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Cómo adjuntar archivos y direcciones URL a registros

NOTA: este tema se aplica sólo a archivos adjuntos enlazados a los registros mediante el ítem relacionado con los archivos adjuntos preconfigurados. Para obtener una lista de los tipos de registros que admiten el ítem relacionado con los archivos adjuntos preconfigurados, consulte Acerca de los archivos adjuntos.

En los tipos de registros que son compatibles con los ítems relacionados con archivos adjuntos, puede adjuntar archivos y URL a un registro principal. Después de adjuntar un archivo o una URL al registro, puede:

  • Ver el archivo adjunto
  • Seleccionar otros datos adjuntos.
  • Si se trata de un archivo adjunto, actualizar el contenido del archivo y reemplazar el archivo anterior por el revisado.

Al adjuntar archivos a los registros, se aplican las siguientes consideraciones:

  • Puede cargar archivos comprimidos, incluidos archivos .zip.
  • Debido a motivos de seguridad y protección de datos, Oracle CRM On Demand no le permite adjuntar archivos ejecutables con extensiones de archivo como .exe o .bat.

    NOTA: cuando un usuario hace clic en un archivo ejecutable con una extensión como .exe o .bat, el usuario tiene la opción de ejecutar el archivo o guardarlo. Para evitar que los usuarios ejecuten sin darse cuenta un archivo ejecutable directamente desde Oracle CRM On Demand de esta forma, Oracle CRM On Demand no le permite adjuntar archivos con estas extensiones a los registros. Sin embargo, puede solucionarlo temporalmente dándole una extensión distinta al archivo antes de cargarlo. Si le da al archivo una extensión de archivo como .txt, el usuario que haga clic en el archivo no tiene la posibilidad de ejecutarlo. El usuario debe guardar el archivo en un equipo local, cambiar la extensión del archivo a la extensión correspondiente para el archivo ejecutable y, a continuación, ejecutar el archivo ejecutable.

  • Un nombre de archivo puede contener cualquier carácter que admitan los nombres de archivo de Microsoft Windows.
  • En el caso de archivos que se cargan como anexos en registros mediante la sección de información relacionada preconfigurada Anexos, no puede cargar dos ar archivos con el mismo nombre de archivo como archivo adjunto al mismo registro principal. No obstante, todas las fotografías que se cargan desde dispositivos móviles que utilizan el sistema operativo iOS reciben el mismo nombre por parte del dispositivo móvil. Para garantizar la unicidad de los nombres de archivos dentro del conjunto de anexos vinculados a un registro principal, Oracle CRM On Demand agrega la hora actual al nombre de archivo de todos los archivos así. Esto significa que si carga el mismo archivo como archivo adjunto más de una vez desde un dispositivo móvil que utiliza el sistema operativo iOS, el archivo se agrega como archivo adjunto cada vez que lo carga, pero los nombres de archivo de los archivos adjuntos en Oracle CRM On Demand son distintos.
  • Todos los archivos que intenta cargar se exploran en busca de virus. Si se encuentra un virus en el archivo, éste no se carga y aparece un mensaje.
  • Los archivos cargados deben tener menos de 20 MB. Si tiene un archivo más grande, piense en las siguientes opciones:
    • Comprima el archivo para reducir su tamaño.
    • Divida el archivo en archivos más pequeños (y comprímalos si es necesario).
    • Coloque el archivo en un servidor público e indique la ruta y el nombre de archivo del mismo en lugar de ajuntar el archivo al registro.

Para adjuntar un archivo o una dirección URL a un registro

  1. Seleccione el registro al que desea adjuntar el archivo o la dirección URL.

    Para obtener instrucciones sobre cómo seleccionar registros, consulte Búsqueda de registros.

  2. En la página de detalles, desplácese a la sección Archivos adjuntos y haga clic en Añadir archivo adjunto o Añadir URL en la barra de título.

    NOTA: si desea enviar usuarios a un servidor público para acceder al archivo, haga clic en Agregar URL en lugar de en Agregar archivo adjunto y siga el procedimiento para agregar una URL y no un archivo.

  3. En la página Editar archivo adjunto, realice lo siguiente:
    • Si se trata de un archivo adjunto, haga clic en el botón Examinar que hay junto al campo Archivo y seleccione el archivo. Después de seleccionar el archivo, el campo Nombre del archivo adjunto muestra el nombre del archivo sin la extensión de archivo de forma predeterminada. Si desea utilizar un nombre diferente al nombre mostrado que identifica el archivo adjunto, cambie el valor del campo Nombre del archivo adjunto.

      NOTA: Si está utilizando un dispositivo con una versión del sistema operativo iOS compatible con Oracle CRM On Demand, la opción de realizar una fotografía o un vídeo también está disponible. Después de tomar la fotografía o el vídeo, se carga automáticamente en Oracle CRM On Demand como archivo adjunto.

    • En el caso de que adjunte una dirección URL, rellene el campo URL en la dirección URL (por ejemplo: www.crmondemand.com) y el campo Nombre del archivo adjunto con un nombre mostrado que identifique la dirección URL. La longitud máxima permitida para la dirección URL es de 1999 caracteres.

      Si introduce una cadena de texto que empieza por http:// o https:// en un campo de URL, el texto se puede convertir automáticamente en un enlace tras guardar el valor de campo. La casilla de verificación Convertir valores de texto de URL en enlaces del perfil de la compañía determina el comportamiento del texto en el campo de URL de la siguiente forma:

      • Si se selecciona la casilla de control en el perfil de la compañía, el texto se convierte automáticamente en un enlace después de guardar el valor de campo.
      • Si la casilla de control no está seleccionada, el texto no se convierte en un enlace.

        NOTA: si ha colocado un archivo adjunto en un servidor público, rellene el campo URL con la ruta de acceso y el nombre del archivo utilizando la directiva file:, como file://///<nombre_equipo>/<directorio>/<file_name>, con 5 barras después de file:, por ejemplo, file://///scdept/attachments/products.xls. Para obtener información sobre la compatibilidad del explorador para el sistema de archivos local y la dirección URL de la ruta compartida utilizando el protocolo file:, consulte la documentación del producto del explorador.

  4. En la página Editar archivo adjunto, haga clic en Guardar.

Para ver datos adjuntos

  1. Seleccione el registro al que está adjunto el archivo o la dirección URL.

    Para obtener instrucciones sobre cómo seleccionar registros, consulte Búsqueda de registros.

  2. En la página de detalles, desplácese a la sección Archivos adjuntos y haga clic en Ver en la fila adecuada.

Para seleccionar otros datos adjuntos

  1. Seleccione el registro al que está adjunto el archivo o la dirección URL.

    Para obtener instrucciones sobre cómo seleccionar registros, consulte Búsqueda de registros.

  2. En la página de detalles, desplácese a la sección Archivos adjuntos y haga clic en el enlace Nombre de archivo adjunto correspondiente a los datos adjuntos que desea reemplazar.
  3. En la página Editar archivo adjunto, realice lo siguiente:
    • Si se trata de un archivo adjunto, haga clic en el botón Examinar y seleccione el nuevo archivo. Después de seleccionar el nuevo archivo, el campo Nombre del archivo adjunto se actualiza automáticamente para mostrar el nombre del nuevo archivo sin la extensión de archivo. Actualice el campo Nombre de archivo adjunto, si es necesario.
    • Si se trata de una dirección URL adjunta, rellene el campo URL con la nueva dirección URL y actualice el campo Nombre de archivo adjunto, si es necesario.
  4. En la página Editar archivo adjunto, haga clic en Guardar.

    CONSEJO:  Para comprobar que ha especificado la información correcta de los datos adjuntos, haga clic en el enlace Atrás hasta volver a la página Detalle del registro original. En la sección Archivos adjuntos, revise el nuevo registro de datos adjuntos.

Para actualizar un archivo adjunto

  1. Abra los datos adjuntos desde su ubicación original, pero no desde Oracle CRM On Demand.
  2. Edite el archivo y guárdelo localmente, por ejemplo, en el disco duro.
  3. Inicie sesión en Oracle CRM On Demand.
  4. Seleccione el registro al que desea adjuntar el archivo actualizado.

    Para obtener instrucciones sobre cómo seleccionar registros, consulte Búsqueda de registros.

  5. En la página de detalles, desplácese a la sección Archivos adjuntos y haga clic en Reemplazar en la fila del archivo adjunto.
  6. En la ventana Reemplazar archivo adjunto, seleccione el archivo actualizado y haga clic en Guardar.

Publicado en septiembre 2017 Copyright © 2005, 2017, Oracle. Todos los derechos reservados. Legal Notices.