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共用記錄 (團隊)

針對某些記錄類型,您可以共用記錄讓使用者團隊來檢視。下列記錄類型可以由團隊來共用:

  • 客戶
  • 鑑定
  • 活動
  • 申請
  • 業務計畫
  • 認證
  • 聯絡人
  • 課程
  • 自訂物件
  • 交易註冊
  • 事件
  • 測驗
  • 家庭
  • 潛在客戶
  • MDF 要求
  • 目標
  • 機會
  • 訂單
  • 合作夥伴
  • 投資組合
  • 樣品要求
  • 服務要求
  • 特殊定價申請

如果是客戶記錄,您也可以共用連結至客戶記錄的聯絡人和機會記錄。

關於團隊與記錄所有權模式

視您公司管理員就記錄類型設定的記錄所有權模式而定,記錄可能沒有負責人。該記錄可能改為有主要自訂工作簿,或沒有負責人或主要自訂工作簿。如需有關記錄所有權模式的詳細資訊,請參閱關於資料存取、記錄共用及記錄所有權。記錄所有權模式僅適用於支援工作簿的記錄類型。

如果您的公司管理員變更記錄類型的記錄所有權模式,則在記錄所有權模式變更後的首次更新記錄時,先前有負責人的記錄會讓負責人自記錄中移除。發生此狀況時,除了記錄的前負責人外,團隊的所有成員仍繼續是團隊的成員。身為預先定義群組成員的團隊成員其行為相同,亦即除了記錄的前負責人外,群組的所有成員仍繼續是團隊的成員。 但是,「客戶」記錄類型是此規則中的例外。如果客戶的前負責人是預先定義群組的成員,則該群組的所有成員會從團隊中移除。團隊中任何不屬於預先定義群組的成員依然是該團隊的成員,如同其他記錄類型的狀況。

附註:依此處所示,在標準應用程式中,不會將記錄的前一位負責人保留為團隊成員。然而,您的管理員可設定記錄類型,因此記錄的前一位負責人便可在記錄上保留為團隊成員。如需有關設定記錄類型,以將前一位負責人保留為團隊成員的資訊,請參閱 自訂共用記錄的先前所有權

若要共用記錄,首先要將人員新增至所選取記錄的「團隊」中,然後為該筆記錄的使用者指定存取權資料檔。

備註:您可以在活動詳細資料頁面的「使用者」相關資訊區段中,將使用者新增至活動團隊。新增使用者至活動團隊時,您無法為活動記錄的使用者指定存取權資料檔。系統會自動將活動的「唯讀」存取權資料檔提供給使用者。系統會將活動的「完整」存取權資料檔,自動提供給名稱出現於活動「委派者」欄位中的使用者。使用者對記錄所擁有的存取層級取決於存取權資料檔的設定方式。但無論設定「唯讀」存取權資料檔為何,唯有活動擁有者與名稱顯示在活動「委派者」欄位的使用者,才能移除該活動中的使用者。如需有關新增使用者至活動的詳細資訊,請參閱排定與其他人的約會

共用記錄

  1. 選取記錄。

    如需有關選取記錄的指示,請參閱尋找記錄

  2. 在「記錄詳細資料」頁面上,向下捲動至「團隊」區段,然後按一下「新增使用者」。
  3. 在「團隊新增使用者」視窗中,按一下「使用者」旁的「查尋」圖示。
  4. 在「查尋」視窗中,選取員工。
  5. 設定角色和存取層級:

    備註:依記錄類型和設定而定,您的應用程式可能會與下列選項不同。

    1. (選擇性) 若要說明連結至記錄的角色與主記錄之間的關係,請從「團隊角色」下拉式清單中選取選項。
    2. 若要針對團隊成員設定記錄類型的存取權,請從「存取權」下拉式清單選取一個存取權資料檔。根據預設,可用的存取權資料檔如下:
      • 唯讀。在標準應用程式中,此存取權資料檔可供使用者檢視記錄,但不得變更記錄。
      • 編輯。在標準應用程式中,此存取權資料檔可供使用者更新記錄。
      • 完整。在標準應用程式中,此存取權資料檔可供使用者更新或刪除記錄。

        備註:管理員可以變更預設存取權資料檔的存取權設定。

        貴公司管理員可以製作團隊可用的其他存取權資料檔。

        備註:不論在公司資料檔上的「已啟用供管理者閱覽」選項設定為何,以及您在「存取」下拉式清單中的選項為何,您的經理人對其下屬的記錄都有負責人存取權。對任何使用者而言,在應用程式中所設定的最大限度存取權會決定該使用者的存取層級。如需有關存取權資料檔的詳細資訊,請參閱存取權資料檔管理

  6. 按一下「儲存」。
  7. (僅限機會團隊) 若要將機會的部分或全部收益分配至團隊成員,請進行以下動作:
    1. 在「機會詳細資料」頁面的「機會團隊」區段中,按一下「編輯使用者」。
    2. 在「機會團隊編輯使用者」頁面的「分割百分比」欄位中,輸入要分配至團隊成員的值百分比。

      「分割百分比」欄位中的值可以是從 0 (零) 到 100 的任何數字。

      備註:「分割收益」欄位是從機會團隊記錄上的「分割百分比」欄位,以及從機會記錄上的「收益」欄位計算而得的唯讀欄位。

    3. 按一下「儲存」。

相關主題

如需有關機會團隊的詳細資訊,請查看下列主題:


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