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Seguimiento de invitados a eventos
Puede realizar las siguientes acciones con invitados:
- Haga un seguimiento de los invitados a los eventos por sus firmas (por ejemplo, para confirmar su asistencia a una feria comercial y almacenar sus comentarios sobre dicha invitación al evento). También puede ver los registros de pistas, oportunidades o cuentas como elementos de información relacionada para el evento.
- Agregue un número ilimitado de invitados a un evento. Sin embargo, el número máximo de invitados que puede agregar de una vez es de 145. Es decir, puede agregar un número ilimitado de invitados, pero en grupos de hasta 145 personas.
- Agregue un solo invitado o varios invitados a un evento desde una página Detalles de evento. También puede agregar un contacto individual como invitado para un evento desde una página Detalles de contacto.
Para realizar un seguimiento de los invitados a un evento (desde un registro de evento)
- Seleccione el registro Evento.
Para obtener instrucciones sobre cómo seleccionar eventos, consulte Búsqueda de registros.
- En la página Detalles del evento, desplácese a la sección Invitados.
NOTA: para agregar la sección Invitados al diseño de la página de detalles, consulte Cambio del diseño de la página de detalles.
- En la barra de título Invitados, realice una de las siguientes acciones para agregar invitados:
- Haga clic en Nuevo para agregar un solo invitado al evento de una sola vez.
- Haga clic en Agregar para agregar hasta cinco invitados al evento de una sola vez.
- Haga clic en Agregar lista para agregar más de cinco invitados al evento de una sola vez.
NOTA: si piensa utilizar el registro Evento en la aplicación Oracle CRM On Demand Disconnected Mobile Sales, no haga clic en Agregar lista para agregar invitados porque el seguimiento de modificaciones necesario para la sincronización no está admitido para este tipo de registro. Haga clic en Agregar o en Nuevo, en su lugar. Si hace clic en Agregar o en Nuevo, se abren diferentes páginas de detalles de invitados que le permiten actualizar cada registro de invitado o hasta cinco registros de invitados al mismo tiempo. Si hace clic en Agregar lista, se abre la ventana Búsqueda del contacto ,que le permite seleccionar más de cinco contactos como invitados al mismo tiempo.
- Si ha hecho clic en Nuevo o Agregar, finalice o actualice la siguiente información en la página de detalles de invitados:
- En el campo Nombre de contacto, haga clic en el icono de búsqueda para seleccionar un contacto existente para agregarlo como invitado. (Es un campo necesario).
El nombre del evento se define de forma predeterminada en el nombre de evento de la página Detalles de evento.
- En el campo Estado de invitado, seleccione el estado del invitado en la lista desplegable. El estado predeterminado se define en Pendiente. (Es un campo necesario).
- Agregue la información de los campos Detalles de sesión y Comentarios como sea preciso.
- Guarde el registro de invitados.
NOTA: dependiendo de si hace clic en Nuevo o en Agregar en la barra de título Invitados, abrirá diferentes páginas de detalles de invitados que le permiten actualizar cada registro de invitado o varios registros de invitado al mismo tiempo.
- Si ha hecho clic en Agregar lista, seleccione todos los contactos que desea agregar como invitados en la ventana Búsqueda del contacto y una vez que haya acabado con las selecciones, haga clic en Aceptar.
NOTA: puede filtrar la búsqueda mediante Libros y buscar por nombre de cuenta, tipo de contacto, apellidos y nombre. También puede agregar nuevos contactos en la ventana de búsqueda si hace clic en Nuevo. Si tiene que actualizar cualquiera de los valores predeterminados de los campos Invitado de los registros de invitados que se han creado, edítelos mediante la edición en línea de la página Detalle de evento o utilice la página Detalles del invitado.
- En la página Detalle del evento, actualice los campos como sea preciso.
Para obtener información sobre los campos de eventos, consulte Campos de eventos.
- Si los invitados al evento tienen que presentar sus firmas, por ejemplo, para confirmar su asistencia al evento, y si su administrador ha configurado el campo Estado firmado en el diseño de la página del invitado, puede comprobar el estado de este campo en cada uno de los registros de los invitados.
Tras obtener una firma, una aplicación externa, por ejemplo Oracle CRM On Demand Disconnected Mobile Sales, valida y define el campo Estado firmado a través de servicios web. Una vez definido este campo, ya no podrá borrarlo con la interfaz de usuario de Oracle CRM On Demand. Para ver detalles adicionales sobre la firma, como el nombre de contacto, la fecha y la hora de captura de la firma, debe ver el registro del elemento relacionado con la firma del registro de contacto del invitado correspondiente.
- Si su administrador ha configurado los registros de oportunidades, oportunidades potenciales o cuentas como elementos de información relacionada, puede hacer clic en Agregar para agregar las cuentas, oportunidades o pistas diseñadas para el evento.
Puede eliminar las cuentas, oportunidades u oportunidades potenciales de las secciones de elementos de información relacionada haciendo clic en el enlace Eliminar del menú desplegable Editar.
NOTA: No puede crear nuevas cuentas, oportunidades u oportunidades potenciales en las secciones de elementos de información relacionada. Su administrador también puede configurar registros de eventos como elementos de información relacionada para registros de cuentas, oportunidades u oportunidades potenciales, por lo que podrá ver todos los eventos en los que participa una cuenta, oportunidad potencial u oportunidad.
- Guarde el registro de evento.
- (Opcional) Para cualquier registro de evento, puede crear un nuevo registro de invitado desde la página Detalles del invitado:
- En el registro de evento, vaya a la sección Invitados y seleccione Ver de la lista desplegable de un registro de invitado.
- En la página Detalles del invitado, haga clic en Nuevo y complete los campos del nuevo registro de invitado.
- Haga clic en Guardar para guardar el nuevo registro de invitado.
Oracle CRM On Demand volverá a la página Detalle del primer invitado que aparezca en la sección Invitados. Para ver el nuevo registro de invitado que haya creado, vuelva a la página Detalle del evento. El recién creado registro de invitado aparece en la sección Invitados.
Para hacer un seguimiento de los invitados a un evento (desde un registro de contacto)
- Seleccione el registro de contacto.
Para obtener instrucciones sobre cómo seleccionar contactos, consulte Búsqueda de registros.
- En la página Detalles de contacto, desplácese a la sección Eventos.
NOTA: Para agregar la sección Eventos al diseño de la página de detalles, consulte Cambio del diseño de la página de detalles.
- En la barra Título de evento, haga clic en Nuevo para agregar a un solo invitado al evento.
En la página de edición Invitados, el nombre del contacto se define de forma predeterminada en el contacto de la página Detalles de contacto.
- En el campo Estado de invitado, seleccione el estado del invitado en la lista desplegable. (Es un campo necesario).
El estado predeterminado se define en Pendiente.
- Utilice el selector de búsquedas para seleccionar un evento para el invitado. (Es un campo necesario).
- Agregue la información de los campos Detalles de sesión y Comentarios como sea preciso.
- Guarde el registro de invitados.
Oracle CRM On Demand muestra el contacto como un invitado en la sección Invitados de la página Detalles de evento, además del evento en la sección Eventos en la página Detalles de contacto.
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