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Creación de acciones de flujo de trabajo: Enviar mensaje de correo electrónico

Una acción Enviar mensaje de correo electrónico en una regla de flujo de trabajo genera automáticamente un correo electrónico cuando se cumplen las condiciones en una regla de flujo de trabajo. El correo electrónico se envía automáticamente, independientemente de que la operación que ha activado la regla de flujo de trabajo se realice con éxito o falle. Los administradores pueden ver una lista de los correos electrónicos salientes que están actualmente en espera de envío tras la supervisión de correo electrónico. Para obtener más información sobre el supervisor de correo electrónico, consulte Revisión de los correos electrónicos pendientes y enviados de su compañía.

NOTA: puede crear varias acciones para una regla de flujo de trabajo (hasta un máximo de 25 acciones para cada regla).

Acerca de la dirección de origen en correos electrónicos enviados mediante acciones del flujo de trabajo

Al especificar la dirección de origen para los correos electrónicos enviados mediante una acción de flujo de trabajo Enviar mensaje de correo electrónico, puede seleccionar una de las siguientes opciones:

  • Dirección de correo electrónico predeterminada

    Si selecciona esta opción, la dirección de origen del mensaje de correo electrónico es donotreply@crmondemand.com y el campo Remitente del mensaje de correo electrónico se define como support@crmondemand.com. Si el destinatario de correo electrónico intenta responder al mensaje, la dirección del campo Para de la respuesta se establecerá automáticamente en support@crmondemand.com.

    NOTA: a partir de la versión 20 de Oracle CRM On Demand, la dirección de origen predeterminada de los mensajes de correo electrónico enviados mediante acciones de flujo de trabajo Enviar mensaje de correo electrónico es donotreply@crmondemand.com. En las versiones de Oracle CRM On Demand anteriores a la 20, la dirección de origen predeterminada era support@crmondemand.com.

  • Usuario actual

    Si selecciona esta opción, el mensaje de correo electrónico se envía en nombre del usuario que ha iniciado la sesión y que ha activado el flujo de trabajo. La dirección de origen del mensaje de correo electrónico es donotreply@crmondemand.com y el campo Remitente del mensaje de correo electrónico se define como la dirección de correo electrónico del usuario. Si el destinatario de correo electrónico responde al mensaje, la dirección del campo Para en la respuesta se define automáticamente como la dirección de correo electrónico del usuario que ha iniciado sesión que activa la regla de flujo de trabajo.

  • Dirección de correo electrónico específica

    Si selecciona esta opción, el mensaje de correo electrónico se envía en nombre de la dirección de correo electrónico que especifique en la acción de flujo de trabajo. La dirección de origen del mensaje de correo electrónico es donotreply@crmondemand.com y el campo Remitente del mensaje de correo electrónico se define como la dirección de correo electrónico que haya especificado. Si el destinatario de correo electrónico responde al mensaje, la dirección del campo Para en la respuesta se define automáticamente como la dirección de correo electrónico que haya especificado en la acción de flujo de trabajo.

NOTA: Oracle CRM On Demand genera una cadena para cada correo electrónico para que se pueda realizar un seguimiento del mensaje en el sistema de envíos de correo electrónico de Oracle. En las versiones anteriores de Oracle CRM On Demand, la cadena de seguimiento se mostraba en el mensaje de correo electrónico. A partir de la versión 24, la cadena de seguimiento ya no se muestra en el mensaje de correo electrónico, en su lugar, se almacena en un encabezado que no es visible para el receptor del mensaje.

Acerca de la traducción de la línea de asunto y del texto del cuerpo del mensaje en las acciones de flujo de trabajo de envío de correo electrónico

Después de crear una acción Enviar mensaje de correo electrónico, puede editar opcionalmente la acción para introducir las versiones traducidas en la línea de asunto y en el texto del cuerpo del mensaje para el correo electrónico que genera la acción de flujo de trabajo. Puede introducir una traducción para cada idioma activo para su compañía. Si no introduce una traducción para la línea de asunto y el cuerpo del mensaje en un idioma, se utiliza la versión del texto en el idioma predeterminado de la compañía.

Cuando se realiza la acción de correo electrónico, Oracle CRM On Demand usa el valor del campo Para de la acción Enviar mensaje de correo electrónico para determinar el idioma del correo electrónico de esta forma:

  • Si se selecciona Usuario específico o Usuario relacionado en registro en el campo Para, el idioma del correo electrónico será el idioma de usuario del destinatario del correo. Si se selecciona Usuario relacionado en registro en el campo Para, y si el correo electrónico se va a enviar a más de un usuario, el idioma de cada correo electrónico es el idioma de usuario del destinatario del correo.
  • Si se selecciona Dirección de correo específica en el campo Para, Oracle CRM On Demand usa el valor del campo De de la acción Enviar mensaje de correo electrónico para determinar el idioma del correo electrónico de esta forma:
    • Si se selecciona Usuario actual en el campo De, el idioma del correo electrónico es el idioma de usuario del usuario actual, es decir, la persona que ha iniciado sesión y ha activado el flujo de trabajo.
    • Si se selecciona Correo electrónico predeterm. o Dirección de correo específica en el campo De, el idioma del correo electrónico es el idioma predeterminado de la compañía.

¿Qué ocurre si se actualiza la acción Enviar mensaje de correo electrónico?

Si cambia el texto de la línea de asunto, el texto del cuerpo del mensaje o ambos en el idioma predeterminado de la compañía, utilice la casilla de control Marcar para traducción para determinar el comportamiento del resto de idiomas de esta forma:

  • Si no se selecciona la casilla de control Marcar para traducción, ocurre lo siguiente:
    • En el caso de los idiomas para los que nunca se ha introducido una traducción, la línea de asunto y el texto del cuerpo del mensaje se sustituyen automáticamente por el texto actualizado que se ha especificado para el idioma predeterminado de la compañía.
    • Todas las versiones traducidas ya existentes de la línea de asunto y del texto del cuerpo del mensaje permanecen sin cambios.
  • Si selecciona la casilla de control Marcar para traducción, tras guardar sus cambios, se sobrescriben la línea de asunto y el texto del cuerpo de mensaje del resto de idiomas con los que se han especificado para el idioma predeterminado de la empresa. El texto aparece con fuente azul y entre paréntesis para el resto de idiomas hasta que se introduzca la versión traducida.

    NOTA: Si selecciona la casilla de control Marcar para traducción al actualizar cualquier campo en una acción Enviar mensaje de correo electrónico, tras guardar sus cambios, la línea de asunto y el texto del cuerpo de mensaje se sobrescriben por los que se hayan especificado para el idioma predeterminado de la compañía, incluso si no ha actualizado la línea de asunto ni el texto del cuerpo del mensaje en el idioma predeterminado de la empresa.

Acerca de la casilla de control Marcar para traducción

La casilla de control Marcar para traducción solo funciona si se va a editar una acción de flujo de trabajo de envío de correo electrónico existente y está seleccionado el idioma predeterminado de la empresa en el campo Idioma de traducción. Cuando se crea una nueva acción del flujo de trabajo Enviar correo electrónico, la casilla de control Marcar para traducción está desactivada y en estado de solo lectura. Además, la casilla de control Marcar para traducción es de solo lectura si se selecciona cualquier idioma que no sea el predeterminado de la empresa en el campo Idioma de traducción al editar una acción de flujo de trabajo.

El procedimiento siguiente describe cómo crear una acción para enviar un correo electrónico.

NOTA: la funcionalidad de flujo de trabajo de Oracle CRM On Demand no está pensada para usarse como una herramienta para el envío masivo de mensajes de correo electrónico. Si necesita enviar muchos mensajes de correo electrónico a sus clientes, le recomendamos que utilice un producto como Oracle CRM On Demand Marketing para responder a sus necesidades.

Antes de comenzar. Para realizar el siguiente procedimiento, el rol de usuario debe incluir el privilegio Gestionar reglas de datos - Gestionar reglas de flujo de trabajo. Para obtener información acerca de cómo agregar privilegios a roles, consulte Adición de roles.

Para crear una acción de envío de correo electrónico

  1. Desplácese hasta la regla en la que desee crear la acción:
    1. En la esquina superior derecha de cualquier página, haga clic en el enlace global Administrador.
    2. En la sección Gestión de procesos de negocio, haga clic en Configuración de flujo de trabajo.
    3. En la página Lista de reglas de flujo de trabajo, busque la regla en la que desea crear la acción.

      Para obtener información acerca de cómo buscar reglas de flujo de trabajo en la página de la lista, consulte Filtrar listas.

  2. Haga clic en el enlace Nombre de flujo de trabajo en la regla.
  3. En la barra de título Acciones en la página Detalles de reglas de flujo de trabajo, haga clic en Menú y seleccione Enviar mensaje de correo electrónico.

    NOTA: el evento activador de la regla de flujo de trabajo determina los tipos de acciones que se pueden crear en la regla.

    CONSEJO: puede crear una copia de una acción de regla de flujo de trabajo existente haciendo clic en el enlace Copiar para la acción.

  4. En la página Edición de acciones de flujo de trabajo, introduzca un nombre para la acción.
  5. Si desea activar la acción, seleccione la casilla de verificación Activo.
  6. En el campo De, seleccione o introduzca la dirección desde la que se va a enviar el mensaje de correo electrónico, de la manera siguiente:
    • Seleccione la opción Correo electrónico predeterminado para enviar el correo electrónico desde la dirección predeterminada.
    • Seleccione la opción Usuario actual para enviar el mensaje de correo electrónico en nombre del usuario que ha iniciado la sesión y que ha activado el flujo de trabajo.
    • Seleccione la opción Dirección de correo electrónico específica para enviar el correo electrónico en nombre de una dirección específica y, a continuación, especifique la dirección.

      Al introducir la dirección, se aplican las siguientes restricciones:

      • Puede introducir la dirección de correo electrónico directamente, o bien hacer clic en el icono fx junto al campo y utilizar el Expression Builder para definir direcciones de correo electrónico.
      • Especifique sólo una dirección de correo electrónico. El campo De no admite varias direcciones.
      • Si especifica una dirección de correo electrónico absoluta, debe especificar la dirección entre comillas simples o dobles.
      • El Expression Builder sólo comprueba la sintaxis de las expresiones de dirección. No comprueba que la dirección sea válida.
      • Este campo puede contener un máximo de 1024 caracteres.
  7. En el campo Para, seleccione o introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario del correo electrónico, de la siguiente forma:
    • Seleccione Usuario específico o Dirección de correo en registro y, a continuación, seleccione el destinatario, de la siguiente forma:
      • Si selecciona Usuario específico, haga clic en el icono Búsqueda y seleccione el usuario.
      • Si selecciona Dirección de correo en registro, seleccione el destinatario en la lista.

        Si seleccione un rol de equipo como destinatario, la regla de flujo de trabajo envía el correo a cada uno de los usuarios que tenga asignado dicho rol.

        NOTA: Para los tipos de registro de cuentas, contactos, oportunidades y servicios, cualquier rol personalizado que se agregue al tipo de registro se encuentra disponible en la lista de destinatarios Usuario relacionado registro. Para obtener más información sobre la personalización de tipos de registro, consulte Página de personalización de aplicaciones de tipos de registro. Para obtener más información sobre los destinatarios a los que puede enviar correos electrónicos cuando la acción del flujo de trabajo es para el tipo de registro Usuario, consulte Consideraciones para la creación de reglas de flujo de trabajo para el tipo de registro Usuario.

    • Seleccione la opción Dirección de correo específica y, a continuación, especifique las direcciones.

      Al introducir las direcciones, se aplican las siguientes consideraciones:

      • Puede introducir direcciones de correo electrónico directamente, o bien hacer clic en el icono fx junto al campo y utilizar el Expression Builder para definir direcciones de correo electrónico.
      • Para introducir varias direcciones, utilice el delimitador de punto y coma (;).
      • Debe incluir las direcciones de correo electrónico absolutas entre comillas simples o dobles.
      • El Expression Builder sólo comprueba la sintaxis de las expresiones de dirección. No comprueba que las direcciones sean válidas.
      • Este campo puede contener un máximo de 1024 caracteres.
      • Si una expresión que introduce aquí devuelve una dirección de correo electrónico que contiene cualquier carácter no admitido para su uso en direcciones de correo electrónico en la aplicación estándar, Oracle CRM On Demand no puede enviar correos electrónicos a esa dirección, incluso si la casilla de verificación Permitir caracteres Unicode en los campos de correo electrónico está activada en el perfil de compañía. Para obtener más información sobre los caracteres admitidos para su uso en direcciones de correo electrónico, consulte Acerca de los caracteres especiales en las direcciones de correo electrónico.

        En el siguiente ejemplo se muestra una entrada con varias direcciones:

        PRE('<EmailField1>') + ";" + [<EmailField1>] + ";" + "john.doe@company.com"

        NOTA: Al crear una acción de flujo de trabajo Enviar correo electrónico para el tipo de registro de usuario, la opción Dirección de correo específica no está disponible en el campo Para.solo están disponibles las opciones Usuario específico y Dirección correo en registro.

  8. Introduzca la línea de asunto del mensaje de correo electrónico.

    Puede incrustar funciones y nombres de campos en el texto. Los tres signos de porcentaje (%%%) delante y detrás de una función o nombre de campo incrustado indican que se va a convertir a un valor de texto.

    Por ejemplo, el texto puede incluir lo siguiente:

    Se ha creado una nueva cuenta %%%[<AccountType>]%%%

    Si escribe un nombre de función o de campo directamente en el campo, debe escribir tres signos de porcentaje antes y después de éste. Si utiliza el Expression Builder para incrustar un nombre de función o de campo, los signos de porcentaje se agregan automáticamente. Si utiliza el Expression Builder para incrustar una expresión compleja, puede que los signos de porcentaje no se agreguen en los lugares correctos. En dicho caso, asegúrese de que los signos de porcentaje se han colocado antes y después de toda la expresión para que ésta se evalúe correctamente.

    Por ejemplo, %%%Today() + 30%%% agrega 30 días a la fecha actual, pero %%%Today() %%%+ 30 concatena 30 a la representación en formato de cadena de la fecha actual.

    Para utilizar el Expression Builder para incrustar funciones y nombres de campos en el campo, haga clic en el icono fx junto al campo. Si introduce sólo texto estático, no necesita utilizar el Expression Builder.

    Este campo puede contener un máximo de 1024 caracteres, incluidos los signos de porcentaje delante y detrás de las funciones y los nombres de campos.

  9. En el campo Formato de correo electrónico, seleccione el formato que desea que se utilice para el mensaje de correo electrónico.

    Puede seleccionar Texto sin formato o HTML para el formato del mensaje.

  10. Introduzca el mensaje de correo electrónico.

    Puede incrustar funciones y nombres de campos en el texto, como se describe en el paso 8.

    Por ejemplo, el texto puede incluir lo siguiente:

    Estimado señor %%%[<apellidosdelcontacto>]%%%,

    Este campo puede contener un máximo de 2000 caracteres, incluidos los signos de porcentaje delante y detrás de las expresiones.

    Para obtener información sobre las consideraciones necesarias al utilizar código HTML en el mensaje, así como una lista de los elementos y atributos que están admitidos, consulte Código HTML en mensajes de correo electrónico de flujo de trabajo.

  11. Guarde la acción.

El siguiente procedimiento describe cómo introducir una versión traducida de la línea de asunto y el texto del cuerpo del mensaje en el correo electrónico.

NOTA: Si no introduce una traducción para la línea de asunto y el cuerpo del mensaje en un idioma, se utiliza la versión del texto en el idioma predeterminado de la compañía. Si posteriormente cambia el texto de la línea de asunto, del cuerpo del mensaje o ambos, en el idioma predeterminado de la compañía de una acción Enviar mensaje de correo electrónico existente y no selecciona la casilla de control Marcar para traducción, las actualizaciones también se aplican a la línea de asunto y al cuerpo del texto del mensaje para cualquier idioma para el que nunca se haya introducido una traducción.

Para introducir una versión traducida de la línea de asunto y del texto del cuerpo del mensaje en el correo electrónico

  1. En la página Detalle de regla de flujo de trabajo, haga clic en el enlace Editar de la acción de flujo de trabajo de envío de correo electrónico para la que desee introducir la traducción.
  2. En la página Edición de acción de flujo de trabajo, campo Idioma de traducción, seleccione el idioma para el que desea introducir la traducción.
  3. En el campo Asunto, introduzca la versión traducida de la línea de asunto del correo electrónico.

    Puede incrustar funciones y nombres de campos en el texto.

  4. En el campo Cuerpo del mensaje, introduzca la versión traducida del texto del mensaje.

    Puede incrustar funciones y nombres de campos en el texto.

  5. Guarde los cambios.
  6. Repita este procedimiento para cualquier idioma para el que desee introducir una traducción.

NOTA: Los nombres de campo independientes del idioma y la sintaxis de nombre de campo que se utilizan en las expresiones de ejemplo de este tema son los que se utilizaban en las versiones de Expression Builder anteriores a la versión 29 Service Pack 1. Estos ejemplos siguen siendo válidos. Sin embargo, si selecciona los campos correspondientes para una expresión en la lista Campos de Expression Builder, en la versión 29 Service Pack1 o posterior, los nombres de campo y la sintaxis de los nombres de campo serán diferentes de los indicados en los ejemplos. Se recomienda seleccionar siempre los campos para las expresiones de la lista Campos de Expression Builder para que los nombres de campo y la sintaxis de los nombres de campo sean siempre correctos. Para obtener más información sobre los nombres de campo y la sintaxis de nombre de campo en las expresiones, consulte Acerca de las expresiones.

Para obtener procedimientos paso a paso sobre la creación de otros tipos de acciones de flujo de trabajo, consulte los siguientes temas:

Temas relacionados

Consulte los siguientes temas para obtener información relacionada sobre los flujos de trabajo:


Publicado en septiembre 2017 Copyright © 2005, 2017, Oracle. Todos los derechos reservados. Legal Notices.