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建立與調整清單
當您建立或調整記錄清單時,您的使用者角色將決定您可以搜尋哪些欄位,以及可在清單中顯示哪些欄位,如下所示:
備註:您的公司管理員可隨時變更您使用者角色可在搜尋版面配置中使用的欄位集。如果您的公司管理員移除先前可供您搜尋的欄位,則下次您以包含該欄位的篩選來調整清單時,即無法儲存篩選中具有該欄位的清單。如果您未從篩選中移除欄位,則 Oracle CRM On Demand 會先自動從篩選中移除欄位,再執行或儲存清單。
您的使用者角色決定記錄清單中可顯示的欄位
您的使用者角色也會決定在搜尋傳回的記錄清單中可顯示哪些欄位,如下所示:
- 如果您使用者角色的「搜尋與清單中的所有欄位」權限已啟用,則您可以選取任何欄位,讓這些欄位在搜尋傳回的記錄清單中顯示為資料欄。
- 如果您使用者角色的「搜尋與清單中的所有欄位」權限未啟用,則只有在欄位顯示在就記錄類型指派給您使用者角色的「詳細資料」頁面版面配置上時,您才能選取該欄位,讓它在搜尋傳回的記錄清單中顯示為資料欄。如果為您的角色定義了動態頁面版面配置,則該欄位必須在記錄類型的至少一個動態頁面版面配置上顯示。
詳細說明
關於排序欄位
您可以指定清單中所傳回記錄的初始排序順序。您最多可以選取三個排序欄位。例如針對聯絡人清單,您可以選擇依序按姓氏、名字及部門來排序清單。對於這三個排序欄位,您可以指定要以遞增順序或遞減順序來排序記錄。
在您選取第一個排序欄位後,只有直接儲存在相同記錄上作為第一個排序欄位的排序欄位,可供您選取作為第二個與第三個排序欄位。例如,搜尋聯絡人時,您可以選取聯絡人的「名字」欄位作為第一個排序欄位。在此情況下,只有直接儲存在聯絡人記錄上的剩餘排序欄位,可供您選取作為第二個與第三個排序欄位。儲存於其他記錄上的欄位 (如儲存於客戶記錄上的「客戶」欄位) 無法使用。
備註:如果您的使用者角色具有「管理私人清單」權限,則可存取和編輯其他使用者的私人清單。一般而言,「管理私人清單」權限只會授予管理員。 如需在編輯其他使用者的私人清單時要套用考量的相關資訊,請參閱關於編輯其他使用者建立的私人清單。
下列程序會說明設定清單的方式。
開始之前。建立清單時,您必須針對所設定的準則輸入欄位和值。您可能會想要先移至記錄的「編輯」頁面,然後記下在 Oracle CRM On Demand 中使用時的確切欄位名稱和值。否則,您的篩選清單可能無法挑選正確的記錄。或者,您可以列印記錄的「詳細資料」頁面,以便擷取確切的欄位名稱。不過,列印輸出並不會擷取下拉式清單的欄位值。
設定清單
- 建立新清單,或瀏覽至「調整清單」頁面以尋找現有清單。
在多數記錄類型的「清單」頁面中都有「功能表」按鈕,其中包括建立新清單或調整現有清單的選項。如需有關存取清單管理選項的詳細資訊,請參閱使用清單。
附註:在大多數記錄類型的「清單」頁面中,您也可以調整清單而不需離開「清單」頁面,並可選擇儲存調整後的清單。如需有關在「清單」頁面內調整清單的資訊,請參閱在清單頁面內調整清單。
- 在「新清單」頁面或「調整清單」頁面的「搜尋範圍」區段中,選取下列其中一個選項:
- 如果您選取「記錄集」選項,則從「記錄集」欄位中的清單選取下列其中一個項目:
- 所有我可查看的記錄。包括您至少擁有「檢視」存取權的記錄,由您的報告階層、角色的存取層級和共用記錄的存取層級所定義。
- 所有我擁有的記錄。
- 所有我在團隊中的記錄。僅包含下列項目適用之篩選清單中的記錄:
- 您負責該記錄。
- 負責人透過「團隊」功能與您共用的記錄。
- 透過客戶、活動、聯絡人、家庭、機會與投資組合的群組指派功能與您共用的記錄。
- 所有我或下屬擁有的記錄。
- 所有我或下屬在團隊中的記錄
- 我的預設工作簿。「工作簿」選取器的預設設定,由公司管理員所定義。
- 如果您選取「工作簿」選項,則在「工作簿」選取器中選取工作簿、使用者或委任。
如需詳細資訊,請參閱使用工作簿選取器。
- 必要時,請在「選擇是否區分大小寫」區段中,勾選「不區分大小寫」核取方塊。
如果勾選此核取方塊,則搜尋的特定欄位會變成不區分大小寫。這些欄位在「輸入搜尋準則」區段中會以藍色文字顯示。
- 在「輸入搜尋準則」區段中,執行下列作業:
- (選擇性) 如果您正在調整的現有清單篩選條件中,包含您使用者角色無法使用的搜尋欄位,請按一下該欄位資料列旁的 X 圖示,將該搜尋欄位從清單中移除。
如果清單篩選條件中的搜尋欄位無法作為您使用者角色的搜尋欄位,則該欄位會呈灰色顯示且無法編輯,旁邊也會出現 X 圖示。您可以將有限制的欄位從清單篩選條件中移除。如果您在執行或儲存清單前,未先移除篩選條件中有限制的欄位,Oracle CRM On Demand 會自動將有限制的欄位從篩選條件中移除,再執行或儲存清單。
- 從「欄位」清單中選取欄位。
該記錄類型的目標搜尋欄位會預先填入這些欄位。
備註:如果您的公司管理員在根據記錄類型指派給您使用者角色的搜尋版面配置中,未提供任何可用的搜尋欄位,則您無法為該記錄類型的記錄清單指定任何搜尋準則。
特定欄位會進行最佳化,以改善搜尋期間與排序清單時的效能。這些最佳化欄位會在搜尋欄位清單中以綠色文字顯示。如果您的搜尋準則包含未最佳化以進行搜尋的欄位,則搜尋速度可能較慢。
備註:不論「不區分大小寫」核取方塊的設定為何,「輸入搜尋準則」區段中以紫色文字顯示的欄位一律不區分大小寫。這些欄位並未針對快速搜尋最佳化。
如果您所需的地址欄位沒有顯示在下拉式清單中,請選取下列表格中顯示的對應欄位,或參閱關於國家與地址對應。
備註:此表中所列的欄位可能不適用於所有國別或地區。
在此欄位上篩選您的清單
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從下拉式清單中選取此欄位
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街道號碼 地址 1 Chome
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號碼/街道
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Ku
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地址 2
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樓層 轄區
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地址 3
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Shi/Gun
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城市
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Colonia/區 CEDEX 代碼 地址 4 都市 鄉鎮
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郵政信箱/排序代碼
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MEX 州 BRA 州 郡 行政區 島 轄區 地區 酋長國 特區
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省別
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島國代碼 郵政信箱 郵遞區號
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郵遞區號
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- 輸入定義篩選的條件、篩選值和運算子 (AND 或 OR)。
如果您正在調整清單,這些欄位就會已經填入您可以進一步調整的準則。
如需有關使用篩選條件的資訊,請參閱關於篩選條件。
提示:若要建立沒有負責人的服務要求清單,請選取「負責人 ID」欄位、「等於」篩選條件,並且將此值保留空白。您可以使用這種一般方法來建立其他空值清單。
注意: 輸入「篩選值」時,請確定您遵循關於篩選值中所說明的規則。否則,清單中可能不會包含正確的記錄。
範例
客戶:如果您想要為位於加拿大而且年收益超過 $100,000,000.00 美元的客戶建立篩選清單,請依照下列方式完成表單:
欄位
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條件
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值
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年收益
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大於
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100000000
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AND
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國家
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等於
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加拿大
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潛在客戶:如果您想要針對潛在收益超過 $100,000.00 美元而且評比為 A 或 B 的潛在客戶建立篩選清單,請依照下列方式完成表單:
欄位
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條件
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值
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潛在收益
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大於
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100000
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AND
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評等
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小於
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C
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- 在「顯示資料欄」區段中,將欄位從「可用欄位」清單移至「選取的欄位」清單,藉以選擇要在搜尋結果中顯示成資料欄的欄位。您可以使用向上和向下箭頭來變更選取之欄位的順序。
提示:在傳回記錄清單後,您可以將資料欄標題拖放至新位置,以快速變更資料欄在清單中的順序。您可以在變更資料欄順序後,選擇儲存該清單。
- 在「排序順序」區段中,指定您要的初始排序欄位與排序順序,如下所示:
- 在「排序依據」下拉式清單中,選取第一個排序欄位,然後按一下「遞增」或「遞減」來指定排序順序。
- 視需要選取第二個與第三個排序欄位,然後指定這些欄位的排序順序。
特定欄位會進行最佳化,以改善搜尋期間與排序清單時的效能。這些最佳化欄位會在排序欄位清單中以綠色文字顯示。如果您選取的欄位未如排序欄位般進行最佳化,則搜尋速度可能較慢。
備註: 您無法在此步驟中,選取類型為核取方塊的欄位作為排序欄位。不過,建立清單之後,您可以按一下資料欄表頭,以根據核取方塊中的值排序欄位。
- (選擇性) 若要查看搜尋準則的結果,但不儲存清單,請按一下「執行」。
「清單」頁面隨即出現,並顯示搜尋準則的結果。然後,您可以按一下標題列中的「功能表」按鈕,並且選取「儲存清單」或「調整清單」來儲存清單。
- 按一下「儲存」,然後在「儲存選項」區段中,完成下列欄位:
欄位
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註解
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清單名稱
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輸入清單的名稱 (50 個字元的限制)。您可以在「清單名稱」中使用引號 (““) 以外的任何符號或標點符號。
建立的清單是依遞增 ASCII 碼順序來排列,也就是說排序順序會區分大小寫。因此,所有開頭為大寫字母的清單名稱會顯示在開頭為小寫字母的清單名稱前面。
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描述
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輸入最多 251 個字元的描述。
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清單存取範圍
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如果您的使用者角色包含「管理公開清單」權限,請選取下列其中一個選項:
- 私人。只讓您與其角色具有「管理私人清單」權限的使用者使用此清單。
- 公用。讓所有員工都能夠使用此清單。公開清單會顯示在公司內所有員工的記錄「首頁」上。
- 角色專用。只讓具有特定角色的使用者使用此清單。
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- 按一下「儲存並執行」。
您所建立的篩選清單就會顯示在此頁面標題列的下拉式清單以及記錄「首頁」的「清單」區段中。
提示:如果出現訊息指出您的清單要求已逾時,則進一步調整清單準則並重試。您可以在「訓練與支援中心」網站上找到有關最佳化搜尋與清單的詳細資訊,在 Oracle CRM On Demand 內每一頁的頂端按一下「訓練與支援」通用連結,即可存取該網站。
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