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Erstellen von Workflowaktionen: E-Mail senden

Mit einer Aktion "E-Mail senden" in einer Workflowregel wird automatisch eine E-Mail generiert, wenn die Bedingungen der Workflowregel erfüllt sind. Die E-Mail wird automatisch gesendet, unabhängig davon, ob der Vorgang, der die Workflowregel ausgelöst hat, erfolgreich oder nicht erfolgreich ausgeführt wurde. Administratoren können eine Liste der ausgehenden E-Mails anzeigen, die derzeit im E-Mail-Monitor auf ihren Versand warten. Weitere Informationen zum E-Mail-Monitor finden Sie unter Prüfen der ausstehenden und gesendeten E-Mails Ihres Unternehmens.

HINWEIS: Sie können mehrere Aktionen für eine Workflow-Regel erstellen. Pro Regel sind bis zu 25 Aktionen zulässig.

Informationen zum Absender in von Workflowaktionen gesendeten E-Mails

Bei der Angabe des Absenders in E-Mails, die von einer Workflowaktion "E-Mail senden" gesendet werden, können Sie eine der folgenden Optionen wählen:

  • Standard-E-Mail-Adresse

    Wenn Sie diese Option wählen, lautet der Absender der E-Mail "donotreply@crmondemand.com", und das Feld "Sender" der E-Mail ist auf "support@crmondemand.com" festgelegt. Wenn der E-Mail-Empfänger versucht, auf die E-Mail zu antworten, wird in der Antwort das Feld "An" automatisch auf "support@crmondemand.com" festgelegt.

    HINWEIS: Ab Release 20 von Oracle CRM On Demand lautet der Standardabsender der E-Mails, die von Workflowaktionen "E-Mail senden" gesendet werden, "donotreply@crmondemand.com". In Releases von Oracle CRM On Demand vor Release 20 lautete der Standardabsender "support@crmondemand.com".

  • Aktueller Benutzer

    Wenn Sie diese Option wählen, wird die E-Mail im Namen des angemeldeten Benutzers gesendet, der den Workflow auslöst. Der Absender der E-Mail lautet "donotreply@crmondemand.com", und das Feld "Sender" der E-Mail ist auf die E-Mail-Adresse des Benutzers festgelegt. Wenn der Empfänger der E-Mail antwortet, wird in der Antwort die Adresse im Feld "An" automatisch auf die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers festgelegt, der die Workflowregel auslöst.

  • Spezifische E-Mail-Adresse

    Wenn Sie diese Option wählen, wird die E-Mail im Namen der E-Mail-Adresse gesendet, die Sie in der Workflowaktion angeben. Der Absender der E-Mail lautet "donotreply@crmondemand.com", und das Feld "Sender" der E-Mail ist auf die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse festgelegt. Wenn der Empfänger der E-Mail antwortet, wird in der Antwort die Adresse im Feld "An" automatisch auf die E-Mail-Adresse festgelegt, die Sie in der Workflowaktion angegeben haben.

HINWEIS: Oracle CRM On Demand generiert eine Zeichenfolge für jede E-Mail, sodass die E-Mail im E-Mailübermittlungssystem bei Oracle verfolgt werden kann. In früheren Releases von Oracle CRM On Demand wurde die Verfolgungszeichenfolge in der E-Mail angezeigt. Ab Release 24 wird die Verfolgungszeichenfolge nicht mehr in der E-Mail angezeigt. Stattdessen wird sie in einem Header gespeichert, der dem E-Mail-Empfänger nicht angezeigt wird.

Informationen zum Übersetzen der Betreffzeile und des Nachrichtentextes in Workflowaktionen zum Senden von E-Mails

Nachdem eine Aktion "E-Mail senden" erstellt wurde, können Sie die Aktion optional bearbeiten, um übersetzte Versionen der Betreffzeile und des Nachrichtentextes für die E-Mail einzugeben, die von der Workflowaktion generiert wird. Sie können eine Übersetzung für jede Sprache eingeben, die für Ihr Unternehmen aktiv ist. Wenn Sie für eine Sprache keine Übersetzung für die Betreffzeile und den Nachrichtentext eingeben, wird stattdessen die Textversion in der Standardunternehmenssprache verwendet.

Wenn die E-Mail-Aktion durchgeführt wurde, verwendet Oracle CRM On Demand den Wert im Feld "An" der Aktion "E-Mail senden", um die Sprache für die E-Mail folgendermaßen zu bestimmen:

  • Wenn im Feld "An" die Optionen "Bestimmter Benutzer" oder "Aufgezeichnete E-Mail-Adresse" ausgewählt sind, handelt es sich bei der Sprache für die E-Mail um die Benutzersprache des E-Mail-Empfängers. Wenn im Feld "An" die Option "Aufgezeichnete E-Mail-Adresse" ausgewählt ist, und wenn die E-Mail an mehr als einen Benutzer gesendet wurde, handelt es sich bei der Sprache für die E-Mail um die Benutzersprache des jeweiligen E-Mail-Empfängers.
  • Wenn im Feld "An" die Option "Bestimmte E-Mail-Adresse" ausgewählt ist, verwendet Oracle CRM On Demand den Wert im Feld "Von" der Aktion "E-Mail senden", um die Sprache für die E-Mail folgendermaßen zu bestimmen:
    • Wenn im Feld "Von" die Option "Aktueller Benutzer" ausgewählt ist, handelt es sich bei der Sprache für die E-Mail um die Benutzersprache des aktuellen Benutzers, d.h. des angemeldeten Benutzers, der den Workflow auslöst.
    • Wenn im Feld "Von" die Optionen "Standard-E-Mail-Adresse" oder "Spezifische E-Mail-Adresse" ausgewählt sind, handelt es sich bei der Sprache für die E-Mails um die Standardsprache des Unternehmens.

Was geschieht, wenn die Aktion "E-Mail senden" aktualisiert wird?

Wenn Sie den Text in der Betreffzeile, den Nachrichtentext oder beides in der Standardsprache des Unternehmens ändern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zum Übersetzen markieren", um das Verhalten für die anderen Sprachen folgendermaßen festzulegen:

  • Wenn Sie das Kontrollkästchen "Zum Übersetzen markieren" nicht aktivieren, geschieht Folgendes:
    • Für die Sprachen, für die nie eine Übersetzung eingegeben wurde, werden die Betreffzeile und der Nachrichtentext automatisch mit dem aktualisierten Text ersetzt, der für die Standardsprache des Unternehmens angegeben wurde.
    • Alle vorhandenen übersetzten Versionen der Betreffzeile und des Nachrichtentextes bleiben unverändert.
  • Wenn Sie das Kontrollkästchen "Zum Übersetzen markieren" aktivieren, werden die Betreffzeile und der Nachrichtentext für alle anderen Sprachen nach dem Speichern Ihrer Änderungen mit dem Text für die Betreffzeile und dem Nachrichtentext überschrieben, der für die Standardsprache des Unternehmens angegeben wurde. Der Text wird in blauer Schrift und in Klammern für die anderen Sprachen angezeigt, bis Sie die übersetzte Version eingeben.

    HINWEIS: Wenn Sie das Kontrollkästchen "Zum Übersetzen markieren" beim Aktualisieren eines beliebigen Feldes in einer Aktion "E-Mail senden" aktivieren, werden die Betreffzeile und der Nachrichtentext nach dem Speichern Ihrer Änderungen für alle Sprachen mit dem Text für die Betreffzeile und dem Nachrichtentext überschrieben, der für die Standardsprache des Unternehmens angegeben wurde. Dies gilt auch, wenn Sie die Betreffzeile oder den Nachrichtentext nicht in der Standardsprache des Unternehmens aktualisiert haben.

Informationen zum Kontrollkästchen "Zum Übersetzen markieren"

Das Kontrollkästchen "Zum Übersetzen markieren" ist nur gültig, wenn Sie eine vorhandene Workflowaktion "E-Mail senden" bearbeiten und die Standardsprache des Unternehmens im Feld "Übersetzungssprache" ausgewählt ist. Wenn Sie eine neue Workflowaktion "E-Mail senden" erstellen, ist das Kontrollkästchen "Zum Übersetzen markieren" deaktiviert und schreibgeschützt. Außerdem ist das Kontrollkästchen "Zum Übersetzen markieren" schreibgeschützt, wenn Sie beim Bearbeiten der Workflowaktion im Feld "Übersetzungssprache" eine andere Sprache als die Standardsprache des Unternehmens auswählen.

Im Folgenden wird beschrieben, wie eine Aktion "E-Mail senden" erstellt wird.

HINWEIS: Die Workflowfunktion in Oracle CRM On Demand ist nicht als Tool zum Senden von Massen-E-Mails vorgesehen. Wenn eine Ihrer Anforderungen darin besteht, Ihren Kunden viele E-Mails zu senden, wird die Verwendung eines Produkts wie Oracle CRM On Demand Marketing empfohlen, damit Ihre Anforderungen erfüllt werden.

Hinweis zu Beginn. Um die folgenden Schritte ausführen zu können, muss Ihre Benutzerrolle die Berechtigung "Datenregeln verwalten - Workflowregeln verwalten" enthalten. Informationen zum Hinzufügen von Berechtigungen zu Rollen finden Sie unter Hinzufügen von Rollen.

So erstellen Sie eine Aktion "E-Mail senden"

  1. Navigieren Sie zu der Regel, in der die Aktion erstellt werden soll:
    1. Klicken Sie auf einer beliebigen Seite oben rechts auf den globalen Link "Admin".
    2. Klicken Sie im Abschnitt "Geschäftsprozessverwaltung" auf "Workflowkonfiguration".
    3. Suchen Sie auf der Seite "Liste der Workflow-Regeln" die Regel, in der die Aktion erstellt werden soll.

      Weitere Informationen zur Suche nach Workflowregeln auf der Listenseite finden Sie unter Filtern von Listen.

  2. Klicken Sie für die Regel auf den Link "Workflow-Name".
  3. Klicken Sie auf der Seite "Workflowregeldetails" in der Titelleiste "Aktionen" auf "Menü", und wählen Sie "E-Mail senden".

    HINWEIS: Das Trigger-Ereignis in der Workflowregel bestimmt die Aktionstypen, die für die Regel erstellt werden können.

    TIPP: Sie können eine Kopie einer vorhandenen Workflow-Regelaktion erstellen, indem Sie auf den Link "Kopieren" für die Aktion klicken.

  4. Geben Sie auf der Seite "Workflow-Aktion bearbeiten" einen Namen für die Aktion ein.
  5. Wenn Sie die Aktion aktivieren möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen "Aktiv".
  6. Wählen Sie im Feld "Von" wie folgt die E-Mail-Adresse, von der die E-Mail gesendet werden soll, oder geben Sie die E-Mail-Adresse ein:
    • Wählen Sie die Option "'Standard-E-Mail-Adresse", wenn die E-Mail von der Standardadresse gesendet werden soll.
    • Wählen Sie die Option "Aktueller Benutzer", wenn Sie die E-Mail im Namen des angemeldeten Benutzers senden möchten, der den Workflow auslöst.
    • Wählen Sie die Option "Spezifische E-Mail-Adresse", wenn Sie die E-Mail im Namen einer spezifischen Adresse senden möchten, und geben Sie dann die Adresse an.

      Bei der Adresseingabe gelten folgende Einschränkungen:

      • Sie können die E-Mail-Adresse direkt eingeben oder auf das Symbol fx neben dem Feld klicken und Expression Builder zur Definition der E-Mail-Adresse verwenden.
      • Geben Sie nur eine E-Mail-Adresse ein. Mehrere Adressen werden im Feld "Von" nicht unterstützt.
      • Wenn Sie eine absolute E-Mail-Adresse verwenden, müssen Sie die Adresse in einfache oder doppelte Anführungszeichen einschließen.
      • Expression Builder prüft nur die Syntax der Adressenausdrücke. Es wird nicht geprüft, ob die Adresse gültig ist.
      • Dieses Feld darf maximal 1024 Zeichen enthalten.
  7. Wählen Sie im Feld "An" wie folgt die E-Mail-Adresse für den Empfänger der E-Mail aus:
    • Wählen Sie "Bestimmer Benutzer" oder "Aufgezeichnete E-Mail-Adresse" und dann wie folgt den Empfänger aus:
      • Wenn Sie "Bestimmter Benutzer" auswählen, klicken Sie auf das Suchsymbol und wählen den Benutzer aus.
      • Bei Auswahl von "Aufgezeichnete E-Mail-Adresse" wählen Sie den Empfänger aus der Liste aus.

        Wenn Sie als Empfänger eine Teamrolle auswählen, sendet die Workflowregel die E-Mail an jeden Benutzer, der die zugewiesene Teamrolle innehat.

        HINWEIS: Für die Datensatztypen "Firma", "Person", "Lead", "Verkaufsprojekt" und "Serviceanfrage" sind alle benutzerdefinierten Rollen, die dem Datensatztyp hinzugefügt werden, in der Empfängerliste "Aufgezeichnete E-Mail-Adresse" verfügbar. Weitere Informationen zum Anpassen von Datensätzen finden Sie auf der Seite "Datensatztyp - Anwendungsanpassung". Informationen zu den Empfängern, denen Sie E-Mails senden können, wenn die Workflowaktion für den Datensatztyp "Benutzer" durchgeführt wird, finden Sie unter Zu berücksichtigende Aspekte beim Erstellen von Workflowregeln für den Datensatztyp "Benutzer".

    • Wählen Sie die Option "Spezifische E-Mail-Adresse", und geben Sie die Adressen an.

      Bei der Adresseingabe muss Folgendes berücksichtigt werden:

      • Sie können E-Mail-Adressen direkt eingeben oder auf das Symbol fx neben dem Feld klicken und Expression Builder zur Definition von E-Mail-Adressen verwenden.
      • Zur Eingabe von mehreren Adressen verwenden Sie als Trennzeichen ein Semikolon (;).
      • Absolute E-Mail-Adressen müssen in einfache oder doppelte Anführungszeichen eingeschlossen werden.
      • Expression Builder prüft nur die Syntax der Adressenausdrücke. Es wird nicht geprüft, ob die Adressen gültig sind.
      • Dieses Feld darf maximal 1024 Zeichen enthalten.
      • Wenn ein Ausdruck, den Sie hier eingeben, eine E-Mail-Adresse zurückgibt, die ein Zeichen enthält, das nicht für die Verwendung in E-Mail-Adressen in der Standardanwendung unterstützt wird, kann Oracle CRM On Demand keine E-Mail an diese Adresse senden, selbst wenn das Kontrollkästchen "Unicodezeichen in E-Mail-Feldern zulassen" im Unternehmensprofil aktiviert ist. Informationen zu den Zeichen, die für die Verwendung in E-Mail-Adressen unterstützt werden, finden Sie unter Informationen zu Sonderzeichen in E-Mail-Adressen.

        Das folgende Beispiel zeigt einen Eintrag mit mehreren Adressen:

        PRE('<EmailField1>') + ";" + [<EmailField1>] + ";" + "john.doe@company.com"

        HINWEIS: Wenn Sie eine Workflowaktion zum Senden von E-Mails für den Datensatztyp "Benutzer" erstellen, ist die Option "Spezifische E-Mail-Adresse" im Feld für den Empfänger nicht verfügbar.Nur die Optionen "Bestimmter Benutzer" und "Aufgezeichnete E-Mail-Adresse" sind verfügbar.

  8. Geben Sie die Betreffzeile für die E-Mail ein.

    Sie können Funktionen und Feldnamen in den Text einbetten. Drei Prozentzeichen (%%%) vor und nach einer eingebetteten Funktion oder einem eingebetteten Feldnamen bedeuteten, dass die Funktion bzw. der Feldname in einen Textwert umgewandelt werden soll.

    Der Text könnte beispielsweise Folgendes beinhalten:

    Eine neue %%%[<AccountType>]%%% Firma wurde erstellt

    Wenn Sie einen Funktions- oder Feldnamen direkt im Feld eingeben, müssen Sie vor und hinter ihm drei Prozentzeichen einfügen. Wenn Sie Expression Builder verwenden, um eine Funktion bzw. einen Feldnamen einzubetten, werden die Prozentzeichen automatisch hinzugefügt. Wenn Sie Expression Builder verwenden, um einen komplexen Ausdruck einzubetten, werden die Prozentzeichen eventuell nicht an den korrekten Stellen eingefügt. In diesem Fall muss sichergestellt werden, dass die Prozentzeichen vor und nach dem gesamten Ausdruck platziert werden, damit der Ausdruck richtig ausgewertet wird.

    Beispielsweise werden mit %%%Today() + 30%%% dem aktuellen Datum 30 Tage hinzugefügt; %%%Today() %%%+ 30 jedoch verknüpft 30 mit der Zeichenkettendarstellung des aktuellen Datums.

    Um Expression Builder zum Einbetten von Funktionen und Feldnamen in das Feld zu verwenden, klicken Sie auf das Symbol fx neben dem Feld. Wenn Sie lediglich statischen Text eingeben möchten, brauchen Sie Expression Builder nicht zu verwenden.

    Dieses Feld darf maximal 1024 Zeichen enthalten, einschließlich der Prozentzeichen vor und nach den Funktionen und Feldnamen.

  9. Wählen Sie im Feld "E-Mail-Format" das Format aus, das Sie für die E-Mail-Nachricht verwenden möchten.

    Sie können "Nur Text" oder "HTML" als Nachrichtenformat auswählen.

  10. Geben Sie die Nachricht für die E-Mail ein.

    Sie können, wie in Schritt 8 beschrieben, Funktionen und Feldnamen in den Text einbetten.

    Der Text könnte beispielsweise Folgendes beinhalten:

    Sehr geehrter Herr %%%[<ContactLastName>]%%%,

    Dieses Feld darf maximal 2000 Zeichen enthalten, einschließlich der Prozentzeichen vor und nach den Ausdrücken.

    Informationen zu Berücksichtigungen beim Verwenden von HTML-Code in Nachrichten sowie eine Liste der unterstützten Elemente und Attribute finden Sie unter HTML-Code in Workflow-E-Mail-Nachrichten.

  11. Speichern Sie die Aktion.

Im folgenden Verfahren wird beschrieben, wie eine übersetzte Version der Betreffzeile und des Nachrichtentextes in der E-Mail eingegeben wird.

HINWEIS: Wenn Sie für eine Sprache keine Übersetzung für die Betreffzeile und den Nachrichtentext eingeben, wird stattdessen die Textversion in der Standardunternehmenssprache verwendet. Wenn Sie den Text der Betreffzeile, den Nachrichtentext oder beides später in der Standardsprache des Unternehmens in einer vorhandenen Aktion "E-Mail senden" ändern und das Kontrollkästchen "Zum Übersetzen markieren" nicht aktivieren, werden die Aktualisierungen auch auf die Betreffzeile und den Nachrichtentext aller Sprachen angewendet, für die nie eine Übersetzung eingegeben wurde.

So geben Sie eine übersetzte Version der Betreffzeile und des Nachrichtentextes für die E-Mail ein:

  1. Klicken Sie auf der Seite "Workflowregeldetails" auf den Link "Bearbeiten" für die Workflowaktion "E-Mail senden", für die Sie die Übersetzung eingeben möchten.
  2. Wählen Sie auf der Seite "Workflowaktion bearbeiten" im Feld "Übersetzungssprache" die Sprache aus, für die Sie die Übersetzung eingeben möchten.
  3. Geben Sie im Feld "Betreff" die übersetzte Version der Betreffzeile der E-Mail ein.

    Sie können Funktionen und Feldnamen in den Text einbetten.

  4. Geben Sie im Feld "Nachrichtentext" die übersetzte Version des Nachrichtentextes ein.

    Sie können Funktionen und Feldnamen in den Text einbetten.

  5. Speichern Sie die Änderungen.
  6. Wiederholen Sie dieses Verfahren für jede Sprache, für die Sie eine Übersetzung eingeben möchten.

HINWEIS: Bei den sprachunabhängigen Feldnamen und der Feldnamensyntax, die in allen Beispielausdrücken in diesem Thema verwendet werden, handelt es sich um die Feldnamen und Feldnamensyntax, die in Expression Builder in Releases vor Release 29 Service Pack 1 verwendet wurden. Diese Beispiele sind weiterhin gültig. Wenn Sie jedoch die entsprechenden Felder für einen Ausdruck in der Liste "Felder" in Expression Builder ab Release 29 Service Pack 1 auswählen, unterscheiden sich die Feldnamen und die Feldnamensyntax von den Namen und der Syntax in den Beispielen. Es wird empfohlen, die Felder für Ihre Ausdrücke immer in der Liste "Felder" in Expression Builder auszuwählen, sodass die Feldnamen und die Feldnamensyntax stets richtig sind. Weitere Informationen zu den Feldnamen und zur Feldnamensyntax in Ausdrücken finden Sie unter Informationen zu Ausdrücken.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen anderer Typen von Workflow-Aktionen finden Sie in den folgenden Abschnitten:

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Zugehörige Informationen zu Workflows finden Sie in den folgenden Abschnitten:


Veröffentlicht September 2017 Copyright © 2005, 2017, Oracle. Alle Rechte vorbehalten. Legal Notices.