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Ajout de fichiers et d'URL en pièce jointe à des enregistrements

REMARQUE : Cette rubrique s'applique uniquement aux pièces jointes associées à des enregistrements via l'élément associé Pièces jointes préconfiguré. Pour consulter la liste des types d'enregistrement prenant en charge l'élément préconfiguré Pièces jointes, reportez-vous à la rubrique A propos des pièces jointes.

Pour les types d'enregistrement qui prennent en charge l'élément associé Pièces jointes préconfiguré, vous pouvez joindre des fichiers et des URL aux enregistrements parents. Par la suite, vous pouvez :

  • Afficher la pièce jointe
  • Sélectionner une autre pièce jointe
  • Pour un fichier joint, mettre à jour le contenu du fichier et remplacer la pièce jointe précédente par celle modifiée

Les remarques qui suivent s'appliquent lorsque des fichiers sont joints à des enregistrements :

  • Vous pouvez télécharger des fichiers compressés, y compris des fichiers .zip.
  • Pour la protection et la sécurité de vos données, Oracle CRM On Demand ne vous permet pas de joindre des fichiers exécutables dotés d'extensions telles que .exe ou .bat.

    REMARQUE : Lorsqu'un utilisateur clique sur un fichier exécutable doté d'une extension telle que .exe ou .bat, il peut soit exécuter le fichier soit l'enregistrer. Pour éviter que des utilisateurs exécutent par mégarde un fichier exécutable directement à partir d'Oracle CRM On Demand en procédant de cette façon, Oracle CRM On Demand ne vous permet de joindre à des enregistrements des fichiers dotés de ces extensions. Toutefois, vous pouvez contourner cette interdiction en donnant au fichier une autre extension avant de le télécharger. Si vous lui donnez, par exemple, l'extension .txt, l'utilisateur qui clique sur le fichier n'a pas la possibilité d'exécuter le fichier. Il doit d'abord l'enregistrer sur une machine locale et lui donner une extension de fichier exécutable. Il peut ensuite le lancer comme fichier exécutable.

  • Un nom de fichier peut contenir tous les caractères acceptés dans les noms de fichier de Microsoft Windows.
  • Dans le cas des fichiers qui sont chargés en tant que pièces jointes à des enregistrements au moyen de la section d'informations connexes Pièces jointes préconfigurée, vous ne pouvez pas charger deux fichiers ayant le même nom comme pièces jointes pour le même enregistrement parent. En revanche, toutes les photographies qui sont chargées à partir de dispositifs mobiles utilisant le système d'exploitation iOS se voient attribuer le même nom par le dispositif mobile. Pour garantir l'unicité des noms de fichier dans un ensemble de pièces jointes liées à un enregistrement parent, Oracle CRM On Demand ajoute un horodateur actuel au nom de tous ces fichiers. Autrement dit, si vous chargez plusieurs fois le même fichier en tant que pièce jointe à partir d'un dispositif mobile utilisant le système d'exploitation iOS, le fichier est ajouté comme pièce jointe chaque fois que vous le chargez mais les noms de fichier des pièces jointes dans Oracle CRM On Demand sont différents.
  • Chaque fichier que vous téléchargez est analysé par un programme de recherche de virus. Si un virus est trouvé dans le fichier, celui-ci n'est pas téléchargé et vous êtes prévenu par un message.
  • Les fichiers téléchargés doivent être inférieurs à 20 Mo. S vous avez un gros fichier, vous devez prendre en compte les options suivantes :
    • Compresser le fichier pour diminuer sa taille.
    • Diviser le fichier en fichiers plus petits (et les compresser si nécessaire).
    • Placer le fichier sur un serveur public en indiquant son nom et le chemin d'accès au lieu de le joindre à un enregistrement.

Pour joindre un fichier ou une URL à un enregistrement

  1. Sélectionnez l'enregistrement auquel vous voulez joindre le fichier ou l'URL.

    Pour obtenir des instructions sur la sélection d'enregistrements, voir Recherche d'enregistrements.

  2. Dans la page Détails correspondante, faites défiler la page vers le bas pour afficher la section Pièces jointes et cliquez sur Ajouter une pièce jointe ou Ajouter une URL dans la barre de titre.

    REMARQUE : Pour diriger les utilisateurs vers un serveur public afin d'accéder au fichier, cliquez sur Ajouter une URL (et non sur Ajouter une pièce jointe) et suivez la procédure permettant d'ajouter une URL en pièce jointe (et non pour ajouter un fichier en pièce jointe).

  3. Dans la page Pièces jointes - Modification, effectuez les opérations suivantes :
    • Pour un fichier joint, cliquez sur le bouton Parcourir situé en regard du champ Fichier et sélectionnez le fichier voulu. Une fois le fichier sélectionné, le champ Nom de la pièce jointe affiche le nom du fichier sans l'extension par défaut. Si vous voulez utiliser un autre nom que le nom d'affichage qui identifie la pièce jointe au fichier, modifiez la valeur dans le champ Nom de la pièce jointe.

      REMARQUE : Si vous utilisez un dispositif avec une version du système d'exploitation iOS qui est prise en charge pour être utilisée avec Oracle CRM On Demand, vous avez également la possibilité de prendre une photo ou de faire une vidéo. Une fois la photo prise ou la vidéo tournée, elle est automatiquement chargée dans Oracle CRM On Demand en tant que pièce jointe.

    • Pour une URL jointe, indiquez dans le champ URL l'adresse de l'URL (par exemple : www.crmOn Demand.com) et dans le champ Nom de la pièce jointe, indiquez un nom d'affichage identifiant l'URL. La longueur maximale de cette adresse ne doit pas dépasser 1999 caractères.

      Si la chaîne de texte que vous entrez dans le champ URL commence par http:// ou https://, il se peut que le texte soit converti automatiquement en lien une fois la valeur du champ enregistrée. La case à cocher Convertir les valeurs de texte d'URL en liens figurant dans le profil de la société détermine le comportement de ce type de texte dans le champ URL de la manière suivante :

      • Si cette case est cochée dans le profil de la société, le texte est automatiquement converti en lien une fois la valeur du champ enregistrée.
      • Si la case n'est pas cochée, le texte n'est pas converti en lien.

        REMARQUE : Si vous avez placé une pièce jointe sur un serveur public, renseignez le champ URL avec le chemin et le nom de fichier en utilisant la directive file: sous la forme file://///<nom_ordinateur>/<répertoire>/<nom_fichier>, avec 5 barres obliques après file:, par exemple, file://///scdept/attachments/products.xls. Pour plus d'informations sur la prise en charge du système de fichiers local et de l'URL du chemin de partage avec le protocole file: dans votre navigateur, consultez la documentation du navigateur.

  4. Dans la page Pièces jointes - Modification :
    • Si vous souhaitez ajouter une autre pièce jointe du même type (fichier ou URL), cliquez sur Enregistrer et nouveau.
    • Si vous avez terminé l'ajout de pièces jointes de ce type, cliquez sur Enregistrer.

Pour afficher une pièce jointe

  1. Sélectionnez l'enregistrement auquel le fichier ou l'URL a été joint(e).

    Pour obtenir des instructions sur la sélection d'enregistrements, voir Recherche d'enregistrements.

  2. Dans la page Détails correspondante, faites défiler la page vers le bas pour afficher la section Pièces jointes et cliquez sur Afficher dans la ligne appropriée.

Pour sélectionner une autre pièce jointe

  1. Sélectionnez l'enregistrement auquel le fichier ou l'URL a été joint(e).

    Pour obtenir des instructions sur la sélection d'enregistrements, voir Recherche d'enregistrements.

  2. Dans la page Détails correspondante, faites défiler la page vers le bas pour afficher la section Pièces jointes et cliquez sur le lien du nom de la pièce jointe associé à la pièce jointe que vous voulez remplacer.
  3. Dans la page Pièces jointes - Modification, effectuez les opérations suivantes :
    • Pour un fichier joint, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le nouveau fichier. Une fois le nouveau fichier sélectionné, le champ Nom de la pièce jointe est automatiquement mis à jour pour afficher le nom du nouveau fichier sans l'extension de fichier. Mettez à jour le champ Nom de la pièce jointe, si nécessaire.
    • Pour une URL jointe, indiquez dans le champ URL la nouvelle adresse URL et mettez à jour le champ Nom de la pièce jointe, si nécessaire.
  4. Dans la page Pièces jointes - Modification, cliquez sur Enregistrer.

    CONSEIL :  Pour vérifier que vous avez entré des informations correctes pour la pièce jointe, cliquez sur le lien Page préc. autant de fois que nécessaire pour revenir à la page Détails de l'enregistrement d'origine. Dans la section Pièces jointes, consultez l'enregistrement de la nouvelle pièce jointe.

Pour mettre à jour un fichier joint

  1. Ouvrez la pièce jointe à partir de son emplacement d'origine, et non à partir d'Oracle CRM On Demand.
  2. Modifiez le fichier et enregistrez-le en local, par exemple sur votre disque dur.
  3. Connectez-vous à Oracle CRM On Demand.
  4. Sélectionnez l'enregistrement auquel vous voulez joindre le fichier mis à jour.

    Pour obtenir des instructions sur la sélection d'enregistrements, voir Recherche d'enregistrements.

  5. Dans la page Détails correspondante, faites défiler la page vers le bas pour afficher la section Pièces jointes et cliquez sur Remplacer dans la ligne du fichier joint.
  6. Dans la fenêtre Remplacer les pièces jointes, sélectionnez le fichier mis à jour et cliquez sur Enregistrer.

Publié en août 2018 Copyright © 2005, 2018, Oracle. Tous droits réservés. Legal Notices.