ステータス更新をトリガーとする通知

あるステータスの更新をトリガーとして、Eメールや通知を送信するよう設定できます。このEメールや通知は、特定の受信者に宛てることができるため、誰が通知を受け取るか、ワークフローでステータスが更新される過程のどの時点で通知が発生するか、より柔軟な設定が可能です。

この機能は、「Recruit」のあらゆるワークフロー、「Onboard」および「Perform」の「従業員」ワークフロー、「Perform」の「レビュー」ワークフローと「従業員目標」ワークフローで使用できます。ステータスのトリガーは、オンボード/オフボード・パケットの完了に対しても設定できます。詳細は、オンボード・パケットのステータス更新をトリガーとする通知を参照してください。

注意:	デフォルトでEメール通知を送信しないステータス変更に対して通知を送信するよう計画する場合は、「システムEメール・テンプレート」の下で、最初にEメール・テンプレートを作成する必要があります。 また、あるステータスに対するEメールまたは通知を使用可能にすると、そのステータスを含むすべてのワークフローに影響を与えます。通知は、ワークフローではなくステータスに関連付けられます。

ステータス変更をトリガーとして通知を送信するよう設定する手順:

1	ステータス変更をトリガーとする通知用の新規Eメール・テンプレートを作成する必要があるかを決定します。

2	「管理」を選択し、次いで、カスタマイズしようとするTBEサービスについて、「カスタマイズ」を選択してください。この例では従業員のステータス変更をトリガーとする通知を設定するので、「Performのカスタマイズ」または「オンボードのカスタマイズ」を選択します。

3	「プロセスのカスタマイズ」セクションで、Eメールや通知をカスタマイズするステータスが含まれるワークフローを選択してください。この例では「従業員ワークフロー」を選択します。

4	トリガーを起動しようとするステータスを見つけ、右側の「アクション」メニューから「通知の割当て」を選択してください。この例では、従業員が退職したときに通知するよう設定するので、「退職済」ステータスの「通知の割当て」を選択します。

5	ステータス変更をトリガーとしてEメールを送信する場合は、その受信者の横の「Eメール」ボックスを選択し、次いで「Eメール・テンプレート」を選択します。

6	通知を送信する場合は、このボックスを選択します。両方選択しても構いません。

7	このページに載っていないユーザーを選択したい場合は、「ユーザー」の隣にある「追加」ボタンをクリックしてください。この例では、「従業員のマネージャ」に、退職通知というカスタム・システムEメール・テンプレートを使用してEメールを送信し、さらに通知も送信するよう設定しています。さらに、Amy Cooperという「HR管理者」には、Eメールのみ送信します。

8	「保存」をクリックします。

9	ワークフローに戻ると、当該ステータスに対してトリガーが設定済であることを表す、新しいアイコンが現れています。

従業員のステータスが「退職済」に変わると、その従業員のマネージャにEメールで通知される他、TBEウィンドウの上部に通知が現れるようになりました。

この機能により、Taleo Business Editionの前リリースにはなかった、新しいEメール/通知を作成できるのみでなく、設定済の通知を変更することも可能です。

たとえば、この通知を有効にすると、オファーが承認されたとき、求人に関連付けられている求人所有者やオファー承認者すべてに通知されます。今回のリリースでは、オファー承認者にのみ通知するよう設定することも可能になりました。

前リリースで有効であったEメールや通知のいくつかは、この機能を使用して設定を変更し、あるいは無効にすることができるようになりました。該当する通知に対応するステータスは次のとおりです。

・	「求人否認済」(求人所有者および求人承認者)

・	「提出されたフィードバック」(求人所有者およびインタビュー担当者)

・	「オファー承認済」(オファー承認者、オファー作成者、求人所有者)

・	「オファー否認済」(オファー承認者、オファー作成者、求人所有者)

・	「オファー受諾済」(オファー承認者、オファー作成者、求人所有者)

・	「オファー辞退済」(オファー承認者、オファー作成者、求人所有者)

たとえば「Recruit」の「オファー・ワークフロー」では、オファーが承認されたとき、求人所有者およびオファー承認者全員がEメールを受信するため、「承認済」オファー・ステータスの設定画面は次のようになります。

たとえば、オファー承認者にのみEメールを送信し、求人所有者には送信しない場合は、そのように設定を変更できます。あるいは、「求人採用マネージャ」および「求人採用担当者」というフィールドが最近導入されたため、前述のステータス変更をトリガーとする通知について、特定の個人のみを対象にすることも考えられます。そのため、求人所有者すべてを対象とはしないが「採用マネージャ」には常に通知する場合、このタスクは実行できます。

求人採用担当者と求人採用マネージャも、所有者として設定される必要がありますが、そうしないと、レコードに対するフル・アクセス権を持てない可能性があります。

前述のアクションについては、「システムEメール・テンプレート」>「システム・テンプレートの割当」の下にEメールの割当は表示されなくなりました。このページに表示されなくなったのは、各ステータスの「通知の割当て」アクションの下で設定するようになったためです。

たとえば、「求人否認済」アクションおよびこれに割り当てられたテンプレートが、「システム・テンプレートの割当」ページに現れなくなったのは、「求人ワークフロー」のEメール・テンプレートの割当てや受信者を、「否認済」というステータスで制御するようになったためです。

いくつかの通知は、従来どおり「システムEメール・テンプレート」ページに現れる他、「通知の割当て」ページにも現れます。「システムEメール・テンプレート」ページで制御するEメール・テンプレートは、前リリースと同じように送信されます。「通知の割当て」ページでもEメールや通知を有効にすると、同じEメールがもう1通送信されます。2番目のEメールは必要ない場合があるため、重複を知らせる小さなツール・チップが表示されます。

たとえば、「求人ワークフロー」の「承認待ち」ステータスは、従来どおり「システムEメール・テンプレート」ページで設定します。このEメールは各承認者に、順次送信されます。一方、「承認待ち」ステータスに関する「通知の割当て」ページには、「求人承認者」の欄に小さなツール・チップが現れます。ここでEメールや通知の設定をした場合、追加の通知を送ることになり、さらに、このEメールが承認者全員に一括送信されます。このEメールや通知を有効にするのは、Eメールを追加で送信する場合のみにしてください。

たとえば特定のユーザーをEメールの受信者として選択し、当該ユーザーのレコードに対するアクセス権限がなかった場合、「履歴ログ」に、Eメールを送信できなかった旨の通知が現れます。この状況では、通知も送信されません。

「アクティブな採用管理」を使用している場合、採用されなかった候補者に送信するEメールは、「割り当てられた通知」ページではなく、前リリースと同様に「アクティブな採用管理」ページで制御します。これにより、Eメールの重複送信を回避できます。候補者以外の受信者に対して設定した他のEメール/通知は、従来どおり、「アクティブな採用管理」によるステータス更新に応じて送信されます。

ステータス更新をトリガーとする通知は、振るい落としの質問によって候補者が自動的に否認されたときにも送信されません。候補者の否認済ステータス用に設定したすべてのEメール通知は無視されます(求人所有者などのその他の関係者向けにEメール通知を設定することは可能です)。「システムEメール・テンプレート」で設定したEメール・テンプレートを使用して、候補者が否認されたときにEメールが送信されるかどうかが決まります。