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Gestión de libros

Los libros son un método eficaz para organizar y separar registros, para que los usuarios puedan colaborar sin ser miembros del equipo para cada registro.

El uso de libros para organizar los datos de la compañía permite que las búsquedas de registros sean más rápidas y eficaces. Los libros pueden coexistir con grupos y equipos. Si los requisitos para proporcionar acceso a grupos de usuarios son sencillos y relativamente simples, puede utilizar la asignación de grupo. Sin embargo, si los requisitos de propiedad de registros del grupo son más complejos, se recomienda utilizar libros.

Libros de usuarios predeterminados

En Oracle CRM On Demand, se asigna un libro predeterminado a cada usuario y mantiene el nombre del usuario. Cuando se asigna un registro a un usuario, dicho registro se asigna al libro predeterminado del usuario. Si un registro es propiedad de un equipo, éste representa el conjunto de libros predeterminados de los usuarios miembros. Los libros de usuario se asocian automáticamente a los registros cuando se cambia el propietario y cuando se cambia la pertenencia al equipo.

Libros personalizados

Si se activa la función de libro, puede crear libros personalizados para organizar los datos de forma que se ajusten a los objetivos empresariales. Normalmente, el término libro se utiliza para hacer referencia a libros personalizados. Los libros pueden ser independientes los unos de los otros, o bien, puede organizarlos en jerarquías. Por ejemplo, puede crear libros para segmentar los datos según las unidades de organización de la compañía, como territorios o productos. A continuación, puede realizar los ajustes de configuración necesarios para que los usuarios tengan el nivel adecuado de acceso a los libros.

Libros creados automáticamente para los socios

Cuando se activa un registro de socio en Oracle CRM On Demand, automáticamente se crea un libro con datos para la organización de socios. Los libros que se crean automáticamente para los socios se encuentran disponibles en la ventana de búsqueda de libros a la que se accede desde la página del registro de libros cuando se trata de un ítem relacionado con libros en el registro de socio. A las páginas pueden acceder única y exclusivamente los usuarios de la compañía propietaria de la marca. En caso de que las casillas de verificación Acceso a socio o Acceso recíproco a socio (inverso) estén seleccionadas cuando se agregue una relación de socio al registro de socio, se sincronizarán los libros que se crearon automáticamente para los socios relacionados. Posteriormente, dondequiera que estén asociadas las cuentas de socios en Oracle CRM On Demand, los usuarios del socio que estén asociados con cada uno de los libros de socio sincronizados podrán ver las cuentas de socio con las que esté relacionada su organización de socios.

Cuando se agrega un usuario con una organización de socios, al usuario también se le asocia automáticamente con el libro de socios de dicha organización.

Libros personalizados para socios

También puede crear libros personalizados para las organizaciones de socios. Además, puede asignar cualquier combinación de usuarios, incluso usuarios de la compañía propietaria de la marca y usuarios de las organizaciones de socios, a dichos libros personalizados, según proceda.

Tipos de registros admitidos para libros

De la misma forma que se pueden asignar registros de distintos tipos a un mismo usuario, se pueden asignar registros de distintos tipos al mismo libro. Se pueden asignar los siguientes tipos de registros a los libros:

  • Cuenta
  • Acreditación
  • Asignación
  • Aplicación
  • Cita
  • Plan de negocio
  • Campaña
  • Certificación
  • Contacto
  • Curso
  • Objetos personalizados
  • Registro del negocio
  • Distribuidor
  • Evento
  • Examen
  • Cuenta financiera
  • Plan financiero
  • Fondo
  • Asignación del contacto HCP
  • Unidad familiar
  • Informe de auditoría de inventario
  • Período de inventario
  • Oportunidad potencial
  • Solicitud de MDF
  • Plan de mensajes
  • Objetivo
  • Oportunidad
  • Pedido
  • Socio
  • Póliza
  • Cartera
  • Programa
  • Lote de muestra
  • Solicitud de muestra
  • Transacción de muestra
  • Solicitud de servicio
  • Visita inteligente
  • Solución
  • Solicitud de precios especiales
  • Tarea
  • Vehículo

Libros en el selector de libros

En caso de que el selector de libros esté activado para la compañía, el campo Selector de libros aparecerá en las búsquedas de destino y en las búsquedas avanzadas, así como en la barra de título de las páginas de listas y en la página inicial de Analytics. El selector de libros se utiliza para limitar la búsqueda dirigida a un libro personalizado o a un libro de usuario que contenga el registro que los usuarios deseen encontrar. El signo más (+), que aparece en el campo Selector de libros, indica la presencia de subniveles.

NOTA: los libros de socio solo aparecen en el selector de libros para el tipo de registro de socios.

Si se hace clic en el icono que se encuentra junto al selector de libros, aparece la jerarquía de libros, cuya organización es la siguiente:

  • Todo. Nodo raíz predeterminado de todos los libros, incluidos los libros personalizados y los libros de usuario
    • Libros. Nodo raíz predeterminado de todos los libros personalizados configurados para la compañía
    • Usuarios. Nodo raíz predeterminado de todos los libros de usuario

Todo, Libros y Usuarios son nodos o fijaciones. No son libros reales. Como ejemplo de una jerarquía de libros, supongamos que una compañía configura una jerarquía de libros geográfica para América. Supongamos que un usuario, Juan Muñoz, que tiene subordinados, también está asociado a los libros de la jerarquía geográfica. Para este usuario, se muestra la siguiente jerarquía en el selector de libros, en la opción Todo:

  • Libros
    • América (libro principal)
      • Norte (Libro secundario. Un libro secundario también puede ser un libro principal para un nivel posterior de libros secundarios.)
      • Este (Libro secundario)
      • Oeste (Libro secundario)
      • Sur (Libro secundario)
  • Usuarios
    • Juan Muñoz (Usuario que tiene subordinados)
      • Lucía Hernández (Subordinada. Subordinado que también puede tener subordinados.)
      • Ricardo Rodríguez (Subordinado)
      • Diana Jiménez (Subordinada)
      • Jorge Sánchez (Subordinado)

NOTA: los libros del nivel inferior de una jerarquía se denominan libros de nivel de hoja.

La casilla de verificación Incluir subelementos del selector de libros permite al usuario especificar que los datos de los ítems secundarios (subordinados o libros secundarios) se deben incluir en la búsqueda. Para obtener más información sobre cómo funciona el selector de libros en los informes, consulte las secciones Acerca de la visibilidad de los registros en Analytics y Acerca de las limitaciones en Analytics.

Seleccionar libros para búsquedas

Al buscar registros, los usuarios seleccionan el libro que contiene los datos que desean buscar. Si los usuarios no están seguros de qué libro de un determinado nivel de una jerarquía de libros contiene los datos que buscan, pueden seleccionar el siguiente libro de nivel superior de la jerarquía para la búsqueda.

Si el usuario selecciona la opción Incluir subelementos en el selector de libros y la casilla de verificación Visibilidad del gerente activada está marcada en el perfil de la compañía, se incluirán los datos de los libros secundarios o subordinados en la búsqueda.

Como ejemplo, considere la siguiente jerarquía de libros:

  • América
    • Norte
      • Área norte 1
      • Área norte 2

Si un usuario no está seguro de si un registro está en Área norte 1 o Área norte 2, puede seleccionar el libro Norte para la búsqueda, en lugar de seleccionar el libro América.

Temas relacionados

Para obtener más información sobre el diseño de estructuras de libros, la configuración de libros y la activación de usuarios para utilizar libros, consulte los siguientes temas:


Publicado en agosto 2018 Copyright © 2005, 2018, Oracle. Todos los derechos reservados. Legal Notices.