ステータス更新をトリガとする通知

あるステータスの更新をトリガとして、Eメールや通知を送信するよう設定できます。このEメールや通知は、特定の受信者に宛てることができるため、誰が通知を受け取るか、ワークフローでステータスが更新される過程のどの時点で通知が発生するか、より柔軟な設定が可能です。

この機能は、「Recruit」のあらゆるワークフロー、「Onboard」および「Perform」の「従業員」ワークフロー、「Perform」の「レビュー」ワークフローで使用できます。

注意:	デフォルトでEメール通知を送信しないステータス変更に対して通知を送信するよう計画する場合は、「システムEメール・テンプレート」の下で、最初にEメール・テンプレートを作成する必要があります。 また、あるステータスに対する通知を使用可能にすると、そのステータスを含むすべてのワークフローに影響を与えます。通知は、ワークフローではなくステータスに関連付けられます。

ステータス変更をトリガとして通知を送信するよう設定する手順:

1	ステータス変更をトリガとする通知用の新規Eメール・テンプレートを作成する必要があるかを決定します。

2	「管理」を選択し、次いで、カスタマイズしようとするTBEサービスについて、「カスタマイズ」を選択してください。この例では従業員のステータス変更をトリガとする通知を設定するので、「Performのカスタマイズ」または「オンボードのカスタマイズ」を選択します。

3	「プロセスのカスタマイズ」セクションで、Eメールや通知をカスタマイズするステータスが含まれるワークフローを選択してください。この例では「従業員ワークフロー」を選択します。

4	トリガを起動しようとするステータスを見つけ、右側の「アクション」メニューから「通知の割当て」を選択してください。この例では、従業員が退職したときに通知するよう設定するので、「退職済」ステータスの「通知の割当て」を選択します。

5	ステータス変更をトリガとしてEメールを送信する場合は、その受信者の横の「Eメール」ボックスを選択し、次いで「Eメール・テンプレート」を選択します。

6	通知を送信する場合は、このボックスを選択します。両方選択しても構いません。

7	このページに載っていないユーザーを選択したい場合は、「ユーザー」の隣にある「追加」ボタンをクリックしてください。この例では、「従業員のマネージャ」に、退職通知というカスタム・システムEメール・テンプレートを使用してEメールを送信し、さらに通知も送信するよう設定しています。さらに、Sarah Morganという「HR管理者」には、Eメールのみ送信します。

8	「保存」をクリックします。

9	ワークフローに戻ると、当該ステータスに対してトリガが設定済であることを表す、新しいアイコンが現れています。

従業員のステータスが「退職済」に変わると、その従業員のマネージャにEメールで通知される他、TBEウィンドウの上部に通知が現れるようになりました。

この機能により、Taleo Business Editionの前リリースにはなかった、新しいEメール/通知を作成できるのみでなく、設定済の通知を変更することも可能です。

たとえば、この通知を有効にすると、オファーが承認されたとき、求人に関連付けられている求人所有者やオファー承認者すべてに通知されます。今回のリリースでは、オファー承認者にのみ通知するよう設定することも可能になりました。

前リリースで有効であったEメールや通知のいくつかは、この機能を使用して設定を変更し、あるいは無効にすることができるようになりました。該当する通知に対応するステータスは次のとおりです。

・	「求人否認済」(求人所有者および求人承認者)

・	「提出されたフィードバック」(求人所有者およびインタビュー担当者)

・	「オファー承認済」(オファー承認者、オファー作成者、求人所有者)

・	「オファー否認済」(オファー承認者、オファー作成者、求人所有者)

・	「オファー受諾済」(オファー承認者、オファー作成者、求人所有者)

・	「オファー辞退済」(オファー承認者、オファー作成者、求人所有者)

たとえば「Recruit」の「オファー・ワークフロー」では、オファーが承認されたとき、求人所有者およびオファー承認者全員がEメールを受信するため、「承認済」オファー・ステータスの設定画面は次のようになります。

たとえば、オファー承認者にのみEメールを送信し、求人所有者には送信しない場合は、そのように設定を変更できます。あるいは、「求人採用マネージャ」および「求人採用担当者」というフィールドが最近導入されたため、前述のステータス変更をトリガとする通知について、特定の個人のみを対象にすることも考えられます。そのため、求人所有者すべてを対象とはしないが「採用マネージャ」には常に通知する場合、このタスクは実行できます。

前述のアクションについては、「システムEメール・テンプレート」>「システム・テンプレートの割当」の下にEメールの割当は表示されなくなりました。このページに表示されなくなったのは、各ステータスの「通知の割当て」アクションの下で設定するようになったためです。

たとえば、「求人否認済」アクションおよびこれに割り当てられたテンプレートが、「システム・テンプレートの割当」ページに現れなくなったのは、「求人ワークフロー」のEメール・テンプレートの割当てや受信者を、「否認済」というステータスで制御するようになったためです。

いくつかの通知は、従来どおり「システムEメール・テンプレート」ページに現れる他、「通知の割当て」ページにも現れます。「システムEメール・テンプレート」ページで制御するEメール・テンプレートは、前リリースと同じように送信されます。「通知の割当て」ページでもEメールや通知を有効にすると、同じEメールがもう1通送信されます。2番目のEメールは必要ない場合があるため、重複を知らせる小さなツール・チップが表示されます。

たとえば、「求人ワークフロー」の「承認待ち」ステータスは、従来どおり「システムEメール・テンプレート」ページで設定します。このEメールは各承認者に、順次送信されます。一方、「承認待ち」ステータスに関する「通知の割当て」ページには、「求人承認者」の欄に小さなツール・チップが現れます。ここでEメールや通知の設定をした場合、追加の通知を送ることになり、さらに、このEメールが承認者全員に一括送信されます。このEメールや通知を有効にするのは、Eメールを追加で送信する場合のみにしてください。

たとえば特定のユーザーをEメールの受信者として選択し、当該ユーザーのレコードに対するアクセス権限がなかった場合、「履歴ログ」に、Eメールを送信できなかった旨の通知が現れます。この状況では、通知も送信されません。

「アクティブな採用管理」を使用している場合、採用されなかった候補者に送信するEメールは、「割り当てられた通知」ページではなく、前リリースと同様に「アクティブな採用管理」ページで制御します。これにより、Eメールの重複送信を回避できます。候補者以外の受信者に対して設定した他のEメール/通知は、従来どおり、「アクティブな採用管理」によるステータス更新に応じて送信されます。