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创建工作流操作:发送电子邮件

满足工作流规则中的条件时,工作流规则上的“发送电子邮件”操作将自动生成电子邮件。无论触发工作流规则的操作成功还是失败,都会自动发出电子邮件。 管理员可以在电子邮件监视器中查看当前正在等待发送的出站电子邮件的列表。有关电子邮件监视器的更多信息,请参阅查看公司的待定和已发送电子邮件

注意:可为一项工作流规则创建多项操作,每项规则最多可有 25 项操作。

关于工作流操作发送的电子邮件中的发件人地址

为“发送电子邮件”工作流操作发送的电子邮件指定“发件人”地址时,可以选择以下选项之一:

  • 默认电子邮件地址

    如果选择此选项,则电子邮件中的“发件人”地址为 donotreply@crmondemand.com,并且电子邮件中的“发件人”字段会被设置为 support@crmondemand.com。如果电子邮件收件人尝试回复电子邮件,则回复的“收件人”字段中的地址将自动设置为 support@crmondemand.com。

    注意:从 Oracle CRM On Demand 的版本 20 开始,“发送电子邮件”工作流操作发送的电子邮件中的默认“发件人”地址为 donotreply@crmondemand.com。在版本 20 之前的 Oracle CRM On Demand 的版本中,默认“发件人”地址为 support@crmondemand.com。

  • 当前用户

    如果选择此选项,则以触发工作流的登录用户的名义发送电子邮件。电子邮件中的“发件人”地址为 donotreply@crmondemand.com,而电子邮件中的“发件人”字段设置为用户的电子邮件地址。如果电子邮件收件人回复电子邮件,则回复的“收件人”字段中的地址将自动设置为触发工作流规则的登录用户的电子邮件地址。

  • 特定电子邮件地址

    如果选择此选项,则以在工作流操作中指定的电子邮件地址的名义发送电子邮件。电子邮件中的“发件人”地址为 donotreply@crmondemand.com,而电子邮件中的“发件人”字段设置为指定的电子邮件地址。如果电子邮件收件人回复电子邮件,则回复的“收件人”字段中的地址将自动设置为在工作流操作中指定的特定电子邮件地址。

注意Oracle CRM On Demand 为每封电子邮件生成一个字符串,以便可在 Oracle 的电子邮件交付系统中跟踪电子邮件。在 Oracle CRM On Demand 的早期版本中,跟踪字符串显示在电子邮件中。从版本 24 开始,跟踪字符串不再显示在电子邮件中,而是存储在电子邮件收件人看不到的标头中。

关于在“发送电子邮件”工作流操作中转换主题行和邮件正文文本

创建“发送电子邮件”操作之后,您可以根据需要编辑此操作,以为此工作流操作所生成的电子邮件输入主题行和邮件正文文本的转换版本。您可以输入对公司有效的每种语言的转换。如果未输入语言的主题行和邮件正文文本转换,则改用默认公司语言的文本版本。

执行此电子邮件操作时,Oracle CRM On Demand 使用“发送电子邮件”操作的“收件人”字段中的值,以确定电子邮件的语言,如下所示:

  • 如果在“收件人”字段中选择“特定用户”或“记录上的相对用户”,则电子邮件的语言是电子邮件收件人的用户语言。如果在“收件人”字段中选择“记录上的相对用户”,并且正在将电子邮件发送给多个用户,则每封电子邮件的语言都是该电子邮件的收件人的用户语言。
  • 如果在“收件人”字段中选择“特定电子邮件地址”,则 Oracle CRM On Demand 使用“发送电子邮件”操作的“发件人”字段中的值,以确定电子邮件的语言,如下所示:
    • 如果在“发件人”字段中选择“当前用户”,则电子邮件的语言是当前用户(即触发工作流的登录用户)的用户语言。
    • 如果在“发件人”字段中选择“默认电子邮件地址”或“特定电子邮件地址”,则电子邮件的语言是默认公司语言。

如果更新“发送电子邮件”操作将会怎样?

以默认公司语言更改主题行文本和/或邮件正文文本时,您可以使用“转换标记”复选框来确定其他语言的行为,如下所示:

  • 如果未选中“转换标记”复选框,则发生以下情况:
    • 对于从未为其输入转换的语言,主题行和邮件正文文本会自动替换为针对默认公司语言指定的更新文本。
    • 任何现有主题行和邮件正文文本的转换版本保持不变。
  • 如果您选中“转换标记”复选框,则在保存更改之后,所有其他语言的主题行和邮件正文文本会被为默认公司语言指定的主题行和邮件正文文本所覆盖。在输入转换的版本之前,其他语言的文本会以蓝色字体显示并以括号括住。

    注意:如果在更新“发送电子邮件”操作中的任何字段时选中了“转换标记”复选框,则在保存所做的更改时,每种语言的主题行和邮件正文文本都会被为默认公司语言指定的主题行和邮件正文文本所覆盖,即使未以默认公司语言更新主题行或邮件正文文本也不例外。

关于“转换标记”复选框

仅在编辑现有“发送电子邮件”工作流操作,并且在“转换语言”字段中选择默认公司语言时,“转换标记”复选框才有效。在创建新工作流“发送电子邮件”操作时,“转换标记”复选框处于取消选中状态并且为只读。此外,在编辑工作流操作时,如果在“转换语言”字段中选择除默认公司语言以外的任何其他语言,则“转换标记”复选框为只读。

以下过程说明如何创建“发送电子邮件”操作。

注意:Oracle CRM On Demand 中的工作流功能不能用作批量电子邮件发送工具。如果需要向客户发送大量电子邮件,建议使用 Oracle CRM On Demand Marketing 等产品来满足要求。

开始之前。要执行以下过程,您的用户角色必须具有“管理数据规则 - 管理工作流规则”权限。有关对角色添加权限的信息,请参阅添加角色

创建“发送电子邮件”操作

  1. 请导航到要在其中创建操作的规则:
    1. 在任何页面中,单击右上角的“管理”全局链接。
    2. 在“业务流程管理”部分中,单击“工作流配置”。
    3. 在“工作流规则列表”页面上,找到要在其中创建操作的规则。

      有关在列表页中搜索工作流规则的信息,请参阅筛选列表

  2. 单击规则上的“工作流名称”链接。
  3. 在“工作流规则详细信息”页面上的“操作”标题栏中,单击“菜单”,然后选择“发送电子邮件”。

    注意:工作流规则中的触发事件决定可在此规则中创建的操作类型。

    提示:可以通过单击对应的“复制”链接,创建现有工作流规则操作的副本。

  4. 在“编辑工作流操作”页面中,输入操作名称。
  5. 如果想启用该操作,请选中“有效”复选框。
  6. 在“发件人”字段中,选择或输入电子邮件发件人的地址,具体如下:
    • 选择“默认电子邮件地址”选项以使用默认地址发送电子邮件。
    • 选择“当前用户”选项,以触发工作流的登录用户的名义发送电子邮件。
    • 选择“特定电子邮件地址”选项,以特定地址的名义发送电子邮件,然后指定地址。

      输入地址时,将应用以下限制:

      • 可以直接输入电子邮件地址,或者单击该字段旁边的 fx 图标,然后使用Expression Builder定义电子邮件地址。
      • 仅指定一个电子邮件地址。“发件人”字段不支持多个地址。
      • 如果指定绝对电子邮件地址,必须在该地址两边加上单引号或双引号。
      • Expression Builder 只检查地址表达式的语法。它并不检查地址是否有效。
      • 此字段最多可以包含 1024 个字符。
  7. 在“到”字段中,选择或输入电子邮件收件人的电子邮件地址,如下所示:
    • 选择“特定用户”或“记录上的相对用户”,然后选择收件人,如下所示:
      • 如果选择“特定用户”,请单击“查找”图标并选择用户。
      • 如果选择“记录上的相对用户”,请从列表中选择收件人。

        如果选择团队角色作为收件人,则工作流规则会向每位获分配团队角色的用户发送邮件。

        注意:对于客户、联系人、潜在商机、商机和服务请求记录类型,可以在“记录上的相对用户”接收者列表中选择任何添加到记录类型的定制角色。有关定制记录类型的更多信息,请参阅记录类型的“应用程序定制”页面。有关在工作流操作适用于“用户”记录类型时可向其发送电子邮件的收件人的信息,请参阅为“用户”记录类型创建工作流规则时的注意事项

    • 选择“特定电子邮件地址”选项,然后指定地址。

      输入地址时,应注意以下事项:

      • 可以直接输入电子邮件地址,或者单击字段旁边的 fx 图标,然后使用Expression Builder定义电子邮件地址。
      • 要输入多个地址,请使用分号 (;) 分隔符。
      • 必须在电子邮件地址两边加上单引号或双引号。
      • Expression Builder 只检查地址表达式的语法。它并不检查地址是否有效。
      • 此字段最多可以包含 1024 个字符。
      • 如果您在此处输入的表达式所返回的电子邮件地址中包含标准应用程序中不支持用于电子邮件地址的任何字符,则 Oracle CRM On Demand 无法将电子邮件发送到该地址,即使在公司概要中选中“在电子邮件字段中允许使用 Unicode 字符”复选框也是如此。有关支持用于电子邮件地址的字符的信息,请参阅关于电子邮件地址中的特殊字符

        下例展示含有多个地址的条目:

        PRE('<EmailField1>') + ";" + [<EmailField1>] + ";" + "john.doe@company.com"

        注意:为“用户”记录类型创建“发送电子邮件”工作流操作时,“特定电子邮件地址”选项在“收件人”字段中不可用。仅“特定用户”和“记录上的相对用户”选项可用。

  8. 输入电子邮件的主题行。

    可以在文本中嵌入函数和字段名。在嵌入的函数或字段名的前后各加上三个百分比符号 (%%%),以表示将其转换为文本值。

    例如,文本可以包含以下内容:

    已创建一个新的%%%[<AccountType>]%%%帐户

    如果直接在字段中键入函数或字段名,则必须在该函数或字段名前后键入 3 个百分号。如果使用Expression Builder嵌入函数或字段名,则会自动添加百分比符号。如果使用Expression Builder嵌入复杂表达式,则可能不会在适当的位置添加百分比符号。如果是这样,请确保将百分比符号放置在整个表达式的前后,以便正确对表达式求值。

    例如,%%%Today() + 30%%% 将当前日期增加 30 天,但 %%%Today() %%%+ 30 将 30 连接到当前日期的字符串表示形式。

    要使用Expression Builder在字段中嵌入函数和字段名,请单击字段旁边的 fx 图标。如果仅输入静态文本,则无需使用Expression Builder。

    此字段最多可以包含 1024 个字符,包括函数和字段名前后的百分比符号。

  9. 在“电子邮件格式”字段中,选择要用于电子邮件消息的格式。

    您可以选择“纯文本”或“HTML”作为消息格式。

  10. 输入电子邮件的正文。

    可以按步骤 8 所述在文本中嵌入函数和字段名。

    例如,文本可以包含以下内容:

    您好,%%%[<ContactLastName>]%%%先生,

    此字段最多可以包含 2000 个字符,包括表达式前后的百分比符号。

    有关在消息中使用 HTML 代码的注意事项的信息,以及有关支持的元素和属性的列表,请参阅工作流电子邮件消息中的 HTML 代码

  11. 保存操作。

以下过程说明如何在电子邮件中输入主题行和邮件正文文本的转换版本。

注意:如果未输入语言的主题行和邮件正文文本转换,则改用默认公司语言的文本版本。如果以后在现有“发送电子邮件”操作中以默认公司语言更改主题行文本和/或邮件正文文本,并且未选中“转换标记”复选框,则更新也适用于从未为其输入过转换的任何语言的主题行和邮件正文文本。

输入电子邮件主题行和邮件正文文本的转换版本

  1. 在“工作流规则详细信息”页面中,单击想要为其输入转换的“发送电子邮件”工作流操作的“编辑”链接。
  2. 在“编辑工作流操作”页面内的“转换语言”字段中,选择想要为其输入转换的语言。
  3. 在“主题”字段中,输入电子邮件主题行的转换版本。

    可以在文本中嵌入函数和字段名。

  4. 在“邮件正文”字段中,输入邮件文本的转换版本。

    可以在文本中嵌入函数和字段名。

  5. 保存所做的更改。
  6. 为您要输入其转换内容的每种语言重复此过程。

注意:用于本主题中任何示例表达式的独立于语言的字段名称以及字段名称语法是比第 29 版 Service Pack 1 更旧的 Expression Builder 版本中使用的字段名称和字段名称语法。这些示例仍然有效。但是,如果您从第 29 版 Service Pack 1 或更高版本的 Expression Builder 的“字段”列表中选择表达式的对应字段,则字段名称和字段名称语法将不同于示例中所显示的字段名称和字段名称语法。建议您始终从 Expression Builder 内的“字段”列表中为表达式选择字段,以便字段名称和字段名称语法始终正确。有关表达式中的字段名称和字段名称语法的更多信息,请参阅关于表达式

有关创建其他类型的工作流操作的详细步骤说明,请参阅以下主题:

相关主题

请参阅以下主题以了解工作流的相关信息:


已发布 9月 2017 Copyright © 2005, 2017, Oracle. 保留所有权利。Legal Notices.