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Gestion des présentations de recherche

Pour la plupart des types d'enregistrement, vous pouvez spécifier les champs (standard et personnalisés) dont les utilisateurs peuvent se servir pour rechercher des enregistrements. De même, vous pouvez spécifier les champs affichés dans la page des résultats de la recherche. Vous pouvez préciser les champs de recherche d'une présentation de recherche et affecter cette présentation à des rôles utilisateur appropriés pour chaque type d'enregistrement. Pour plus d'informations, voir Ajout de rôles.

Vous pouvez copier une présentation de recherche existante et la modifier selon vos besoins. Vous pouvez également modifier des présentations de recherche existantes. La présentation de recherche par défaut est en lecture seule. Vous pouvez la copier mais pas la modifier ni la supprimer. Pour spécifier les champs utilisés dans les recherches et ceux affichés dans les résultats de la recherche, utilisez l'Assistant de présentation de recherche.

REMARQUE : Le nombre de caractères utilisable dans les noms de présentation de recherche est limité. Pour plus d'informations, voir A propos des limites des présentations personnalisées.

ATTENTION : Lorsque vous créez ou modifiez une présentation de recherche pour le type d'enregistrement Utilisateur, n'ajoutez pas à la fois le champ Responsable et le champ Responsable (Alias) à la même présentation de recherche. Si ces deux champs figurent sur une même présentation de recherche, les recherches utilisant cette présentation vont échouer. Pour plus d'informations sur les champs Responsable et Responsable (Alias), voir A propos des champs Responsable et Responsable (Alias) dans les enregistrements utilisateur.

Gestion du fonctionnement des fenêtres de consultation

Vous pouvez également utiliser l'assistant de présentation de recherche pour gérer le comportement des fenêtres de consultation et pour activer les associations intelligentes. Pour configurer le comportement de la fenêtre de consultation pour chaque type d'enregistrement, vous avez plusieurs possibilités : Toutes ces options sont sélectionnées dans la présentation de recherche par défaut :

  • Configurer la fenêtre de consultation avec des champs par défaut. Si cette case est cochée, les champs de la présentation de recherche par défaut sont utilisés.
  • Afficher les résultats de recherche à l'ouverture de la fenêtre de consultation. Si cette case est cochée, la liste des enregistrements disponibles s'affiche dans la fenêtre de consultation dès son ouverture. Si elle ne l'est pas, aucun enregistrement ne s'affiche à l'ouverture de la fenêtre de consultation.

    REMARQUE : Si la visibilité du responsable est activée pour la société, la liste des enregistrements peut mettre du temps à se remplir dans certaines fenêtres de consultation et, dans certains cas, un dépassement du délai imparti à la fenêtre peut survenir. Pour empêcher cela, désélectionnez la case Afficher les résultats de recherche à l'ouverture de la fenêtre de consultation pour le type d'enregistrement associé à la fenêtre de consultation. Plus aucun enregistrement n'apparaît alors dans cette fenêtre et les utilisateurs peuvent saisir les critères de recherche pour trouver les enregistrements souhaités.

  • Résolution automatique activée. Si cette case est cochée, les associations intelligentes sont activées. Les associations intelligentes de Oracle CRM On Demand sont des recherches automatiques grâce auxquelles les utilisateurs peuvent plus facilement associer des enregistrements de types différents (Compte, Interlocuteur, Opportunité, Activité, etc.). Lorsque les associations intelligentes sont activées, les utilisateurs peuvent saisir tout ou partie du nom de l'enregistrement qu'ils veulent associer à l'enregistrement principal dans le champ approprié et laisser Oracle CRM On Demand résoudre automatiquement l'association. Lorsque l'utilisateur tente d'enregistrer les modifications qu'il a effectuées, Oracle CRM On Demand recherche une correspondance pour le nom qu'il a saisi. Si Oracle CRM On Demand trouve un seul résultat, l'enregistrement correspondant est utilisé et les modifications effectuées par l'utilisateur sont sauvegardées. Si Oracle CRM On Demand ne trouve pas de correspondance ou en trouve plusieurs potentielles, il présente à l'utilisateur une fenêtre de consultation. Dans la fenêtre de consultation, l'utilisateur peut poursuivre sa recherche et sélectionner l'enregistrement approprié. Lorsque les associations intelligentes ne sont pas activées, les utilisateurs doivent cliquer sur l'icône de recherche en regard d'un champ pour ouvrir une fenêtre de consultation dans laquelle ils peuvent rechercher des enregistrements.
  • Afficher la liste contextuelle comme fenêtre de consultation par défaut. Cette case à cocher n'est disponible que si le menu Listes de type d'enregistrement dans les fenêtres de consultation a la valeur Activé dans le profil de la société. Si la case Afficher la liste contextuelle comme fenêtre de consultation par défaut est cochée et que le type d'enregistrement comporte une ou plusieurs listes contextuelles, toutes ces listes apparaissent avant les autres dans le champ Liste type d'enregistrement situé en haut à gauche de la fenêtre de consultation. Les listes contextuelles contiennent en général les enregistrements dont les utilisateurs ont besoin. Pour plus d'informations sur le champ Liste type d'enregistrement et les listes contextuelles, voir Recherche d'enregistrements dans les fenêtres de consultation. Pour plus d'informations sur le menu Listes de type d'enregistrement dans les fenêtres de consultation, voir Définition du profil et des paramètres généraux par défaut de votre société.

    REMARQUE : Si vous sélectionnez Désactivé dans le menu Listes de type d'enregistrement dans les fenêtres de consultation du profil de la société après avoir configuré les présentations de recherche, la case à cocher Afficher la liste contextuelle comme fenêtre de consultation par défaut n'est plus disponible dans l'assistant de présentation de recherche. En outre, les listes contextuelles ne sont pas disponibles dans les fenêtres de consultation et la recherche initiale d'un enregistrement d'un type donné dans une fenêtre de consultation est effectuée parmi tous les enregistrements de ce type auxquels l'utilisateur a accès, que l'option Afficher la liste contextuelle comme fenêtre de consultation par défaut ait été sélectionnée ou non. Cependant, Oracle CRM On Demand enregistre le paramétrage de la case à cocher Afficher la liste contextuelle comme fenêtre de consultation par défaut pour chaque présentation de recherche. Si, plus tard, vous sélectionnez Activé ou Mixte dans le menu Listes de type d'enregistrement dans les fenêtres de consultation du profil de la société, le paramétrage de la case à cocher Afficher la liste contextuelle comme fenêtre de consultation par défaut de chaque présentation de recherche est restauré et redevient effectif.

Lorsque vous créez une présentation de recherche pour le type d'enregistrement Produit, l'option suivante est disponible si vous souhaitez que la fenêtre de présentation de la recherche affiche les produits par division :

  • Configurer la fenêtre de consultation avec Division comme champ de recherche par défaut. Dans Oracle CRM On Demand, lorsque vous créez une présentation de recherche pour le type d'enregistrement Produit dans l'Assistant de présentation de recherche, vous pouvez configurer la présentation de la recherche du produit de façon à répertorier les produits par division en cochant la case Configurer la fenêtre de consultation avec Division comme champ de recherche par défaut. L'affichage des produits par division dans la fenêtre de consultation Produit permet aux utilisateurs d'effectuer des recherches dans un ensemble de produits pertinents. Cela permet également de réduire les erreurs qu'ils commettent lorsqu'ils effectuent des recherches et des sélections à partir d'une liste de produits. Pour plus d'informations, voir Eléments à prendre en compte lors de la création de présentations de recherche de produit.

Si vous créez une présentation de recherche et que vous voulez configurer la page des résultats de la recherche par mot clé améliorée pour afficher des champs de résultats spécifiques pour les types d'enregistrement Compte, Opportunité, Interlocuteur, Rendez-vous et Tâche, vous disposez des options suivantes :

  • Configurer la recherche par mot clé améliorée avec les champs de résultats de la recherche sélectionnés. Si cette case est cochée, les champs définis dans la présentation de recherche sont affichés dans la page des résultats de la recherche par mot clé améliorée. Si cette case est désélectionnée, les champs clés pour le type d'enregistrement sont affichés dans la page des résultats de recherche.

Avant de commencer. Pour gérer les présentations de recherche, vous devez avoir un rôle qui inclut le privilège Personnaliser l'application.

La procédure suivante explique comment créer ou modifier une présentation de recherche.

Pour créer ou modifier une présentation de recherche

  1. Dans le coin supérieur droit de la page en cours, cliquez sur le lien général Admin.
  2. Dans la section Personnalisation d'application, cliquez sur le lien Personnalisation d'application.
  3. Dans la section Configuration des types d'enregistrement, cliquez sur le type d'enregistrement pour lequel vous souhaitez créer ou modifier une présentation de recherche.
  4. Dans la page type d'enregistrement -  Personnalisation de l'application, cliquez sur le lien type d'enregistrement - Présentation de recherche.
  5. Dans la liste Présentation de recherche, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour modifier une mise en page existante, cliquez sur Modifier ou Copier.
    • Cliquez sur le bouton Nouvelle présentation pour créer une mise en page.
    • Cliquez sur Supprimer pour supprimer une présentation existante qui n'est pas actuellement affectée à un rôle.

      L'Assistant de présentation de recherche vous guide tout au long du processus.

  6. A l'étape 1, Définir le nom de la présentation, entrez ou modifiez le nom et éventuellement la description de la présentation.
  7. Cliquez sur Suivant.

    A l'étape 2, Indiquer les champs de recherche, vous avez accès à trois listes :

    • Champs de recherche non disponibles. Cette liste affiche tous les champs qui ne seront pas disponibles pour la recherche.
    • Champs de recherche ciblée. Cette liste affiche tous les champs qui sont disponibles pour une recherche ciblée et qui seront affichés dans l'applet Recherche ciblée pour le type d'enregistrement dans la barre d'actions. L'applet Recherche ciblée permet d'afficher au maximum dix champs. Si vous ajoutez plus de dix champs à la liste et que vous tentez d'enregistrer la mise en page, un message d'erreur s'affiche. Si vous utilisez Champs de recherche ciblée, voici ce qui se passe :
      • Les champs sont disponibles en tant que champs par défaut prérenseignés dans le formulaire de critères Recherche avancée.
      • Les champs sélectionnés apparaissent en tant que champs par défaut prérenseignés dans les critères de filtre lors de la création ou de l'affinage des listes.
      • Les champs sélectionnés apparaissent comme l'ensemble des champs que vous pouvez utiliser pour la recherche dans la fenêtre de consultation.

        Si aucun champ n'est indiqué dans la liste, le type d'enregistrement apparaît dans l'applet Recherche ciblée, mais aucun champ de recherche ne figure dans cette dernière.

    • Champs de recherche supplémentaires. Cette liste affiche les champs qui ne sont pas affichés dans l'applet Recherche ciblée mais qui sont disponibles dans d'autres recherches, comme les recherches avancées. Les champs indexés apparaissent en vert. Les champs indexés qui ne tiennent pas compte de la casse sont affichés en bleu.

      REMARQUE : Pour des performances optimales, utilisez des champs indexés lorsque vous définissez des champs de recherche. Si la liste Champs de recherche ciblée ou Champs de recherche supplémentaires contient des champs qui ne sont pas optimisés, un message d'avertissement apparaît.

      Pour organiser les champs au sein d'une liste, cliquez sur les flèches vers le haut et vers le bas et déplacez les champs entre les listes en cliquant sur la flèche droite ou gauche, ou les flèches vers le haut et vers le bas. L'ordre des champs dans les listes est utilisé dans l'applet Recherche ciblée de la barre d'actions et dans les formulaires de critères de recherche.

      REMARQUE : Les champs qui sont affichés en texte violet ne tiennent jamais compte de la casse. Ces champs ne sont pas optimisés pour les recherches rapides.

  8. A l'étape 2, déplacez les champs vers la liste Champs de recherche non disponibles et organisez les champs des listes Champs de recherche ciblée et Champs de recherche supplémentaires, le cas échéant.

    ATTENTION : Il est recommandé d'ajouter le moins de champs possible aux listes, car le nombre de colonnes peut directement influer sur les performances. Ces dernières varient considérablement selon le type d'enregistrement et le type de champ. Chaque champ supplémentaire peut augmenter le temps de chargement de la liste.

  9. (Facultatif) Cochez la case Configurer la fenêtre de consultation avec Division comme champ de recherche par défaut si vous souhaitez que la fenêtre de présentation de la recherche affiche les produits par division.

    REMARQUE : Cette option est uniquement disponible lorsque vous spécifiez une présentation de recherche pour le type d'enregistrement Produit. Pour plus d'informations, voir Eléments à prendre en compte lors de la création de présentations de recherche de produit.

  10. Cliquez sur Suivant.

    A l'étape 3, Définir la présentation des résultats de la recherche, trois listes sont disponibles :

    • Champs de résultats de recherche non disponibles. Cette liste affiche tous les champs qui ne seront pas affichés dans les résultats de la recherche.
    • Champs des résultats de recherche de la fenêtre de consultation. Cette liste affiche les champs qui seront affichés dans les résultats de la recherche de la fenêtre de consultation. Cette liste est limitée à neuf champs.
    • Champs supplémentaires pour les résultats de recherche. Cette liste affiche les champs supplémentaires, en plus de ceux de la liste Champs des résultats de recherche de la fenêtre de consultation, qui seront affichés dans les résultats des recherches autres que celles de la fenêtre de consultation.

      Le nombre total de champs autorisés pour la liste Champs des résultats de recherche de la fenêtre de consultation et la liste Champs supplémentaires pour les résultats de recherche est de 20, ce qui signifie que les résultats de la recherche ne peuvent pas présenter plus de 20 colonnes. Pour plus d'informations sur la recherche d'enregistrements, voir Recherche d'enregistrements.

  11. A l'étape 3, Définir la présentation des résultats de la recherche, déplacez les champs vers les listes Champs des résultats de recherche de la fenêtre de consultation et Champs supplémentaires pour les résultats de recherche, et réorganisez-les si nécessaire.

    REMARQUE : La liste Champs des résultats de recherche de la fenêtre de consultation détermine la présentation des champs de résultat de recherche pour les fenêtres de consultation d'association simple. Vous ne pouvez pas spécifier la présentation des champs de résultat de recherche pour les fenêtres de consultation d'associations multiples.

  12. Sélectionnez ou désélectionnez les cases à cocher suivantes pour configurer le comportement des fenêtres de consultation :
    • Configurer la fenêtre de consultation avec des champs par défaut
    • Afficher les résultats de recherche à l'ouverture de la fenêtre de consultation
    • Résolution automatique activée
    • Afficher la liste contextuelle comme fenêtre de consultation par défaut
    • Configurer la recherche par mot clé améliorée avec les champs de résultats de la recherche sélectionnés
  13. Cliquez sur Terminer.

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Publié en octobre 2016 Copyright © 2005, 2016, Oracle. Tous droits réservés. Legal Notices.