連絡先の管理

連絡先の追加

新規連絡先を追加するには、「連絡先」メニューを選択し、次に「新規連絡先」を選択します。フォームにできるだけ多くの情報を入力します。デフォルトでは、「姓」フィールドは必須です(必須フィールドは、担当のTaleo Recruit管理者が決めています。詳細は、このガイドの管理に関する章を参照してください)。

連絡先フィールド

連絡先フィールドのカスタマイズと管理の詳細は、このガイドの管理に関する章を参照してください。

ID: 連絡先の一意のID#(自動割当て、読取り専用)。

名: 連絡先の名。

姓: 連絡先の姓。

タイトル: 連絡先の現在のタイトル。

部門: 連絡先の勤務先部門。

上司: この連絡先の上司への連絡先リンク。

電話番号: この連絡先の主電話番号。

携帯電話番号: この連絡先の主携帯電話番号。

FAX番号: この連絡先の主ファックス番号。

Eメール: 連絡先の主Eメール・アドレス。

アシスタント: 連絡先のアシスタントの名前。

アシスタント電話番号: 連絡先のアシスタントの電話番号。

アシスタントEメール: 連絡先のアシスタントのEメール・アドレス。

番地: 連絡先の番地。

市区町村: この連絡先が現在居住する市区町村。

都道府県/地域: この連絡先が現在居住する都道府県または地域。

郵便番号: この連絡先が現在居住する地域の郵便番号。

国: この連絡先が現在居住する国。

摘要: この連絡先の一般情報。

Google検索: この連絡先名をGoogleで検索。

LinkedIn検索: この連絡先名をLinkedInで検索。

連絡先による割り当てられたアクティビティの更新

オンボーディングおよびオフボーディングのアクティビティが連絡先に割り当てられると、連絡先は自分に割り当てられたアクティビティに関する情報をEメール通知で受信します。連絡先は、Eメール通知内から「ステータスの更新」リンクをクリックして、アクティビティの進捗を更新できます。「アクティビティ・ステータス」ウィンドウが表示され、連絡先はこのウィンドウで「進行中」または「完了」ラジオ・ボタンを選択して、アクティビティの現在のステータスを指定できます。連絡先は、「コメント」フィールドにコメントを記録することもできます。アクティビティ・ステータスが「進行中」に更新された後は、次回に連絡先が「ステータスの更新」リンクをクリックしたとき、アクティビティ・ステータスを「完了」に変更する操作のみ可能です。

連絡先はTaleo Onboardにアクセスしません。

連絡ログ

オンボーディングおよびオフボーディングのアクティビティが連絡先に割り当てられると、連絡先は自分に割り当てられたアクティビティに関する情報をEメール通知で受信します。連絡先に割り当てられたアクティビティは、最終更新日順に連絡先レコードの「連絡ログ」セクションに自動的に記録されます。

「連絡ログ」セクションは、各連絡先とのコミュニケーションすべてを一括で管理する場所です。「Eメールの送信」機能を使用すると、手動で、または事前定義済のEメール・テンプレートを使用して連絡先にEメールを送信できます。

「コールのログ記録」機能を使うと通話に関するノートを、「レスポンスのログ記録」機能を使うと連絡先の応答を簡単に記録できます。

関連タスク

関連タスクは、なんらかの形でこの連絡先に関連付けられているタスクです。連絡先に新しいタスクを追加するには、「新規タスク」リンクをクリックします。「タスク・サブジェクト」、「優先度」、「ステータス」、および「期日」フィールドは必須です。終了後、「保存」ボタンをクリックします。

関連イベント

関連イベントは、なんらかの形でこの連絡先に関連付けられているイベントです。連絡先に新しいイベントを追加するには、「新規イベント」リンクをクリックします。「イベント参加者」、「件名」、「日付」、「時刻」、および「期間」フィールドは必須です。終了後、「保存」ボタンをクリックします。

連絡先コメント

「コメント」セクションにあるどの連絡先にでもコメントを添付できます。コメントを添付するには、「新規コメント」リンクをクリックします。テキスト領域にコメントを入力し、終わったら、「保存」ボタンをクリックします。

連絡先への添付

「添付」セクションにある連絡先には、ファイルをいくつでも添付できます。ファイルを添付するには、「新規添付」リンクをクリックします。

「参照」ボタンをクリックして添付するファイルを選択し、「摘要」フィールドに、ファイルの説明を入力します。

終了後、「保存」ボタンをクリックします。

添付は、添付の作成者と管理者が更新および削除できます。

連絡履歴ログ

連絡先の「履歴ログ」セクションには、その連絡先に関連して発生したアクティビティと、各アクションを引き起こした関連ユーザーがすべて表示されます。更新があるたびに、このページに記録され、表示されます。リンクは、必要に応じて、コンテンツへのアクセスに使用されます。アクティビティは、新しいものから順に並べられます。

連絡先の削除

連絡先を削除できるのは、管理者のみです。警告: 履歴データなど、この連絡先に関連するものはすべて削除されます。連絡先コメント、添付など、削除対象の連絡先に関連するデータも削除されます。レポートを正確に行うためには、システムから連絡先を削除しないことを強くお薦めします。

連絡先の検索

連絡先データベースを検索する方法は2つあります。

クイック検索: 摘要キーワードを使用して連絡先をすばやく検索するには、「連絡先」タブをクリックし、「検索」テキスト・フィールドにキーワードを入力して、「実行」ボタンをクリックします。連絡先のクイック検索では、連絡先の「姓」、「名」、「タイトル」、「部門」フィールドが検索されます。

拡張検索: 特定の連絡先フィールド、摘要キーワードなどを任意に組み合せて連絡先を検索するには、「連絡先」メニュー、「検索」の順に選択します。「拡張検索」画面で必要な検索基準を選択し、「検索」ボタンをクリックします。