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Création d'actions de workflow : Envoyer un e-mail

Une action d'envoi d'e-mail dans une règle de workflow génère automatiquement un e-mail lorsque les conditions de la règle sont réunies. L'e-mail est envoyé automatiquement, que l'opération ayant déclenché la règle de workflow aboutisse ou non. Les administrateurs peuvent voir la liste des e-mails sortants en attente d'envoi dans le moniteur des e-mails. Pour plus d'informations sur le moniteur des e-mails, reportez-vous à la rubrique Consultation des e-mails en attente et envoyés de votre société.

REMARQUE : Vous pouvez créer plusieurs actions pour une règle de workflow, avec un maximum de 25 actions pour chaque règle.

A propos de l'adresse de l'expéditeur dans les E-mails envoyés par les actions de workflow

Lorsque vous indiquez une adresse de l'expéditeur pour les E-mails envoyés par une action de workflow Envoyer un e-mail, vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :

  • Adresse e-mail par défaut

    Si vous sélectionnez cette option, l'adresse De de l'e-mail est donotreply@crmondemand.com et le champ Expéditeur a la valeur support@crmondemand.com. Si le destinataire d'un e-mail essaye de répondre à cet e-mail, l'adresse du champ A de la réponse est automatiquement définie sur support@crmondemand.com.

    REMARQUE : Depuis la version 20 de Oracle CRM On Demand, l'adresse De par défaut des e-mails envoyés par les actions de workflow Envoyer un e-mail est donotreply@crmondemand.com. Dans les versions antérieures à la version 20 de Oracle CRM On Demand, l'adresse de l'expéditeur par défaut était support@crmondemand.com.

  • Utilisateur actuel

    Si vous sélectionnez cette option, l'e-mail est envoyé de la part de l'utilisateur connecté qui déclenche le workflow. L'adresse de l'expéditeur du message est donotreply@crmondemand.com et le champ Expéditeur du message contient l'adresse électronique de l'utilisateur. Si le destinataire de l'e-mail répond à cet e-mail, l'adresse du champ A de la réponse est automatiquement définie sur l'adresse de l'utilisateur connecté qui a déclenché la règle de workflow.

  • Adresse e-mail spécifique

    Si vous sélectionnez cette option, l'e-mail est envoyé de la part de l'adresse email que vous indiquez dans l'action de workflow. L'adresse de l'expéditeur du message est donotreply@crmondemand.com et le champ Expéditeur du message contient l'adresse électronique que vous avez spécifiée. Si le destinataire de l'e-mail répond à cet e-mail, l'adresse du champ A de la réponse est automatiquement définie sur l'adresse email spécifique que vous avez indiquée dans l'action de workflow.

REMARQUE : Oracle CRM On Demand génère une chaîne pour chaque e-mail de manière à assurer son suivi dans le système de livraison d'e-mails d'Oracle. Dans les versions précédentes d'Oracle CRM On Demand, la chaîne de suivi figurait dans l'e-mail. Depuis la version 24, la chaîne de suivi ne figure plus dans l'e-mail. Elle est stockée dans un en-tête que le destinataire de l'e-mail ne voit pas.

A propos de la traduction du texte de la ligne d'objet et du corps du message dans les actions de workflow Envoyer un e-mail

Après avoir créé une action Envoyer un e-mail, vous pouvez éventuellement modifier l'action pour entrer des versions traduites du texte de la ligne d'objet et du corps du message pour l'e-mail généré par l'action de workflow. Vous pouvez entrer une traduction pour chaque langue utilisée dans votre société. Si vous n'entrez pas une traduction du texte de la ligne d'objet et du corps du message pour une langue, la version utilisée est celle de la langue par défaut de la société.

Lorsque l'action relative à l'e-mail est exécutée, Oracle CRM On Demand utilise la valeur du champ A de l'action Envoyer un e-mail pour déterminer la langue de l'e-mail, comme suit :

  • Si les valeurs Utilisateur spécifique ou Utilisateur apparenté sur l'enregistrement sont sélectionnées dans le champ A, la langue de l'e-mail est celle de la langue utilisateur du destinataire de l'e-mail. Si la valeur Utilisateur apparenté sur l'enregistrement est sélectionnée dans le champ A, et si l'e-mail est envoyé à plusieurs utilisateurs, la langue de chaque e-mail est celle de la langue utilisateur du destinataire de cet e-mail.
  • Si la valeur Adresse e-mail spécifique est sélectionnée dans le champ A, Oracle CRM On Demand utilise la valeur du champ De de l'action Envoyer un e-mail pour déterminer la langue de l'e-mail, comme suit :
    • Si la valeur Utilisateur actuel est sélectionnée dans le champ De, la langue de l'e-mail est celle de l'utilisateur actuel, c'est-à-dire celle de l'utilisateur connecté qui déclenche le workflow.
    • Si la valeur Adresse e-mail par défaut ou Adresse e-mail spécifique est sélectionnée dans le champ De, la langue de l'e-mail est celle utilisée par défaut dans la société.

Que se passe-t-il si l'action Envoyer un e-mail est mise à jour ?

Si vous modifiez le texte de la ligne d'objet ou celui du corps du message, ou les deux, dans la langue par défaut de la société, vous pouvez utiliser la case A traduire pour déterminer le comportement des autres langues, comme suit :

  • Si vous ne cochez pas la case A traduire, les effets suivants se produisent :
    • S'il s'agit de langues pour lesquelles aucune traduction n'a jamais été entrée, le texte de la ligne d'objet et du corps du message est automatiquement remplacé par le texte mis à jour spécifié comme étant la langue par défaut de la société.
    • Toute version traduite existante du texte de la ligne d'objet et du corps du message reste inchangée.
  • Si vous cochez la case A traduire, une fois vos modifications enregistrées, le texte de la ligne d'objet et du corps du message pour toutes les autres langues est remplacé par le texte de la ligne d'objet et du corps du message spécifié pour la langue par défaut de la société. Le texte s'affiche en caractères bleus et entre crochets pour les autres langues, jusqu'à ce que vous entriez la version traduite.

    REMARQUE : Si vous cochez la case A traduire lors de la mise à jour d'un champ dans le cadre d'une action Envoyer un e-mail, le texte de la ligne d'objet et du corps du message de chaque langue sera remplacé, lorsque vous enregistrerez vos modifications, par le texte de la ligne d'objet et du corps du message spécifié pour la langue par défaut de la société, même si vous n'avez pas mis à jour ce texte dans la langue par défaut de la société.

A propos de la case à cocher A traduire

La case A traduire est disponible uniquement lorsque vous modifiez une action de workflow Envoyer un e-mail existante et que la langue par défaut de l'entreprise st sélectionnée dans le champ Langue de traduction. Lorsque vous créez une nouvelle action de workflow Envoyer un e-mail, la case à cocher A traduire est désélectionnée et en lecture seule. En outre, la case à cocher A traduire est en lecture seule si vous sélectionnez une langue autre que la langue par défaut de la société dans le champ Langue de traduction lorsque vous modifiez l'action de workflow.

La procédure suivante explique comment créer une action d'envoi d'e-mail.

REMARQUE : La fonctionnalité de workflow de Oracle CRM On Demand n'est pas destinée à être utilisée pour l'envoi d'e-mails en masse. Si vous avez besoin d'envoyer des e-mails en quantité à vos clients, il est recommandé d'utiliser un produit tel qu'Oracle CRM On Demand Marketing pour répondre à ces besoins.

Avant de commencer. Pour la procédure suivante, votre rôle d'utilisateur doit inclure le privilège Gérer les règles de données - Gérer les règles de workflow. Pour plus d'informations sur l'ajout de privilèges aux rôles, voir Ajout de rôles.

Pour créer une action d'envoi d'e-mail

  1. Naviguez jusqu'à la règle dans laquelle vous souhaitez créer l'action :
    1. Dans le coin supérieur droit de la page en cours, cliquez sur le lien général Admin.
    2. Dans la section Gestion du processus, cliquez sur Configuration du workflow.
    3. Dans la page Liste des règles de workflow, recherchez la règle dans laquelle vous souhaitez créer l'action.

      Pour plus d'informations sur la recherche de règles de workflow dans la liste, voir la rubrique Filtrage de listes.

  2. Cliquez sur le lien Nom du workflow de la règle.
  3. Dans la barre de titre Actions de la page Règle de workflow – Détails, cliquez sur Menu, puis sélectionnez Envoyer un e-mail.

    REMARQUE : L'événement déclencheur de la règle de workflow détermine les types d'actions qui peuvent être créés pour la règle.

    CONSEIL : Vous pouvez créer une copie d'une action de règle de workflow existante en cliquant sur le lien Copier correspondant à l'action.

  4. Dans la page Modification de l'action du workflow, attribuez un nom à l'action.
  5. Si vous souhaitez activer l'action, cochez la case Actif.
  6. Dans le champ De, sélectionnez ou entrez l'adresse de laquelle l'e-mail est envoyé, comme suit :
    • Sélectionnez l'option Adresse e-mail par défaut pour envoyer l'e-mail à partir de l'adresse par défaut.
    • Sélectionnez l'option Utilisateur actuel pour envoyer l'e-mail de la part de l'utilisateur connecté qui déclenche le workflow.
    • Sélectionnez l'option Adresse e-mail spécifique pour envoyer l'e-mail de la part d'une adresse spécifique, puis indiquez l'adresse.

      Les restrictions suivantes s'appliquent lors de la saisie de l'adresse :

      • Vous pouvez entrer l'adresse e-mail directement ou cliquer sur l'icône fx en regard du champ et utiliser Expression Builder pour définir l'adresse.
      • N'indiquez qu'une seule adresse e-mail. La saisie de plusieurs adresses n'est pas prise en charge dans le champ De.
      • Si vous indiquez une adresse e-mail absolue, vous devez la mettre entre guillemets simples ou doubles.
      • Expression Builder ne vérifie que la syntaxe des expressions d'adresse. il ne vérifie pas si l'adresse est correcte.
      • Ce champ peut contenir jusqu'à 1 024 caractères.
  7. Dans le champ à, sélectionnez ou entrez l'adresse e-mail du destinataire, comme suit :
    • Sélectionnez Utilisateur spécifique ou Utilisateur apparenté sur l'enregistrement, puis le destinataire comme suit :
      • Si vous sélectionnez Utilisateur spécifique, cliquez sur l'icône de recherche, puis sélectionnez l'utilisateur.
      • Si vous sélectionnez Utilisateur apparenté sur l'enregistrement, sélectionnez le destinataire dans la liste.

        Si vous sélectionnez un rôle d'équipe comme destinataire, la règle de workflow envoie le message à chaque utilisateur à qui le rôle d'équipe est affecté.

        REMARQUE : Pour les types d'enregistrement Compte, Interlocuteur, Lead, Opportunités et Demande d'assistance, les rôles personnalisés ajoutés au type d'enregistrement sont disponibles dans la liste des destinataires Utilisateur apparenté sur l'enregistrement. Pour plus d'informations sur la personnalisation des types d'enregistrements, voir Page Personnalisation de l'application des types d'enregistrement. Pour plus d'informations sur les destinataires auxquels vous pouvez envoyer un e-mail lorsque l'action de workflow concerne le type d'enregistrement utilisateur, voir Points à prendre en compte lors de la création de règles de workflow pour le type d'enregistrement utilisateur.

    • Sélectionnez l'option Adresse e-mail spécifique, puis indiquez les adresses.

      Les considérations suivantes s'appliquent lors de la saisie des adresses :

      • Vous pouvez entrer les adresses e-mail directement ou cliquer sur l'icône fx en regard du champ et utiliser Expression Builder pour définir les adresses.
      • Pour entrer plusieurs adresses, utilisez un point-virgule (;) comme délimiteur.
      • Vous devez mettre les adresses e-mail absolues entre guillemets simples ou doubles.
      • Expression Builder ne vérifie que la syntaxe des expressions d'adresse. il ne vérifie pas si les adresses sont correctes.
      • Ce champ peut contenir jusqu'à 1 024 caractères.
      • Si une expression que vous entrez ici renvoie une adresse e-mail contenant un caractère qui n'est pas pris en charge pour utilisation dans les adresses e-mail dans l'application standard, Oracle CRM On Demand ne peut pas envoyer un e-mail à cette adresse, même si la case Autoriser les caractères Unicode dans les champs d'e-mail est cochée sur le profil de la société. Pour plus d'informations sur les caractères pris en charge pour l'utilisation dans des adresses e-mail, voir A propos des caractères spéciaux dans des adresses e-mail.

        L'exemple suivant montre une entrée contenant plusieurs adresses :

        PRE('<EmailField1>') + ";" + [<EmailField1>] + ";" + "john.doe@company.com"

        REMARQUE : Quand vous créez une action de workflow Envoyer un e-mail pour le type d'enregistrement utilisateur, l'option Adresse e-mail spécifique n'est pas disponible dans le champ A. Seules les options Utilisateur spécifique et Utilisateur apparenté sur l'enregistrement sont disponibles.

  8. Entrez l'objet du message.

    Vous pouvez intégrer des fonctions et des noms de champ dans le texte. Trois symboles de pourcentage (%%%) avant et après une fonction ou un nom de champ intégrés indique qu'ils ne sont pas convertis en valeur de texte.

    Le texte peut par exemple inclure les éléments suivants :

    Un nouveau compte %%%[<AccountType>]%%% a été créé.

    Si vous saisissez un nom de fonction ou de champ directement dans le champ, vous devez le faire précéder et suivre de trois symboles de pourcentage. Si vous utilisez Expression Builder pour intégrer une fonction ou un nom de champ, les symboles de pourcentage sont automatiquement ajoutés. Si vous utilisez Expression Builder pour intégrer une expression complexe, les symboles de pourcentage ne seront peut-être pas ajoutés au bon endroit. Dans ce cas, assurez-vous que les symboles sont placés avant et après l'expression entière pour qu'elle soit évaluée correctement.

    Par exemple, %%%Today() + 30%%% ajoute 30 jours à la date actuelle, mais %%%Today() %%%+ 30 concatène 30 à la représentation de la chaîne de la date actuelle.

    Pour utiliser Expression Builder afin d'intégrer des fonctions et des noms de champ au champ, cliquez sur l'icône fx en regard du champ. Si vous entrez uniquement que du texte statique, il n'est pas nécessaire d'utiliser Expression Builder.

    Ce champ peut contenir jusqu'à 1 024 caractères, symboles de pourcentage avant et après les fonctions et les noms de champ compris.

  9. Dans le champ Format d'e-mail, sélectionnez le format que vous voulez utiliser pour l'e-mail.

    Vous pouvez sélectionner Texte brut ou HTML pour le format du message.

  10. Entrez le texte du message.

    Vous pouvez intégrer des fonctions et des noms de champ dans le texte, comme décrit à l'étape 8.

    Le texte peut par exemple inclure les éléments suivants :

    Bonjour M. %%%[<ContactLastName>]%%%,

    Ce champ peut contenir jusqu'à 2 000 caractères, symboles de pourcentage avant et après les expressions compris.

    Pour plus d'informations sur les considérations relatives à l'utilisation du code HTML dans le message, ainsi que la liste des éléments et attributs pris en charge, voir Code HTML dans les e-mails de workflow.

  11. Enregistrez l'action.

La procédure suivante explique comment entrer une version traduite du texte de la ligne d'objet et du corps du message dans l'e-mail.

REMARQUE : Si vous n'entrez pas une traduction du texte de la ligne d'objet et du corps du message pour une langue, la version utilisée est celle de la langue par défaut de la société.Si vous modifiez ultérieurement le texte de la ligne d'objet ou celui du corps du message, ou des deux, dans la langue par défaut de la société dans une action Envoyer un e-mail existante, et si vous ne cochez pas la case A traduire, les mises à jour sont également appliquées au texte de la ligne d'objet et du corps du message pour toute les langues pour lesquelles aucune traduction n'a jamais été entrée.

Pour entrer une version traduite du texte de la ligne d'objet et du corps du message de l'e-mail

  1. Dans la page Règle de workflow - Détails, cliquez sur le lien Modifier de l'action Envoyer un e-mail dont vous souhaitez entrer la traduction.
  2. Dans la page Modification de l'action du workflow, dans le champ Langue de traduction, sélectionnez la langue pour laquelle vous voulez entrer la traduction.
  3. Dans le champ Objet, entrez la version traduite de la ligne d'objet de l'e-mail.

    Vous pouvez intégrer des fonctions et des noms de champ dans le texte.

  4. Dans le champ Corps du message, entrez la version traduite du texte du message.

    Vous pouvez intégrer des fonctions et des noms de champ dans le texte.

  5. Enregistrez vos modifications.
  6. Répétez cette procédure pour chaque langue pour laquelle vous souhaitez entrer une traduction.

Remarque : Les noms de champ indépendants de la langue et la syntaxe de nom de champ utilisés dans les exemples d'expressions de cette rubrique sont ceux utilisés dans Expression Builder, dans les versions antérieures à la version 29 Service Pack 1. Ces exemples restent valides. Toutefois, si vous sélectionnez les champs correspondants pour une expression de la liste Champs d'Expression Builder dans la version 29 Service Pack 1 ou version ultérieure, les noms de champ et leur syntaxe seront différents de ceux utilisés dans les exemples. Il est recommandé de toujours sélectionner les champs de vos expressions dans la liste Champs d'Expression Builder afin que les noms de champ et leur syntaxe soient toujours corrects. Pour plus d'informations sur les noms de champ et leur syntaxe dans les expressions, reportez-vous à la rubrique A propos des expressions.

Vous trouverez des procédures détaillées relatives à la création d'autres types d'actions de workflow dans les rubriques suivantes :

Rubriques connexes

Pour consulter les informations connexes sur les workflows, voir les rubriques suivantes :


Publié en septembre 2017 Copyright © 2005, 2017, Oracle. Tous droits réservés. Legal Notices.