Sprzedaż > Osoby kontaktowe > Zarządzanie osobami kontaktowymi > Importowanie osób kontaktowych
Importowanie osób kontaktowych
Użytkownik bez uprawnień administratora może zaimportować jednorazowo do aplikacji Oracle CRM On Demand do 2000 osób kontaktowych z pliku rozdzielanego przecinkami (.csv).
POKAŻ
Podczas importowania osób kontaktowych określa się, w jaki sposób aplikacja Oracle CRM On Demand ma traktować zduplikowane rekordy.
Na stronie "Narzędzia importu i eksportu" są dostępne różne narzędzia, stanowiące rozszerzenie programów wspomagających import i eksport w aplikacji Oracle CRM On Demand:
Więcej informacji o wybieraniu odpowiedniej metody importu znajduje się w artykule o identyfikatorze 1801156.1 dostępnym w ramach asysty technicznej Oracle. Więcej informacji o importowaniu i eksportowaniu w aplikacji Oracle CRM On Demand znajduje się pod hasłem Narzędzia importu i eksportu.
Można także importować poszczególne osoby kontaktowe, importując pliki vCard. Więcej informacji znajduje się pod hasłem Pliki vCard - informacje.
UWAGA: Administratorzy firmy mogą importować jednorazowo do 30 000 rekordów osób kontaktowych, przy maksymalnej wielkości pliku 20 MB.
Przed rozpoczęciem:
- Jeśli w firmie osoby kontaktowe importuje kilka osób, należy skoordynować ich działania w celu zminimalizowania duplikowania rekordów.
- Należy odpowiednio przygotować plik do importu, tak aby obejmował wszystkie potrzebne dane. Plik danych powinien zawierać przynajmniej wszystkie wymagane pola. Administrator może także skonfigurować pole w taki sposób, by było warunkowo wymagane, co oznacza, że nie będzie domyślnie wymagane, ale stanie się wymagane, jeśli dane w innych polach w rekordzie spełnią określone kryteria. Jeśli pole stanie się wymagane w wyniku spełnienia zdefiniowanego warunku, a plik importu nie zawiera wartości warunkowo wymaganego pola, rekord zostanie odrzucony. Aby określić czy dla typu rekordu "Osoba kontaktowa" występują jakiekolwiek warunkowo wymagane pola, należy skontaktować się z administratorem.
OSTRZEŻENIE: Nie można cofnąć importu rekordów ani nie można ich masowo kasować. Dlatego, w celu uniknięcia późniejszego czyszczenia danych, dobrze jest przećwiczyć procedurę importu z plikiem 5-10 rekordów. Jeśli firma importuje duże liczby rekordów, można wziąć udział w sesji szkoleniowej dotyczącej importowania danych. Więcej informacji o tych zasobach można uzyskać, klikając łącze globalne "Szkolenia i asysta", dostępne w górnej części każdej strony w aplikacji Oracle CRM On Demand.
Jak zaimportować osoby kontaktowe
- Kliknąć kartę "Osoby kontaktowe".
- Na pasku tytułu "Ostatnio zmodyfikowane osoby kontaktowe" nacisnąć przycisk "Importuj".
UWAGA: Jeśli sekcja "Ostatnio zmodyfikowane osoby kontaktowe" nie jest widoczna na stronie startowej "Osoby kontaktowe", należy kliknąć łącze "Edytuj układ" w prawym górnym rogu strony i dodać sekcję "Ostatnio zmodyfikowane osoby kontaktowe" do układu swojej strony.
- Na stronie "Dane i narzędzia integracji", w sekcji "Narzędzia importu i eksportu - osobiste" nacisnąć przycisk "Importuj osoby kontaktowe".
Zostanie uruchomiony asystent importu.
- W kroku 1 asystenta importu:
- Wybrać, w jaki sposób asystent importu ma rozpoznawać zgodne rekordy.
Asystent importu korzysta z zewnętrznego unikatowego ID będącego polem unikatowego ID zewnętrznego importowanego z innego systemu. Asystent importu korzysta także z pól predefiniowanych w aplikacji Oracle CRM On Demand.
Informacje o definiowaniu zduplikowanych rekordów są dostępne pod hasłem Duplikaty rekordów i identyfikatory zewnętrzne - informacje.
- Wybrać czynność, którą ma wykonać asystent importu, gdy w aplikacji Oracle CRM On Demand znaleziony zostanie zduplikowany unikatowy identyfikator rekordu. Można wybrać: nieimportowanie zduplikowanych rekordów, zastępowanie istniejących rekordów lub tworzenie dodatkowych rekordów.
- Wybrać czynność, którą ma wykonać asystent importu, gdy unikatowy identyfikator importowanego rekordu nie jest zgodny z rekordem już istniejącym w aplikacji Oracle CRM On Demand.
UWAGA: Jeśli w poprzednim punkcie zostały wybrane opcje "Zastępuj rekordy" i "Nie twórz nowego rekordu", rekord będzie aktualizowany.
- Ustalić, czy asystent importu powinien utworzyć w pliku danych nowy rekord dla brakujących powiązań (powiązanych rekordów).
- Wybrać format daty/godziny używany w pliku CSV.
Więcej informacji można znaleźć pod hasłem Wskazówki dotyczące typów pól przy importowaniu danych.
- Upewnić się, że jest wybrane odpowiednie kodowanie plików, np. "Zachodnie".
UWAGA: Tego ustawienia nie należy zmieniać, jeśli nie ma się pewności, że jest używanie inne kodowanie. Domyślne ustawienie "Zachodnie" ma zastosowanie w większości systemów kodowania dla krajów Europy i Ameryki Północnej.
- Z listy rozwijanej "Rejestrowanie błędów" wybrać, które zdarzenia mają być rejestrowane w aplikacji Oracle CRM On Demand: Wszystkie komunikaty, Błędy i ostrzeżenia lub Tylko błędy.
- Wybrać typ ogranicznika pól używany w pliku CSV: przecinek lub średnik.
- W razie potrzeby zaznaczyć pole wyboru rekordów plików danych, które mają być przetwarzane sekwencyjnie.
UWAGA: Wybranie opcji sekwencyjnego przetwarzania plików danych zapewnia, że po przesłaniu zlecenia importu podrzędne zlecenia importu są zawsze przetwarzane w kolejności. Dzięki temu zostają też zachowane zależności z pliku CSV.
- Służy do zaznaczania pola wyboru włączania powiadomień e-mail, jeśli powiadomienie e-mail ma zostać wysłane po ukończeniu procesu importu. To pole wyboru jest domyślnie zaznaczone.
- W kroku 2 asystenta importu:
- Postępować, jeśli trzeba, zgodnie z instrukcjami sprawdzania poprawności pliku.
- Wybrać plik odwzorowania pól, jeśli jest dostępny.
Pliki odwzorowania pól (.map) zawierają pary pól, składające się z pola z pliku CSV i istniejącego pola Oracle CRM On Demand. Po przeprowadzeniu importu system przysyła wiadomość e-mail zawierającą plik .map z najnowszym schematem odwzorowania. Plik ten należy zapisać w swoim komputerze w celu użycia podczas następnych operacji importu.
- W kroku 3 asystenta importu odwzorować pola z pliku na pola z aplikacji Oracle CRM On Demand. Należy przynajmniej odwzorować wszystkie wymagane pola na nagłówki kolumn w pliku CSV.
Nagłówki kolumn z pliku CSV importu zostają wyszczególnione przez asystenta importu obok listy przedstawiającej wszystkie pola z danego obszaru w aplikacji Oracle CRM On Demand, w tym dodane pola niestandardowe.
Jeśli na rozwijanej liście nie ma potrzebnego pola adresu, wybrać właściwe z pokazywanych w tej tabeli.
Aby filtrować listę na podstawie tego pola
|
Wybrać to pole z rozwijanej listy
|
Ulica i nr domu Adres (1) Chome (Jap)
|
Numer/ulica
|
Ku (Japonia)
|
Adres (2)
|
Piętro Dystrykt
|
Adres (3)
|
Shi/Gun (Japonia)
|
Miasto
|
Osiedle/odcinek Kod CEDEX Adres (4) URB Okręg
|
Skrzynka pocztowa/kod sortowania
|
Stan (MEX) Stan (BRA) Parafia Część terytorium Wyspa Prefektura Region Emirat Obwód
|
Gmina
|
Kod wyspy Skrzynka pocztowa Kod pocztowy
|
Kod pocztowy
|
Jeśli został wybrany plik .map, trzeba sprawdzić, czy pola są w nim poprawnie odwzorowywane. Niestandardowe pola, które zostały utworzone po ostatniej operacji importu, mogą wymagać odwzorowania.
Informacje o identyfikatorach zewnętrznych są dostępne pod hasłem Duplikaty rekordów i identyfikatory zewnętrzne - informacje.
OSTRZEŻENIE: Jeśli do importu został wybrany niewłaściwy plik, należy w celu zmiany wyboru nacisnąć przycisk "Anuluj". Użycie w tym momencie przycisku "Wstecz" nie spowoduje wyczyszczenia pamięci podręcznej, wskutek czego pierwotnie wybrany plik pojawi się na etapie odwzorowywania pól.
OSTRZEŻENIE: "Unikatowy zewnętrzny ID" i "ID zewnętrzny kierownika" są polami klucza używanymi do wiązania osób kontaktowych z rekordami ich kierowników. Jeśli te pola nie zostaną odwzorowane, rekord kierownika (Manager) zostanie powiązany z osobami kontaktowymi za pomocą pól "Nazwisko osoby kontaktowej" i "Kierownik". W takiej sytuacji dla rekordów z pliku danych będzie stosowane bardziej surowe porządkowanie zależności.
- W kroku 4 asystenta importu w razie konieczności postępować zgodnie z wyświetlanymi instrukcjami.
- W kroku 5 asystenta importu nacisnąć przycisk "Zakończ".
Jak wyświetlić kolejkę swoich zleceń importu
- Kliknąć kartę "Osoby kontaktowe".
- Na pasku tytułu "Ostatnio zmodyfikowane osoby kontaktowe" nacisnąć przycisk "Importuj".
- Na stronie "Dane i narzędzia integracji" kliknąć łącze "Kolejka zleceń importu".
Zostaje wyświetlona strona "Kolejka zleceń importu" z informacji o zleceniach bieżącego użytkownika, w tym przewidywany czas ukończenia.
W poniższej tabeli opisano status importu.
Status
|
Opis
|
Ukończono
|
Import został ukończony bez żadnych błędów.
|
Ukończono z błędami
|
Import został ukończony, lecz przy niektórych rekordach wystąpiły błędy.
|
Zakończone niepowodzeniem
|
Import został ukończony, lecz nie zaimportowano żadnego z rekordów.
|
Błąd
|
Import nie został ukończony, ponieważ wystąpił błąd.
|
W poniższej tabeli opisano informacje dotyczące importu rekordów.
Informacje dotyczące importu rekordów
|
Opis
|
Liczba przesłanych
|
Liczba rekordów zawartych w pliku CSV.
|
Liczba przetworzonych
|
Liczba rekordów, które silnik importu już przetworzył. Pole to jest odświeżane co 20 sekund albo zgodnie z ustawieniami procesu systemowego.
|
Liczba pomyślnie zaimportowanych
|
Liczba rekordów, które zostały zaimportowane bez żadnych problemów.
|
Liczba częściowo zaimportowanych
|
Liczba rekordów, które zostały zaimportowane. Nie zaimportowano wszystkich rekordów.
|
Liczba niezaimportowanych
|
Liczba rekordów, które nie zostały zaimportowane.
|
|