ユーザー・レコード作成の効率化

タレント・センターで、従業員は、Recruit、Perform、Onboardのトランザクションにアクセスできます。「従業員」レコードを対応する「ユーザー」レコードにリンクすることで、ある「従業員」に対するすべてのトランザクションをタレント・センターで表示できます。

「アクティブ」ステータスの「従業員」レコードが追加または編集されたときに、「ユーザー」レコードが自動的に作成またはリンク付けされるようにする設定があります。既存の「ユーザー」レコードの「従業員」レコードに対するリンク付けは、Eメール・アドレスを基準にして行われます。Eメール・アドレスで既存の「ユーザー」が見つからない場合は、基本情報を使用して新しい「ユーザー」レコードが作成されます。

この機能では、作成(または編集)時に「従業員」レコードと「ユーザー」レコードの間にリンクが設定されるため、時間の節約になります。この設定が機能するためには、「従業員」レコードにEメール・アドレスが含まれる必要があります。また、この機能により、Taleo Business Edition Recruitで使用するために、新規従業員に対応する「ユーザー」レコードを確実に作成できます。

注意:	この設定は、デフォルトでは有効ではありません。設定を有効にする前に、どのように動作するかを確認してください。この設定は、候補者を採用し、その結果従業員レコードを作成するRecruitのお客様に最も有用ですが、これらの従業員のうち何人かは、Taleo Business Editionにアクセスする必要もあります。「ユーザー」レコードは同時に作成できます。TBEへのログインが必要になる従業員の割合が少ない場合には、この設定のメリットは大きくない可能性があります。

・	この設定が有効な場合、「アクティブ」ステータスの「従業員」レコードが作成または編集されると、「ユーザー」レコードが作成またはリンク付けされます。リンク付けは、Eメール・アドレスをマッチングすることで行われます。

・	新しく作成された「ユーザー」レコードの「名」、「姓」、ユーザー名、Eメール・アドレスは「従業員」と同じになり、「採用マネージャ」のロールが割り当てられます。

・	既存の「ユーザー」レコードのEメール・アドレスが、保存している「従業員」レコードと同じ場合、「従業員」レコードは、作成中の新しいレコードではなく、既存の「ユーザー」レコードにリンクされます。

・	候補者から従業員への変換プロセスで「従業員」レコードが作成された場合、この「従業員」がアクティブ・ステータスで作成された場合と同じ方法で、「ユーザー」レコードが自動的に作成またはリンク付けされます。「ユーザー」レコードと「従業員」レコードはリンク付けされます。同じユーザー名とEメール・アドレスが使用されます。それ以外の場合は、「従業員」が後からアクティブ・ステータスに設定されたときに、「ユーザー」が作成またはリンク付けされます。

・	従業員に対して適用された「ユーザー」作成/リンク付けプロセスは、システムに手動で、インポート経由で、またはAPI経由で追加されます。「従業員ワークフロー」に基づいて「従業員」がアクティブ・ステータスとして考慮され、Eメール・アドレスが含まれているかぎり、「ユーザー」レコードも作成またはリンク付けされます。

・	複数の従業員のステータスがインポートまたはリスト・ビューによって非アクティブからアクティブに変更された場合、「ユーザー」レコードも作成またはリンク付けされます。

・	これらすべてのケースで、「ユーザー」レコードのロールには、「採用マネージャ」と「求人採用マネージャ」のプロパティが選択されます。

・	その後「従業員」レコードが手動で、リスト・ビューから、またはインポートによって非アクティブ・ステータスに更新された場合、「ユーザー」レコードは「アクセス権限なし」ロールに変更されます。1つ以上の「従業員」レコードのステータスを、リスト・ビューで非アクティブ・ステータスに変更した場合、ユーザー・ロールが「アクセス権限なし」に変わることを示す通知が表示されます。

・	「従業員」レコードが削除された場合(お薦めしません)、「ユーザー」レコードも「アクセス権限なし」ロールに変更されます。

設定を有効にする手順:

1	「管理」、次いで「組織」を選択します。

2	「システムおよびEメールの設定」をクリックします。

3	「ユーザー・インタフェース設定」セクションの下部で、「新規従業員用にユーザーを作成」のオプションを選択します。

4	「保存」をクリックします。

5	「管理」を選択し、次に「Performのカスタマイズ」または「オンボードのカスタマイズ」を選択して、候補者を変換するときのマッピングを確認します。

6	「プロセスのカスタマイズ」セクションで、「候補者から従業員への変換プロセス」をクリックします。

7	ページ上部で、新しい従業員のステータスが何になるかを確認します。ユーザー・レコードは、従業員がアクティブ・ステータスに設定されている場合にのみ作成されます(デフォルトのアクティブ・ステータスは「就業中」のみです)。

8	「標準フィールド」のリストで、マッピング対象として「Eメール」が選択されていることを確認します。

9	「保存」をクリックします。

これで、Eメール・アドレスが指定された「従業員」レコードがアクティブ・ステータスになったときに、「ユーザー」レコードも作成されるようになりました。

注意:	採用マネージャなどの従業員がタレント・センターをほとんどいつも使用する環境を構築する場合、システム内の新規ユーザーに送信される自動Eメールをオフにすることが考えられます。その場合、従業員は主にタレント・センターを使用し、必要に応じてタレント・センター内の「マネージャ・ビュー」リンクからTaleo Business Editionにアクセスするようにできます。