レビュー・サイクルの設定

この機能には、管理者による次の構成変更が含まれます。

・	レビュー・テンプレートの作成/更新

・

組織設定の編集

・	ポジションおよびプロファイル文書の編集

・

ロールの編集

・	レビュー・サイクルの作成

・	デフォルトのレビュー・テンプレート割当

パフォーマンス・レビューの自動割当を利用する目的は、最も少ないレビュー・サイクル数で組織内の可能なかぎり多くの個人にレビューを割り当てることです。部門に基づいてレビューを割り当てる場合、大多数の個人が対象になるかを考えてみます。数名のユーザーのみを除外して、これらの除外ユーザーにレビューを割り当てる計画を作成できるでしょうか。かわりにレビューを場所のレベルで割り当てた場合はどうでしょうか。1つのレビュー・サイクルで対象にできる人数が増えると、プロセスがより簡単になります。

レビュー・テンプレートの作成/更新

既存のレビュー・テンプレートがある場合は、それらをレビューして、Taleo Performで提案する必要があるすべての新機能を利用しているかを確認することをお薦めします。選択されているコンピテンシがまだ有効であることを検証し、評点スケールおよびレビュー・ワークフローが正しいことを確認し、テンプレート・プロパティにアクセスして、協力ルールおよび電子署名要件が要求どおりに設定されていることを必ず確認してください。

確認する重要項目の1つは、レビュー・ワークフローのプロパティにあります。プロパティ・ページ下部で、デフォルト・ワークフロー承認者に、オプション「直接割り当てたレビュー承認者」のみ含まれていないことを確認してください。このオプションは、手動で割り当てられるレビュー用です。レビューが自動的に割り当てられる場合は、承認者が選択されません。レビュー・サイクルによってレビューが作成された後でも承認者を追加できますが、よりよい選択は、プロパティ・ページにある他のいずれかのオプションを使用して承認者を導出することです。

注意:	レビュー・サイクルの日付によってレビュー・テンプレートの日付が上書きされるため、レビュー・テンプレートの開始日、終了日および期日を変更する必要はありません。ただし、レビューを手動で割り当てることもある場合は、テンプレートの日付を検証する必要がある場合もあります。

レビュー・テンプレートをまだ作成していない場合、詳細はオンライン・ヘルプを参照してください。

組織設定の編集

デフォルトのレビュー・テンプレートを地域、場所、ディビジョンまたは部門に割り当てることができるようになりました。この結果、レビューが自動的に割り当てられる場合は、選択した地理的組織で全員が同じテンプレートを使用することが保証されます。

デフォルト・レビュー・テンプレートを割り当てる手順:

1	「管理」メニュー、「組織」の順に選択します。

2	「地域、場所、ディビジョンおよび部門の設定」リンクをクリックします。

3	デフォルト・レビュー・テンプレートを割り当てる組織を探して、右側にある「アクション」メニューから「編集」をクリックします。

4	「パフォーマンス・レビュー・テンプレートの割当」セクションまで下にスクロールし、「テンプレートの追加」リンクをクリックします。

5	必要な場合は検索フィールドを使用して、レビュー・テンプレートを探します。

6	「保存」ボタンをクリックします。

7	必要に応じて、他の組織レコードについて繰り返します。

ポジションおよびプロファイル文書の編集

組織レベルでのレビュー・テンプレートの割当は、レビューの大多数を対象とする必要があります。ポジション制御モジュールを使用している場合は、特定のポジションに異なるレビュー・テンプレートを設定する必要がある場合があります(例: 上級エグゼクティブ・ポジションに定義済レビュー・テンプレートを設定するなど)。

レビュー・テンプレートは、ポジションとポジション・プロファイルの両方に割り当てることができます。デフォルト・レビュー・テンプレートをポジションに割り当てる手順:

1	「ポジション制御」メニュー、「ポジション」の順に選択します。

2	レビュー・テンプレートを割り当てるポジションを探して、「アクション」メニューから「編集」を選択します。

3	「ポジション詳細」セクションで、「レビュー・テンプレート」フィールドの「テンプレートの追加」リンクをクリックします。

4	必要な場合は検索フィールドを使用して、レビュー・テンプレートを探します。

5	「保存」ボタンをクリックします。

6	必要に応じて、他のポジションについて繰り返します。

ポジション・プロファイルについて、同様の手順を使用します。

注意:	従業員レコードに「レビュー・テンプレート」という新規フィールドがあり、従業員レベルでデフォルト・レビュー・テンプレートを設定できます。これは膨大な量の作業を伴うため、すべての従業員に対して実行することはお薦めしません。組織レベルでデフォルト・テンプレートを設定すると、このプロセスが簡略化されます。管理者は、このフィールドを使用するために、様々な「従業員」ページ・レイアウトでこのフィールドの非表示を解除する必要があります。

ロールの編集

レビュー・サイクルに関係するロール文書には、2つのアクセス制御設定があります。これらの設定は、管理者に対しては自動的に選択されています。他のユーザーがパフォーマンス・レビュー・サイクルを追加、編集および表示できるようにする場合は、これらの設定を他のユーザーのロールに対して選択する必要があります。

1	「ユーザー」メニュー、「ロール」の順に選択します。

2	レビュー・サイクル・アクセス権を付与するロールの下にある「アクセス制御の割当」をクリックします。

3	「パフォーマンス・レビュー・サイクル」セクションまで下にスクロールします。

4	1つまたは両方のボックスを選択します。

5	「保存」をクリックします。

6	パフォーマンス・レビュー・サイクルを表示または追加/編集できる必要があるその他のロールについて繰り返します。

レビュー・サイクルの作成

スケジュール済レビュー・サイクルを作成する手順:

1	「レビュー」メニュー、「新規サイクル」の順に選択します。

2	「サイクル・タイプ」に、「スケジュール済レビュー・サイクル」を選択します。

3	タイトルと摘要を入力します。

4	サイクル所有者およびゲートキーパー(オプション)を選択します。「アクティブ化ゲートキーパー」が選択されている場合、このユーザーがレビュー・サイクルを手動でアクティブ化する必要があります。

5	「レビュー・テンプレート」フィールドに対して、従業員レコードを指すように選択するか、またはデフォルト・テンプレートを使用します。

6	「デフォルト・レビュー・テンプレート」を選択します。ステップ5で「従業員に基づくテンプレート」を選択した場合、デフォルトが使用されるのは、システムによって他の場所でレビュー・テンプレートを検出できない場合のみです(デフォルトのレビュー・テンプレート割当を参照)。

7	「デフォルト・レビュー・マネージャ」を選択します。これが使用されるのは、システムによって他の場所でレビュー・マネージャを検出できない場合のみです。

8	「次」をクリックします。

9	「アクティブ日」を入力します。この日付によって、サイクルが「保留中」から「アクティブ」に移行するタイミングが決まり、レビューが割り当てられ、これらの割当のシステム通知が開始されます。

10	「期間開始日」と「期間終了日」、および「期日」を入力します。期間開始日と期間終了日は、従業員がレビュー対象となる期間を表します。これらの日付によってレビュー・テンプレートの日付が上書きされます。

11	「次」をクリックします。

12	「割当と除外」ページで、レビューを地域または場所に割り当てることができます。両方を選択すると、選択内容はOR文として機能します(ウェスト・コースト地域またはシカゴ事業所の従業員にレビューが割り当てられます)。

13	「および」または「または」ボタンのいずれかを選択すると、ディビジョンまたは部門でフィルタすることもできます。

14	ページ下部で、追加の従業員に明示的に割り当てるか、または特定の従業員を除外できます。ポジション制御モジュールを使用している場合は、ポジションを包含または除外として選択することもでき、ポジションが現在欠員の場合は、システムによって欠員であることが示されます。

15	「終了」をクリックします。

注意:	この「割当と除外」ページで何も選択しない場合、レビューはシステム内のすべての従業員に割り当てられます。

例: エンジニアリング部門全体に加え、現在の場所のすべての従業員に対して、2012年の年間レビュー用のスケジュール済レビュー・サイクルを作成するとします。ダブリン・オフィス、またはエンジニアリング部門の従業員にレビューの割当を限定しますが、現在欠員のポジションである製品のVPは除外します。「割当と除外」ページは、次のようになります。

サイクルのステータスが「下書き」または「保留中」の間、「レビュー・サイクル」リスト・ビューには、レビュー・サイクル内に含まれている従業員の合計数が表示されます。この数値は頻繁にはリフレッシュされないため、現在数が必要な場合は、小さい アイコンをクリックして数をリフレッシュしてください。

スケジュール済レビュー・サイクルが進行中になると、「レビュー・サイクル」リスト・ビューには、特定のサイクルに対する従業員の合計数の他に、現在アクティブ、承認保留中または確定済であるレビューの数が表示されます。すべてのレビューが確定済になると、サイクルはクローズします。

契約応当日レビュー・サイクルを作成する手順:

1	「レビュー」メニュー、「新規サイクル」の順に選択します。

2	「サイクル・タイプ」に、「契約応当日レビュー・サイクル」を選択します。

3	タイトルと摘要を入力します。

4	サイクル所有者およびゲートキーパー(オプション)を選択します。

5	「レビュー・テンプレート」フィールドに対して、従業員レコードを指すように選択するか、またはデフォルト・テンプレートを使用します。

6	「デフォルト・レビュー・テンプレート」を選択します。ステップ5で「従業員に基づくテンプレート」を選択した場合、デフォルトが使用されるのは、システムによって他の場所でレビュー・テンプレートを検出できない場合のみです(デフォルトのレビュー・テンプレート割当を参照)。

7	「デフォルト・レビュー・マネージャ」を選択します。これが使用されるのは、システムによって他の場所でレビュー・マネージャを検出できない場合のみです。

8	「次」をクリックします。

9	「契約応当日」に開始日または採用日のいずれかを選択します。

10	「期間終了日」と「期間開始日」の各フィールドは、契約応当日に基づきます。

11	「アクティブ日」に、期間終了日前後の特定の日数を設定します。

12	「期日」を設定します。たとえば、アクティブ日を期間終了日の90日前、期日を90日後に設定できます。Tom Jonesの契約応当日は2012年11月11日です。レビューは、契約応当日の90日前に割り当てられ、期日は契約応当日です。

13	「次」をクリックします。

14	「割当と除外」ページで、レビューを地域または場所に割り当てることができます。両方を選択すると、選択内容はOR文として機能します(ウェスト・コースト地域またはシカゴ事業所の従業員にレビューが割り当てられます)。

15	「および」または「または」ボタンのいずれかを選択すると、ディビジョンまたは部門でフィルタすることもできます。

16	ページ下部で、追加の従業員に明示的に割り当てるか、または特定の従業員を除外できます。ポジション制御モジュールを使用している場合は、ポジションを包含または除外として選択することもでき、ポジションが現在欠員の場合は、システムによって欠員であることが示されます。

17	「終了」をクリックします。

この「割当と除外」ページで何も選択しない場合、レビューは、システム内のすべての新規従業員に、開始日または採用契約応当日後に毎年割り当てられます。

レビュー・サイクルが進行中になると、「レビュー・サイクル」リスト・ビューには、現在アクティブ、承認保留中または確定済であるレビューの数が表示されます。

注意:	レビュー・サイクルでは、期間終了日前後の正確な日数でレビューが割り当てられます。このため、たとえば、期間終了日の30日前の契約応当日レビュー・サイクルを設定した場合は、契約応当日が30日内のすべての従業員についてはレビューが作成されません。さらに説明すると、プロセスが毎晩実行される場合、その日から正確に30日後の契約応当日の従業員に対するレビューが作成されます。

試用期間レビュー・サイクルを作成する手順:

1	「レビュー」メニュー、「新規サイクル」の順に選択します。

2	「サイクル・タイプ」に、「試用期間レビュー・サイクル」を選択します。

3	タイトルと摘要を入力します。

4	サイクル所有者およびゲートキーパー(オプション)を選択します。

5	「レビュー・テンプレート」フィールドに対して、従業員レコードを指すように選択するか、またはデフォルト・テンプレートを使用します。

6	「デフォルト・レビュー・テンプレート」を選択します。ステップ5で「従業員に基づくテンプレート」を選択した場合、デフォルトが使用されるのは、システムによって他の場所でレビュー・テンプレートを検出できない場合のみです(デフォルトのレビュー・テンプレート割当を参照)。

7	「デフォルト・レビュー・マネージャ」を選択します。これが使用されるのは、システムによって他の場所でレビュー・マネージャを検出できない場合のみです。

8	「次」をクリックします。

9	「期間終了日」に、開始日または採用日後の特定の日数を設定します。「期間開始日」はそれに従って変更されます。

注意:	報酬モジュールを使用していて、開始日で標準化した場合は、モジュール全体の一貫性のためにここで開始日を選択してください。

10	「アクティブ日」に、期間終了日前後の特定の日数を設定します。

11	「期日」に、アクティブ日後の特定の日数を設定します。たとえば、90日間のレビューでは、次に示すように日付を設定でき、レビューは従業員の開始後まもなく割り当てられ、マネージャは途中でメモおよびコメントを作成できます。次に、レビューの期日は、この試用期間の10日後、つまり従業員による開始の100日後です。

注意:	アクティブ日に開始日と同じ日付を設定しないでください(たとえば、期間終了日は開始日の90日後であるのに対して、アクティブ日が期間終了日の90日前など)。レビューを割り当てるプロセスは夜間に実行されるため、翌朝の開始日を探すため、レビューが生成されることはありません。アクティブ日を1日または2日遅らせると、レビュー・サイクルは予想どおりに割り当てられます。

12	「次」をクリックします。

13	「割当と除外」ページで、レビューを地域または場所に割り当てることができます。両方を選択すると、選択内容はOR文として機能します(ウェスト・コースト地域またはシカゴ事業所の従業員にレビューが割り当てられます)。

14	「および」または「または」ボタンのいずれかを選択すると、ディビジョンまたは部門でフィルタすることもできます。

15	ページ下部で、追加の従業員に明示的に割り当てるか、または特定の従業員を除外できます。ポジション制御モジュールを使用している場合は、ポジションを包含または除外として選択することもでき、ポジションが現在欠員の場合は、システムによって欠員であることが示されます。

16	「終了」をクリックします。

この「割当と除外」ページで何も選択しない場合、レビューは、システム内のすべての新規従業員に、開始日または採用日の特定の日数後に割り当てられます。

レビュー・サイクルが進行中になると、「レビュー・サイクル」リスト・ビューには、現在アクティブ、承認保留中または確定済であるレビューの数が表示されます。

デフォルトのレビュー・テンプレート割当

レビュー・サイクルで、「デフォルト・テンプレートの使用」または「従業員に基づくテンプレート」を選択して、レビュー・テンプレートを検索する場所をシステムに通知する必要があります。2番目のオプションを選択した場合でも、システムによる従業員レコードの検索でテンプレートが検出されない場合に備えて、デフォルトのシステム・テンプレートを指定する必要があります。システムでは、他の場所でもレビュー・テンプレートが調べられます。

「管理」メニューを選択した場合は、「Performのカスタマイズ」を選択して「プロセスのカスタマイズ」セクションに移動し、「レビュー・サイクル・テンプレートの割当順」のリンクを検索します。この順序は、デフォルトで次のように設定されます。

・

ポジション

・

従業員

・

プロファイル

・

部門

・

場所

・

ディビジョン

・

地域

従業員のレビュー・テンプレートが検出された場合、検索は終了します。