Aan de slag > Werken met records > Records samenvoegen
Records samenvoegen
Voor bepaalde recordtypen kunt u twee records samenvoegen tot één record bij dubbele records. De samenvoegfunctie wordt ondersteund voor de recordtypen 'Account', 'Relatie', 'Afdeling', 'Huishouden', 'Lead', 'Partner', 'Portefeuille' en 'Serviceaanvraag'.
OPMERKING: zie Afdelingen samenvoegen en afdelingen verwijderen voor meer informatie over wat er gebeurt als u afdelingen samenvoegt.
Wanneer u twee records samenvoegt, geeft u in de resterende record (de primaire record) de veldwaarden op van de twee records die u wilt behouden. De verwijderde record wordt de dubbele record genoemd.
OPMERKING: als uw bedrijf gedeelde adressen gebruikt, kunt u de afzonderlijke velden in de factuur-, verzend- en primaire adressen niet selecteren die moeten worden behouden als u twee accounts of twee relaties samenvoegt. Standaard worden de factuur-, verzend- en primaire adressen van de primaire record behouden. Zie Accountvelden: importerenvoorbereiden en Relatievelden: importeren voorbereiden voor meer informatie over deze velden. Zie Adressen voor meer informatie over gedeelde adressen.
De volgende overwegingen zijn van toepassing bij het samenvoegen van records:
- Als een veld dezelfde waarde heeft voor zowel de primaire als de dubbele record, en dat veld verplicht is, kunt u de waarde in dat veld niet wijzigen wanneer u de records samenvoegt. Als het veld echter niet verplicht is, kunt u een lege waarde selecteren in plaats van de bestaande waarde van het veld.
- In velden die worden bijgewerkt door het systeem, wordt bij het samenvoegen standaard de waarde van de primaire record opgegeven. U kunt deze waarde niet wijzigen.
- In een meervoudige keuzelijst kunt u opgeven welke waarden u wilt behouden. De volgende opties zijn beschikbaar om te selecteren tijdens het samenvoegen:
- De set waarden uit de primaire record
- De set met waarden uit de dubbele record
- Een set met waarden uit beide records, met een maximum van 10 waarden Elke waarde wordt slechts eenmaal opgenomen, ook als die waarde in beide records voorkomt.
- Een lege waarde, als het veld niet verplicht is.
- Met uitzondering van de aangepaste boeken die zijn gekoppeld aan de dubbele record, worden alle records die zijn gekoppeld aan de dubbele record, automatisch gekoppeld aan de primaire record.
In de meeste gevallen wordt in Oracle CRM On Demand niet gecontroleerd op dubbele verwante records. Als u dubbele gerelateerde records wilt verwijderen, moet u deze wissen. In het geval van verkoopkansen die zijn gekoppeld aan accounts wordt de verkoopkans in Oracle CRM On Demand niet gekoppeld aan een primaire account vanuit een samengevoegde account als de verkoopkans dezelfde verkoopkansnaam en ID van primaire relatie heeft als een verkoopkans die al is gekoppeld aan de primaire account.
OPMERKING: Als u twee records samenvoegt, worden de aangepaste boeken die aan de primaire record zijn gekoppeld, altijd behouden. De aangepaste boeken die zijn gekoppeld aan de dubbele record, worden niet automatisch gekoppeld aan de primaire record. de systeembeheerder kan een optie inschakelen voor het bedrijfsprofiel waarmee u de aangepaste boeken automatisch kunt koppelen aan de primaire record als u de records samenvoegt. Zie Gekoppelde aangepaste boeken behouden bij samenvoegen van records voor meer informatie.
- Wanneer u accounts samenvoegt, wordt de eigenaar van de dubbele accountrecord toegevoegd aan het accountteam en krijgt deze volledig toegang tot de primaire record.
- Als er meer dan 9999 records zijn van een type record die zijn gekoppeld aan een van de samen te voegen records, wordt de samenvoegbewerking niet succesvol uitgevoerd. Ook geldt dat als er grote aantallen records zijn van een type record die zijn gekoppeld aan een van de records die u wilt samenvoegen, er een time-out kan optreden voor de samenvoegbewerking, zelfs als het aantal gekoppelde records van een type record niet groter is dan 9999. Andere factoren kunnen ook een time-out van de samenvoegbewerking veroorzaken, zoals de typen records die moeten worden samengevoegd, de snelheid van uw netwerk, en de belasting van de database van Oracle CRM On Demand en de server van Oracle CRM On Demand. U kunt deze problemen op de volgende manier omzeilen:
- Ontkoppel enkele gekoppelde records van de bovenliggende record zo nodig voordat u de bovenliggende records samenvoegt.
- Voer samenvoegbewerkingen uit buiten de piekuren.
Voordat u begint:
- U kunt deze procedure alleen uitvoeren als aan uw gebruikersrol de machtiging 'Records samenvoegen' is toegewezen. Aan uw gebruikersrol moeten ook de machtigingen 'Gebruikers beheren' en 'Rollen en toegang beheren' zijn toegewezen om records van het type 'Afdeling' te kunnen samenvoegen.
- Er moet ten minste aan een van de volgende condities zijn voldaan:
- Noteer de recordnamen zodat u deze tijdens de samenvoeging kunt selecteren.
Ga als volgt te werk om twee records samen te voegen:
- Selecteer de record die u als primaire record wilt behouden.
Zie Records zoeken voor instructies over het selecteren van records.
- Klik op de gegevenspagina van de record op de knop 'Samenvoegen'.
- Klik in stap 1 op het opzoekpictogram en selecteer de dubbele record.
- Controleer in stap 2 de waarden voor elke record en selecteer de waarden die u met de record wilt opslaan.
In de kolom 'Waarde die u wilt opslaan' worden standaard de waarden uit de primaire record weergegeven.
- Als u in stap 3 wilt dat de boeken die zijn gekoppeld aan de dubbele record, ook worden gekoppeld aan de primaire record als de records worden samengevoegd, schakelt u het selectievakje in.
OPMERKING: stap 3 wordt alleen weergegeven als het selectievakje 'Samenvoeging van boeken voor dubbele record inschakelen' is ingeschakeld voor het bedrijfsprofiel. Als stap 3 niet wordt weergegeven of als u het selectievakje in stap 3 niet inschakelt, worden de boeken die zijn gekoppeld aan de dubbele record, niet automatisch gekoppeld aan de primaire record als de records worden samengevoegd. Zie Gekoppelde aangepaste boeken behouden bij samenvoegen van records voor meer informatie.
- Klik op 'Voltooien'.
|