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Crear y restringir listas

Al crear o restringir una lista de registros, el rol de usuario determina los campos que se pueden buscar y mostrar en la lista, tal como se muestra a continuación:

  • Si tiene activado el privilegio Todos los campos de listas y búsqueda en el rol de usuario, podrá buscar todos los campos de búsqueda que el administrador de la compañía ponga a su disposición en el diseño de búsqueda asignado al rol de usuario para el tipo de registro.

    NOTA: se recomienda que los administradores de la compañía no activen el privilegio Todos los campos de listas y búsqueda para la mayoría de los roles de usuario. Si el privilegio no está activado, los campos que su compañía no utiliza no son visibles en las páginas de listas y búsqueda. Reduce la desorganización y facilita que los usuarios puedan ver los campos que les resulten más interesantes.

  • Si no tiene activado el privilegio Todos los campos de listas y búsqueda en el rol de usuario, podrá buscar un campo sólo si cumple los criterios siguientes:
    • El campo es un campo de búsqueda disponible en el diseño de búsqueda asignado al rol de usuario para el tipo de registro.
    • El campo se muestra en el diseño de la página Detalle asignado al rol de usuario para el tipo de registro. Si se definen diseños de páginas dinámicas para el rol, el campo se debe mostrar en al menos uno de los diseños de páginas dinámicas.

      NOTA: los diseños dinámicos son diseños de página que muestran distintos conjuntos de campos para distintos registros del mismo tipo, dependiendo del valor de lista de opciones seleccionado en un determinado campo del registro.

  • Si se restringe una lista existente, es posible que algunos campos de los criterios de búsqueda de la lista no estén disponibles para su rol de usuario. Estos campos restringidos se mostrarán atenuados y no podrá editarlos. Puede eliminar los campos restringidos de los criterios de búsqueda antes de ejecutar o guardar la lista. Si ejecuta o guarda la lista sin eliminar los campos restringidos de los criterios de búsqueda, Oracle CRM On Demand eliminará automáticamente los campos restringidos de los criterios de búsqueda antes de ejecutar o guardar la lista.

NOTA: el administrador de la compañía puede cambiar los conjuntos de campos que están disponibles en los diseños de búsqueda del rol de usuario en cualquier momento. Si el administrador de la compañía elimina un campo que anteriormente estaba disponible para la búsqueda, la próxima vez que restrinja una lista con un filtro que contenga ese campo, no podrá guardar la lista con ese campo en el filtro. Si no elimina el campo del filtro, Oracle CRM On Demand lo eliminará automáticamente antes de ejecutar o guardar la lista.

Su rol de usuario determina qué campos puede mostrar en la lista de registros

Su rol de usuario también determina qué campos puede mostrar en la lista de registros de la búsqueda, como se indica a continuación:

  • Si el privilegio Todos los campos de listas y búsqueda está activado para su rol de usuario, podrá seleccionar cualquier campo para mostrarlo como columna en la lista de registros de la búsqueda.
  • Si el privilegio Todos los campos de listas y búsqueda no está activado para su rol de usuario, solo podrá seleccionar un campo para mostrarlo como columna en la lista de registros obtenida de la búsqueda si el campo se muestra en el diseño de la página de detalles que tenga asignado a su rol de usuario para el tipo de registro. Si se han definido diseños de página dinámica para su rol, el campo deberá mostrarse al menos en uno de los diseños de página dinámica del tipo de registro.

Acerca de los campos de ordenación

Puede especificar el orden de clasificación inicial para los registros que se devuelven en la lista. Puede seleccionar hasta tres campos de ordenación. Por ejemplo, para una lista de contactos, puede ordenar la lista en primer lugar por apellido y, a continuación, por nombre y por departamento. Para cada uno de los tres campos de ordenación, puede especificar si se ordenan los registros en orden ascendente o descendente.

Después de seleccionar el primer campo de ordenación, solo los campos de ordenación almacenados directamente en el mismo registro como el primer campo de ordenación están disponibles para su selección como el segundo y tercer campo de ordenación. Por ejemplo, al buscar contactos, puede seleccionar el campo Nombre del contacto como el primer campo de ordenación. En este caso, solo los demás campos de ordenación almacenados directamente en el registro de contacto están disponibles para su selección como el segundo y tercer campo de ordenación. Los campos almacenados en otros registros, como el campo Cuenta, que está almacenado en el registro de cuenta, no están disponibles.

NOTA: Si su rol de usuario tiene el privilegio Gestionar listas privadas, puede acceder y editar las listas privadas de otros usuarios. Normalmente, el privilegio Gestionar listas privadas se concede únicamente a los administradores. Para obtener información sobre las consideraciones a tener en cuenta al editar las listas privadas de otros usuarios, consulte Acerca de la edición de listas privadas creadas por otros usuarios.

En el siguiente procedimiento se describe cómo configurar una lista.

Antes de comenzar. Cuando cree una lista, deberá especificar los campos y valores de los criterios que vaya a configurar. Si lo desea, acceda a la página Editar registro y anote los nombres y valores exactos de campos, tal como se utilizan en Oracle CRM On Demand. De lo contrario, puede que la lista filtrada no seleccione los registros correctos. También puede imprimir la página de detalles del registro para capturar los nombres de campo exactos. Sin embargo, la impresión no captura los valores de campos de las listas desplegables.

Para configurar una lista

  1. Cree una nueva lista o vaya a la página Restringir lista de una lista existente.

    En la página Lista de la mayoría de tipos de registro, existe un botón Menú que incluye opciones para crear una nueva lista o restringir una lista existente. Para obtener más información acerca del acceso a opciones de administración de listas, consulte Cómo trabajar con listas.

    NOTA: en las páginas de lista de la mayoría de los tipos de registro, también puede restringir la lista sin abandonar la página Lista y, opcionalmente, guardar la lista restringida. Para obtener información sobre la restricción de listas en las páginas de lista, consulte Restricción de listas en páginas de lista.

  2. En la página Nueva lista o la página Restringir lista, en la sección Buscar en, seleccione una de las siguientes opciones:
    • Conjunto de registros
    • Libro

      NOTA: la sección Buscar en no se muestra para los tipos de registro que no tienen propietarios, por ejemplo, los tipos de registro Producto y Usuario. La opción Libro de la sección Buscar en sólo está disponible si se ha activado la función Libro para la compañía.

  3. Si selecciona la opción Conjunto de registros, elija una de las opciones siguientes de la lista del campo Conjunto de registros:
    • Todos los registros que puedo ver. Incluye los registros para los que tiene acceso de Vista como mínimo, tal como define su jerarquía organizativa, el nivel de acceso de su rol y el nivel de acceso para los registros compartidos.
    • Todos los registros que poseo.
    • Todos los registros en los que esté en el equipo. Incluye sólo registros en la lista filtrada donde se cumpla una de las condiciones siguientes:
      • Son de su propiedad.
      • El propietario los comparte con el usuario mediante la función Equipo.
      • Los registros se comparten con el usuario a través de la función de asignación de grupo para cuentas, actividades, contactos, unidades familiares, oportunidades y carteras.
    • Todos los registros que yo o mis subordinados poseemos.
    • Todos los registros en los que yo o mis subordinados estén en el equipo.
    • Mi libro predeterminado. El ajuste predeterminado para el selector de libros, tal como está definido por el administrador de la compañía.
  4. Si ha seleccionado la opción Libro, elija un libro, usuario o delegado en el selector de libros.

    Para obtener más información, consulte Uso del selector de libros.

  5. En la sección Seleccionar sensibilidad a mayúsculas y minúsculas, active la casilla de verificación No distinguir entre mayúsculas y minúsculas, si es necesario.

    Si se activa esta casilla de verificación, algunos campos no distinguen entre mayúsculas y minúsculas para la búsqueda. Estos campos se muestran con texto de color azul en la sección Introducir criterios de búsqueda.

  6. En la sección Introducir criterios de búsqueda, haga lo siguiente:
    1. (Opcional) Si desea restringir un filtro de lista existente que contiene un campo de búsqueda que no está disponible para su rol de usuario, elimine el campo de búsqueda de la lista haciendo clic en el icono X situado junto a la fila del campo.

      Si un campo de búsqueda del filtro de lista no está disponible como campo de búsqueda para su rol de usuario, el campo se mostrará atenuado, no podrá editarlo y aparecerá un icono X junto al campo. Puede eliminar los campos restringidos del filtro de lista. Si ejecuta o guarda la lista sin eliminar los campos restringidos del filtro, Oracle CRM On Demand eliminará automáticamente los campos restringidos del filtro antes de ejecutar o guardar la lista.

    2. Seleccione un campo en la lista Campo.

      Los campos se rellenan automáticamente con los campos de búsqueda dirigida para el tipo de registro.

      NOTA: si el administrador de su compañía no configura ningún campo de búsqueda como disponible en el diseño de búsqueda que tenga asignado a su rol para un tipo de registro, no podrá especificar ningún criterio de búsqueda para una lista de registros de este tipo de registro.

      Algunos campos están optimizados para mejorar el rendimiento durante las búsquedas y al ordenar las listas. Estos campos optimizados aparecen con texto en verde en la lista de campos de búsqueda. Si los criterios de búsqueda incluyen un campo que no está optimizado para la búsqueda, ésta podría ser más lenta.

      NOTA: Los campos que se muestran con texto de color púrpura en la sección Introducir criterios de búsqueda nunca distinguen entre mayúsculas y minúsculas, independientemente del parámetro de la casilla de verificación No distinguir entre mayúsculas y minúsculas. Estos campos no están optimizados para realizar búsquedas rápidas.

      Si el campo de dirección que necesita no aparece en la lista desplegable, seleccione el campo correspondiente que se muestra en la siguiente tabla o en Acerca de países y asignación de direcciones.

      NOTA: puede que los campos mostrados en esta tabla no se apliquen a todos los países o entornos regionales.

      Para filtrar su lista por este campo

      Seleccione este campo en la lista desplegable

      Número de la calle
      Dirección 1
      Chome

      Número/calle

      Ku

      Dirección 2

      Piso
      Distrito

      Dirección 3

      Shi/Gun

      Ciudad

      Colonia/sección
      Código CEDEX
      Dirección 4
      URB
      Municipio.

      Apartado de correos/Código de clasificación

      Estado MEX
      Estado BRA
      Distrito
      Sección territorial
      Isla
      Prefectura
      Zona
      Emirato
      Oblast (región)

      Provincia

      Código insular
      Código postal
      Código Postal

      Código postal

    3. Especifique las condiciones, los valores de filtro y los operadores (AND, OR) que definen el filtro.

      Si está restringiendo una lista, los campos ya se han rellenado con criterios que puede restringir aún más.

      Para obtener más información sobre el uso de condiciones de filtro, consulte Acerca de las condiciones de filtro.

      CONSEJO: para crear una lista de solicitudes de servicio que no tienen propietario, seleccione el campo ID de propietario, la condición de filtro Igual a y deje el valor en blanco. Puede crear otras listas nulas usando este método general.

      PRECAUCIÓN: al especificar los valores de filtro, compruebe que aplica las reglas descritas en Acerca de los valores de filtro. De lo contrario, es posible que no se incluyan en la lista los registros correctos.

      Ejemplos

      Cuentas: Si desea crear una lista filtrada de cuentas de Canadá con unos ingresos anuales superiores a 100.000.000 dólares, rellene el formulario de la siguiente manera:

      Campo

      Condición

      Valor(es)

       

      Ingresos anuales

      Mayor que

      100000000

      AND

      País

      Igual a

      Canadá

       

      Oportunidades potenciales: si desea crear una lista filtrada de oportunidades potenciales con unos ingresos posibles superiores a 100.000 dólares y la evaluación A o B, rellene el formulario de la siguiente manera:

      Campo

      Condición

      Valor(es)

       

      Ingresos potenciales

      Mayor que

      100000

      AND

      Puntuación

      Menor que

      C

       

  7. En la sección Mostrar columnas, elija los campos que se van a mostrar como columnas en los resultados de la búsqueda moviendo los campos de la lista Campos disponibles a la lista Campos seleccionados. Utilice las flechas hacia arriba y hacia abajo para cambiar el orden de los campos seleccionados.

    CONSEJO: Después de que se devuelva la lista de registros, puede cambiar rápidamente el orden de las columnas en la lista; para ello, arrastre los encabezados de columna a una nueva ubicación y suéltelas. Opcionalmente puede guardar la lista después de cambiar el orden de las columnas.

  8. En la sección Ordenación, especifique el campo o los campos de clasificación inicial que desee y la ordenación, de la siguiente forma:
    1. En la lista desplegable Ordenar por, seleccione el primer campo de ordenación predeterminado y, a continuación, haga clic en Ascendente o Descendente para seleccionar la ordenación.
    2. Seleccione un segundo campo de ordenación, y un tercero, según sea necesario y, a continuación, especifique la ordenación para estos campos.

      Algunos campos están optimizados para mejorar el rendimiento durante las búsquedas y al ordenar las listas. Estos campos optimizados aparecen con texto en verde en la lista de campos de orden. Si selecciona un campo que no está optimizado como campo de ordenación, la búsqueda podría ser más lenta.

      NOTA: no se puede seleccionar una casilla de verificación como campo de ordenación en este paso. Sin embargo, una vez creada la lista, puede hacer clic en el encabezado de la columna para ordenar los campos en función de los valores de la casilla de verificación.

  9. (Opcional) Para ver los resultados de sus criterios de búsqueda sin guardar la lista, haga clic en Ejecutar.

    La página de listas se muestra con los resultados de los criterios de búsqueda. Después puede hacer clic en el botón Menú en la barra de título y seleccionar Guardar lista o Restringir lista para guardarla.

  10. Haga clic en Guardar y complete los campos en la sección de opciones de guardado:

    Campo

    Comentario

    Nombre de la lista

    Escriba un nombre para la lista (límite de 50 caracteres). El nombre de la lista puede contener cualquier símbolo o signo de puntuación excepto comillas (““).

    Las listas creadas se organizan en un orden de código ASCII ascendente, lo que significa que el orden de clasificación distingue entre mayúsculas y minúsculas. De manera que todos los nombres de lista que comienzan con una letra mayúscula, aparecen antes que los nombres de lista que empiezan por minúscula.

    Descripción

    Introduzca una descripción de hasta 251 caracteres.

    Accesibilidad a la lista

    Si su rol incluye el privilegio Gestionar listas públicas, seleccione una de estas opciones:

    • Privada. Hace que la lista esté disponible solo para usted y los usuarios con el privilegio Gestionar listas privadas en su rol.
    • Pública. La lista está disponible para todos los empleados. Las listas públicas aparecen en la página inicial del registro para todos los empleados de la compañía.
    • Rol específico. Hace que la lista esté disponible solo para los usuarios con un rol específico.
  11. Haga clic en Guardar y ejecutar.

    La lista filtrada que ha creado se muestra en la lista desplegable que aparece en la barra de título de esta página y en la sección Listas de la Página inicial del registro.

CONSEJO: si aparece un mensaje indicando que la solicitud de lista ha alcanzado el tiempo de espera, restrinja los criterios de la lista e inténtelo de nuevo. Puede obtener más información sobre la optimización de búsquedas y listas en el sitio web del centro de asistencia y formación, al que puede acceder haciendo clic en el enlace global de formación y soporte situado en la parte superior de cada página de Oracle CRM On Demand.


Publicado en agosto 2018 Copyright © 2005, 2018, Oracle. Todos los derechos reservados. Legal Notices.