![]() |
|
Acerca da criação de estruturas de livrosPara configurar uma estrutura de livros eficaz, tem de planear as suas hierarquias de livros cuidadosamente. Tenha em atenção as seguintes diretrizes quando criar e refinar as hierarquias de livros para a sua empresa:
Livros de utilizadoresA desvantagem de criar livros personalizados que replicam livros de utilizadores é o facto dos dados nos livros personalizados e nos livros de utilizadores predefinidos terem·de ser sincronizados. Esta tarefa adicional aumenta o tempo de processamento do servidor e afeta a velocidade com que os registos são recuperados. NOTA: Uma razão para·uma empresa considerar replicar livros poderá ser·para conceder acesso temporário a um utilizador aos dados de outro utilizador. Uma forma melhor de satisfazer esta necessidade é adicionar o utilizador que pretende aceder aos dados como delegado do utilizador que possui os dados. Necessidades de acesso aos dadosA estrutura de livros não tem de refletir a hierarquia da empresa. Antes, recomendamos que a estrutura dos livros deve refletir fielmente a forma como a empresa organiza os seus dados. Partes do seu negócio podem ser organizadas por geografia, outras partes podem ser organizadas por linha de produtos ou indústria. Tenha especial atenção às situações em que:
Importância da estrutura da empresaEm muitas empresas, uma organização principal tem acesso total a todos os dados nas organizações dependentes. Os membros de uma organização principal têm normalmente acesso global aos dados de todas as organizações dependentes. Se a organização estiver estruturada desta forma, é recomendável que não configure livros que reflictam a estrutura organizacional ao nível da organização principal. No entanto, considere:
Associações de dadosExamine os procedimentos que a empresa segue quando um utilizador efetua transferências de um departamento para outro. Por exemplo:
Necessidades e tarefas do utilizadorQuando criar a estrutura de livros, tenha em atenção a tarefa em que os utilizadores utilizam livros com mais frequência, incluindo trabalhar com listas, procurar registos e criar e utilizar relatórios. Trabalhar através de listasPara ajudar a identificar as listas de que os utilizadores necessitam, determine os tipos de lista que são utilizados mais frequentemente e as listas ideais para os seus utilizadores. Peça informações aos utilizadores da empresa para o ajudarem nesta tarefa. Se nenhum livro na estrutura de livros contiver todos os registos necessários para uma lista ideal, provavelmente faltará uma hierarquia na estrutura de livros. Por exemplo, pode configurar uma hierarquia geográfica e uma hierarquia orientada para produtos. Se os utilizadores demorarem muito tempo a trabalhar num subconjunto específico de um livro, crie um sublivro para o subconjunto. Dê um nome ao sublivro que permita aos utilizadores reconhecê-lo. O livro secundário também pode ser predefinido para o Seletor de livros, de forma a que os utilizadores não tenham de selecionar sempre o livro apropriado. Para obter mais informações sobre a predefinição para o seletor Livro, consulte Ativar livros para utilizadores e funções de utilizadores. Procurar registosPara determinar as necessidades de procura dos utilizadores na empresa, pergunte-lhes quais são os cenários em que eles procuram registos específicos. A estrutura de livros e os tamanhos dos livros devem refletir as procuras e os critérios de pesquisa que os utilizadores efetuam com maior frequência. NOTA: Se já tiver uma estrutura de livros elaborada e a estiver a refinar, peça aos utilizadores se podem indicar se um registo específico pertence a um livro específico da hierarquia. Se os utilizadores disserem consistentemente que só têm a certeza relativamente um livro num nível superior, pergunte-lhes se uma subdivisão da estrutura de livros lhes permitiria reduzir·a sua procura. Os utilizadores apenas deverão ser obrigados a procurar em livros de um nível superior como exceção às suas procuras normais. Os campos que são utilizados numa procura também refletem a velocidade da procura:
Por exemplo, se determinar que os utilizadores normalmente procuram registos de contacto com base em campos indexados, o número de registos para o livro de nível inferior (designado livro de nó folha) pode ascender a 100.000 para cada tipo de registo. No entanto, se os utilizadores procurarem normalmente registos de contacto com base em campos não indexados, pode restringir o tamanho dos seus livros de nó folha para um valor entre 20.000 e 30.000 registos para cada tipo de registo. A configuração dos dados varia de empresa para empresa. Como consequência, não existe um número recomendado de registos para livros. Tem de gerir continuamente o tamanho dos livros. Os livros facilitam procuras mais rápidas reduzindo o número de registos que são procurados. Criar e utilizar relatóriosTodos os utilizadores, exceto os administradores, estão sujeitos a regras de visibilidade dos dados para os relatórios. Quando é especificado um livro do utilizador ou um livro personalizado no Seletor de livros para relatórios, os dados considerados para os relatórios são os seguintes:
NOTA: Apesar de normalmente o utilizador não necessitar de alterar a estrutura de livros depois de a configurar, poderá fazê-lo. Não é necessário nenhum período de inatividade para efetuar estas alterações e estas serão aplicadas de imediato. No entanto, as alterações não serão refletidas imediatamente nos dados dos relatórios em tempo real. Para obter mais informações sobre a visibilidade de registos nos relatórios, consulte Relatórios. Visibilidade do gestorQuando estiver a criar hierarquias de livros, baseie as suas criações nos seguintes princípios:
Níveis de hierarquiaAs hierarquias de livros que tenham um grande número de níveis, com registos em todos os níveis, comportam-se de modo semelhante à funcionalidade de equipa onde a visibilidade do gestor está ativada. Essas hierarquias têm um bom desempenho com pequenos conjuntos de dados. No entanto, à medida que os volumes de dados crescem, os livros com menos níveis na hierarquia (ou sem níveis de hierarquia) têm um desempenho muito melhor do que a funcionalidade de equipa. Se um nível da hierarquia de livros não constituir·um valor adicional para a segurança dos dados ou para a organização dos dados, agregue·o livro redundante e os respetivos sublivros. Pergunte aos utilizadores dos livros se estes normalmente conseguem identificar se um registo está num sublivro ou noutro sublivro do mesmo livro principal; se não conseguirem, isso indica que a melhor opção será juntar·os dois sublivros no livro principal. Um método simples de reduzir o número de níveis numa hierarquia de livros é atribuir um prefixo aos sublivros com o nome no livro principal. Por exemplo, se tiver um sublivro designado Norte com um livro principal designado América do Norte, remova o livro principal e mude o nome do sublivro para AN – Norte. Listas cruzadasAs listas cruzadas constituem a prática de duplicação de registo em vários livros. As listas cruzadas acarreta·uma sobrecarga administrativa para os utilizadores, porque a sincronização é necessária, o que implica muitas operações de leitura-escrita que afetam o desempenho do servidor. Reduza ao mínimo o número de listas cruzadas. Gestão automática de livrosNormalmente, os critérios de atribuição de livros são mapeados para um ou mais campos num tipo de registo. Pode criar regras de fluxo de trabalho para reorganizar automaticamente a atribuição de livros quando um desses campos for alterado. Por exemplo, se tiver uma hierarquia de livros designada Território, pode criar uma regra de fluxo de trabalho para monitorizar um campo num tipo de registo (por exemplo, o campo Território em contas) e, em seguida, criar uma ação Atribuir um livro na regra para atualizar o livro Território no registo com um novo livro quando o valor do campo Território na conta for alterado. Quando cria nomes de livros, considere se pretende utilizar as ações de fluxo de trabalho Atribuir um Livro de uma forma que uma única ação de fluxo de trabalho possa atribuir um livro diferente a registos diferentes com base numa expressão que efetua a resolução para um nome do livro. Por exemplo, presuma que tem contas na América do Norte e que também tem contas estabelecidas na EMEA. Pode pretender configurar dois livros separados para as diferentes localizações e atribuir o livro apropriado a uma conta dependendo da localização da conta. Para configurar esta configuração, pode criar dois livros um designado América do Norte e outro designado EMEA. Pode criar um campo da lista de escolha customizado designado Localização de Vendas com os valores América do Norte e EMEA e acrescentar o campo customizado à disposição da página para o tipo de registo Conta para as funções apropriadas. Em seguida, pode criar uma ação de fluxo de trabalho Atribuir um Livro que efetua o seguinte quando é atualizado um registo da conta:
Tópicos relacionadosConsulte o tópico seguinte para obter informações relacionadas: |
Publicado em Setembro 2017 | Copyright © 2005, 2017, Oracle. Todos os direitos reservados. Legal Notices. |