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Come allegare file e URL ai record
NOTA: questo argomento riguarda esclusivamente gli allegati collegati ai record tramite l'elemento correlato Allegati preconfigurato. Per l'elenco dei tipi di record che supportano l'elemento correlato Allegati preconfigurato, vedere Informazioni sugli allegati.
Per i tipi di record che supportano l'elemento correlato Allegati è possibile allegare file e URL a un record padre. Dopo aver allegato un file o un URL a un record, è possibile eseguire le operazioni riportate di seguito.
- Visualizzare l'allegato
- Selezionare un allegato diverso
- Aggiornare il contenuto del file allegato e sostituire l'allegato precedente con quello rivisto
Quando si allegano i file ai record sono valide le considerazioni riportate di seguito.
- È possibile caricare i file compressi, compresi quelli con estensione .zip.
- Allo scopo di proteggere i dati e salvaguardare la sicurezza, Oracle CRM On Demand non consente di allegare i file eseguibili con le estensioni .exe e .bat.
NOTA: quando fa clic sul nome di un file eseguibile con estensione .exe o .bat, l'utente può scegliere tra eseguire o salvare il file. Per impedire che gli utenti possano eseguire per inavvertenza un file eseguibile direttamente da Oracle CRM On Demand secondo tali modalità, Oracle CRM On Demand non consente di allegare ai record i file con queste estensioni. È tuttavia possibile ovviare al problema assegnando al file un'estensione diversa prima di procedere al caricamento. Se ad esempio si assegna al file l'estensione .txt, l'utente che farà clic sul file non avrà la possibilità di eseguire il file. L'utente dovrà salvare il file nel computer locale, modificare l'estensione impostando l'estensione appropriata per il file eseguibile e quindi eseguire il file eseguibile.
- Un nome file può contenere qualsiasi carattere il cui uso sia supportato per i nomi file nell'ambiente Microsoft Windows.
- Nel caso dei file caricati come allegati a record tramite la sezione di informazioni correlate sull'elemento Allegati preconfigurato, non è possibile caricare due file con lo stesso nome file come allegati al medesimo record padre. Tuttavia, a tutte le fotografie caricate da dispositivi portatili che utilizzano il sistema operativo iOS tali dispositivi portatili assegnano lo stesso nome. Per assicurare l'univocità dei nomi file nell'insieme di allegati collegato a un record padre, Oracle CRM On Demand accoda la data e l'ora correnti al nome file di tutti i file. Ciò significa che, se si carica lo stesso file come allegato più volte da un dispositivo portatile che utilizza il sistema operativo iOS, il file viene aggiunto come allegato ogni volta che lo si carica, ma i nomi file degli allegati in Oracle CRM On Demand sono diversi.
- Ogni file di cui si tenta il caricamento viene sottoposto a scansione alla ricerca di eventuali virus. Se viene rilevato un virus, il file non verrà caricato e verrà visualizzato un messaggio.
- Le dimensioni dei file caricati non devono superare i 20 MB. Se si dispone di un file di grandi dimensioni, prendere in considerazione le seguenti soluzioni:
- comprimere il file per renderlo più piccolo;
- suddividere il file in vari file di dimensioni inferiori (e comprimere i file creati se necessario);
- caricare il file su un server pubblico e indicarne il nome e il percorso invece di allegarlo al record.
Per allegare un file o un URL a un record
- Selezionare il record a cui allegare il file o l'URL.
Per istruzioni sulla selezione dei record, vedere Ricerca di record.
- Nella pagina Dettaglio, scorrere fino alla sezione Allegati, quindi fare clic su Aggiungi allegati o Aggiungi URL nella barra del titolo.
NOTA: se si desidera indirizzare gli utenti a un server pubblico per accedere al file, fare clic su Aggiungi URL anziché su Aggiungi allegato, quindi attenersi alla procedura per l'aggiunta di un allegato URL e non di un allegato file.
- Nella pagina Modifica Allegato, effettuare le seguenti operazioni.
- Per un allegato file, fare clic sul pulsante Sfoglia accanto al campo File, quindi selezionare il file. A selezione del file avvenuta, per impostazione predefinita il campo Nome allegato mostra il nome del file senza l'estensione. Se si desidera usare un nome diverso come nome visualizzato che identifica l'allegato file, modificare il valore presente nel campo Nome allegato.
NOTA: se si sta utilizzando un dispositivo con una versione del sistema operativo iOS supportata per l'uso con Oracle CRM On Demand, è disponibile anche l'opzione di acquisizione di fotografie o video. Le fotografie e i video, una volta acquisiti, vengono caricati automaticamente in Oracle CRM On Demand come allegati.
- Per un allegato URL, inserire l'indirizzo URL (ad esempio www.crmondemand.com) nel campo URL, inserire un nome di visualizzazione che identifichi l'URL nel campo Nome allegato. L'indirizzo URL può contenere al massimo 1999 caratteri.
Se la stringa di testo immessa nel campo URL inizia con http:// o https://, dopo il salvataggio del valore del campo il testo potrebbe essere convertito in modo automatico in un collegamento. Il funzionamento di questo tipo di testo nel campo URL è determinato dalla casella di controllo Converti valori di testo URL in collegamenti nel profilo dell'azienda, come descritto di seguito.
- Se la casella di controllo nel profilo dell'azienda è selezionata, il testo verrà convertito in modo automatico in collegamento dopo il salvataggio del valore del campo.
- Se la casella di controllo non è selezionata, il testo non verrà convertito in collegamento.
NOTA: se l'allegato è stato collocato in un server pubblico, immettere il percorso e il nome file nel campo URL utilizzando la direttiva file: come file://///<nome_computer>/<directory>/<nome_file>, con 5 barre dopo file:, ad esempio: file://///scdept/attachments/products.xls. Per informazioni sul supporto del file system locale e dell'URL del percorso di condivisione nel protocollo file: da parte del browser in uso, fare riferimento alla documentazione del browser.
- Nella pagina Modifica allegato:
- se si desidera aggiungere un altro allegato dello stesso tipo (file o URL), fare clic su Salva e nuovo;
- se l'aggiunta degli allegati del tipo corrente è terminata, fare clic su Salva.
Per visualizzare un allegato
- Selezionare il record a cui è allegato il file o l'URL.
Per istruzioni sulla selezione dei record, vedere Ricerca di record.
- Nella pagina Dettaglio, scorrere fino alla sezione Allegati, quindi fare clic su Visualizza nella riga appropriata.
Per selezionare un allegato diverso
- Selezionare il record a cui è allegato il file o l'URL.
Per istruzioni sulla selezione dei record, vedere Ricerca di record.
- Nella pagina Dettaglio, scorrere fino alla sezione Allegati e fare clic sul collegamento Nome allegato relativo all'allegato che si desidera sostituire.
- Nella pagina Modifica Allegato, effettuare le seguenti operazioni.
- Per un allegato file, fare clic sul pulsante Sfoglia e selezionare il nuovo file. Dopo la selezione del nuovo file, il campo Nome allegato viene aggiornato in modo automatico per mostrare il nome del nuovo file senza l'estensione. Se necessario, aggiornare il campo Nome allegato.
- Per un allegato URL, immettere il nuovo indirizzo URL nel campo relativo. Se necessario, aggiornare il campo Nome allegato.
- Nella pagina Modifica allegato, fare clic su Salva.
SUGGERIMENTO: per accertarsi di aver immesso le informazioni corrette sull'allegato, fare clic sul collegamento Indietro per tornare alla pagina dei dettagli di un record originale. Nella sezione Allegati, rivedere il nuovo record allegato.
Per aggiornare un allegato file
- Aprire l'allegato dal percorso originale, non dall'interno di Oracle CRM On Demand.
- Modificare il file e salvarlo in locale, ad esempio sul disco rigido.
- Accedere a Oracle CRM On Demand.
- Selezionare il record a cui allegare il file aggiornato.
Per istruzioni sulla selezione dei record, vedere Ricerca di record.
- Nella pagina Dettaglio, scorrere fino alla sezione Allegati, quindi fare clic su Sostituisci nella riga dell'allegato appropriata.
- Nella finestra Sostituire l'allegato, selezionare il file aggiornato, quindi fare clic su Salva.
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