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ワークフローアクションの作成:電子メールの送信

ワークフロールールの[メール送信]アクションでは、ワークフロールールの条件が満たされた場合に電子メールが自動的に生成されます。ワークフロールールをトリガーした操作の成否にかかわらず、電子メールが自動的に送信されます。 管理者は、電子メールモニターで、現在送信待ちの発信電子メールのリストを確認できます。電子メールモニターの詳細は、「企業の保留中および送信済み電子メールの確認」を参照してください。

注:1つのワークフロールールに対して、最大25個のアクションを作成できます。

ワークフローアクションで送信される電子メールの[差出人]アドレスについて

[メール送信]ワークフローアクションで送信する電子メールに[差出人]アドレスを指定するときは、次のいずれかのオプションを選択できます。

  • デフォルトの電子メールアドレス

    このオプションを選択した場合、電子メールの[差出人]アドレスは、donotreply@crmondemand.comとなり、電子メールの[送信者]フィールドは、support@crmondemand.comに設定されます。電子メール受信者が電子メールに応答しようとすると、返信の[宛先]フィールドは自動的にsupport@crmondemand.comに設定されます。

    注:Oracle CRM On Demandのリリース20からは、[メール送信]ワークフローアクションで送信する電子メールのデフォルトの[差出人]アドレスは、donotreply@crmondemand.comとなります。リリース20より前のOracle CRM On Demandでのデフォルトの[差出人]アドレスは、support@crmondemand.comでした。

  • 現在のユーザー

    このオプションを選択した場合、電子メールは、ワークフローをトリガーするサインインユーザーに代わって送信されます。電子メールの[差出人]アドレスは、donotreply@crmondemand.comとなり、電子メールの[送信者]フィールドは、ユーザーの電子メールアドレスに設定されます。電子メール受信者が電子メールに応答すると、返信の[宛先]フィールドにあるアドレスは、ワークフロールールをトリガーするサインインユーザーの電子メールアドレスに自動的に設定されます。

  • 特定の電子メールアドレス

    このオプションを選択した場合、電子メールは、ワークフローアクションで指定した電子メールアドレスに代わって送信されます。電子メールの[差出人]アドレスは、donotreply@crmondemand.comとなり、電子メールの[送信者]フィールドは、指定した電子メールアドレスに設定されます。電子メール受信者が電子メールに応答すると、返信の[宛先]フィールドにあるアドレスは、ワークフローアクションで指定した特定の電子メールアドレスに自動的に設定されます。

注: Oracleの電子メール配信システムで電子メールを追跡できるように、Oracle CRM On Demandでは電子メールごとに文字列が生成されます。以前のリリースのOracle CRM On Demandでは、追跡文字列が電子メールに表示されていました。リリース24以降、追跡文字列は電子メールに表示されなくなり、かわりに、電子メール受信者に表示されないヘッダーに格納されます。

[メール送信]ワークフローアクションでの件名行およびメッセージ本文テキストの翻訳について

[メール送信]アクションの作成後に、オプションで、そのワークフローアクションで生成される電子メールの件名行およびメッセージ本文テキストの翻訳版を入力するようアクションを編集できます。企業で有効な各言語の翻訳を入力できます。ある言語のために件名行およびメッセージ本文テキストの翻訳を入力しない場合は、代わりに、企業のデフォルト言語でのテキストが使用されます。

電子メールアクションの実行時は、Oracle CRM On Demandで、[メール送信]アクションの[宛先]フィールド内の値を使用して次のように電子メールの言語が決定されます。

  • [宛先]フィールドで[特定のユーザー]または[レコード上の電子メールアドレス]が選択されている場合、電子メールの言語は電子メール受信者のユーザー言語となります。[宛先]フィールドで[レコード上の電子メールアドレス]が選択されており、その電子メールが複数のユーザーに送信される場合、各電子メールの言語はその電子メールの受信者のユーザー言語となります。
  • [宛先]フィールドで[特定の電子メールアドレス]が選択されている場合は、Oracle CRM On Demandで、[メール送信]アクションの[差出人]フィールドの値を使用して次のように電子メールの言語が決定されます。
    • [差出人]フィールドで[現在のユーザー]が選択されている場合、電子メールの言語は現在のユーザー(つまり、そのワークフローをトリガーしたサインインユーザー)のユーザー言語となります。
    • [差出人]フィールドで[デフォルトの電子メールアドレス]または[特定の電子メールアドレス]が選択されている場合、電子メールの言語は企業のデフォルト言語となります。

[メール送信]アクションが更新された場合

企業のデフォルト言語での件名行テキストまたはメッセージ本文テキスト、あるいはそれら両方を変更するときには、[翻訳]チェックボックスを使用して、次のように他言語での動作を決定できます。

  • [翻訳]チェックボックスを選択しない場合は、次のようになります。
    • 翻訳が入力されたことがない言語については、件名行およびメッセージ本文テキストは、企業のデフォルト言語用に指定されている更新済みテキストに自動的に置き換えられます。
    • 既存の翻訳版の件名行およびメッセージ本文テキストは、変更されずに残ります。
  • [翻訳]チェックボックスを選択した場合は、変更内容を保存すると、他のすべての言語の件名行およびメッセージ本文テキストが、企業のデフォルト言語用に指定されている件名行およびメッセージ本文テキストで上書きされます。他の言語用には、翻訳版を入力するまで、そのテキストは括弧で囲まれ、青いフォントで表示されます。

    注: [メール送信]アクションに関するフィールドを更新する際に[翻訳]チェックボックスを選択した場合は、変更内容を保存すると、企業のデフォルト言語用の件名行またはメッセージ本文テキストを更新していない場合でも、すべての言語の件名行およびメッセージ本文テキストが、企業のデフォルト言語用に指定されている件名行およびメッセージ本文テキストで上書きされます。

[翻訳]チェックボックスについて

[翻訳]チェックボックスは、既存の[メール送信]ワークフローアクションを編集する際に、[翻訳言語]フィールドで企業のデフォルト言語が選択されている場合のみ有効となります。 新しい[メール送信]ワークフローアクションの作成時は、[翻訳]チェックボックスはオフになっており、読み取り専用となります。また、ワークフローアクションを編集するときに[翻訳言語]フィールドで企業のデフォルト言語以外の言語を選択した場合、[翻訳]チェックボックスは読み取り専用となります。

次の手順では、[メール送信]アクションの作成方法について説明します。

注:Oracle CRM On Demandのワークフロー機能は、電子メールを一括して送信するためのツールとして使用することを意図していません。多数の電子メールを顧客に送信する必要がある場合は、Oracle CRM On Demand Marketingなどの製品を使用することをお勧めします。

作業前の準備。次の手順を実行するには、[データルールの管理 - ワークフロールールの管理]権限を含むユーザー役割が割り当てられている必要があります。役割への権限の追加については、「役割の追加」を参照してください。

[メール送信]アクションを作成するには

  1. アクションを作成するルールに移動します。
    1. 任意のページの右上隅にある[管理]グローバルリンクをクリックします。
    2. [ビジネスプロセス管理]セクションで、[ワークフロー設定]をクリックします。
    3. [ワークフロールールリスト]ページで、アクションを作成するルールを見つけます。

      リストページでワークフロールールを検索する方法については、「リストのフィルター処理」を参照してください。

  2. ルールの[ワークフロー名]リンクをクリックします。
  3. [ワークフロールール詳細]ページの[アクション]タイトルバーで[メニュー]をクリックし、[メール送信]を選択します。

    注:ワークフロールール上のトリガーイベントにより、そのルールで作成できるアクションのタイプが決まります。

    ヒント:アクションの[コピー]リンクをクリックすると、既存のワークフロールールアクションのコピーを作成できます。

  4. [ワークフローアクション編集]ページで、アクションの名前を入力します。
  5. アクションを有効にするには、[有効]チェックボックスをオンにします。
  6. [差出人]フィールドで、次のように、電子メールの送信元のアドレスを選択または入力します。
    • 電子メールをデフォルトのアドレスから送信するには、[デフォルトの電子メールアドレス]オプションを選択します。
    • ワークフローをトリガーするサインインユーザーの代わって電子メールを送信するには、[現在のユーザー]オプションを選択します。
    • 特定のアドレスに代わって電子メールを送信するには、[特定の電子メールアドレス]オプションを選択します。

      アドレスを入力するときは、次の制限が適用されます。

      • 電子メールアドレスは、直接入力するか、フィールドの横の[fx]アイコンをクリックし、Expression Builderを使用して電子メールアドレスを定義できます。
      • 電子メールアドレスを1つのみ指定します。[差出人]フィールドでは、複数のアドレスはサポートされません。
      • 絶対電子メールアドレスを指定する場合は、一重引用符または二重引用符でアドレスを囲む必要があります。
      • Expression Builderでチェックされるのは、アドレスの式の構文のみです。アドレスが有効かどうかはチェックされません。
      • このフィールドには、1024文字まで入力できます。
  7. [宛先]フィールドで、次のようにして電子メール受信者の電子メールアドレスを選択または入力します。
    • [特定のユーザー]または[レコード上の関連ユーザー]を選択し、次のようにして受信者を選択します。
      • [特定のユーザー]を選択する場合は、[ルックアップ]アイコンをクリックし、ユーザーを選択します。
      • [レコード上の関連ユーザー]を選択する場合は、リストから受信者を選択します。

        チームの役割を受信者として選択した場合は、割り当てられたチームの役割を持つ各ユーザーにワークフロールールからメールが送信されます。

        注: 取引先、担当者、見込み客、商談およびサービスリクエストレコードタイプの場合、レコードタイプに追加されたカスタムの役割はどれも、[レコード上の電子メールアドレス]受信者のリストで使用できます。レコードタイプのカスタマイズの詳細は、「レコードタイプ別の[アプリケーションカスタマイズ]ページ」を参照してください。ワークフローアクションが[ユーザー]レコードタイプ用の場合に電子メールを送信できる受信者の詳細は、「ユーザーレコードタイプのワークフロールールを作成するときの考慮事項」を参照してください。

    • [特定の電子メールアドレス]オプションを選択し、アドレスを指定します。

      アドレスを入力するときは、次の考慮事項が適用されます。

      • 電子メールアドレスは、直接入力するか、フィールドの横の[fx]アイコンをクリックし、Expression Builderを使用して電子メールアドレスを定義できます。
      • 複数のアドレスを入力するには、セミコロン(;)区切りを使用します。
      • 絶対電子メールアドレスは、一重または二重引用符で囲む必要があります。
      • Expression Builderでチェックされるのは、アドレスの式の構文のみです。アドレスが有効かどうかはチェックされません。
      • このフィールドには、1024文字まで入力できます。
      • ここに入力する式によって電子メールアドレスが返され、標準的なアプリケーションにおける電子メールアドレスでの使用がサポートされていない文字が含まれている場合、Oracle CRM On Demandでは、電子メールフィールドでのUnicode文字を許可するチェックボックスが企業プロファイルでオンになっていても、このアドレスに電子メールを送信することはできません。電子メールアドレスでの使用がサポートされている文字の詳細は、「電子メールアドレスの特殊文字について」を参照してください。

        次の例に、複数アドレスのエントリを示します。

        PRE('<EmailField1>') + ";" + [<EmailField1>] + ";" + "john.doe@company.com"

        注: [ユーザー]レコードタイプの[メール送信]ワークフローアクションを作成する場合、[宛先]フィールドで[特定の電子メールアドレス]オプションを使用できません。 [特定のユーザー]および[レコード上の電子メールアドレス]オプションのみが使用可能です。

  8. 電子メールの件名行を入力します。

    テキストには、関数とフィールド名を埋め込むことができます。埋め込まれた関数またはフィールド名の前後にある3つのパーセント記号(%%%)は、テキスト値に変換されることを示しています。

    たとえば、テキストには次の内容を含めることができます。

    新しい%%%[<AccountType>]%%%取引先が作成されました

    関数またはフィールド名をフィールドに直接入力した場合、その前後に3つのパーセント記号を入力する必要があります。Expression Builderを使用して関数またはフィールド名を埋め込んだ場合は、パーセント記号が自動的に追加されます。Expression Builderを使用して複雑な式を埋め込んだ場合は、パーセント記号が適切な位置に追加されないことがあります。その場合は、式全体の前後にパーセント記号が配置されて、式が正しく評価されるようにしてください。

    たとえば、%%%Today() + 30%%%では現在の日付に30日が追加されますが、%%%Today() %%%+ 30では現在の日付の文字列表現に30がつなぎ合わされます。

    Expression Builderを使用して機能とフィールド名をフィールドに埋め込むには、フィールドの横の[fx]アイコンをクリックします。静的テキストのみ入力する場合、Expression Builderを使用する必要はありません。

    このフィールドには、関数とフィールド名の前後のパーセント記号を含め、最大1024文字含めることができます。

  9. [電子メール形式]フィールドで、電子メールメッセージに使用する形式を選択します。

    [プレーンテキスト]または[HTML]をメッセージ形式として選択できます。

  10. 電子メールのメッセージを入力します。

    手順8で説明したように、関数とフィールド名をテキストに埋め込むことができます。

    たとえば、テキストには次の内容を含めることができます。

    %%%[<ContactLastName>]%%%様

    このフィールドには、式の前後のパーセント記号を含め、最大2000文字含めることができます。

    HTMLコードをメッセージに使用する際の考慮事項およびサポートされている要素と属性のリストについては、「ワークフロー電子メールメッセージのHTMLコード」を参照してください。

  11. アクションを保存します。

次の手順では、電子メールにおいて件名行およびメッセージ本文テキストの翻訳版を入力する方法を説明します。

注: ある言語のために件名行およびメッセージ本文テキストの翻訳を入力しない場合は、代わりに、企業のデフォルト言語でのテキストが使用されます。既存の[メール送信]アクションでの企業のデフォルト言語の件名行テキストまたはメッセージ本文テキスト、あるいはそれら両方を後で変更した場合は、[翻訳]チェックボックスが選択されていないと、更新内容が、翻訳が入力されたことがない言語の件名行およびメッセージ本文テキストにも適用されます。

電子メールの件名行およびメッセージ本文テキストの翻訳版を入力する手順は、次のとおりです。

  1. [ワークフロールール詳細]ページで、翻訳を入力する必要がある[メール送信]ワークフローアクションの[編集]リンクをクリックします。
  2. [ワークフローアクション編集]ページの[翻訳言語]フィールドで、翻訳を入力する言語を選択します。
  3. [件名]フィールドに、電子メールの件名行の翻訳版を入力します。

    テキストには、関数とフィールド名を埋め込むことができます。

  4. [メッセージ本文]フィールドに、メッセージテキストの翻訳版を入力します。

    テキストには、関数とフィールド名を埋め込むことができます。

  5. 変更を保存します。
  6. 翻訳を入力する必要がある各言語に、この手順を繰り返します。

注: このトピック内で式の例において使用されている、言語に依存しないフィールド名およびフィールド名構文は、Expression Builderのリリース29サービスパック1より前のリリースで使用されていたフィールド名およびフィールド名構文です。これらの例はまだ有効です。ただし、Expression Builderのリリース29サービスパック1以降で、対応するフィールドを式のために[フィールド]リストから選択する場合、フィールド名およびフィールド名構文は、それらの例で示されたものとは異なります。フィールド名およびフィールド名構文が常に正しくなるよう、Expression Builderでは、式のフィールドは必ず[フィールド]リストから選択することをお勧めします。式でのフィールド名およびフィールド名構文の詳細は、「式について」を参照してください。

他のタイプのワークフローアクションの作成手順については、次のトピックを参照してください。

関連トピック

ワークフローの関連情報については、次のトピックを参照してください。


公開日 2017 年 9 月 Copyright © 2005, 2017, Oracle. All rights reserved. Legal Notices.