Guida introduttiva > Gestione dei record > Gestione degli elenchi > Come creare e restringere gli elenchi
Come creare e restringere gli elenchi
Quando si crea o si restringe un elenco di record, i campi in cui è possibile effettuare ricerche e che possono essere visualizzati nell'elenco sono determinati dal ruolo utente come descritto di seguito.
- Se il privilegio Tutti i campi nella ricerca e negli elenchi è abilitato nel ruolo utente, è possibile includere nella ricerca tutti i campi che l'amministratore dell'azienda ha reso disponibili nel layout di ricerca assegnato al ruolo utente per il tipo di record.
NOTA: la procedura ottimale prevede che gli amministratori dell'azienda non abilitino il privilegio Tutti i campi nella ricerca e negli elenchi per la maggior parte dei ruoli utente. Quando il privilegio non è abilitato, i campi non utilizzati dall'azienda non sono visibili nelle pagine di ricerca ed elenco. Ciò contribuisce a una maggiore chiarezza e facilita la visualizzazione dei campi a cui gli utenti sono più interessati.
- Se il privilegio Tutti i campi nella ricerca e negli elenchi non è abilitato nel ruolo utente, è possibile includere nella ricerca un campo solo se soddisfa entrambi i criteri riportati di seguito.
- Quando si restringe un elenco esistente, è possibile che alcuni campi dei criteri di ricerca per l'elenco non siano disponibili per il proprio ruolo utente. I campi limitati di questo tipo sono disattivati e non possono essere modificati. È possibile rimuovere i campi limitati dai criteri di ricerca prima di eseguire o salvare l'elenco. Se si esegue o salva l'elenco senza rimuovere i campi limitati dai criteri di ricerca, Oracle CRM On Demand esegue questa operazione in modo automatico prima dell'esecuzione o del salvataggio dell'elenco.
NOTA: l'amministratore dell'azienda può modificare gli insiemi di campi disponibili nei layout di ricerca del ruolo utente in qualsiasi momento. Se l'amministratore dell'azienda rimuove un campo disponibile in precedenza per le ricerche, la volta successiva che applica un filtro a un elenco contenente tale campo, non sarà possibile salvare l'elenco contenente tale campo nel filtro. Se l'utente non rimuove il campo dal filtro, Oracle CRM On Demand lo rimuove automaticamente prima di eseguire o salvare l'elenco.
Il ruolo utente determina i campi visualizzabili nell'elenco dei record
Il ruolo utente determina anche i campi che possono essere visualizzati nell'elenco dei record restituito dalla ricerca, come riportato di seguito.
- Se il privilegio Tutti i campi nella ricerca e negli elenchi è abilitato per il ruolo utente, è possibile selezionare qualsiasi campo per la visualizzazione come colonna nell'elenco dei record restituito dalla ricerca.
- Se il privilegio Tutti i campi nella ricerca e negli elenchi non è abilitato per il ruolo utente, è possibile selezionare un campo per la visualizzazione come colonna nell'elenco dei record restituito dalla ricerca solo se il campo è visualizzato nel layout di pagina Dettaglio assegnato al proprio ruolo utente per il tipo di record. Se per il ruolo di cui si dispone sono stati definiti layout dinamici, il campo deve essere visualizzato su almeno uno dei layout di pagina dinamici per il tipo di record.
MOSTRA
Procedure preliminari.Quando si crea un elenco, è necessario immettere i campi e i valori relativi ai criteri impostati. Per riportare i nomi e i valori esatti dei campi così come vengono utilizzati in Oracle CRM On Demand, andare prima alla pagina Modifica del record. In alternativa, per ottenere i nomi esatti dei campi, è possibile stampare la pagina Dettaglio relativa al record. In alternativa, è possibile stampare la pagina dei dettagli di un record per acquisire i nomi esatti dei campi. La stampa, tuttavia, non mostrerà i valori dei campi per gli elenchi a discesa.
Per impostare un elenco
- Creare un nuovo elenco oppure accedere alla pagina Limita elenco per aggiornare un elenco esistente.
Nella pagina Elenco della maggior parte dei tipi di record è disponibile un pulsante Menu con le opzioni necessarie per creare un nuovo elenco oppure limitare un elenco esistente. Per ulteriori informazioni sull'accesso alle opzioni di gestione degli elenchi, vedere Gestione degli elenchi.
NOTA: nelle pagine Elenco relative alla maggior parte dei tipi di record, è inoltre possibile limitare l'elenco senza uscire dalla pagina Elenco e, facoltativamente, salvare l'elenco limitato. Per informazioni su come restringere gli elenchi nelle pagine Elenco, vedere Come restringere gli elenchi nelle pagine Elenco.
- Nella sezione Cerca in della pagina Nuovo elenco o Limita elenco selezionare una delle opzioni riportate di seguito.
- Se l'opzione selezionata è Set di record, selezionare una delle opzioni riportate di seguito dall'elenco del campo Set di record.
- Tutti i record che posso vedere.Consente di includere i record per i quali l'utente dispone almeno dell'accesso di visualizzazione, come definito dalla gerarchia dei report, dal livello di accesso per il ruolo e dal livello di accesso per i record condivisi.
- Tutti i miei record.
- Tutti i record in cui io sono nel team. Include nell'elenco filtrato solo i record che soddisfano le condizioni riportate di seguito.
- L'utente è il proprietario dei record.
- I record sono condivisi con l'utente dal proprietario mediante la funzione Team.
- I record sono condivisi con l'utente tramite la funzione di assegnazione gruppi per clienti, attività, contatti, nuclei familiari, opportunità e portafogli.
- Tutti i miei record o dei miei subordinati.
- Tutti i record in cui io o i miei subordinati siamo nel team.
- Il mio registro predefinito. L'impostazione predefinita del Selettore Registro definita dall'amministratore dell'azienda.
- Se l'opzione selezionata è Registro, selezionare un registro, un utente o un delegato nel Selettore Registro.
Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo del Selettore Registro.
- Nella sezione Scegli distinzione maiuscole/minuscole, selezionare la casella di controllo Senza distinzione tra maiuscole/minuscole, se necessario.
Quando questa casella di controllo è selezionata, alcuni campi diventano senza distinzione tra maiuscole e minuscole per la ricerca. I campi interessati vengono visualizzati in blu nella sezione Inserire i criteri di ricerca.
- Nella sezione Inserire i criteri di ricerca, effettuare le seguenti operazioni:
- (Facoltativo) Se si ridefinisce un filtro elenco esistente che contiene un campo di ricerca non disponibile per il ruolo utente, rimuovere il campo di ricerca dall'elenco facendo clic sull'icona X accanto alla riga del campo.
Se non è disponibile come campo di ricerca per il ruolo utente, un campo nel filtro elenco è disattivato, non modificabile e contraddistinto da un'icona X. È possibile rimuovere i campi limitati dal filtro elenco. Se si esegue o salva l'elenco senza rimuovere i campi limitati dal filtro, Oracle CRM On Demand esegue questa operazione in modo automatico prima dell'esecuzione o del salvataggio dell'elenco.
- Selezionare un campo dall'elenco Campo.
I campi sono precompilati con i campi della ricerca mirata per il tipo di record.
NOTA: se l'amministratore dell'azienda non rende disponibile alcun campo di ricerca nel layout di ricerca assegnato al ruolo utente per un tipo di record, non sarà possibile specificare alcun criterio di ricerca per un elenco di record del tipo interessato.
Certi campi sono ottimizzati per migliorare le prestazioni durante le ricerche e quando si ordinano gli elenchi. I campi ottimizzati sono visualizzati con testo verde nell'elenco dei campi di ricerca. Se i criteri di ricerca definiti includono un campo non ottimizzato per la ricerca, la ricerca potrebbe risultare più lenta.
NOTA: I campi mostrati in viola nella sezione Inserire i criteri di ricerca sono sempre senza distinzione tra maiuscole e minuscole, indipendentemente dall'impostazione della casella di controllo Senza distinzione tra maiuscole/minuscole. Questi campi non sono ottimizzati per la ricerca veloce.
Se il campo di indirizzo richiesto non è visualizzato nell'elenco a discesa, selezionare il campo corrispondente nella tabella seguente oppure nell'argomento Informazioni sulle mappature degli indirizzi e dei paesi.
NOTA: è possibile che i campi elencati nella tabella non si applichino a tutti i paesi o a tutte le impostazioni nazionali.
Per filtrare l'elenco in base a questo campo
|
Selezionare questo campo dall'elenco a discesa
|
Numero civico Indirizzo 1 Chome
|
Numero/Via
|
Ku
|
Indirizzo 2
|
Piano Distretto
|
Indirizzo 3
|
Shi/Gun
|
Città
|
Colonia/Sezione Codice CEDEX Indirizzo 4 URB Area urbana
|
Casella postale/Codice smistamento
|
Stato MEX Stato BRA Comune Parte del territorio Isola Prefettura Regione Emirato Oblast
|
Provincia
|
Codice isola Boite Postale Codigo Postal
|
CAP/Codice postale
|
- Immettere le condizioni, i valori del filtro e gli operatori (AND, OR) che definiscono il filtro.
Se si sta ristringendo un elenco, i campi vengono già compilati con i criteri che si possono modificare ulteriormente.
Per ulteriori informazioni sull'utilizzo delle condizioni di filtro, vedere Informazioni sulle condizioni di filtro.
SUGGERIMENTO: per creare un elenco di richieste di servizio che non dispongono di un proprietario, selezionare il campo ID proprietario e la condizione di filtro Uguale a, quindi lasciare vuoto il valore. In generale, si può utilizzare questa procedura per creare altri elenchi vuoti.
ATTENZIONE: quando si inseriscono i valori del filtro, attenersi alle regole descritte in Informazioni sui valori di filtro. In caso contrario, è possibile che nell'elenco non vengano inclusi i record corretti.
Esempi
Clienti: per creare un elenco filtrato dei clienti che si trovano in Canada e che hanno un fatturato superiore a $100.000.000, compilare il modulo come descritto di seguito.
Campo
|
Condizione
|
Valore/i
|
|
Fatturato annuo
|
Maggiore di
|
100000000
|
AND
|
Paese
|
Uguale a
|
Canada
|
|
Lead: per creare un elenco filtrato di lead con un fatturato potenziale superiore a $100.000 e una valutazione A o B, compilare il modulo come riportato di seguito.
Campo
|
Condizione
|
Valore/i
|
|
Fatturato potenziale
|
Maggiore di
|
100000
|
AND
|
Valutazione
|
Minore di
|
C
|
|
- Nella sezione Visualizza colonne, scegliere i campi da visualizzare come colonne nei risultati della ricerca spostando i campi dall'elenco Campi disponibili all'elenco Campi selezionati. Utilizzare le frecce verso il basso e verso l'alto per modificare l'ordine dei campi selezionati.
SUGGERIMENTO: dopo la visualizzazione dell'elenco dei record, è possibile modificare rapidamente l'ordine delle colonne trascinandone le intestazioni nella posizione desiderata.Facoltativamente, dopo aver modificato l'ordine delle colonne, è possibile salvare l'elenco.
- Nell'elenco a discesa Ordina per della sezione Criterio ordinamento, selezionare il campo di ordinamento predefinito e fare clic su Ascendente o Discendente per selezionare il tipo di ordinamento.
Certi campi sono ottimizzati per migliorare le prestazioni durante le ricerche e quando si ordinano gli elenchi. I campi ottimizzati sono visualizzati con testo verde nell'elenco dei campi di ordinamento. Se si seleziona un campo non ottimizzato come campo di ordinamento predefinito, la ricerca potrebbe risultare più lenta.
NOTA: non è possibile selezionare un campo corrispondente a una casella di controllo come campo di ordinamento in questo passo. Tuttavia, una volta creato l'elenco, è possibile fare clic sull'intestazione di colonna per effettuare l'ordinamento dei campi in base ai valori contenuti nella casella di controllo.
- (Facoltativo) Fare clic su Esegui per visualizzare i risultati dei criteri di ricerca senza salvare l'elenco.
La pagina Elenco che compare mostra i risultati dei criteri di ricerca. Sarà quindi possibile fare clic sul pulsante Menu nella barra del titolo e selezionare Salva elenco o Limita elenco per salvare l'elenco.
- Fare clic su Salva e compilare i campi nella sezione Salva opzioni, come riportato di seguito.
Campo
|
Commento
|
Nome elenco
|
Digitare un nome per l'elenco (lunghezza massima di 50 caratteri). Per il nome è possibile utilizzare qualsiasi simbolo o carattere di punteggiatura ad eccezione delle virgolette ("").
Gli elenchi creati vengono disposti secondo l'ordine crescente del codice ASCII: ciò significa che il criterio di ordinamento distingue tra maiuscole e minuscole. Pertanto, tutti i nomi elenco che iniziano con una lettera maiuscola vengono visualizzati prima dei nomi elenco che iniziano con una lettera minuscola.
|
Descrizione
|
Immettere una descrizione composta da un massimo di 251 caratteri.
|
Accessibilità all'elenco
|
Se il ruolo utente include il privilegio Gestione degli elenchi pubblici, selezionare una delle opzioni riportate di seguito.
- Privato. Consente di visualizzare l'elenco filtrato solo all'utente che lo ha creato.
- Pubblico. Consente a tutti i dipendenti di accedere all'elenco. Gli elenchi pubblici vengono visualizzati nella Home page record e sono accessibili a tutti i dipendenti dell'azienda.
- Ruolo specifico. Rende disponibile l'elenco solo a utenti con un ruolo specifico.
|
- Fare clic su Salva ed esegui.
L'elenco filtrato creato viene visualizzato nell'elenco a discesa nella barra del titolo della pagina e nella sezione Elenchi della home page del record.
SUGGERIMENTO: se viene visualizzato un messaggio che indica il timeout della richiesta di elenco, perfezionare i criteri e riprovare. Ulteriori informazioni sull'ottimizzazione delle ricerche e degli elenchi sono disponibili nel sito Web del centro di assistenza e formazioni, al quale è possibile accedere facendo clic sul collegamento globale Formazione e supporto nella parte superiore di ciascuna pagina di Oracle CRM On Demand.
|