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Informazioni sulle regole del workflow
Una regola del workflow è un'istruzione data a Oracle CRM On Demand per l'esecuzione automatica di una o più azioni ogni volta che si verifica un evento specificato.
Informazioni sull'impostazione della funzionalità delle regole del workflow
Per i nuovi clienti la funzionalità delle regole del workflow viene abilitata in modo automatico. Tuttavia, per i clienti esistenti è necessario che Oracle CRM On Demand Customer Care e l'amministratore dell'azienda configurino la funzionalità delle regole del workflow di Oracle CRM On Demand come riportato di seguito.
- Impostazione di Oracle CRM On Demand Customer Care. Quando Oracle CRM On Demand Customer Care imposta la funzionalità delle regole del workflow, il collegamento Configurazione workflow diventa visibile nella sezione Gestione processi aziendali della home page Amministrazione. Inoltre, per il ruolo utente Amministratore viene abilitato il privilegio Gestione regole dati - Gestione regole del workflow. Per ulteriori informazioni sull'utente, vedere Aggiunta di ruoli.
NOTA: Per creare le regole del workflow per il tipo di record Utente è inoltre necessario disporre del privilegio Gestione regole dati - Gestione regole del workflow nel proprio ruolo utente. L'amministratore può abilitare questo privilegio per il ruolo Amministratore e per qualsiasi altro ruolo in base alle esigenze. Per ulteriori informazioni generali sulla creazione delle regole del workflow per il tipo di record Utente, vedere Considerazioni relative alla creazione delle regole del workflow per il tipo di record Utente.
- Opzione Abilita workflow. Le regole del workflow possono essere eseguite solo se l'amministratore dell'azienda seleziona la casella di controllo Abilita workflow sulla pagina Profilo dell'azienda. Per informazioni sulla configurazione del profilo dell'azienda, vedere Impostazione del profilo dell'azienda e dei valori predefiniti globali.
- Eventi di integrazione. Per evento di integrazione si intende un meccanismo per l'attivazione di processi esterni basati sulle modifiche apportate ai record in Oracle CRM On Demand, incluse operazioni di creazione, aggiornamento, eliminazione, associazione, annullamento dell'associazione, ripristino e unione. È possibile specificare i campi di un record di cui si desidera tenere traccia. Se l'azienda desidera usare le regole del workflow per creare eventi di integrazione, contattare Oracle CRM On Demand Customer Care per richiedere supporto per l'amministrazione di eventi di integrazione e specificare la dimensione totale delle code degli eventi di integrazione necessarie. Quando si modifica un valore in un campo di cui si tiene traccia, la modifica viene registrata nell'evento di integrazione. È inoltre possibile specificare a quali code specifiche devono essere aggiunti gli eventi di integrazione. Per ulteriori informazioni sulla gestione degli eventi di integrazione, vedere Informazioni sugli eventi di integrazione.
- Registri. Se l'azienda desidera usare le regole del workflow per aggiornare le associazioni tra i record e i registri, contattare Oracle CRM On Demand Customer Care per richiedere il supporto per la gestione dei registri. Per ulteriori informazioni sulla gestione dei registri, vedere Gestione dei registri.
Eventi trigger e azioni nelle regole del workflow
Una regola del workflow viene valutata quando si verifica l'evento specificato nella regola, ovvero l'evento trigger. Se le condizioni nella regola vengono soddisfatte (o se non esistono condizioni nella regola), le azioni specificate nella regola vengono eseguite. Ad esempio, è possibile creare una regola del workflow per specificare che alla creazione di un'opportunità (l'evento trigger delle regola del workflow) venga inviata una e-mail al responsabile del proprietario dell'opportunità (l'azione della regola del workflow). È inoltre possibile specificare che la e-mail venga inviata solo se il fatturato dell'opportunità è superiore di un determinato importo (la condizione delle regola del workflow) nonché specificare il contenuto della e-mail.
È inoltre possibile configurare le regole del workflow in modo che le azioni vengano eseguite una volta trascorso un periodo di tempo specificato oppure a una data e a un'ora precise. Per ulteriori informazioni sulle azioni del workflow basate sul tempo, vedere Informazioni sulle regole del workflow basate sul tempo.
Le regole del workflow possono essere attivate da uno dei seguenti eventi:
- creazione, aggiornamento, ripristino, unione o eliminazione di un record;
NOTA: a partire dalla Release 20 l'aggiornamento di un record mediante un'azione del workflow non attiva nuove sequenze di regole del workflow. Ad esempio, se un'azione Aggiorna valori in una regola del workflow per il tipo di record account aggiorna un campo in un record account, questa modifica apportata al record non attiva alcuna regola del workflow per il tipo di record account anche se alcune di queste regole dispongono dell'evento trigger Prima del salvataggio del record salvato o Al salvataggio record modificato. Se si desidera che Oracle CRM On Demand esegua azioni aggiuntive in seguito alla modifica apportata al record, è necessario configurare queste azioni nella stessa regola del workflow dell'azione che ha aggiornato il record.
- associazione di un record a un altro record o annullamento dell'associazione da un altro record.
Gli eventi trigger di associazione e annullamento dell'associazione delle regole del workflow sono supportati solo per le associazioni tra determinati tipi di record. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Eventi trigger di associazione e annullamento dell'associazione di questo argomento.
NOTA: le regole del workflow supportano le operazioni di cancellazione in cascata e di eliminazione completa. Ad esempio, quando viene eliminato un account, vengono eliminati anche tutti i relativi indirizzi non condivisi. L'eliminazione di un indirizzo attiva a sua volta tutte le regole del workflow per il tipo di record Indirizzo che dispongono dell'evento trigger Prima dell'eliminazione record. Per ulteriori informazioni sulle operazioni di cancellazione in cascata e di eliminazione completa, vedere Informazioni sull'eliminazione e ripristino dei record.
Le regole del workflow vengono configurate per un intero record e non per i singoli campi che ne fanno parte. Esistono numerosi tipi di eventi trigger per le regole del workflow, ma ogni regola dispone di un solo evento trigger. A seconda dell'evento trigger selezionato per la regola, è possibile specificare che Oracle CRM On Demand esegua in modo automatico una o più azioni quando le condizioni della regola del workflow vengono soddisfatte.
NOTA: dopo la creazione di una regola, non è possibile modificare il tipo di record o l'evento trigger nella regola. È tuttavia possibile aggiornare la condizione del workflow.
L'evento trigger per ciascuna regola viene mostrato nelle pagine Elenco regole workflow e Dettagli regola workflow. Nella tabella riportata di seguito vengono indicate le azioni disponibili per ciascun evento trigger.
Evento trigger
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Azioni disponibili
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Al salvataggio nuovo record
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- Invia e-mail
- Crea task
- Assegna un registro
- Crea evento di integrazione
- Attendi
- Aggiorna valori
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Al salvataggio record modificato
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- Invia e-mail
- Crea task
- Assegna un registro
- Crea evento di integrazione
- Attendi
- Aggiorna valori
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Prima dell'eliminazione record
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- Invia e-mail
- Crea task
- Crea evento di integrazione
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Prima del salvataggio record modificato
|
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Dopo associazione con principale
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- Invia e-mail
- Crea evento di integrazione
- Attendi
|
Dopo dissociazione da principale
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- Invia e-mail
- Crea evento di integrazione
- Attendi
|
Al ripristino del record
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- Invia e-mail
- Crea evento di integrazione
- Crea task
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All'unione dei record
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- Invia e-mail
- Crea evento di integrazione
- Crea task
|
Sono disponibili alcune azioni del workflow aggiuntive per Oracle CRM On Demand Life Sciences Edition e Oracle CRM On Demand for Partner Relationship Management. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulle azioni del workflow.
NOTA: l'elaborazione dei prodotti bloccati non è supportata per gli elementi di richiesta campione quando si usano i workflow in Oracle CRM On Demand. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sui workflow degli elementi di richiesta campione e sulle regole dei prodotti bloccati.
NOTA: per alcuni tipi di record le regole del workflow configurate con l'evento trigger Al ripristino del record non vengono mai attivate perché al momento non è possibile ripristinare un record di quel tipo. Ad esempio, al momento non è possibile ripristinare un record del team account. Se in futuro verrà aggiunto il supporto per il ripristino di questi tipi di record, le regole del workflow configurate con l'evento trigger Al ripristino del record verranno attivare quando opportuno.
Limitazioni applicate alle regole del workflow e alle azioni delle regole
Alle regole del workflow e alle azioni delle regole vengono applicate le limitazioni descritte di seguito.
NOTA: quando una regola del workflow viene aggiornata da un'azione di associazione o annullamento dell'associazione di un record, l'evento di integrazione creato dal workflow può contenere determinati campi sia del record secondario che del record principale.
Ordine delle regole del workflow
Quando si crea una regola del workflow, Oracle CRM On Demand la assegna automaticamente al successivo numero di ordine non utilizzato per le regole basate su stesso tipo di record e stesso evento trigger. Se l'evento trigger per la regola del workflow è Dopo associazione con principale o Dopo dissociazione da principale, Oracle CRM On Demand automaticamente assegna la regola al successivo numero di ordine non utilizzato per le regole basate su stesso tipo di record, stesso evento trigger e stesso tipo di record principale. Il numero dell'ordine determina l'ordine in cui Oracle CRM On Demand richiama una sequenza di regole del workflow basate su stesso tipo di record e stesso evento trigger e, se applicabile, su stesso tipo di record principale. È possibile modificare l'ordine delle regole. Per ulteriori informazioni sulla modifica dell'ordine delle regole del workflow, vedere Modifica dell'ordine delle regole del workflow.
Uscita da una sequenza di regole del workflow
È possibile specificare che Oracle CRM On Demand interrompa l'elaborazione di una sequenza di regole del workflow quando viene soddisfatta la condizione in una regola del workflow. Quando una regola del workflow viene attivata, la condizione nella regola viene valutata. Se la condizione nella regola viene soddisfatta e la casella di controllo Esci nella regola del workflow è selezionata, le azioni attive nella regola del workflow corrente vengono eseguite ma le successive regole del workflow basate su stesso tipo di record e stesso evento trigger e, dove applicabile, stesso tipo di record principale, non vengono elaborate.
Eventi trigger di associazione e annullamento dell'associazione
Gli eventi trigger di associazione e annullamento dell'associazione specificati nelle regole del workflow sono supportati solo per le associazioni tra determinati tipi di record. Per gli eventi trigger di associazione e annullamento dell'associazione sono disponibili le azioni riportate di seguito.
- Invia e-mail. Questa azione è disponibile per tutti gli eventi trigger di associazione e annullamento dell'associazione.
- Attendi. Questa azione è disponibile per tutti gli eventi trigger di associazione e annullamento dell'associazione.
- Crea evento di integrazione. Questa azione è disponibile solo per alcune associazioni e annullamenti delle associazioni.
Nella tabella riportata di seguito sono elencate le associazioni che supportano gli eventi trigger di associazione e annullamento dell'associazione e vengono indicate le associazioni e gli annullamenti delle associazioni che supportano l'azione Crea evento di integrazione.
Tipo di record principale
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Tipo di record
|
Azione Crea evento di integrazione supportata
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Cliente
|
Indirizzo
|
Sì
|
Cliente
|
Contatto
|
Sì
|
Cliente
|
Oggetto personalizzato 01
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No
|
Cliente
|
Oggetto personalizzato 02
|
No
|
Cliente
|
Oggetto personalizzato 03
|
No
|
Attività
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Contatto
|
No
|
Contatto
|
Cliente
|
Sì
|
Contatto
|
Indirizzo
|
Sì
|
Contatto
|
Oggetto personalizzato 01
|
No
|
Contatto
|
Oggetto personalizzato 02
|
No
|
Contatto
|
Oggetto personalizzato 03
|
No
|
Contatto
|
Opportunità
|
Sì
|
Opportunità
|
Contatto
|
Sì
|
Opportunità
|
Oggetto personalizzato 02
|
No
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Nella tabella riportata di seguito vengono elencate le azioni che possono attivare una regola del workflow di associazione o di annullamento dell'associazione. Sono inoltre visualizzati gli eventi di integrazione generati dalla regola del workflow in ogni situazione (se un'azione dell'evento di integrazione è configurata nella regola del workflow).
NOTA: in base ai dati dei record, è possibile generare eventi di integrazione aggiuntivi. Ad esempio, se un contatto creato per un cliente è il contatto principale per tale cliente, viene generato un evento di integrazione aggiuntivo (aggiornamento del cliente).
Azione
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Record principale
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Record secondario
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Canale
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Evento di integrazione
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Creare un nuovo account con un indirizzo non condiviso.
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Cliente
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
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Account: inserimento
Indirizzo: inserimento
Indirizzo: associazione
|
Web Services
|
Cliente: inserimento
Indirizzo: inserimento
Indirizzo: associazione
|
Creare un indirizzo non condiviso per un account esistente.
|
Cliente
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Indirizzo: inserimento
Cliente: aggiornamento
Indirizzo: associazione
|
Web Services
|
Indirizzo: inserimento
Cliente: aggiornamento
Indirizzo: associazione
|
Rimuovere un indirizzo non condiviso da un account.
|
Cliente
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Indirizzo: eliminazione
Cliente: aggiornamento
|
Web Services
|
Indirizzo: eliminazione
Cliente: aggiornamento
Indirizzo: annullamento dell'associazione
|
Creare un nuovo account con un indirizzo condiviso esistente correlato.
|
Account
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Cliente: inserimento
|
Web Services
|
Cliente: inserimento
Indirizzo account: inserimento
|
Collegare un indirizzo condiviso esistente a un account esistente.
|
Cliente
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Indirizzo cliente: inserimento
|
Web Services
|
Indirizzo cliente: inserimento
|
Creare un nuovo indirizzo condiviso dalla sezione di informazioni correlate Indirizzo di una pagina Dettagli dell'account.
|
Cliente
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Cliente: aggiornamento
Indirizzo: inserimento
Indirizzo: associazione
|
Web Services
|
Non applicabile
|
Rimuovere un indirizzo condiviso da un account.
|
Cliente
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Indirizzo account: eliminazione
Cliente: aggiornamento
|
Web Services
|
Indirizzo account: eliminazione
|
Creare un nuovo contatto per un cliente.
|
Account
|
Contatto
|
Interfaccia utente
|
Cliente: aggiornamento
Contatto: inserimento
Contatto: associazione
|
Web Services
|
Contatto: inserimento
Contatto: associazione
Cliente: aggiornamento
|
Collegare un contatto esistente a un cliente.
|
Cliente
|
Contatto
|
Interfaccia utente
|
Contatto cliente: inserimento
Contatto: aggiornamento
|
Web Services
|
Contatto: associazione
Cliente: aggiornamento
|
Rimozione di un contatto da un cliente.
|
Cliente
|
Contatto
|
Interfaccia utente
|
Contatto cliente: eliminazione
Contatto: aggiornamento (solo contatto principale)
|
Web Services
|
Contatto: annullamento dell'associazione
Cliente: aggiornamento
|
Collegare un cliente esistente a un contatto.
|
Contatto
|
Cliente
|
Interfaccia utente
|
Contatto cliente: inserimento
Cliente: aggiornamento
|
Web Services
|
Contatto cliente: inserimento
Contatto: aggiornamento
|
Rimuovere un contatto da un cliente.
|
Contatto
|
Cliente
|
Interfaccia utente
|
Contatto cliente: eliminazione
Contatto: aggiornamento (solo contatto principale)
|
Web Services
|
Contatto cliente: eliminazione
Contatto: aggiornamento (solo contatto principale)
|
Creare un nuovo contatto con un indirizzo non condiviso.
|
Contatto
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Contatto: inserimento
Indirizzo: inserimento
Indirizzo: associazione
|
Web Services
|
Contatto: inserimento
Indirizzo: inserimento
Indirizzo: associazione
|
Creare un indirizzo non condiviso per un contatto esistente.
|
Contatto
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Indirizzo: inserimento
Contatto: aggiornamento
Indirizzo: associazione
|
Web Services
|
Indirizzo: inserimento
Contatto: aggiornamento
Indirizzo: associazione
|
Rimuovere un indirizzo non condiviso da un contatto.
|
Contatto
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Indirizzo: eliminazione
Contatto: aggiornamento
|
Web Services
|
Indirizzo: eliminazione
Contatto: aggiornamento
Indirizzo: annullamento dell'associazione
|
Creare un nuovo contatto con un indirizzo condiviso esistente correlato.
|
Contatto
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Contatto: inserimento
|
Web Services
|
Contatto: inserimento
Indirizzo del contatto: inserimento
|
Collegare un indirizzo condiviso esistente a un contatto esistente.
|
Contatto
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Indirizzo del contatto: inserimento
|
Web Services
|
Indirizzo del contatto: inserimento
|
Creare un nuovo indirizzo condiviso dalla sezione di informazioni correlate Indirizzo di una pagina Dettagli del contatto.
|
Contatto
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Contatto: aggiornamento
Indirizzo: inserimento
Indirizzo: associazione
|
Web Services
|
Non applicabile
|
Rimuovere un indirizzo condiviso da un contatto.
|
Contatto
|
Indirizzo
|
Interfaccia utente
|
Indirizzo contatto: eliminazione
Contatto: aggiornamento
|
Web Services
|
Indirizzo contatto: eliminazione
|
Creare una nuova opportunità per un contatto.
|
Contatto
|
Opportunità
|
Interfaccia utente
|
Opportunità: inserimento
Opportunità: associazione
|
Web Services
|
Opportunità: inserimento
Opportunità: associazione
Contatto: aggiornamento
|
Rimuovere un'opportunità da un contatto.
|
Contatto
|
Opportunità
|
Interfaccia utente
|
Opportunità: annullamento dell'associazione
|
Web Services
|
Opportunità: annullamento dell'associazione
|
Creare un nuovo contatto per un'opportunità.
NOTA: questa azione non è disponibile nell'interfaccia utente.
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Opportunità
|
Contatto
|
Web Services
|
Contatto: inserimento
Contatto: associazione
|
Collegare un contatto esistente a un'opportunità.
|
Opportunità
|
Contatto
|
Interfaccia utente
|
Opportunità: aggiornamento
Ruolo contatto opportunità: inserimento
|
Web Services
|
Contatto: associazione
Opportunità: aggiornamento
|
Rimuovere un contatto da un'opportunità.
|
Opportunità
|
Contatto
|
Interfaccia utente
|
Ruolo contatto opportunità: eliminazione
Opportunità: aggiornamento
|
Web Services
|
Contatto: annullamento dell'associazione
Opportunità: aggiornamento
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Errori di azioni di regole del workflow
Se un'azione della regola del workflow non viene completata, si verifica quanto riportato di seguito.
- Se un'azione Aggiorna valore non riesce, l'operazione che ha attivato la regola viene bloccata e nessun'altra azione nella regola del workflow viene eseguita. Viene visualizzato un messaggio di errore per informare l'utente che l'operazione non è riuscita.
- Se qualsiasi altro tipo di azione della regola del workflow non riesce, viene visualizzato un messaggio di errore ma l'operazione che ha attivato la regola non viene bloccata e le altre azioni nella regola vengono eseguite. Alcuni messaggi di errore, come il messaggio che viene visualizzato quando un'azione Crea task non riesce perché all'utente non è consentito creare un task, non vengono visualizzati all'utente. Gli errori di questo tipo vengono scritti nel file di log.
NOTA: se un'azione Invia e-mail è configurata in una regola del workflow e la generazione dell'e-mail riesce, l'azione del workflow viene considerata completata e riuscita. L'e-mail non verrà tuttavia inviata finché l'operazione che ha attivato la regola del workflow non sarà stata completata con esito positivo. Gli amministratori possono visualizzare l'elenco delle e-mail in uscita in attesa di invio nel Monitor e-mail. Per ulteriori informazioni sul Monitor e-mail, vedere Analisi delle e-mail in sospeso e inviate dell'azienda.
Visibilità dei record e azioni del workflow
Quando un utente esegue un'azione che attiva una regola del workflow, è possibile che alcune delle azioni previste dalla regola non riescano se l'azione dell'utente provoca la perdita della visibilità del record.
Si supponga ad esempio che esista una regola del workflow che viene attivata quando si salva un record cliente modificato. Se l'utente proprietario del record cliente riassegna il cliente a un altro utente, la regola del workflow viene attivata al salvataggio del record cliente. Se tuttavia il proprietario originale del record non ha più visibilità per il record cliente mediante altri mezzi, ad esempio l'appartenenza a un team o a un registro, qualsiasi azione che richiede l'accesso al record cliente non riuscirà.
Modalità di proprietà dei record e azioni del workflow
È possibile configurare tipi di record che supportano i registri personalizzati in modalità di proprietà differenti: modalità utente, modalità mista o modalità registro. Per ulteriori informazioni sulle modalità di proprietà dei record, vedere Informazioni sulle modalità di proprietà dei record. La modalità di proprietà dei record interagisce con le regole e le azioni del workflow.
Quando un'azione del workflow Assegna un registro tenta di rimuovere il registro personalizzato primario da un record, si verifica quanto riportato di seguito.
- Se il tipo di record è configurato in modalità registro, l'azione del workflow non riesce.
- Se il tipo di record è configurato in modalità mista, Oracle CRM On Demand rimuove il valore nel campo Registro del record quando il registro personalizzato primario viene rimosso dal record.
- Se il tipo di record è configurato in modalità utente, nessuno dei registri nel record è un registro personalizzato primario e la modalità di proprietà dei record non influisce sull'azione del workflow.
Se un'azione del workflow ha una dipendenza sul valore del campo Proprietario di un record, come quando un'azione Invia e-mail viene configurata per inviare messaggi e-mail mediante l'opzione Utente relativo sul record, si verifica quanto riportato di seguito.
- Se il tipo di record è configurato in modalità registro, l'azione del workflow non riesce.
- Se il tipo di record è configurato in modalità utente o modalità mista e il campo che identifica l'utente relativo sul record è vuoto, l'azione del workflow non riesce.
Ad esempio, se si configura un'azione Invia e-mail per inviare un messaggio e-mail a un proprietario cliente e il tipo di record cliente è configurato in modalità mista, l'azione del workflow non riesce se il campo Proprietario del record cliente è vuoto. Se invece il campo Proprietario è compilato, l'azione del workflow riesce.
Latenza
Le regole del workflow vengono valutate in sequenza e in maniera sincrona. Quindi, finché tutte le regole non vengono valutate, l'operazione di aggiornamento complessiva non viene completata. Le regole del workflow aggiungono una determinata quantità di latenza alle operazioni (cioè, il tempo tra l'inizio di un'operazione e il suo completamento). Ad esempio, ogni task creato da una regola del workflow può aggiungere fino al 20% di latenza all'operazione di aggiornamento di record. Ogni e-mail creata da una regola workflow aggiunge circa il 5% di latenza.
Il tempo necessario per la valutazione delle espressioni è inferiore. Per ridurre al minimo la latenza, aggiungere espressioni mutualmente esclusive alle condizioni del workflow. Creare le regole del workflow in modo incrementale, tenendo in considerazione le prestazioni.
Fare clic su un argomento per visualizzare le procedure passo passo ed effettuare le operazioni descritte di seguito.
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