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企業の添付資料の管理
[管理ホームページ]の[コンテンツ管理]セクションでは、[添付資料を管理]ページにアクセスして添付資料を確認できます。
注:[添付資料を管理]ページには、設定済みの添付資料関連項目を介して親レコードにリンクされている添付資料のみが表示されます。カスタム添付資料レコードタイプを介して親レコードにリンクされている添付資料や、添付フィールドを介してレコードに追加された添付資料は表示されません。設定済みの添付資料関連項目をサポートしているレコードタイプのリストについては、「添付資料設定について」を参照してください。
添付資料を確認することで、次のことがわかります。
作業前の準備。添付資料の管理手順を実行するには、[添付資料および詳細ページイメージの管理]権限を含む役割が割り当てられている必要があります。
添付資料を確認するには
- 任意のページの右上隅にある[管理]グローバルリンクをクリックします。
- [コンテンツ管理]セクションで、[コンテンツ管理]リンクをクリックします。
- 添付資料とイメージの管理セクションで、[添付資料を管理]リンクをクリックします。
- 次の該当する操作を行います。
タスク
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アクション
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添付資料の表示
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添付資料のレコードレベルメニューで[表示]を選択します。
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添付資料の削除
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添付資料のレコードレベルメニューで[削除]を選択します。削除されたファイルまたはURLは、[削除項目]ページに移動され、30日後にデータベースから完全に削除されます。複数の添付資料を削除する必要がある場合は、一括削除コマンドを使用できます。一括削除の詳細は、後述の「添付資料リストの作成および使用」を参照してください。
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添付資料の置換
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ファイルを別のファイルに置き換えるには、添付資料のレコードレベルメニューで[置換]を選択します。[編集]ページで、新しいファイルを参照してレコードを保存します。
URLを別のURLに置き換えるには、[置換]をクリックします。[編集]ページで、必要な情報を入力し、レコードを保存します。詳細については、「レコードへのファイルとURLの添付」を参照してください。
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レコード数の表示
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現在のリストフィルターまたは他の仕様を満たす添付資料レコード数を表示するには、[メニュー]ボタンをクリックして、[レコード数]を選択します。
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添付資料リストの作成および使用
特定の基準を満たすレコードのみを表示するように、レコードの現在の表示を制限できます(特定の値を超えるファイルサイズや特定タイプの添付資料など)。これらの仕様を名前付きリストとして保存し、[添付資料を管理]ページを表示するときにいつでも再使用できます。
リストを使用して、次のタスクを実行できます。
タスク
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アクション
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新規リストの作成
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新しいリストを作成するには、[メニュー]ボタンをクリックして[リストを新規作成]を選択します。詳細は、「リストの使用」を参照してください。
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リストフィルターを表示
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現在のリストフィルター基準を表示するには、[メニュー]ボタンをクリックして[リストフィルターを表示]を選択します。[リストを表示]ページの[フィルター情報]タブに現在の基準が表示され、選択したフィールドが[選択済み項目]タブに表示されます。
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リストを絞り込み
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現在のリスト基準を絞り込むには、[メニュー]ボタンをクリックして[リストを絞り込み]を選択します。詳細は、「リストの使用」を参照してください。
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リストを保存
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リスト定義が完了したら、将来再使用するためにこのリスト定義を保存できます。[メニュー]ボタンをクリックして[リストを保存]を選択します。[リストを絞り込み]ページで、リスト名を入力して[保存および実行]をクリックします。
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リストのエクスポート
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現在表示されている添付資料のリストをファイルにエクスポートできます。[メニュー]ボタンをクリックして[リストをエクスポート]を選択します。詳細は、「リストのレコードのエクスポート」を参照してください。
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一括削除
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リストに表示されているすべての添付資料を削除するには、[メニュー]ボタンをクリックして[一括削除]を選択します。プロンプトが表示されたら、[OK]をクリックします。詳細は、「一括削除および復元キューページ」を参照してください。
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