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設定群組

在您開始之前。請執行下列作業:

  • 確定您的角色具備適當的權限,如下所示:
    • 若要建立、編輯或刪除群組,您的使用者角色必須具備「管理角色與存取權」權限。
    • 若要將使用者加入至群組或從群組中移除使用者,您的使用者角色必須具備「管理角色與存取權」與「管理使用者」這兩種權限。
    • 若要開啟或關閉「預設群組指派」功能,您的角色必須具備「管理公司」權限。
  • 若要了解群組的運作方式,請參閱「群組管理」

設定群組和匯入使用者的順序

設定群組時,請依照下列順序:

  1. 開啟「預設群組指派」功能。

    注意:在您設定或變更群組之前,必須先開啟「預設群組指派」功能 (也就是必須選取「公司資料檔」頁面上的「群組指派」選項),即使您並不打算使用預設群組指派功能。如果您未在設定或變更群組之前開啟這項功能,群組便無法正常執行。當這種情況發生時,您就必須刪除該群組,開啟「預設群組指派」功能,接著再一次建立該群組。

  2. 建立群組並將使用者指派給群組。
  3. 如果您並不打算使用預設群組指派功能,但是您要使用群組來讓使用者能查看合併的群組行事曆,則請在建立群組且新增成員到該群組織後關閉「預設群組指派」功能。
  4. 使用預設的「負責人」(使用者) 來匯入記錄,這樣就會將群組傳播至記錄。

開啟預設群組指派功能

  1. 在任何頁面的右上角,按一下「管理」通用連結。
  2. 按一下「公司管理」連結。
  3. 按一下「公司資料檔」連結。
  4. 在「公司資料檔」頁面上,按一下「編輯」。
  5. 在「公司資料可視性」區段中,選取「預設群組指派」核取方塊。
  6. 儲存設定。

設定群組

  1. 在任何頁面的右上角,按一下「管理」通用連結。
  2. 在「使用者管理與存取控制」區段中,按一下「使用者管理與存取控制」連結。
  3. 在「使用者管理與存取控制」頁面的「使用者與群組管理」區段中,按一下「公開共用群組」連結。
  4. 在「群組清單」頁面上,按一下「新建群組」。
  5. 在「群組編輯」頁面上,完成必要欄位。

    欄位

    描述

    名稱

    限制為 50 個字元。預設為必要欄位。

    描述

    限制為 255 個字元。

    附註: 您可以重新命名群組而不影響現有記錄,因為應用程式會使用基礎群組 ID (而非群組名稱) 來追蹤群組記錄。不過,您的群組名稱在公司內部必須是唯一的。

  6. 按一下「儲存」。
  7. 在「群組詳細資訊」頁面上,按一下「新增成員」。
  8. 在「群組成員」頁面上,按一下「查尋」圖示並加入使用者。

    只有尚未指派給群組的使用者才會顯示在清單上。若要判斷使用者所屬的群組,您必須移至該使用者的「詳細資料」頁面。

  9. 儲存記錄。
  10. 如果您並不打算使用預設群組指派功能,但是您要使用群組來讓使用者能查看合併的群組行事曆,則請在建立群組且新增成員到該群組織後關閉「預設群組指派」功能。

    若要關閉「預設群組指派」功能,請執行下列作業:

    1. 在任何頁面的右上角,按一下「管理」通用連結。
    2. 按一下「公司管理」連結。
    3. 按一下「公司資料檔」連結。
    4. 在「公司資料檔」頁面上,按一下「編輯」。
    5. 在「公司資料可視性」區段中,清除「預設群組指派」核取方塊。
    6. 儲存設定。

      如果您日後決定對群組或群組成員資格進行變更,則您必須先再次開啟「預設群組指派」功能,才可進行變更。同時,請在完成變更之後關閉該項功能。

關於變更預設群組指派設定

如果您的公司決定不再使用群組,就應該在關閉「預設群組指派」功能之前,遵循下列順序:

  1. 刪除所有使用者,但您想要設為群組記錄之「主要負責人」的使用者除外。
  2. 刪除群組。
  3. 清除公司資料檔上的「預設群組指派」核取方塊。

相關主題

如需有關群組和共用行事曆的相關資訊,請參閱下列主題:


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