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关于记录的可见性

报表中的几项设置控制可见性。这些设置按以下顺序应用:

  1. “访问分析中的所有数据”设置(在角色权限中)
  2. 用户概要中的“报告主题区域”设置
  3. 用户概要中的“历史主题区域”设置
  4. 工作簿和工作簿选择器
  5. 用户委派
  6. “基于角色可读取所有记录”设置(在公司和用户概要中)

使用这些设置的公司管理员可以控制在运行的报表上显示什么记录。例如,经理可以显示经理自己的商机和该经理的下属雇员的商机,但销售代表的设置则将商机限制为仅属于该销售代表的商机。

“访问分析中的所有数据”设置

如果用户的角色设置中具有“访问分析中的所有数据”权限,则该用户可以查看整个组织的所有数据(包括标记为“私人”的记录)。此权限通常授予公司管理员。此权限覆盖任何“分析可见性”设置。

如果用户角色没有“访问分析中的所有数据”权限,则在公司或用户概要中指定的“分析可见性”设置决定用户可以在报表中显示哪些数据。

“报告主题区域”设置

此设置一般用于组织中除公司管理员之外的所有用户。在公司和用户概要中均提供此设置。如果在用户概要中没有定义此设置,则适用公司概要设置。此设置具有以下值:

  • 经理可见性。允许您显示自己的数据,以及您的下属直接拥有的所有数据,包括标记为“私人”的记录
  • 团队可见性。允许您显示自己的数据,以及通过客户和商机团队和通过组分配与您共享的所有数据

历史主题区域

此设置一般用于组织中除公司管理员之外的所有用户。在公司和用户概要中均提供此设置。如果在用户概要中没有定义此设置,则适用公司概要设置。

此设置具有以下可能值:

  • 经理可见性。允许您显示自己的数据,以及您的下属直接拥有的所有数据,包括标记为“私人”的记录
  • 团队可见性。允许您显示自己的数据,以及通过客户和商机团队和通过组分配与您共享的所有数据
  • 完整可见性。结合经理和团队可见性,显示由您和您下属拥有的数据,以及与您和您下属共享的数据。

工作簿和工作簿选择器

如果您具有“完整可见性”设置,则使用工作簿功能可以进一步控制报表中显示哪些数据。通过使用“报表”页面上的工作簿选择器,可以将数据限制为工作簿及其子工作簿中包含的数据(如果工作簿有数据)。仅当给您分配了一个或多个工作簿并且您使用“分析”(不是“报告”)主题区域时,此功能才可用。如果您有“访问分析中的所有数据”权限,无论选择了哪个工作簿,您都可以继续显示所有数据。此外,“基于角色可读取所有记录”可见性覆盖分析中的工作簿可见性。

公司管理员可以为每位用户设置“报表”页面上的工作簿选择器的默认工作簿。可在用户概要的“默认分析工作簿”字段中指定此设置。

注意:如果您的概要上的默认工作簿设置为不能包含数据的工作簿,或设置为您不具有访问权限的工作簿,则您将收到一个指示拒绝访问的错误。

通过工作簿可见性,分析还支持与工作簿关联的数据,这些数据用于在 Oracle CRM On Demand 中实施地区管理和对齐激活。在工作簿选择器中选择工作簿时,分析仅显示与工作簿关联的有效客户和联系人记录。与工作簿的关联已删除或将转为有效的记录不会显示在报表中。

工作簿所有权

用户和定制工作簿可拥有客户和联系人记录。工作簿所有权提供地区模拟功能。记录由工作簿专有时,该记录仅通过工作簿可见性可见。同样,记录由用户专有且不与任何工作簿关联时,则该记录无法通过工作簿可见性可见。要进一步说明记录所有权模式,请查看下表中的示例。

客户记录

记录所有权

工作簿关联

说明

Action Rentals

用户 (Lucy Harris)

Action Rentals 由 Lucy Harris 拥有且不与任何工作簿关联。

Bobcat Corp.

工作簿 (West)

West

Bobcat Corp. 由 West 工作簿拥有,因此 West 成为主要工作簿。

Coastal Company

用户 (Lucy Harris)

West

Coastal Company 由 Lucy Harris 拥有且与子级小程序中的 West 工作簿关联。

结果

以下记录在经理、团队和完整可见性模式中对 Lucy Harris 显示,因为这些记录由她拥有或共享:

  • Action Rentals
  • Coastal Company

Bobcat Corp. 记录在这些模式中不显示,因为此记录由 West 工作簿专有。从工作簿选择器选择 West 工作簿时,显示以下记录,因为这些记录由 West 工作簿拥有或与其关联:

  • Bobcat Corp.
  • Coastal Company

Action Rentals 记录在工作簿可见性模式中不显示,因为此记录由用户 Lucy Harris 专有。有关更多信息,请参阅关于数据访问权限、记录共享和记录所有权关于记录所有权模式

用户委派

使用用户委派功能可以进一步控制报表中显示哪些数据。通过使用工作簿选择器,可以查看将您添加到其委派用户列表的任何用户的数据。可以从工作簿选择器中选择用户的姓名以查看该用户的报表数据。这时,在报表中不再显示您自己的数据,而仅显示选定用户的数据。但是,您的“分析可见性”设置仍然生效。例如,Ryan 将您添加到他的委派用户列表,他的“分析可见性”设置是“经理可见性”,如果您的设置不是“经理可见性”,则您在报表中显示的数据与 Ryan 显示的数据不一定相同。

“基于角色可读取所有记录”设置

公司概要和用户概要中均存在此控制项。此控制项决定分析是否考虑记录类型的“可读取所有记录”的角色设置。当此控制项在公司概要中设置为“是”,或在用户概要中设置为“是”或“NULL”,并且任何记录类型选中了“可读取所有记录”标志时,用户可以在报表中显示该记录类型的所有记录。不满足这些条件时,分析将强制执行在“报告”和“分析”主题区域中定义的默认可见性设置。

如果为用户启用了“基于角色可读取所有记录”,则分析忽略在角色定义中选中了“可读取所有记录”的记录类型的可见性设置。对于其他记录类型,分析强制执行可见性,该可见性基于报告和历史主题区域的默认可见性设置。例如,如果为您的概要启用了“基于角色可读取所有记录”,您对报告主题区域的可见性设置设为“经理可见性”,为“商机”设置了“可读取所有记录”,但没有为“联系人”记录类型设置此项,则运行报表时将显示所有商机,但仅为您和您的下属拥有的联系人显示。

在分析中使用“基于角色可读取所有记录”类型设置时,公司和公司管理员必须知道以下事项:

  • 基于角色的记录类型可见性覆盖工作簿可见性。在“工作簿选择器”中选择工作簿时,如果启用了基于角色的记录类型可见性并且在记录类型上为您的角色定义了“可读取所有记录”设置,则将显示该记录类型的所有记录,而不仅仅是该工作簿中包含的那些记录。
  • 基于角色的记录类型可见性覆盖分析中可见性的用户层次和用户委派方面。在“工作簿选择器”中选择用户时,如果启用了基于角色的记录类型可见性并且在记录类型上为您的角色定义了“可读取所有记录”设置,则将显示该记录类型的所有记录,而不仅仅是您希望看到的选定用户的那些记录。
  • 在含有两个或多个记录类型的报表中,记录可见性基于可见性控制最严格的记录类型。例如,如果在联系人记录类型上启用了基于角色的记录类型可见性,但在商机记录类型上没有启用该可见性,当这两个记录类型都位于报表中时,分析仅显示用户能够访问的商机及其相关联系人。
  • 在历史主题区域中,雇员记录类型的访问权限始终基于经理可见性。但是,该限制不适用于实时主题区域。基于角色记录类型的可见性不影响此限制。
  • 用户定额访问权限始终基于实时和历史主题区域中的经理可见性。基于角色的记录类型可见性不影响此行为。

分析和报告主题区域中的安全性和数据可见性

报表中显示的数据基于为记录类型定义的安全性和数据可见性以及为分析和报告主题区域定义的默认可见性设置。大多数记录类型在每个主题区域中均受保护,但为了支持相关记录类型的报告需求,该规则也有例外,即便当相关记录类型并未明确地由用户共享或拥有时也是如此。例如,客户记录类型仅在客户为主要驱动记录类型的主题区域中受到保护,但在剩余的主题区域中不受限制。

之所以让记录类型在主题区域中不受限制,是为了允许报告记录类型之间的关联。例如,在“潜在商机历史记录”主题区域中,您可以报告由您所有或共享的潜在商机及其对应客户,即便这些相关客户不为您所有或共享也是如此。

下表详细介绍了分析主题区域中的记录类型可见性。

记录类型

主题区域

经理可见性

团队可见性

完整可见性

客户

 

客户地址

保护

保护

保护

客户竞争者历史记录

保护

保护

保护

客户和合作伙伴历史记录

保护

保护

保护

客户和相关客户历史记录

保护

保护

保护

客户联系人历史记录

保护

保护

保护

客户历史记录

保护

保护

保护

客户团队历史记录

基于团队可见性的保护

基于团队可见性的保护

保护

其他主题区域

无限制

无限制

无限制

客户竞争者

全部

无限制

无限制

无限制

客户合作伙伴

全部

无限制

无限制

无限制

客户相关客户

全部

无限制

无限制

无限制

客户收入

全部

保护

无限制

无限制

活动

全部

保护

保护

保护

资产

全部

基于客户记录类型的保护

基于客户记录类型的保护

基于客户记录类型的保护

拜访活动

全部

保护

保护

保护

商业活动

全部

无限制

无限制

无限制

联系人

 

联系人团队历史记录

基于团队可见性的保护

基于团队可见性的保护

基于团队可见性的保护

其他主题区域

保护

保护

保护

联系人兴趣

全部

保护

保护

保护

联系人收入

全部

保护

保护

保护

经销商

经销商历史记录

保护

保护

保护

其他主题区域

无限制

无限制

无限制

雇员

全部

保护

无限制

无限制

事件

全部

保护

保护

保护

家庭

全部

保护

保护

保护

商机

 

商机团队

基于团队可见性的保护

基于团队可见性的保护

保护

其他主题区域

保护

保护

保护

商机竞争者

全部

无限制

无限制

无限制

商机合作伙伴

全部

无限制

无限制

无限制

合作伙伴

全部

保护

保护

保护

资产组合

全部

保护

保护

保护

产品收入

全部

保护

基于产品收入的商机记录类型的保护

基于经理可见性的商机记录类型和基于团队可见性的产品收入商机记录类型的保护

定额

全部

基于经理可见性的保护

基于经理可见性的保护

基于经理可见性的保护

关系联系人

全部

无限制

无限制

无限制

服务请求

全部

保护

保护

保护

共享地址

全部

无限制

无限制

无限制

解决方案

全部

仅用户和下属创建的解决方案。

仅用户创建的解决方案。

仅用户和下属创建的解决方案。

下表详细介绍了报告主题区域中的记录类型可见性。

记录类型

主题区域

经理可见性

团队可见性

客户

客户

保护

保护

客户和竞争者

保护

保护

客户和合作伙伴

保护

保护

客户和相关客户

保护

保护

定制对象 1、2、3 和客户

保护

保护

其他主题区域

无限制

无限制

客户竞争者

全部

无限制

无限制

客户合作伙伴

全部

无限制

无限制

客户相关客户

全部

无限制

无限制

活动

共享的活动

基于团队可见性的保护

基于团队可见性的保护

其他主题区域

保护

保护

资产

全部

基于客户的保护

基于客户的保护

商业活动

全部

无限制

无限制

联系人

全部

保护

保护

定制对象 1-15

全部

保护

保护

经销商

全部

无限制

无限制

雇员

全部

无限制

无限制

家庭

全部

保护

保护

潜在商机

全部

保护

保护

商机

商机团队

基于团队可见性的保护

基于团队可见性的保护

其他主题区域

保护

保护

商机竞争者

全部

无限制

无限制

商机合作伙伴

全部

无限制

无限制

产品收入

全部

保护

基于产品收入的商机记录类型的保护

定额

全部

基于经理可见性的保护

基于经理可见性的保护

关系联系人

全部

无限制

无限制

服务请求

全部

保护

保护

解决方案

全部

仅用户和下属创建的解决方案。

仅用户创建的解决方案。

车辆

全部

仅用户和下属创建的解决方案。

仅用户创建的解决方案。

注意:

1. 在所有记录类型上启用了基于角色的记录类型可见性。

2. 分析中的工作簿可见性对以下记录类型启用:客户、活动、资产(基于客户)、联系人、事件、家庭、潜在商机、商机、产品收入、服务请求、解决方案和定制对象 1 至 15。报告主题区域中的“工作簿”可见性显示当前工作簿中的记录,但在分析主题区域中,还会显示子工作簿中包含的记录。

3. 当查询仅涉及“客户”度量时,不会对“客户”度量应用可见性控制。要启用可见性控制,请包括“客户”维度中的字段。


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