option Jeu d'enregistrements, sélectionnez l'une des options suivantes pour définir le jeu d'enregistrements à rechercher :
- Enreg. visibles par moi. Inclut les enregistrements pour lesquels vous disposez au moins du droit d'affichage comme défini par votre hiérarchie des rapports, par le niveau d'accès de votre rôle ainsi que par le niveau d'accès pour les enregistrements partagés.
REMARQUE : L'option Visibilité du responsable activée sur le profil de la société et le paramètre Lecture de tous les enregistrements autorisée de votre rôle d'utilisateur sont pris en compte lorsque vous sélectionnez cette option. Si l'option Visibilité du responsable activée du profil de la société n'est pas sélectionnée, le jeu d'enregistrement dans lequel s'effectue la recherche lorsque vous choisissez l'option Tous les enregistrements que je peux voir est le même que celui sur lequel porte la recherche lorsque vous sélectionnez l'option Tous les enregistrements correspondant à l'équipe dont je fais partie, sauf si le paramètre Lecture de tous les enregistrements autorisée de votre rôle d'utilisateur est sélectionné pour le type d'enregistrement approprié.
- Tous mes enregistrements.
- Tous les enregistrements correspondants à l'équipe dont je fais partie. Inclut uniquement les enregistrements dans la liste filtrée lorsque l'une des conditions suivantes s'applique :
- Vous êtes titulaire des enregistrements.
- Vous partagez les enregistrements avec le propriétaire via la fonctionnalité Equipe.
- Vous partagez les enregistrements via la fonctionnalité d'affectation de groupes pour les comptes, les activités, les interlocuteurs, les foyers, les opportunités et les portefeuilles.
- Tous les enregistrements que mes subordonnées ou moi-même possédons. Inclut les enregistrements que vous ou un de vos subordonnés possédez. L'option Visibilité du responsable activée dans le profil de la société n'est pas prise en compte lorsque vous sélectionnez cette option.
- Tous les enregistrements correspondant à l'équipe dont mes subordonnées ou moi-même faisons partie. Inclut les enregistrements de l'équipe dont vous ou un de vos subordonnés faites partie, si la fonction Visibilité du responsable est activée dans le profil de la société. L'option Visibilité du responsable activée dans le profil de la société n'est pas prise en compte lorsque vous sélectionnez cette option.
- Mon livre par défaut. Le paramètre par défaut pour le sélecteur de livre, tel que défini par l'administrateur de votre société.
- Dans la section Rechercher dans, si vous sélectionnez l'option Livre, sélectionnez un livre, un utilisateur ou un délégué dans le sélecteur de livres :
Pour plus d'informations, voir Utilisation du sélecteur de livre.
- Dans la section Choisir la prise en compte de la différence majuscules/minuscules, cochez la case Casse non prise en compte, si nécessaire.
Si cette case est cochée, certains champs ne tiennent pas compte de la casse pour la recherche. Ces champs sont affichés en texte bleu dans la section Saisir les critères de recherche.
- Dans la section de saisie des critères de recherche, effectuez les opérations suivantes :
- Sélectionnez un champ dans la liste Champ.
Les champs sont pré-renseignés avec les valeurs des champs de recherche ciblée correspondant au type d'enregistrement.
Certains champs sont optimisés pour améliorer les performances des recherches et du tri de listes. Ces champs optimisés apparaissent en texte vert dans la liste des champs de recherche. Si vos critères de recherche contiennent un champ qui n'est pas optimisé pour la recherche, les recherches risquent d'être plus lentes. Vous pouvez effectuer un filtrage sur un maximum de 10 champs.
REMARQUE : Les champs qui sont affichés en texte violet dans la section Saisir les critères de recherche ne tiennent jamais compte de la casse, quel que soit le paramètre de la case à cocher Casse non prise en compte. Ces champs ne sont pas optimisés pour les recherches rapides.
- Entrez les conditions, les valeurs de filtre et les opérateurs (ET, OU) qui définissent le filtre.
Pour plus d'informations sur l'utilisation des conditions de filtre, voir A propos des conditions de filtre.
ATTENTION : Lorsque vous entrez des valeurs de filtre, vérifiez que vous respectez les règles décrites dans la rubrique A propos des valeurs de filtre. Sinon, vous risquez de ne pas trouver les enregistrements corrects.
Exemples
Comptes : Si vous voulez créer une liste filtrée de comptes situés au Canada et dont le chiffre d'affaires annuel est supérieur à 100 000 000 dollars, vous devez renseigner le formulaire de la manière suivante :
Champ
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Condition
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Valeur(s)
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|
Chiffre d'affaires annuel
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Supérieur à
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100000000
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ET
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Pays
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Egal à
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Canada
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Leads : Si vous voulez créer une liste filtrée de leads ayant un chiffre d'affaires potentiel supérieur à 100 000 dollars et une évaluation égale à A ou B, vous devez renseigner le formulaire de la manière suivante :
Champ
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Condition
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Valeur(s)
|
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CA potentiel
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Supérieur à
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100000
|
ET
|
Classement
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Inférieur à
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C
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- Dans la section Colonnes d'affichage, choisissez les champs à afficher sous forme de colonne dans les résultats de recherche en les déplaçant de la liste des champs disponibles vers celle des champs sélectionnés. Utilisez les flèches Haut ou Bas pour changer l'ordre des champs sélectionnés.
CONSEIL : Après le renvoi de la liste d'enregistrements, vous pouvez rapidement modifier l'ordre des colonnes de la liste en faisant glisser les en-têtes de colonne et en les déposant vers un nouvel emplacement. Vous pouvez éventuellement enregistrer la liste après avoir modifié l'ordre des colonnes.
- Dans la section Ordre de tri, sélectionnez un champ de tri par défaut dans la liste déroulante Trier par et cliquez sur Croissant ou Décroissant pour choisir l'ordre de tri.
Certains champs sont optimisés pour améliorer les performances des recherches et du tri de listes. Ces champs optimisés apparaissent en texte vert dans la liste des champs de tri. Si vous sélectionnez un champ qui n'est pas optimisé comme le champ de recherche par défaut, la recherche risque d'être plus lente.
REMARQUE : Pour cette étape, vous ne pouvez pas sélectionner un champ de type case à cocher comme champ de tri. Cependant, une fois la liste créée, vous pouvez cliquer sur l'en-tête de la colonne pour trier les champs en fonction des valeurs de la case à cocher.
- Cliquez sur Atteindre.
Les enregistrements qui sont renvoyés par la recherche avancée sur un seul type d'enregistrement sont affichés dans une page de liste. Si un trop grand nombre d'enregistrements s'affiche dans la liste, vous pouvez filtrer ou affiner la liste dans la page de liste. Pour plus d'informations sur le filtrage et la précision des listes dans les pages de liste, reportez-vous aux rubriques suivantes :
Pour effectuer une recherche avancée sur plusieurs types d'enregistrement
- Si la barre d'actions est masquée, affichez-la. Pour plus d'informations à ce sujet, voir A propos de l'affichage ou du masquage de la barre d'actions.
- Dans la barre d'actions de la section Rechercher, cliquez sur Avancé.
- Dans la page Recherche avancée, sélectionnez les options souhaitées, comme suit :
- Sélectionnez l'option Tous les types d'enregistrements pour rechercher tous les types d'enregistrement compatibles avec la recherche par mot clé. Cette requête est plus lente.
- Sélectionnez l'option Tous les types d'enregistrements suivants, puis la case à cocher correspondant à chaque type d'enregistrement que vous souhaitez rechercher.
- Dans le champ Mots-clés, saisissez la valeur à rechercher ou aucune valeur pour effectuer la recherche uniquement en fonction des dates que vous fournissez.
REMARQUE : Il n'est pas nécessaire d'utiliser un caractère générique (*) dans le champ Mots-clés, car il sera automatiquement ajouté au début et à la fin de la saisie effectuée par l'utilisateur. L'utilisation du signe égal (=) pour rechercher une correspondance exacte n'est pas prise en charge.
- Le cas échéant, entrez la fourchette de dates (utilisez quatre chiffres pour l'année, tels que 2010) :
- Pour les rendez-vous, la date s'applique à l'Heure de début (date).
- Pour les tâches, la date s'applique à la Date d'échéance.
- Pour les opportunités, la date s'applique à la Date de clôture.
- Pour tous les autres types d'enregistrement, la date s'applique à la Date de création.
- Cliquez sur Atteindre.
Les résultats s'affichent pour chaque type d'enregistrement.
CONSEIL : Si un message indique que votre demande de recherche a expiré, précisez les critères de recherche et réessayez. Vous trouverez également des informations supplémentaires sur l'optimisation des recherches et des listes sur le site Web Formation et Support. Pour accéder à ce site, cliquez sur le lien global Formation et Support en haut de chaque page d'Oracle CRM On Demand.
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