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合併記錄
某些特定的記錄類型如果有重複的記錄,您可將兩筆記錄合併成一筆記錄。支援「客戶」、「聯絡人」、「事業群」、「家庭」、「潛在客戶」、「合作夥伴」、「投資組合」及「服務要求」記錄類型的合併功能。
備註:如需有關合併事業群會發生什麼情況的資訊,請參閱關於合併事業群與刪除事業群。
合併兩筆記錄時,您會從兩筆記錄中指定要保留在所保留記錄中的欄位值;所保留的記錄,稱為主要記錄,而刪除的記錄則稱為重複記錄。
備註:如果您的公司使用共用地址,則在合併兩個客戶或兩個聯絡人時,您無法在帳單地址、出貨地址與主要地址中選取要保留的個別欄位。依預設,會保留主要記錄的帳單地址、出貨地址與主要地址。如需這些欄位的詳細資訊,請參閱客戶欄位:匯入準備與聯絡人欄位:匯入準備。如需共用地址的詳細資訊,請參閱地址。
下列考量適用於合併記錄時:
- 如果欄位在主要記錄與重複記錄上具有相同的值,且其為必要欄位,您便無法在合併作業期間變更該欄位中的值。不過,如果不需要該欄位,則您可以選取空白值而非欄位中的現有值。
- 在由系統更新的欄位中,於合併期間,值會預設為來自主要記錄的值,且您無法變更該值。
- 在複選清單欄位中,您可以指定要保留的值集。您可以在合併作業期間選取下列選項:
- 主要記錄的值集。
- 重複記錄的值集。
- 包含這兩個記錄值的值集,最多可以有 10 個值。每個值僅包含一次,即使該值出現於這兩個記錄的值集中。
- 空白值 (若不需要該欄位)。
- 除了連結至重複記錄的任何自訂工作簿外,所有連結至重複記錄的記錄都會自動連結至主要記錄。
在大多數的狀況下,Oracle CRM On Demand 不會檢查是否有重複的相關記錄。若要移除複本相關記錄,您必須刪除該記錄。但是當機會連結至客戶時,如果機會的「機會名稱」和「主要聯絡人 ID」與已連結至主要客戶的機會相同,則 Oracle CRM On Demand 不會將機會從合併客戶連結至主要客戶。
備註:合併兩個記錄時,會永遠保留任何連結至主要記錄的自訂工作簿,但任何連結至複本記錄的自訂工作簿不會自動連結至主要記錄。不過,管理員可在公司資料檔上啟用選項,讓您在合併記錄時自動將自訂工作簿連結至主要記錄。如需詳細資訊,請參閱關於合併記錄時保留連結的自訂工作簿。
- 當您合併客戶時,複本客戶記錄的負責人會新增至客戶團隊,並授予主要記錄的完整存取權。
- 如果任一記錄類型中有超過 9999 筆記錄連結至您要合併的記錄之一,則合併作業將無法順利完成。此外,如果任一記錄類型中有大量記錄連結至您要合併的記錄之一,則合併作業可能會逾時,即使任一記錄類型的連結記錄數目未超過 9999,仍可能發生此情形。其他因素也可能造成合併作業逾時,例如,合併作業的相關記錄類型、網路的速度及 Oracle CRM On Demand 資料庫與 Oracle CRM On Demand 伺服器上的負載量。您可以執行下列作業來暫時解決這些問題:
- 合併上階記錄前,先從上階記錄取消連結部分已連結的記錄。
- 在離峰時段執行合併作業。
在您開始之前:
- 若要執行此程序,您的角色必須具備「合併記錄」權限。若要合併「事業群」記錄類型的記錄,您的使用者角色還必須同時具備「管理使用者」權限與「管理角色與存取權」權限。
- 必須符合至少下列其中一個條件:
- 請記下記錄名稱,以便在合併期間選取這些記錄。
合併兩筆記錄
- 選取您要保留為主要記錄的記錄。
如需有關選取記錄的指示,請參閱尋找記錄。
- 在記錄「詳細資料」頁面上,按一下「合併」按鈕。
- 在步驟 1 中,按一下「查尋」圖示,然後選取「複本」記錄。
- 在步驟 2 中,檢閱每筆記錄的值,然後選取要與記錄一起儲存的值。
「要儲存的值」資料欄會預設為顯示主要記錄的值。
- 在步驟 3 中,如果您要讓連結至重複記錄的工作簿在記錄合併時也可連結至主要記錄,則請勾選核取方塊。
備註:只有在公司資料檔上已勾選「對重複記錄的工作簿啟用合併」核取方塊時,才會顯示步驟 3。如果步驟 3 並未顯示,或者如果您在步驟 3 中並未勾選核取方塊,則連結至重複記錄的任何工作簿在記錄合併時都不會自動連結至主要記錄。如需詳細資訊,請參閱關於合併記錄時保留連結的自訂工作簿。
- 按一下「完成」。
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