Afdrukken      PDF-versie openen van online-help


Vorig onderwerp

Volgend onderwerp

De toegang tot records in Analytics

De toegankelijkheid in Analytics wordt op basis van verschillende instellingen bepaald. Deze instellingen worden in de onderstaande volgorde toegepast:

  1. De instelling 'Alle gegevens in Analytics openen' (in rolmachtigingen)
  2. De instelling 'Onderwerpgebied rapportage' in gebruikersprofielen
  3. De instelling 'Onderwerpgebied historie' in gebruikersprofielen
  4. De instellingen 'Boeken' en 'Boekselectie'
  5. Gebruikers delegeren
  6. De instelling 'Alle records lezen? op rollen gebaseerd' (in bedrijfs- en gebruikersprofielen)

De systeembeheerder kan met deze instellingen bepalen welke records worden weergegeven in de rapporten die u uitvoert. Zo kan een manager zijn eigen verkoopkansen weergeven en de verkoopkansen van de medewerkers die aan de manager rapporteren, maar kunnen de instellingen voor de verkoopkansen van een verkoper beperkt zijn tot alleen de verkoopkansen van de desbetreffende verkoper.

De instelling 'Alle gegevens in Analytics openen'

Gebruikers waarvoor de machtiging 'Alle gegevens in Analytics openen' aan hun rol is toegewezen, hebben volledige toegankelijkheid tot alle gegevens in de hele organisatie, waaronder toegang tot records die zijn gemarkeerd als 'Privé'. Deze machtiging wordt doorgaans verleend aan systeembeheerders. Deze machtiging overschrijdt alle toegankelijkheidsinstellingen die zijn opgegeven in Analytics.

Als de machtiging 'Alle gegevens in Analytics openen' niet is toegewezen aan een gebruikersrol, wordt op basis van toegankelijkheidsinstelling in Analytics in het bedrijfs- of gebruikersprofiel bepaald welke gegevens voor gebruikers in rapporten worden weergegeven.

Instelling 'Onderwerpgebied rapportage'

Deze instelling wordt algemeen gebruikt voor alle gebruikers in de organisatie die geen systeembeheerders zijn. De instelling is beschikbaar in zowel het bedrijfs- als het gebruikersprofiel. Als deze instelling niet in een gebruikersprofiel is gedefinieerd, is de instelling in het bedrijfsprofiel van toepassing. Voor de instelling zijn de volgende waarden beschikbaar:

  • Toegang manager. hiermee kunt u uw eigen gegevens weergeven en alle gegevens die in direct eigendom zijn van uw ondergeschikten, waaronder records die als 'Privé' zijn gemarkeerd.
  • Toegang team. hiermee kunt u uw eigen gegevens weergeven en alle gegevens die met u worden gedeeld via de account- en verkoopkansteams en via toegewezen groepen.

Onderwerpgebied historie

Deze instelling wordt algemeen gebruikt voor alle gebruikers in de organisatie die geen systeembeheerders zijn. De instelling is beschikbaar in zowel het bedrijfs- als het gebruikersprofiel. Als deze instelling niet in een gebruikersprofiel is gedefinieerd, is de instelling in het bedrijfsprofiel van toepassing.

Voor deze instelling zijn de volgende waarden beschikbaar:

  • Zichtbaarheid manager: hiermee kunt u uw eigen gegevens weergeven en alle gegevens die in direct eigendom zijn van uw ondergeschikten, waaronder records die als 'Privé' zijn gemarkeerd.
  • Zichtbaarheid team. hiermee kunt u uw eigen gegevens weergeven en alle gegevens die met u worden gedeeld via de account- en verkoopkansteams en via toegewezen groepen.
  • Volledige zichtbaarheid. hiermee worden de instellingen 'Zichtbaarheid manager' en 'Zichtbaarheid team' gecombineerd zodat de gegevens worden weergegeven die eigendom zijn van u en uw ondergeschikten en de gegevens die met u en uw ondergeschikten worden gedeeld.

'Boeken' en 'Boekselectie'

Als de instelling 'Volledige zichtbaarheid' aan u is toegewezen, wordt op basis van de functie 'Boeken' nader bepaald welke gegevens in rapporten worden weergegeven. Met behulp van 'Boekselectie' op de rapportpagina's kunt u instellen dat alleen de gegevens van een bepaald boek en eventueel de bijbehorende subboeken moeten worden weergegeven. Deze functie is alleen beschikbaar als u aan een of meer boeken bent toegewezen en als u gebruikmaakt van een onderwerpgebied voor Analytics (niet voor Rapportage). Als de machtiging 'Alle gegevens in Analytics openen' aan u is toegewezen, kunt u alle gegevens blijven weergeven, ongeacht welk boek is geselecteerd. Daarnaast overschrijft de toegankelijkheidsinstelling 'Alle records lezen? op rollen gebaseerd' de toegankelijkheidsinstelling 'Boeken' in Analytics.

De systeembeheerder kan voor elke gebruiker een standaardboek voor 'Boekselectie' op de rapportpagina's instellen. U geeft deze instelling op in het veld voor standaardboek voor Analytics van het gebruikersprofiel.

Opmerking: als het standaardboek op uw profiel is ingesteld op een boek dat geen gegevens kan bevatten of is ingesteld op een boek waartoe u geen toegang hebt, ontvangt u een foutbericht dat aangeeft dat de toegang is geweigerd.

De gegevens voor een boek voor implementatie van rayonbeheer en uitlijning in Oracle CRM On Demand worden ook ondersteund in Oracle CRM On Demand Answers via de toegankelijkheidsinstellingen voor boeken. Als u een boek selecteert met de optie voor boekselectie, worden in Oracle CRM On Demand Answers alleen de actieve account- en de relatierecords met koppelingen met het boek weergegeven. Records waarvoor de koppelingen met een boek zijn verwijderd of nog actief worden, worden niet weergegeven in rapporten.

Eigendom boek

Account- en relatierecords kunnen eigendom zijn van gebruikers en aangepaste boeken. Met de optie 'Eigendom boek' kunnen rayons worden gesimuleerd. Als een record exclusief eigendom is van een boek, is de record alleen zichtbaar via de toegankelijkheidsinstellingen voor boeken. Als een record exclusief eigendom is van een gebruiker en niet is gekoppeld aan een boek, is de record niet zichtbaar via de toegankelijkheidsinstellingen voor boeken. Zie het voorbeeld in onderstaande tabel voor meer informatie over de eigenaarmodus voor records:

Accountrecord

Eigendom record

Koppeling boek

Omschrijving

Action Rentals

Gebruiker (Lucy Harris)

Geen

'Actions Rentals' is eigendom van Lucy Harris en is niet gekoppeld aan een boek.

Bobcat Corp.

Boek (West)

West

'Bobcat Corp.' is eigendom van het boek 'West'. 'West' wordt het primaire boek.

Coastal Company

Gebruiker (Lucy Harris)

West

'Coastal Company' is eigendom van Lucy Harris en is gekoppeld aan het boek 'West' in de onderliggende applet.

Resultaten

De volgende records worden weergegeven in de modi 'Toegang manager', 'Toegang team' en 'Volledige toegang' voor Lucy Harris omdat deze records eigendom zijn van haar of worden gedeeld door haar:

  • Action Rentals
  • Coastal Company

De record 'Bobcat Corp.' wordt niet weergegeven in deze modi omdat deze record exclusief eigendom is van het boek 'West'. De volgende records worden weergegeven als het boek 'West' is geselecteerd tijdens boekselectie omdat deze records eigendom zijn van of zijn gekoppeld aan het boek 'West':

  • Bobcat Corp.
  • Coastal Company

De record 'Action Rentals' wordt niet weergegeven in de toegankelijkheidsmodus voor boeken omdat deze record exclusief eigendom is van de gebruiker, Lucy Harris. Zie Gegevenstoegang, records delen en eigendom records en Eigenaarmodi van records voor meer informatie.

Gebruikers delegeren

Met de functie 'Gebruikers delegeren' kan nader worden bepaald welke gegevens in rapporten worden weergegeven. Met behulp van 'Boekselectie' kunt u de gegevens bekijken van alle gebruikers die u aan hun lijst met gedelegeerde gebruikers hebben toegevoegd. U kunt de naam van een gebruiker in 'Boekselectie' selecteren om de rapportgegevens voor die gebruiker weer te geven. Op deze manier worden uw eigen gegevens niet meer in het rapport weergegeven, maar alleen de gegevens van de geselecteerde gebruiker. De Analytics-toegankelijkheidsinstelling die voor u is ingesteld, blijft echter van kracht. Als René u bijvoorbeeld aan zijn lijst met gedelegeerde gebruikers heeft toegevoegd en voor hem de Analytics-toegankelijkheidsinstelling 'Toegang manager' is geselecteerd, worden in uw rapport niet noodzakelijkerwijs dezelfde gegevens weergegeven als in het rapport van René, tenzij ook voor u de instelling 'Toegang manager' is geselecteerd.

Instelling 'Alle records lezen? op rollen gebaseerd'

Dit besturingselement bevindt zich in zowel het bedrijfs- als het gebruikersprofiel. Op basis van het besturingselement wordt bepaald of in Oracle CRM On Demand Answers voor een rol rekening wordt gehouden met de instelling 'Alle records lezen' voor recordtypen. Als dit besturingselement in het bedrijfsprofiel op 'Ja' of in het gebruikersprofiel op 'Ja' of 'Null' is ingesteld en als ook voor een bepaald type record de markering 'Alle records lezen' is ingeschakeld, kan een gebruiker alle records voor het desbetreffende type record in rapporten weergeven. Als niet aan deze condities wordt voldaan, worden in Oracle CRM On Demand Answers de standaardtoegankelijkheidsinstellingen afgedwongen die in de onderwerpgebieden voor rapportage en analyse zijn gedefinieerd.

Als de optie 'Alle records lezen op basis van rollen' voor een gebruiker is ingeschakeld, wordt de toegankelijkheidsinstelling in Oracle CRM On Demand Answers genegeerd voor de recordtypen waarvoor de optie 'Alle records lezen' in de roldefinitie is ingeschakeld. Voor de overige recordtypen wordt de toegankelijkheid in Oracle CRM On Demand Answers afgedwongen op basis van de standaardtoegankelijkheidsinstellingen voor de onderwerpgebieden voor rapportage en historie. Bijvoorbeeld: de optie 'Alle records lezen op basis van rollen' is ingeschakeld voor uw profiel, uw toegang voor de onderwerpgebieden voor rapportage is ingesteld op 'Toegang manager' en 'Alle records lezen' is ingesteld voor het type record 'Verkoopkans' maar niet voor het type record 'Relatie'. Wanneer u een rapport uitvoert, worden in dit geval alle verkoopkansen weergegeven, maar alleen voor de relaties waarvan u en uw ondergeschikten eigenaar zijn.

Bij het gebruik van de instelling 'Alle records lezen? op rollen gebaseerd' in Analytische gegevens moeten bedrijven en systeembeheerders rekening houden met de volgende punten:

  • De toegankelijkheidsinstelling voor records op basis van rollen overschrijft de toegankelijkheidsinstelling 'Boeken'. Wanneer u een boek in 'Boekselectie' selecteert, de toegankelijkheidsinstelling voor records op basis van rollen is ingeschakeld en de instelling 'Alle records lezen' voor een type record voor uw rol is gedefinieerd, worden alle records voor het desbetreffende type record weergegeven, niet alleen de records in het geselecteerde boek.
  • De toegankelijkheidsinstelling voor records op basis van rollen overschrijft de toegankelijkheidsinstellingen voor de gebruikershiërarchie en gebruikersdelegatie in Analytics. Stel dat u in 'Boekselectie' een gebruiker selecteert waarvoor de toegankelijkheidsinstelling voor records op basis van rollen is ingeschakeld en de instelling 'Alle records lezen' voor een type record voor uw rol is gedefinieerd. In dit geval worden alle records van het desbetreffende type record weergegeven, niet alleen de records die u verwacht voor de geselecteerde gebruiker.
  • In rapporten met twee of meer recordtypen wordt de toegankelijkheid van records gebaseerd op het type record waarvoor de meest beperkende instelling is opgegeven. Stel dat de toegankelijkheidsinstelling voor records op basis van rollen is ingeschakeld voor het type record 'Relatie', maar niet voor het type record 'Verkoopkans'. Wanneer beide recordtypen in het rapport worden weergegeven, worden in dit geval alleen de verkoopkansen waartoe de gebruiker toegang heeft en de bijbehorende relaties weergegeven.
  • In onderwerpgebieden voor historie wordt de toegang tot het type record 'Medewerker' altijd gebaseerd op de instelling 'Toegang manager'. Dit is echter niet van toepassing op real-time-onderwerpgebieden. De toegankelijkheidsinstelling voor records op basis van rollen is niet van invloed op dit gedrag.
  • Toegang tot gebruikersquota wordt in zowel real-time als historische onderwerpgebieden altijd gebaseerd op de instelling 'Toegang manager'. De toegankelijkheidsinstelling voor records op basis van rollen is niet van invloed op dit gedrag.

Beveiligings- en toegankelijkheidsinstellingen voor gegevens in onderwerpgebieden voor Analytics en Rapportage

Welke gegevens in rapporten worden weergegeven, is afhankelijk van de beveiligings- en toegankelijkheidsinstellingen van gegevens die voor recordtypen zijn gedefinieerd en de standaardtoegankelijkheidsinstellingen die voor de onderwerpgebieden voor analyse en rapportage zijn gedefinieerd. Hoewel de meeste recordtypen in elk onderwerpgebied zijn beveiligd, bestaan op deze regel uitzonderingen. Dankzij deze uitzonderingen kunnen gebruikers rapportages uitvoeren voor gekoppelde recordtypen, zelfs als deze gekoppelde recordtypen niet expliciet worden gedeeld door de gebruiker of het eigendom zijn van de gebruiker. Het type record 'Account' is bijvoorbeeld alleen beveiligd in onderwerpgebieden waarin de account het primaire aansturende type record is, terwijl in de overige onderwerpgebieden geen beperkingen gelden voor het type record 'Account'.

Door recordtypen zonder beperkingen in onderwerpgebieden toe te staan, kunt u rapportages uitvoeren voor de koppelingen tussen recordtypen. In het onderwerpgebied 'Leadhistorie' kunt u bijvoorbeeld rapportages uitvoeren voor leads die eigendom zijn van u of worden gedeeld door u en de accounts die bij deze leads horen, zelfs als deze gekoppelde accounts geen eigendom zijn van u of niet door u worden gedeeld.

In de volgende tabel worden de toegankelijkheidsinstellingen van recordtypen in de onderwerpgebieden voor analyse weergegeven.

Type record

Onderwerpgebied

Toegang manager

Toegang team

Volledige toegang

Account

 

Adres account

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Historie concurrent voor account

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Historie account en partner

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Historie account en verwante account

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Historie accountrelatie

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Accounthistorie

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Historie accountteam

Beveiligd op basis van 'Toegang team'

Beveiligd op basis van 'Toegang team'

Beveiligd

Overige onderwerpgebieden

Onbeperkt

Onbeperkt

Onbeperkt

Concurrent voor account

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Onbeperkt

Accountpartner

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Onbeperkt

Verwante account van account

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Onbeperkt

Accountomzet

Alles

Beveiligd

Onbeperkt

Onbeperkt

Activiteit

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Activum

Alles

Beveiligd op basis van het type record 'Account'

Beveiligd op basis van het type record 'Account'

Beveiligd op basis van het type record 'Account'

Gespreksactiviteit

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Campagne

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Onbeperkt

Relatie

 

Historie relatieteam

Beveiligd op basis van 'Toegang team'

Beveiligd op basis van 'Toegang team'

Beveiligd op basis van 'Toegang team'

Overige onderwerpgebieden

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Interesses relatie

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Omzet relatie

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Dealer

Dealerhistorie

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Overige onderwerpgebieden

Onbeperkt

Onbeperkt

Onbeperkt

Medewerker

Alles

Beveiligd

Onbeperkt

Onbeperkt

Gebeurtenis

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Huishouden

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Verkoopkans

 

Team verkoopkans

Beveiligd op basis van 'Toegang team'

Beveiligd op basis van 'Toegang team'

Beveiligd

Overige onderwerpgebieden

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Concurrent verkoopkans

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Onbeperkt

Partner verkoopkans

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Onbeperkt

Partner

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Portefeuille

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Productomzet

Alles

Beveiligd

Beveiligd op basis van het type record 'Verkoopkans' van de productomzet

Beveiligd op basis van het type record 'Verkoopkans' voor 'Toegang manager' en het type record 'Verkoopkans' van de productomzet voor 'Toegang team'

Quota

Alles

Beveiligd op basis van 'Toegang manager'

Beveiligd op basis van 'Toegang manager'

Beveiligd op basis van 'Toegang manager'

Relatieverband

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Onbeperkt

Serviceaanvraag

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Beveiligd

Gedeeld adres

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Onbeperkt

Oplossingen

Alles

Alleen oplossingen die zijn gemaakt door de gebruiker en medewerkers.

Alleen oplossingen die zijn gemaakt door de gebruiker.

Alleen oplossingen die zijn gemaakt door de gebruiker en medewerkers.

In de volgende tabel worden de toegankelijkheidsinstellingen van recordtypen in de onderwerpgebieden voor rapportage weergegeven.

Type record

Onderwerpgebied

Toegang manager

Toegang team

Account

Accounts

Beveiligd

Beveiligd

Accounts en concurrenten

Beveiligd

Beveiligd

Accounts en partners

Beveiligd

Beveiligd

Accounts en verwante accounts

Beveiligd

Beveiligd

Aangepaste objecten 1, 2, 3 en accounts

Beveiligd

Beveiligd

Overige onderwerpgebieden

Onbeperkt

Onbeperkt

Concurrent voor account

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Accountpartner

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Verwante account van account

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Activiteit

Gedeelde activiteiten

Beveiligd op basis van 'Toegang team'

Beveiligd op basis van 'Toegang team'

Overige onderwerpgebieden

Beveiligd

Beveiligd

Activum

Alles

Beveiligd op basis van account

Beveiligd op basis van account

Campagne

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Relatie

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Aangepaste objecten 1-15

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Dealer

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Medewerker

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Huishouden

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Lead

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Verkoopkans

Team verkoopkans

Beveiligd op basis van 'Toegang team'

Beveiligd op basis van 'Toegang team'

Overige onderwerpgebieden

Beveiligd

Beveiligd

Concurrent verkoopkans

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Partner verkoopkans

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Productomzet

Alles

Beveiligd

Beveiligd op basis van het type record 'Verkoopkans' van de productomzet

Quota

Alles

Beveiligd op basis van 'Toegang manager'

Beveiligd op basis van 'Toegang manager'

Relatieverband

Alles

Onbeperkt

Onbeperkt

Serviceaanvraag

Alles

Beveiligd

Beveiligd

Oplossingen

Alles

Alleen oplossingen die zijn gemaakt door de gebruiker en medewerkers.

Alleen oplossingen die zijn gemaakt door de gebruiker.

Voertuig

Alles

Alleen oplossingen die zijn gemaakt door de gebruiker en medewerkers.

Alleen oplossingen die zijn gemaakt door de gebruiker.

Opmerkingen:

1. Voor alle recordtypen is de toegankelijkheidsinstelling voor records op basis van rollen ingeschakeld.

2. In Oracle CRM On Demand Answers is de toegankelijkheidsinstelling 'Boek' ingeschakeld voor de volgende recordtypen: 'Account', 'Activiteit', 'Activum' (op basis van account), 'Relatie', 'Gebeurtenis', 'Huishouden', 'Lead', 'Verkoopkans', 'Productomzet', 'Serviceaanvraag', 'Oplossingen' en de aangepaste objecten 1-15. Voor de toegankelijkheidsinstelling 'Boek' in de onderwerpgebieden voor rapportage worden de records in het huidige boek weergegeven, terwijl in de onderwerpgebieden voor analyse ook de records in de subboeken worden weergegeven.

3. Toegankelijkheidscontrole wordt niet toegepast op accountstatistieken wanneer alleen accountstatistieken betrokken zijn bij de query. Neem een veld op uit de dimensie 'Account' om toegankelijkheidscontrole in te schakelen.


Gepubliceerd op september 2017 Copyright © 2005, 2017, Oracle. Alle rechten voorbehouden. Legal Notices.