Palvelu ja yhteydenotot > Yhteydenpito > Oracle Contact On Demand - hallinta > Valmistautuminen yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa
Valmistautuminen yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa
Seuraavissa aiheissa on vaiheittaiset menettelytapaohjeet, joiden avulla voi valmistautua yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa.
Sovelluksen Oracle Contact On Demand käyttö
Kun kirjaudut sovellukseen Oracle CRM On Demand, Tiedonsiirto-välilehden pitäisi tulla näyttöön samanaikaisesti Asiakkaat- ja Yhteyshenkilöt-välilehtien kanssa. Jos se ei näy, tee seuraavaa:
Puhelinnumeron päivitys
Kun haluat vastaanottaa puheluja toisessa paikassa, muista päivittää puhelinnumerosi. Sovellus yhdistää puhelusi antamaasi puhelinnumeroon.
Puhelinnumeron päivitys
- Valitse toimintopalkin Tiedonsiirtotyökalut-kohdasta käyttäjäasetukset.
- Päivitä seuraavat asetusikkunan puhelinasetukset:
- Sulje asetusikkuna valitsemalla OK.
Uudet asetukset tulevat heti voimaan.
Käyttäjäasetusten määritys
Jos haluat vaihtaa henkilökohtaisen tervehdyksen, työskennellä linja auki tai muuten muuttaa puhelimen käsittelytapaa, päivitä käyttäjäasetukset.
Käyttäjäasetusten määritys
- Valitse toimintopalkin Tiedonsiirtotyökalut-kohdasta käyttäjäasetukset.
- Valitse asetusikkunasta haluamasi yleiset puhelinasetukset ja puhepostin kehotteen asetukset:
Asetus
|
Kuvaus
|
Puhelimen yleiset asetukset
|
|
Saapuvan puhelun näyttöilmoitus
|
Palvelupyyntö-, Kampanja-, Yhteyshenkilö-, Myyntivihje-, Asiakas- tai Puhelun tiedot -sivu avautuu automaattisesti, kun vastaat puheluun.
Sovellus etsii sovelluksen Oracle CRM On Demand tietokannasta tietueita, joissa oleva puhelinnumero vastaa soittajan puhelinnumeroa. Jos numero löytyy yhdestä tietueesta, tietue tulee näyttöön (palvelupyyntö-, yhteyshenkilö-, myyntivihje- tai asiakastietue). Puhelun tiedot -sivu tulee näyttöön muissa tapauksissa, esimerkiksi silloin, kun numeroa ei löydy tai se löytyy useista tietueista. Lisätietoja tietueiden vastaavuuksien määrityksestä sovelluksessa Oracle CRM On Demand on kohdassa Tietoja Oracle Contact On Demand -ohjelmasta.
|
Työskentely linja auki (valintaääni pois käytöstä)
|
Linja jää auki ensimmäisen puhelun jälkeen, joten voit vastata puhelimeen kuuloketta nostamatta. Voit vastata puhelimeen käyttäen toimintopalkin äänenohjausobjekteja.
|
Puhelujen automaattinen hyväksyntä
|
(Käytössä vain työskenneltäessä linja auki). Saapuvat puhelut hyväksytään automaattisesti, joten soittajat yhdistetään ilman vastaanottajan toimia. Toimittaja kuulee piip-äänen, kun linjalla on soittaja.
|
Puhelinasetukset
|
Tietoja puhelinasetusten valinnoista on yllä kohdassa Puhelinnumeron päivitys.
|
Puhepostin kehote
|
|
Toimitsijan nimi -kehotteen wav-tiedosto
|
Nimesi ilmoittava äänite.
|
Puhepostin tervehdyskehotteen wav-tiedosto
|
Äänite, joka toistetaan, kun puhelu reititetään puhepostiin.
|
Tervetuloa-kehotteen wav-tiedosto
|
Äänite, joka toistetaan, kun asiakas reititetään puhelinnumeroosi.
|
Äänitä henkilökohtainen kehote
|
Voit äänittää oman viestin. Sillä tervehditään käyttäjiä automaattisesti, kun järjestelmänvalvoja aktivoi Toista tervehdys -ominaisuuden.
|
Sovelluksen Oracle Contact On Demand Saapuneet-kansion tarkistus
Tiedonsiirto-välilehden Saapuneet-osassa on luettelo kanavakohtaisista kesken olevista yhteydenotoista, jotka on osoitettu käyttäjälle. Yhteydenotot ovat alivälilehdillä (Puhelut, Puheposti tai Sähköposti). Sovellus Oracle Contact On Demand käsittelee näitä viestintätapahtumia aktiivisina, kunnes käyttäjä tekee jonkin seuraavista toimista:
- Puhelut. Puhelu päättyy, kun se lopetetaan. Päättämislomakkeessa puhelun tilana näkyy automaattisesti Valmis. Merkitse aktiviteetti valmiiksi valitsemalla päättämisikkunasta Tallenna. Jos haluat jättää aktiviteetin keskeneräiseksi, valitse Peruuta. Kun puhelu on päätetty, se ei näy enää Saapuneet-kansiossa.
- Puhepostit. Kun olet kuunnellut puhepostin, valitse Päätä. Päättämislomakkeessa tilana näkyy automaattisesti Valmis. Kun puheposti on päätetty, se ei näy enää Saapuneet-kansiossa.
- Sähköpostit. Voit vastata sähköpostiin, määrittää sen uudelleen tai poistaa sen (esim. roskapostit). Kun vastaat sähköpostiin, päättämisikkuna tulee näyttöön. Toimitsija voi syöttää ikkunaan valmiiseen sähköpostiaktiviteettiin liittyviä lisätietoja.
Kun sähköposti on määritetty uudelleen tai kun toimitsija ei ole vastannut sähköpostiin kyllin nopeasti ja järjestelmä on määrittänyt sen uudelleen automaattisesti, sähköposti ei näy enää toimitsijan Saapuneet-kansiossa.
HUOMAUTUS: Sähköpostiaktiviteetit eivät tallennu sovellukseen Oracle CRM On Demand ennen kuin niihin on vastattu ja ne on päätetty siten, että niiden tila on Valmis. Yrityksen järjestelmänvalvoja voi myös määrittää sovelluksen Oracle Contact On Demand vastaamaan aktiviteettiin automaattisesti ilman, että Päättäminen-ikkuna tulee esille sovelluksessa Oracle Contact On Demand. Lisätietoja on kohdassa Tiedonsiirtotoimintojen päättäminen.
Oman käytettävyyden määritys
Saat uusia puheluja ja puheposteja vain, jos tilaksesi on määritetty Käytettävissä. Voit vastaanottaa sähköposteja sekä Käytettävissä-tilassa. Järjestelmänvalvojan tekemistä asetuksista riippuen tilasi saattaa muuttua Käytettävissä-tilaan heti, kun kirjaudut sovellukseen. Jos tila ei muutu automaattisesti, muuta tilaksi Käytettävissä.
Kun olet Käytettävissä-tilassa, voit
- vastaanottaa yhden tai usean tyyppistä asiakasviestintää (puheluja, sähköpostia, puhepostia). Yhteydenottojen tyyppi ja määrä riippuu järjestelmänvalvojan määrittämistä asetuksista.
- tarkastella toimintopalkissa näkyviä saapuviin yhteydenottoihin liittyviä tietoja.
Puhelujen vastaanotto
|