Oracle CRM On Demand beheren > Bedrijfsprocesbeheer > Workflowconfiguratie > Workflowacties maken: e-mails verzenden
Workflowacties maken: e-mails verzenden
Wanneer een workflowregel een actie 'E-mail verzenden' bevat, wordt er automatisch een e-mail gegenereerd wanneer aan de condities van de workflowregel wordt voldaan. De e-mail wordt automatisch verzonden, ongeacht het feit of de bewerking waarmee de workflowregel is gestart, is uitgevoerd of is mislukt. Systeembeheerders kunnen in de e-mailmonitor een lijst weergeven met de uitgaande e-mails die momenteel wachten om te worden verzonden. Zie Wachtende en verzonden e-mails van uw bedrijf bekijken voor meer informatie over de e-mailmonitor.
OPMERKING: u kunt meerdere acties voor een workflowregel maken, met een maximum van 25 acties per regel.
Adres afzender in e-mails die worden verzonden met workflowacties
Als u het afzenderadres opgeeft voor e-mails die worden verzonden met de workflowactie 'E-mail verzenden', selecteert u een van de volgende opties:
- Standaarde-mailadres
Als u deze optie selecteert, is het adres in het veld 'Van' in de e-mail donotreply@crmondemand.com en is het veld 'Afzender' in de e-mail ingesteld op support@crmondemand.com. Als de e-mailontvanger probeert te reageren op de e-mail, wordt het adres in het veld 'Aan' voor de reactie automatisch ingesteld op support@crmondemand.com.
OPMERKING: vanaf versie 20 van Oracle CRM On Demand, is het standaardadres in het veld 'Van' donotreply@crmondemand.com voor e-mails die worden verzonden met de workflowacties 'E-mail verzenden'. In versies van Oracle CRM On Demand eerder dan versie 20 is het standaardadres in het veld 'Van' support@crmondemand.com.
- Huidige gebruiker
Als u deze optie selecteert, wordt de e-mail verzonden uit naam van de aangemelde gebruiker die de workflowregel heeft gestart. Het adres in het veld 'Van' in de e-mail is donotreply@crmondemand.com en het veld 'Afzender' in de e-mail is ingesteld op het e-mailadres van de gebruiker. Als de ontvanger van de e-mail reageert op de e-mail, wordt het adres in het veld 'Aan' automatisch ingesteld op het e-mailadres van de aangemelde gebruiker die de workflowregel heeft gestart.
- Specifiek e-mailadres
Als u deze optie selecteert, wordt de e-mail verzonden vanuit het e-mailadres dat u hebt opgegeven in de workflowactie. Het adres in het veld 'Van' in de e-mail is donotreply@crmondemand.com en het veld 'Afzender' in de e-mail is ingesteld op het e-mailadres dat u hebt opgegeven. Als de ontvanger van de e-mail reageert op de e-mail, wordt het adres in het veld 'Aan' automatisch ingesteld op het specifieke e-mailadres dat u hebt opgegeven in de workflowactie.
OPMERKING: In Oracle CRM On Demand wordt een tekenreeks gegenereerd voor elke e-mail waarmee de e-mail kan worden getraceerd in het e-mailsysteem van Oracle. In eerdere versies van Oracle CRM On Demand werd de traceerreeks getoond in de e-mail. Vanaf versie 24 wordt de traceerreeks niet meer getoond in de e-mail. In plaats daarvan wordt de tekenreeks opgeslagen in een koptekst die niet zichtbaar is voor de e-mailontvanger.
De onderwerptekst en berichttekst vertalen in workflowacties E-mail verzenden
Nadat een actie 'E-mail verzenden' is gemaakt, kunt u optioneel de actie bewerken zodat de vertaalde versies van de onderwerptekst en de berichttekst voor de e-mail worden gegenereerd met de workflowactie. U kunt een vertaling invoeren voor elke taal die is geactiveerd voor uw bedrijf. Als u geen vertaling invoert voor de onderwerptekst en de berichttekst voor een taal, wordt in plaats daarvan de versie van de tekst in de standaardtaal van het bedrijf gebruikt.
Wanneer de e-mailactie is uitgevoerd, wordt in Oracle CRM On Demand als volgt de waarde gebruikt in het veld 'Aan' van de actie 'E-mail verzenden' om de taal van de e-mail te bepalen:
- Als in het veld 'Aan' de waarde 'Specifieke gebruiker' of 'Relatieve gebruiker genoteerd' is geselecteerd, is de taal van de e-mail de gebruikerstaal van de e-mailontvanger. Als in het veld 'Aan' de waarde 'Relatieve gebruiker genoteerd' is geselecteerd en als de e-mail wordt verzonden aan meer dan één gebruiker, is de taal van elke e-mail de gebruikerstaal van de ontvanger van de e-mail.
- Als in het veld 'Aan' de waarde 'Specifiek e-mailadres' is geselecteerd, wordt in Oracle CRM On Demand als volgt de waarde gebruikt in het veld 'Van' van de actie 'E-mail verzenden' om de taal van de e-mail te bepalen:
- Als in het veld 'Van' de waarde 'Huidige gebruiker' is geselecteerd, is de taal van de e-mail de gebruikerstaal van de huidige gebruiker, dat wil zeggen de aangemelde gebruiker die de workflow start.
- Als in het veld 'Van' de waarde 'Standaarde-mailadres' of Specifiek e-mailadres' is geselecteerd, is de taal voor de e-mail de standaardtaal van het bedrijf.
Wat gebeurt er als de actie 'E-mail verzenden' wordt bijgewerkt?
Wanneer u de onderwerptekst, de berichttekst of beide wijzigt in de standaardtaal van het bedrijf, kunt u het selectievakje 'Markeren voor vertaling' als volgt gebruiken om het gedrag van de andere talen te bepalen:
- Als u het selectievakje 'Markeren voor vertaling' niet inschakelt, gebeurt het volgende:
- Voor de talen waarvoor nooit een vertaling is ingevoerd, worden de onderwerptekst en de berichttekst automatisch vervangen door de bijgewerkte tekst die is opgegeven voor de standaardtaal van het bedrijf.
- Bestaande vertaalde versies van de onderwerptekst en de berichttekst blijven onvertaald.
- Als u het selectievakje 'Markeren voor vertaling' inschakelt, worden de onderwerptekst en de berichttekst voor alle andere talen overschreven met de onderwerptekst en de berichttekst die is opgegeven voor de standaardtaal van het bedrijf wanneer u uw wijzigingen opslaat. De tekst wordt in een blauw lettertype en tussen haakjes weergegeven voor de andere talen totdat u de vertaalde versie invoert.
OPMERKING: als u het selectievakje 'Markeren voor vertaling' inschakelt wanneer u een veld bijwerkt bij een actie 'E-mail verzenden', worden de onderwerptekst en de berichttekst voor alle andere talen overschreven met de onderwerptekst en de berichttekst die is opgegeven voor de standaardtaal van het bedrijf wanneer u uw wijzigingen opslaat, zelfs als u niet de onderwerptekst of de berichttekst hebt bijgewerkt in de standaardtaal van het bedrijf.
Het selectievakje Markeren voor vertaling
Het selectievakje 'Markeren voor vertaling' is alleen beschikbaar wanneer u een bestaande workflowactie 'E-mail verzenden' bewerkt en de standaardtaal van het bedrijf is geselecteerd in het veld 'Vertaling'. Als u een nieuwe workflowactie 'E-mail verzenden' maakt, is het selectievakje 'Markeren voor vertaling' uitgeschakeld en alleen-lezen. Het selectievakje 'Markeren voor vertaling' is ook alleen-lezen als u een andere taal selecteert dan de standaardtaal voor het bedrijf in het veld 'Vertaling' als u de workflowactie bewerkt.
In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een actie 'E-mail verzenden' maakt.
OPMERKING: de workflowfunctie in Oracle CRM On Demand is niet bedoeld voor gebruik als een hulpmiddel bij grootschalige mailings. Als u veel e-mails moet verzenden naar uw klanten, kunt u het beste een product gebruiken zoals Oracle CRM On Demand Marketing om aan deze eis te voldoen.
Voordat u begint. Als u de volgende procedure wilt uitvoeren, moet de machtiging 'Gegevensregels beheren - Workflowregels beheren' aan uw gebruikersrol zijn toegewezen. Zie Rollen toevoegen voor meer informatie over het toevoegen van machtigingen aan rollen.
Ga als volgt te werk om de actie 'E-mail verzenden' te maken:
- Ga naar de regel waar u de actie wilt maken:
- Klik rechtsboven op een pagina op de algemene koppeling 'Beheer'.
- Klik in de sectie 'Bedrijfsprocesbeheer' op 'Workflowconfiguratie'.
- Zoek op de pagina 'Lijst met workflowregels' de regel waar u de actie wilt maken.
Zie Lijsten filteren voor informatie over het zoeken van workflowregels op de lijstpagina.
- Klik op de koppeling 'Naam workflow' op de regel.
- Klik in de titelbalk 'Acties' op de pagina 'Gegevens workflowregel' op 'Menu' en selecteer 'E-mail verzenden'.
OPMERKING: op basis van de startgebeurtenis op de workflowregel wordt bepaald welke typen acties er op de regel kunnen worden uitgevoerd.
TIP: u kunt een kopie van een bestaande workflowregelactie maken door op de koppeling 'Kopiëren' van de desbetreffende actie te klikken.
- Voer op de pagina 'Workflowactie bewerken' een naam voor de actie in.
- Als u de actie wilt inschakelen, schakelt u het selectievakje 'Actief' in.
- Ga als volgt te werk om in het veld 'Van' het e-mailadres van de afzender te selecteren of op te geven:
- Selecteer of typ in het veld 'Aan' het e-mailadres van de ontvanger van het e-mailbericht. Dit doet u als volgt:
- Typ de onderwerptekst van het e-mailbericht.
Functies en veldnamen kunnen in de tekst worden ingesloten. Drie procenttekens (%%%) voor en na een ingesloten functie of veldnaam geven aan dat de functie of veldnaam in tekst moet worden geconverteerd.
De tekst kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:
Er is een nieuwe %%%[<AccountType>]%%% account gemaakt.
Als u een functie of veldnaam rechtstreeks in het veld typt, moet u drie procenttekens ervoor en erachter plaatsen. Als u voor het insluiten van een functie of veldnaam gebruikmaakt van Expression Builder, worden de procenttekens automatisch toegevoegd. Als u gebruikmaakt van Expression Builder voor het insluiten van een complexe expressie, kan het zijn dat de procenttekens niet op de juiste plaats worden toegevoegd. In dit geval moet u ervoor zorgen dat de procenttekens voor en na de hele expressie worden geplaatst, zodat de expressie op de juiste manier wordt verwerkt.
Bijvoorbeeld in het geval van %%%Today() + 30%%% worden er 30 dagen na de huidige datum toegevoegd, maar in het geval van %%%Today() %%%+ 30 wordt 30 aan de tekenreeks gekoppeld waarmee de huidige datum wordt aangeduid.
Als u Expression Builder wilt gebruiken voor het insluiten van functies en veldnamen in het veld, klikt u op het pictogram fx naast het veld. Als u alleen statische tekst invoert, hoeft u Expression Builder niet te gebruiken.
In dit veld is ruimte voor maximaal 1024 tekens, inclusief de procenttekens voor en na de functies en veldnamen.
- Selecteer in het veld 'E-mailindeling' de indeling die u wilt gebruiken voor het e-mailbericht.
U kunt de opties 'Onbewerkte tekst' of 'HTML' selecteren voor de berichtindeling.
- Typ de tekst van het e-mailbericht.
Functies en veldnamen kunnen in de tekst worden ingesloten zoals beschreven in stap 8.
De tekst kan bijvoorbeeld het volgende bevatten:
Geachte meneer %%%[<ContactLastName>]%%%,
In dit veld is ruimte voor maximaal 2000 tekens, inclusief de procenttekens voor en na de expressies.
Zie HTML-code in e-mailberichten voor workflows voor meer informatie over de overwegingen die van toepassing zijn op het gebruik van HTML-code in het bericht en voor een lijst met de elementen en attributen die worden ondersteund.
- Sla de actie op.
In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een vertaalde versie van een onderwerptekst en een berichttekst invoert in de e-mail.
OPMERKING: Als u geen vertaling invoert voor de onderwerptekst en de berichttekst voor een taal, wordt in plaats daarvan de versie van de tekst in de standaardtaal van het bedrijf gebruikt. als u later de onderwerptekst, de berichttekst of beide wijzigt in de standaardtaal van het bedrijf in een bestaande actie 'E-mail verzenden', en als u niet het selectievakje 'Markeren voor vertaling' inschakelt, worden de wijzigingen ook toegepast op de onderwerptekst en de berichttekst voor elke taal waarvoor nooit een vertaling is ingevoerd.
Ga als volgt te werk om een vertaalde versie van een onderwerptekst en een berichttekst in te voeren voor de e-mail:
- Klik op de pagina 'Gegevens workflowregel' op de koppeling 'Bewerken' voor de workflowactie 'E-mail verzenden' waarvoor u de vertaling wilt invoeren.
- Selecteer op de pagina 'Workflowactie bewerken' in het veld 'Vertaling' de taal waarvoor u een vertaald bericht wilt invoeren.
- Voer in het veld 'Onderwerp' de vertaalde versie in van de onderwerptekst van de e-mail.
Functies en veldnamen kunnen in de tekst worden ingesloten.
- Voer in het veld 'Berichttekst' de vertaalde versie in van de berichttekst.
Functies en veldnamen kunnen in de tekst worden ingesloten.
- Sla uw wijzigingen op.
- Herhaal deze procedure voor elke taal waarvoor u een vertaling wilt invoeren.
OPMERKING: de taalonafhankelijke veldnamen en de syntaxis van de veldnamen die worden gebruikt in voorbeeldexpressies in dit onderwerp, zijn veldnamen en syntaxis van veldnamen die werden gebruikt in Expression Builder in versies vóór Versie 29 Service Pack 1. Deze voorbeelden zijn nog steeds geldig. Als u echter de overeenkomende velden selecteert voor een expressie uit de lijst met velden in Expression Builder in Versie 29 Service Pack 1 of later, zijn de veldnamen en de syntaxis van de veldnamen anders dan die uit de voorbeelden. U wordt aangeraden altijd de velden te selecteren voor uw expressies uit de lijst met velden in Expression Builder zodat de veldnamen en de syntaxis van de veldnamen altijd correct zijn. Zie Expressies voor meer informatie over de veldnamen en de syntaxis van de veldnamen in expressies.
Zie de volgende onderwerpen voor stapsgewijze procedures voor het maken van andere typen workflowacties:
Verwante onderwerpen
Zie de volgende onderwerpen voor verwante informatie over workflows:
|