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建立工作流程規則
本主題說明如何建立含有「排程事件」以外之任何觸發事件的工作流程規則。如需以「排程事件」觸發事件建立工作流程規則的相關資訊,請參閱建立排程事件。
備註:如果已在公司資料檔上勾選「為工作流程取消儲存訊息啟用語言翻譯支援」核取方塊,則當您編輯現有工作流程規則時,「工作流程規則詳細資料」頁面與「工作流程規則編輯」頁面中會顯示「翻譯語言」欄位。您可以使用「翻譯語言」欄位來輸入自訂錯誤訊息的翻譯版本,如果不符合工作流程規則上的條件且已勾選該規則的「取消儲存」核取方塊,便會將自訂錯誤訊息傳回給使用者或 Web 服務。如需有關「翻譯語言」欄位的詳細資訊,請參閱取消工作流程儲存作業。
在您開始之前。您必須依照關於工作流程規則中的說明,為公司設定 Oracle CRM On Demand 的工作流程功能。若要執行本主題所描述的程序,您的使用者角色必須擁有「管理資料規則 - 管理工作流程規則」權限。若要為「使用者」記錄類型建立工作流程規則,您的使用者角色也必須具有「管理資料規則 - 管理使用者的工作流程規則」權限。您的管理員能為管理員角色及任何其他角色 (視需要) 啟用此權限。如需有關建立「使用者」記錄類型的工作流程規則時應考量事項的詳細資訊,請參閱根據使用者記錄類型建立工作流程規則的考量。如需有關為角色新增權限的資訊,請參閱新增角色。
備註:建立規則之後,您就無法變更該項規則的記錄類型或觸發事件。不過,您可以更新工作流程條件。
建立工作流程規則
- 在任何頁面的右上角,按一下「管理」通用連結。
- 在「商務程序管理」區段中,按一下「工作流程組態」。
- 在「工作流程規則清單」頁面上,執行下列其中一項作業:
- 若要複製現有規則來建立新工作流程,請在您想複製的工作流程規則上按一下「複製」。
- 如果要建立的新工作流程不是以現有規則為根據,請按一下標題列中的「新增」。
- 在「工作流程規則詳細資料」頁面的「工作流程規則詳細資料」區段中,填入規則資訊。
下表將描述規則欄位。
欄位
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描述
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工作流程名稱
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輸入唯一的名稱,最多 50 個字元。
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有效
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您可以使用「有效」核取方塊來啟用和停用規則。任何數目的工作流程規則都可以同時有效。
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訂單
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當您建立工作流程規則時,此欄位是唯讀的。它會決定 Oracle CRM On Demand 根據相同記錄類型、相同觸發事件及相同上階記錄類型 (若適用) 來叫用規則的順序。Oracle CRM On Demand 會為依據相同記錄類型與相同觸發事件,自動指派規則給下一個未使用的規則順序編號。若工作流程規則的觸發事件是「與上階建立關聯之後」或「與上階取消關聯之後」,則 Oracle CRM On Demand 會根據相同的記錄類型、相同的觸發事件及相同的上階記錄類型,自動指派規則給下一個未使用的規則順序編號。之後,您可以變更工作流程規則的順序。如需詳細資訊,請參閱變更工作流程規則的順序。
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結束
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若您勾選此工作流程規則上的「結束」核取方塊,且符合規則上的條件,則會執行此工作流程規則上的有效動作。不過,根據相同記錄類型、相同觸發事件及相同上階記錄類型 (若適用) 的後續工作流程規則,皆沒有觸發。
若未符合此工作流程規則的條件,則 Oracle CRM On Demand 會不管此工作流程規則上的「結束」核取方塊設定,而繼續順序中的下個規則。
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描述
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(選擇性) 輸入有關工作流程規則的附加資訊,如規則的目的。
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記錄類型
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選取工作流程規則的記錄類型。
若為建立、更新和刪除觸發事件,每個工作流程規則只會與單一記錄類型相關。系統會評估該記錄類型的規則,然後在該記錄類型執行這些動作。建立規則之後,您就無法變更規則的記錄類型。
若其觸發事件是「與上階建立關聯之後」觸發事件或「與上階取消關聯之後」的工作流程規則,請選取下階記錄的記錄類型。例如,如果您想要在聯絡人記錄與客戶記錄產生關聯時觸發工作流程規則,請在此欄位中選取「聯絡人」,然後在「上階記錄類型」欄位中選取「客戶」。
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觸發事件
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選取觸發此規則的事件。
指定的記錄類型發生此事件時,系統就會評估此規則。建立規則之後,您就無法變更規則的觸發事件。
備註:「與上階建立關聯之後」和「與上階取消關聯之後」的觸發事件僅支援「客戶」、「聯絡人」及「機會」記錄類型。如需詳細資訊,請參閱關聯與取消關聯觸發事件。
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上階記錄類型
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如果您選取了「與上階建立關聯之後」觸發事件或「與上階取消關聯之後」觸發事件,就會顯示此欄位。
請選取上階記錄類型。例如,如果您要設定在聯絡人記錄與上階客戶記錄產生關聯時觸發的工作流程規則,請在此欄位中選取「客戶」,然後在「記錄類型」欄位中選取「聯絡人」。
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- 如果您要定義工作流程規則的條件,請在頁面的「工作流程規則條件」區段中,按一下 fx 圖示,然後使用 Expression Builder 來定義工作流程規則條件。如需有關 Expression Builder 的詳細資訊,請參閱 Expression Builder。
備註:如果您未對工作流程規則定義任何條件,每次觸發此規則時都會執行規則的動作。
建立工作流程規則的條件時,請注意下列重點:
- 工作流程規則條件最多可以包含 2048 個字元。
- 您可以設定特定角色或通路所特有的工作流程規則。如需有關限制特定角色或通路之工作流程規則的詳細資訊,請參閱限制特定通路或角色的工作流程規則。
- 您可以在工作流程規則中使用類似於下列運算式的條件,來決定記錄中的欄位是否已更新。在此範例中,用來決定欄位是否已變更的字串無效,但您可以使用任何想要的字串,前提是該字串不是被檢查之欄位中的值:
IfNull([<FieldName>], "Invalid") <> IfNull(PRE("<FieldName>"), "Invalid")
注意:如果 PRE 函數用於任何在「等待」動作後叫用的工作流程或動作中,則該函數不會傳回先前的欄位值。如需有關 PRE() 函數的詳細資訊,請參閱PRE。
- 若「條件為 False 時的動作」區段可在「工作流程規則詳細資料」頁面上使用,則若未符合規則上的條件,您可指定儲存作業必須取消。
如需有關在不符合規則上的條件時,指定儲存作業必須取消的詳細資訊,請參閱取消工作流程儲存作業。
- 儲存工作流程規則。
您已儲存規則時,可建立規則的動作。您可為工作流程規則建立多個動作,每項規則最多可以有 25 個動作。
備註:在此主題的範例運算式中所使用的欄位名稱及欄位名稱語法與語言無關,是在 Expression Builder 第 29 版 Service Pack 1 較早的版次中使用的欄位名稱與欄位名稱語法。這些範例仍然有效。然而,若您從 Expression Builder 第 29 版 Service Pack 1 或更新版本的欄位清單中選取運算式的對應欄位,則欄位名稱與欄位名稱語法將會與範例中所顯示的不同。建議您一律從 Expression Builder 的欄位清單中選取運算式的欄位,以讓欄位名稱與欄位名稱語法隨時保持正確。如需有關運算式中欄位名稱與欄位名稱語法的詳細資訊,請參閱關於運算式。
如需建立工作流程動作的逐步程序,請參閱以下主題:
相關主題
如需工作流程相關資訊,請參閱下列主題:
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