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A propos de la création des structures de livresPour définir une structure de livres efficace, vous devez planifier les hiérarchies avec soin. Tenez compte des directives suivantes lors de la conception et de l'affinement des hiérarchies de votre société :
Livres utilisateurLa création de livres personnalisés à partir de livres utilisateur représente un inconvénient car les données copiées doivent être synchronisées dans chacun des livres. Cette tâche supplémentaire accroît le temps de traitement par le serveur et affecte la vitesse d'extraction des enregistrements. REMARQUE : Une société peut toutefois utiliser la copie de livres pour que les données d'un utilisateur soient accessibles à un autre utilisateur. Il existe cependant une méthode plus simple : il suffit d'ajouter l'utilisateur souhaitant accéder aux données en tant que délégué de l'utilisateur qui détient ces données. Besoins d'accès aux donnéesLa structure des livres ne doit pas nécessairement refléter la hiérarchie établie au niveau du groupe. Il est davantage recommandé de la faire correspondre à l'organisation des données de votre société. Une partie des activités peut être organisée géographiquement, tandis qu'une autre partie sera classée par gamme de produits ou secteur. Faites particulièrement attention dans les cas suivants :
Pertinence de la structure du groupeDans un grand nombre d'entreprises, une organisation parent dispose d'un accès total à toutes les données des organisations enfants. Chacun des membres de cette organisation dispose généralement d'un accès total aux données de toutes les organisations enfants. Si votre société est structurée de cette façon, il est recommandé de ne pas configurer de livres représentant la structure organisationnelle au niveau de l'organisation parent. Cependant, veillez à prendre en compte les éléments suivants :
Affiliations des donnéesExaminez les procédures de votre société lorsqu'un utilisateur est transféré d'un service à un autre. Par exemple :
Tâches et besoins des utilisateursLors de la conception de la structure des livres, tenez compte des tâches pour lesquelles les utilisateurs utilisent le plus souvent des livres, notamment l'utilisation de listes, la recherche d'enregistrements ainsi que la génération et l'utilisation de rapports. Utilisation de listesAfin d'identifier facilement les listes nécessaires aux utilisateurs, déterminez les types de liste les plus utilisés et définissez les listes idéales. Demandez aux utilisateurs de votre société de vous fournir des informations. Si aucun livre de la structure ne contient tous les enregistrements nécessaires à une liste idéale, cela signifie qu'il manque probablement une hiérarchie. Par exemple, vous pouvez définir une hiérarchie géographique et une hiérarchie orientée produits. Si les utilisateurs travaillent énormément avec un sous-ensemble d'un livre, créez le sous-livre correspondant et affectez-lui un nom explicite. Le sous-livre peut également être défini comme valeur par défaut pour le sélecteur de livre, pour que les utilisateurs n'aient pas besoin de sélectionner le livre à chaque fois. Pour plus d'informations sur la définition de la valeur par défaut pour le sélecteur de livre, reportez-vous à la rubrique Activation des livres pour les utilisateurs et les rôles d'utilisateur. Recherche d'enregistrementsPour déterminer les besoins en recherche des utilisateurs de votre société, soumettez-leur des scénarios de recherche dans des enregistrements spécifiques. La structure et la taille du livre doivent refléter les recherches et correspondre aux critères les plus utilisés. REMARQUE : Si une structure de livres existe déjà et que vous souhaitez l'affiner, demandez aux utilisateurs s'ils parviennent à identifier le livre de la hiérarchie auquel appartient un enregistrement spécifique. S'ils n'en sont capables que pour les livres de niveau supérieur, demandez-leur si une subdivision supplémentaire leur permettrait d'affiner leur recherche. Les recherches de livres de niveau supérieur doivent rester des exceptions. Les champs utilisés pour une recherche affectent la vitesse de la recherche :
Par exemple, si les utilisateurs recherchent généralement des enregistrements d'interlocuteurs à l'aide de champs indexés, le nombre d'enregistrements pour le livre de niveau inférieur (appelé le noeud feuille) peut s'élever à 100 000 pour chaque type d'enregistrement. Toutefois, si les utilisateurs utilisent plutôt des champs non indexés, vous pouvez restreindre la taille des livres "noeuds feuilles" entre 20 000 et 30 000 enregistrements par type. La configuration des données varie d'une société à une autre. Il n'existe donc pas de recommandation quant au nombre d'enregistrements. La taille des livres doit être gérée en permanence. Les livres permettent d'effectuer des recherches plus rapides en réduisant le nombre d'enregistrements consultés. Génération et utilisation de rapportsTous les utilisateurs, à l'exception des administrateurs, sont soumis à des règles de visibilité des données pour les rapports. Lorsqu'un livre utilisateur ou personnalisé est spécifié dans le sélecteur de livre pour la génération d'un rapport, les données prises en compte sont les suivantes :
REMARQUE : Même s'il n'est généralement pas nécessaire, il est possible de modifier une structure de livres une fois celle-ci configurée. Ces modifications, qui sont immédiatement appliquées, ne requièrent aucune déconnexion. Cependant, elles ne sont pas immédiatement reflétées dans les données des rapports en temps réel. Pour plus d'informations sur la visibilité sur les enregistrements dans les rapports, reportez-vous à la rubrique Rapports. Visibilité du responsableLors de la conception des hiérarchies de livres, respectez les principes suivants :
Niveaux de hiérarchieLes hiérarchies de livres présentant un grand nombre de niveaux, contenant chacun des enregistrements, se comportent de la même façon qu'une équipe pour laquelle la visibilité du responsable activée. Ce type de hiérarchie convient parfaitement aux petits jeux de données. Cependant, étant donné que les volumes augmentent, les livres dont la hiérarchie est composée d'un petit nombre de niveaux (ou sans niveau) fonctionnent bien mieux que la fonctionnalité d'équipe. Si l'un des niveaux de la hiérarchie de livres n'apporte rien de plus à la sécurité ou à l'organisation des données, fusionnez le livre redondant ainsi que les sous-livres associés. Demandez aux utilisateurs s'ils parviennent à identifier de quel sous-livre d'un livre parent provient un enregistrement spécifique. S'ils n'en sont pas capables, cela signifie que la meilleure solution consiste à réunir les deux sous-livres dans le livre parent. Pour réduire simplement le nombre de niveaux d'une hiérarchie, il suffit d'ajouter le nom du livre parent en préfixe au nom des sous-livres. Par exemple, pour le sous-livre Nord du livre parent Amérique du Nord, supprimez le livre parent et renommez le sous-livre "AN – Nord". RenvoisLa technique des renvois consiste à dupliquer des enregistrements dans plusieurs livres. Elle représente une surcharge de travail d'administration pour les utilisateurs en raison de la synchronisation nécessaire. De plus, le grand nombre d'opérations de lecture-écriture généré affecte les performances du serveur. Cette technique doit être utilisée au minimum. Gestion automatisée des livresEn général, les critères d'affectation des livres sont mis en correspondance avec un ou plusieurs champs d'un type d'enregistrement. Vous pouvez créer des règles de workflow pour réorganiser automatiquement l'affectation des livres en cas de modification d'un de ces champs. Par exemple, pour la hiérarchie de livres Territoire, vous pouvez créer une règle de workflow pour surveiller un champ d'un type d'enregistrement (le champ Territoire des comptes, par exemple), puis créer une action d'affectation d'un livre à la règle afin de mettre à jour le livre Territoire de l'enregistrement avec un nouveau livre lorsque la valeur du champ Territoire pour les comptes est modifiée. Lorsque vous créez les noms des livres, déterminez si vous souhaitez utiliser les actions de workflow Affecter un livre de manière à ce qu'une seule action de workflow puisse affecter un livre différent à différents enregistrements en utilisant une expression dont le résultat est un nom de livre. Par exemple, supposons que vous possédiez des comptes en Amérique du Nord ainsi que dans la zone EMEA. Vous pouvez définir deux livres distincts correspond à chacune des régions, et affecter le livre approprié à un compte en fonction du lieu où se trouve le compte. Pour ce faire, vous pouvez créer deux livres, le premier intitulé Amérique du Nord et le second EMEA. Vous pouvez ensuite créer un champ de sélection personnalisé appelé Lieu des ventes avec les valeurs Amérique du Nord et EMEA, puis ajouter le champ personnalisé à la mise en page du type d'enregistrement Compte pour les rôles appropriés. Vous pouvez ensuite créer une action de workflow Affecter un livre qui se comporte de la façon suivante lorsqu'un enregistrement de compte est mis à jour :
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Publié en septembre 2017 | Copyright © 2005, 2017, Oracle. Tous droits réservés. Legal Notices. |