Pierwsze kroki > Praca z rekordami > Łączenie rekordów
Łączenie rekordów
W przypadku pewnych typów rekordów, jeżeli istnieje powielony rekord, możliwe jest połączenie dwóch rekordów w jeden. Funkcja łączenia jest obsługiwana w przypadku następujących typów rekordów: "Podmiot", "Osoba kontaktowa", "Sekcja", "Gospodarstwo domowe", "Namiar", "Partner", "Portfel" oraz "Zlecenie SR".
UWAGA: Informacje dotyczące skutków połączenia sekcji można znaleźć pod hasłem Łączenie i kasowanie sekcji - informacje.
Podczas łączenia dwóch rekordów należy określić te wartości pól obu rekordów, które pozostaną w rekordzie uzyskanym w wyniku łączenia, czyli tzw. rekordzie głównym. Rekord usuwany nosi nazwę rekordu powielonego.
UWAGA: Jeżeli w firmie używane są adresy współużytkowane, nie jest możliwy wybór pojedynczych pól adresów fakturowania, wysyłki oraz głównych, które mają zostać zachowane po połączeniu dwóch podmiotów lub dwóch osób kontaktowych. Domyślnie zachowywane są adresy fakturowania, wysyłki oraz główny należące do głównego rekordu. Więcej informacji na temat tych pól jest dostępnych pod hasłami Pola podmiotu: Przygotowanie do importowania oraz Pola osoby kontaktowej: Przygotowanie do importowania. Więcej informacji na temat adresów współużytkowanych można znaleźć pod hasłem Adresy.
Łączenie rekordów podlega następującym zasadom:
- Jeśli wartości pola w rekordzie głównym i w rekordzie powielonym są takie same, a pole jest wymagane, to podczas operacji łączenia nie można zmienić wartości tego pola. Jeśli jednak pole nie jest wymagane, można wybrać wartość pustą zamiast istniejącej wartości pola.
- Pola aktualizowane przez system podczas operacji łączenia domyślnie przybierają wartość z rekordu głównego. Wartości tej nie można zmienić.
- Na liście wyboru wielu wartości można określić, który zestaw wartości zostanie zachowany. Podczas operacji łączenia dostępne są do wyboru następujące opcje:
- Zestaw wartości głównego rekordu.
- Zestaw wartości powielonego rekordu.
- Zestaw wartości zawierający wartości z obydwu rekordów (maksymalnie 10 wartości). Każda wartość uwzględniana jest tylko jeden raz, nawet jeśli zawarta jest w zestawie wartości obydwu rekordów.
- Wartość pusta, jeśli pole nie jest wymagane.
- Wszystkie rekordy powiązane z rekordem powielonym, z wyjątkiem powiązanych z nim rejestrów niestandardowych, zostaną automatycznie powiązane z rekordem głównym.
W większości przypadków aplikacja Oracle CRM On Demand nie sprawdza, czy istnieją powielone rekordy powiązane. Powielone rekordy powiązane należy usuwać, kasując je. Jednakże w przypadku możliwości powiązanych z podmiotami, aplikacja Oracle CRM On Demand nie tworzy powiązań możliwości z połączonego podmiotu z głównym podmiotem, jeżeli możliwość ma taką samą nazwę i ID głównej osoby kontaktowej jak możliwość już powiązana z głównym podmiotem.
UWAGA: Po połączeniu dwóch rekordów zostaną zachowane wszystkie rejestry niestandardowe powiązane z rekordem głównym, jednak rejestry niestandardowe powiązane z rekordem powielonym nie zostaną automatycznie powiązane z rekordem głównym. W profilu firmy administrator może włączyć opcję umożliwiającą automatyczne powiązanie rejestrów niestandardowych z rekordem głównym po połączeniu rekordów. Więcej informacji znajduje się w temacie Zachowanie powiązanych rejestrów niestandardowych po połączeniu rekordów - informacje.
- Łączenie podmiotów sprawia, że właściciel powielonego rekordu podmiotu zostanie dodany do zespołu podmiotu i otrzyma pełny dostęp do rekordu głównego.
- Jeśli istnieje więcej niż 9999 rekordów dowolnego typu rekordu powiązanych z którymś z rekordów, które mają zostać połączone, operacja łączenia nie zakończy się pomyślnie. Dodatkowo, jeśli istnieje bardzo dużo rekordów dowolnego typu powiązanych z którymś z rekordów, które mają zostać połączone, może upłynąć limit czasu operacji łączenia, nawet jeśli liczba powiązanych rekordów dowolnego typu rekordu nie przekracza 9999. Inne czynniki mogą także sprawić, że upłynie czas operacji łączenia. Należą do nich między innymi typy rekordów biorących udział w operacji łączenia, szybkość połączenia sieciowego oraz obciążenie bazy danych Oracle CRM On Demand i serwera Oracle CRM On Demand. Aby uniknąć tych problemów, można:
- Odłączyć niektóre z połączonych rekordów od rekordów nadrzędnych według potrzeb przed rozpoczęciem łączenia rekordów nadrzędnych.
- Przeprowadzać operacje łączenia poza godzinami największego obciążenia.
Przed rozpoczęciem:
- Tę procedurę może wykonać tylko użytkownik, którego rola zawiera uprawnienie "Łączenie rekordów". Aby połączyć rekordy o typie "Sekcja", rola użytkownika musi również obejmować uprawnienia "Zarządzanie użytkownikami" oraz "Zarządzanie rolami i dostępem".
- Musi być spełniony co najmniej jeden z poniższych warunków:
- Poziom dostępu użytkownika do rekordu głównego i do rekordu zduplikowanego musi umożliwiać kasowanie rekordu.
- Rola użytkownika zawiera uprawnienie "Łączenie rekordów bez dostępu do kasowania".
Jeśli poziom dostępu użytkownika do rekordu głównego nie pozwala na skasowanie rekordu, a rola użytkownika nie zawiera uprawnienia "Łączenie rekordów bez dostępu do kasowania", to dla rekordu dostępny jest przycisk "Połącz".
- Należy zanotować nazwy rekordów, aby móc je zaznaczyć podczas łączenia.
Jak połączyć dwa rekordy
- Wybrać rekord, który ma zostać zachowany jako rekord główny.
Instrukcje dotyczące wybierania rekordów są dostępne pod hasłem Znajdowanie rekordów.
- Na stronie "Szczegóły" rekordu nacisnąć przycisk "Połącz".
- W kroku 1 kliknąć na ikonie "Wyszukiwanie", a następnie zaznaczyć powielony rekord.
- W kroku 2 przejrzeć wartości obu rekordów i zaznaczyć te, które zostaną zapisane w rekordzie.
W kolumnie "Wartość do zachowania" są domyślnie wyświetlane wartości z rekordu głównego.
- W kroku 3 zaznaczyć pole wyboru, aby po połączeniu rekordów rejestry powiązane z rekordem powielonym mogły również zostać powiązane z rekordem głównym.
UWAGA: Krok 3 jest wyświetlany tylko pod warunkiem, że w profilu firmy zaznaczono pole wyboru "Włączanie łączenia rejestrów powielonego rekordu". Jeśli krok 3 nie jest wyświetlany lub jeśli nie zaznaczono uwzględnionego w nim pola wyboru, po połączeniu rekordów rejestry powiązane z rekordem powielonym nie zostaną automatycznie powiązane z rekordem głównym. Więcej informacji znajduje się w temacie Zachowanie powiązanych rejestrów niestandardowych po połączeniu rekordów - informacje.
- Nacisnąć przycisk "Zakończ".
|