พิมพ์      เปิดเวอร์ชัน PDF ของวิธีใช้แบบออนไลน์


หัวข้อก่อนหน้า

หัวข้อถัดไป

การจัดการเอกสารแนบของบริษัท

จากส่วนการจัดการข้อมูลของโฮมเพจการจัดการ คุณสามารถเข้าใช้เพจจัดการเอกสารแนบซึ่งคุณจะสามารถตรวจสอบเอกสารแนบได้

หมายเหตุ: เพจจัดการเอกสารแนบจะแสดงเฉพาะเอกสารแนบที่เชื่อมโยงกับเรคคอร์ดหลักผ่านรายการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารแนบที่ตั้งค่าล่วงหน้า เพจจัดการเอกสารแนบจะไม่แสดงเอกสารแนบที่เชื่อมโยงกับเรคคอร์ดหลักผ่านประเภทเรคคอร์ดเอกสารแนบที่กำหนดเอง หรือเอกสารแนบที่ถูกเพิ่มในเรคคอร์ดผ่านฟิลด์เอกสารแนบ สำหรับรายการประเภทเรคคอร์ดที่สนับสนุนรายการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารแนบที่ตั้งค่าล่วงหน้า โปรดดูที่ เกี่ยวกับการตั้งค่าเอกสารแนบ

การตรวจสอบเอกสารแนบช่วยให้คุณทราบว่า:

  • เอกสารแนบใดบ้างที่ใช้พื้นที่จัดเก็บเป็นจำนวนมาก
  • ไฟล์ใดบ้างที่มีการแนบเกินกว่าหนึ่งครั้ง

    หากมีไฟล์ถูกแนบมากกว่าหนึ่งครั้ง โปรดพิจารณาวางเอกสารแนบไว้ในตำแหน่งที่ใช้ร่วมกันและแนะนำผู้ใช้ให้ใช้พาธไปยังไฟล์เหล่านั้นแทนเอกสารแนบ

  • ผู้ใช้ใดบ้างที่จำเป็นต้องได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับปัญหาการใช้พื้นที่จัดเก็บเอกสารแนบขนาดใหญ่

ก่อนเริ่มต้นใช้งาน ในการดำเนินการขั้นตอนสำหรับการจัดการเอกสารแนบ บทบาทของคุณต้องมีสิทธิ์จัดการเอกสารแนบและภาพของเพจรายละเอียด

การตรวจสอบเอกสารแนบ

  1. ที่มุมขวาบนของเพจใดๆ คลิกที่ลิงค์ร่วม การจัดการ
  2. ในส่วนการจัดการข้อมูล ให้คลิกลิงค์ การจัดการข้อมูล
  3. ในส่วนจัดการเอกสารแนบและภาพ ให้คลิกลิงค์จัดการเอกสารแนบ
  4. ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

    งาน

    การดำเนินการ

    ดูเอกสารแนบ

    เลือกมุมมองในเมนูระดับเรคคอร์ดสำหรับเอกสารแนบ

    ลบเอกสารแนบ

    เลือก ลบ ในเมนูระดับเรคคอร์ดสำหรับเอกสารแนบ ไฟล์หรือ URL ที่ถูกลบจะถูกย้ายไปยังเพจ รายการที่ลบ และจะถูกลบออกจากฐานข้อมูลอย่างถาวรหลังจากผ่าน 30 วันไปแล้ว หากคุณต้องการลบเอกสารแนบหลายรายการ คุณสามารถใช้คำสั่ง ลบแบทช์ ได้ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับ ลบแบทช์ โปรดดูที่ การจัดทำและการใช้รายการเอกสารแนบ ที่ด้านล่าง

    แทนที่เอกสารแนบ

    ในการแทนที่ไฟล์ด้วยไฟล์อื่น ให้เลือก แทนที่ ในเมนูระดับเรคคอร์ดสำหรับเอกสารแนบ ในเพจ แก้ไข ให้เบราส์ไปที่ไฟล์ใหม่และบันทึกเรคคอร์ด

    ในการแทนที่ URL ด้วย URL อื่น ให้คลิก แทนที่ ป้อนข้อมูลที่จำเป็นและบันทึกเรคคอร์ดในเพจ แก้ไข สำหรับคำแนะนำที่ครบถ้วน โปรดดูที่ การแนบไฟล์และ URL กับเรคคอร์ด

    แสดงจำนวนเรคคอร์ด

    ในการแสดงจำนวนของเรคคอร์ดเอกสารแนบที่ตรงกันกับฟิลเตอร์รายการปัจจุบันหรือข้อกำหนดอื่นๆ ให้คลิกปุ่ม เมนู และเลือก จำนวนเรคคอร์ด

การจัดทำและการใช้รายการเอกสารแนบ

คุณสามารถจำกัดการแสดงเรคคอร์ดในปัจจุบันให้แสดงเฉพาะเรคคอร์ดที่ตรงกับเกณฑ์ที่เฉพาะเจาะจงได้ (เช่น ขนาดไฟล์ที่ใหญ่กว่าค่าที่ระบุ เอกสารแนบในประเภทที่เฉพาะเจาะจง และอื่นๆ) คุณสามารถบันทึกข้อกำหนดเหล่านี้เป็นรายการที่ตั้งชื่อไว้ที่คุณสามารถนำมาใช้ใหม่ได้เมื่อใดก็ตามที่คุณแสดงเพจ จัดการเอกสารแนบ

เมื่อมีรายการ คุณจะสามารถทำงานต่างๆ ต่อไปนี้ได้:

งาน

การดำเนินการ

จัดทำรายการใหม่

ในการจัดทำรายการใหม่ ให้คลิกปุ่ม เมนู และเลือก จัดทำรายการใหม่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ การทำงานกับรายการ

แสดงฟิลเตอร์รายการ

ในการแสดงเกณฑ์ฟิลเตอร์รายการในปัจจุบัน ให้คลิกปุ่ม เมนู และเลือก แสดงฟิลเตอร์รายการ เพจ รายการ View จะแสดงเกณฑ์ในปัจจุบันในแท็บ ข้อมูลฟิลเตอร์ และฟิลด์ที่เลือกในแท็บ ฟิลด์ที่เลือก

แก้ไขรายการ

ในการแก้ไขเกณฑ์รายการในปัจจุบันของคุณ ให้คลิกปุ่ม เมนู และเลือก แก้ไขรายการ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ การทำงานกับรายการ

บันทึกรายการ

เมื่อการกำหนดรายการของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถบันทึกการกำหนดรายการของคุณเอาไว้เพื่อนำมาใช้ใหม่อีกครั้งในอนาคตได้ คลิกปุ่ม เมนู และเลือก บันทึกรายการ ป้อนชื่อรายการและคลิก บันทึกและรัน ในเพจ แก้ไขรายการ

เอ็กซ์ปอร์ตรายการ

คุณสามารถเอ็กซ์ปอร์ตรายการของเอกสารแนบที่แสดงอยู่ในปัจจุบันออกมาเป็นไฟล์ได้ คลิกปุ่ม เมนู และเลือก รายการที่ส่งออกข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ การเอ็กซ์ปอร์ตเรคคอร์ดในรายการ

ลบแบทช์

ในการลบเอกสารแนบทั้งหมดที่แสดงในรายการ ให้คลิกปุ่ม เมนู และเลือก ลบแบทช์ เมื่อได้รับการพรอมต์ ให้คลิก ตกลง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ เพจคิวการลบและเรียกคืนแบทช์


ตุลาคม 2016 ลิขสิทธิ์ © 2005, 2016, Oracle สงวนลิขสิทธ Legal Notices.