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ワークフローアクションの作成:タスクの作成
ワークフロールールの[タスクを作成]アクションでは、ワークフロールールの条件が満たされた場合にタスクが自動的に作成されます。
注:1つのワークフロールールに対して、最大25個のアクションを作成できます。
活動のフォローアップタスクを作成するワークフロールールの設定について
[タスクを作成]アクションは[活動]レコードタイプに対して使用できるため、新しい活動レコードが保存されたり、既存の活動レコードが更新、削除、または復元されたときのフォローアップタスクを作成するためにワークフロールールを設定できます。活動レコード用に作成したフォローアップタスクは、[活動]レコードタイプに基づいた後続のワークフロールールをトリガーしません。詳細は、「活動のフォローアップタスクを作成するワークフロールールの設定例」を参照してください。
親レコードにリンクされているタスク
ワークフロールールが、子タスクをサポートするレコードタイプに基づいている場合は、そのルールの[タスクを作成]アクションでタスクが作成されると、ワークフロールールをトリガーしたレコードが、新しい子タスクレコードの親レコードになります。さらに、ワークフロールールアクションで作成された活動は、次のように、他の親レコードに自動的にリンクされます。
- [タスクを作成]アクションで商談レコードの活動が作成されると、ワークフローアクションによって、その活動が商談の親取引先および商談レコード自体に自動的にリンクされます。
- [タスクを作成]アクションでサービスリクエストレコードの活動が作成されると、ワークフローアクションによって、その活動がサービスリクエストの親取引先と担当者、さらにサービスリクエストレコード自体に自動的にリンクされます。
ワークフロールールが、子タスクをサポートしていないレコードタイプに基づいている場合は、そのルールの[タスクを作成]アクションでタスクが作成されると、そのタスクはいずれの親レコードにもリンクされません。
次の手順では、[タスクを作成]アクションの作成方法について説明します。
注:[タスクを作成]アクションを成功させるために、ワークフローをトリガーするアクションを実行するユーザーには、タスクを作成するための適切なアクセス権限が必要です。ワークフローアクションが失敗した場合の動作については、「ワークフロールールおよびワークフローアクションの失敗について」を参照してください。
作業前の準備。次の手順を実行するには、[データルールの管理 - ワークフロールールの管理]権限を含むユーザー役割が割り当てられている必要があります。役割への権限の追加については、「役割の追加」を参照してください。
[タスクを作成]アクションを作成するには
- アクションを作成するルールに移動します。
- 任意のページの右上隅にある[管理]グローバルリンクをクリックします。
- [ビジネスプロセス管理]セクションで、[ワークフロー設定]をクリックします。
- [ワークフロールールリスト]ページで、アクションを作成するルールを見つけます。
リストページでワークフロールールを検索する方法については、「リストのフィルター処理」を参照してください。
- ルールの[ワークフロー名]リンクをクリックします。
- [ワークフロールール詳細]ページの[アクション]タイトルバーで[メニュー]をクリックし、[タスクを作成]を選択します。
注:ワークフロールール上のトリガーイベントにより、そのルールで作成できるアクションのタイプが決まります。
ヒント:アクションの[コピー]リンクをクリックすると、既存のワークフロールールアクションのコピーを作成できます。
- [ワークフローアクション編集]ページで、アクションの名前を入力します。
- アクションを有効にするには、[有効]チェックボックスをオンにします。
- 次の表で説明するフィールドに入力し、アクションを保存します。
注:タスクの[所有者]フィールドで[レコード上の関連ユーザー]オプションを選択し、レコードの所有者が無効なユーザーである場合、タスクは作成されません。
フィールド
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説明
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所有者
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タスクの所有者のタイプ([レコード上の関連ユーザー]または[特定のユーザー])を選択し、所有者を選択します。
- [レコード上の関連ユーザー]を選択する場合は、リストからユーザーを選択します。
チームの役割を所有者として選択した場合は、割り当てられたチームの役割を持つ各ユーザーに、ワークフロールールによりタスクが作成されます。
注: 取引先、担当者、見込み客、商談およびサービスリクエストレコードタイプの場合、レコードタイプに追加されたカスタムチームの役割はどれも、[レコード上の電子メールアドレス]所有者のリストで選択できます。レコードタイプのカスタマイズの詳細は、「レコードタイプ別の[アプリケーションカスタマイズ]ページ」を参照してください。ワークフローアクションが[ユーザー]レコードタイプ用の場合に[所有者]フィールドで選択できるユーザーの詳細は、「ユーザーレコードタイプのワークフロールールを作成するときの考慮事項」を参照してください。
- [特定のユーザー]を選択する場合は、[ルックアップ]アイコンをクリックし、タスクの所有者を選択します。
注:レコード所有権モードが自動生成タスクの所有権に与える影響の詳細は、「レコード所有権モードおよび自動生成タスク」を参照してください。
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タイプ
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ドロップダウンリストから活動タイプを選択します。
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活動サブタイプ
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ドロップダウンリストから活動サブタイプを選択します。
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締切日
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評価結果がタスクの締切日になる式を入力します。Expression Builderを使用して式を作成できます。フィールドの横にある[fx]アイコンをクリックすると、Expression Builderウィンドウが開きます。式には、最大で1024文字を含めることができます。
注:ワークフローアクションが正常に動作するようにするには、[締切日]フィールドに、評価結果が有効な日付になる式を入力する必要があります。[締切日]フィールドに式以外(日付や整数など)を入力しないでください。
評価結果が現在の日付かそれ以前の日付になる式を入力すると、締切日はデフォルトで現在の日付になります。
計算された日付を制限なく未来にさかのぼって設定できます。ただし、式の評価結果を有効な日付にする必要があります。式の評価結果が無効な日付または他のデータ型(文字列、整数、ブールなど)になる場合、エラーが発生し、活動は作成されません。
Expression Builderの[構文のチェック]ボタンを使用して、式の構文をテストできます。ただし、Expression Builderでは、式の評価結果が有効な日付になるかどうかは検証されません。
Oracle On Demand Expression Builderの使用方法については、「Expression Builder」を参照してください。
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優先順位
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ドロップダウンリストから活動の優先順位を選択します。
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状態
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ドロップダウンリストから活動状態を選択します。
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タスク通貨
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通貨を選択します。
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個人
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このタスクの所有者だけにタスクを表示する場合、このチェックボックスをオンにします。
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主題
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タスクの主題行を入力します。
テキストには、関数とフィールド名を埋め込むことができます。埋め込まれた関数またはフィールド名の前後にある3つのパーセント記号(%%%)は、これが文字列に変換されることを示しています。
たとえば、テキストには次の内容を含めることができます。
%%%[<ContactLastName>]%%%の呼び出し
関数またはフィールド名をフィールドに直接入力した場合、その前後に3つのパーセント記号を入力する必要があります。Expression Builderを使用して関数またはフィールド名を埋め込んだ場合は、パーセント記号が自動的に追加されます。Expression Builderを使用して複雑な式を埋め込んだ場合は、パーセント記号が適切な位置に追加されないことがあります。その場合は、式全体の前後にパーセント記号が配置されて、式が正しく評価されるようにしてください。
たとえば、%%%Today() + 30%%%では現在の日付に30日が追加されますが、%%%Today() %%%+ 30では現在の日付の文字列表現に30がつなぎ合わされます。
Expression Builderを使用して機能とフィールド名をフィールドに埋め込むには、フィールドの横の[fx]アイコンをクリックします。
静的テキストのみ入力する場合、Expression Builderを使用する必要はありません。
このフィールドには、式の前後のパーセント記号を含め、最大 1024文字含めることができます。
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説明
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タスクの説明を入力します。
[主題]フィールドで説明したように、関数とフィールド名をテキストに埋め込むことができます。
このフィールドには、式の前後のパーセント記号を含め、最大 1024文字含めることができます。
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注: このトピック内で式の例において使用されている、言語に依存しないフィールド名およびフィールド名構文は、Expression Builderのリリース29サービスパック1より前のリリースで使用されていたフィールド名およびフィールド名構文です。これらの例はまだ有効です。ただし、Expression Builderのリリース29サービスパック1以降で、対応するフィールドを式のために[フィールド]リストから選択する場合、フィールド名およびフィールド名構文は、それらの例で示されたものとは異なります。フィールド名およびフィールド名構文が常に正しくなるよう、Expression Builderでは、式のフィールドは必ず[フィールド]リストから選択することをお勧めします。式でのフィールド名およびフィールド名構文の詳細は、「式について」を参照してください。
他のタイプのワークフローアクションの作成手順については、次のトピックを参照してください。
関連トピック
関連するワークフロー情報については、次のトピックを参照してください。
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