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Criando ações de workflow: enviar e-mail

Uma ação Enviar e-mail em uma regra de workflow gera automaticamente um e-mail quando as condições na regra de workflow são atendidas. O e-mail é enviado automaticamente, independentemente da operação que acionou a regra do workflow ser bem-sucedida ou falhar. Os administradores podem ver uma lista dos e-mails de saída que estão esperando para serem enviados no monitor de e-mails. Para obter mais informações sobre o monitor de e-mails, consulte Analisando os e-mails pendentes e enviados da empresa.

OBSERVAÇÃO: é possível criar várias ações para uma regra de workflow; até 25 ações para cada regra.

Sobre o Endereço do remetente em e-mails enviados por ações de workflow

Ao especificar o Endereço do remetente para os e-mails enviados por uma ação de workflow Enviar e-mail, você pode selecionar uma das seguintes opções:

  • Endereço de e-mail padrão

    Se você selecionar essa opção, o endereço do remetente no e-mail será donotreply@crmondemand.com.

  • Usuário atual

    Se você selecionar a opção, o e-mail será enviado em nome do usuário conectado que acionar o workflow. O campo de remetente no e-mail será definido como donotreply@crmondemand.com. O endereço do remetente no e-mail é o endereço de e-maill do usuário conectado que aciona o workflow.

    OBSERVAÇÃO: quando a ação Enviar e-mail é executada para um evento programado, o usuário que ativou o evento programado é considerado o usuário conectado.

  • Endereço de e-mail específico

    Se você selecionar a opção, o e-mail será enviado em nome do endereço de e-mail especificao na ação de workflow. O campo de remetente no e-mail será definido como donotreply@crmondemand.com. O endereço do remetente no e-mail é o endereço de e-mail especificado na ação de workflow.

OBSERVAÇÃO: O Oracle CRM On Demand gera uma string para cada e-mail a fim de que o e-mail possa ser rastreado no sistema de entrega de e-mails no Oracle. Nas versões anteriores do Oracle CRM On Demand, a string de rastreamento foi mostrada no e-mail. A partir da Versão 24, a string de rastreamento não é mais mostrada no e-mail; ela é armazenada em um cabeçalho que não está visível para o destinatário do e-mail.

Sobre a tradução da linha de assunto e do texto do corpo da mensagem nas ações de workflow Enviar e-mail

Depois que uma ação Enviar e-mail é criada, você pode editá-la para inserir versões traduzidas da linha de assunto e do texto do corpo da mensagem do e-mail que é gerado pela ação do workflow. Você pode inserir uma tradução de cada idioma que está ativo para sua empresa. Se você não inserir uma tradução na linha de assunto e no corpo do texto da mensagem para um idioma, a versão do texto no idioma padrão da empresa será usada.

Quando a ação de e-mail é executada, o Oracle CRM On Demand usa o valor no campo Para da ação Enviar e-mail para determinar o idioma do e-mail, da seguinte maneira:

  • Se a opção Usuário específico ou Usuário relativo no registro estiver selecionada no campo Para, o idioma do e-mail será o idioma do usuário do destinatário do e-mail. Se a opção Usuário relativo no registro estiver selecionada no campo Para e o e-mail estiver sendo enviado para mais de um usuário, o idioma de cada e-mail será o idioma do usuário do destinatário desse e-mail.
  • Se a opção Endereço de e-mail específico estiver selecionada no campo Para, o Oracle CRM On Demand usará o valor no campo De da ação Enviar e-mail para determinar o idioma do e-mail, da seguinte maneira:
    • Se a opção Usuário atual estiver selecionada no campo De, o idioma do e-mail será o idioma do usuário atual, ou seja, o usuário conectado que aciona o workflow.
    • Se a opção Endereço de e-mail padrão ou Endereço de e-mail específico estiver selecionada no campo De, o idioma do e-mail será o idioma padrão da empresa.

O que acontecerá se a ação Enviar e-mail for atualizada?

Quando altera o texto da linha de assunto, o texto do corpo da mensagem ou ambos no idioma padrão da empresa, você pode usar a caixa de seleção Marcar para tradução para determinar o comportamento dos outros idiomas, da seguinte maneira:

  • Se você não marcar a caixa de seleção Marcar para tradução, o seguinte acontecerá:
    • No caso dos idiomas para os quais uma tradução nunca foi inserida, a linha de assunto e o texto do corpo da mensagem são substituídos automaticamente pelo texto atualizado que é especificado para o idioma padrão da empresa.
    • Quaisquer versões existentes do texto da linha de assunto e do corpo da mensagem permanecerão inalteradas.
  • Se você marcar a caixa de seleção Marcar para tradução, quando salvar suas alterações, o texto da linha de assunto e do corpo da mensagem de todos os outros idiomas será substituído pelo texto da linha de assunto e do corpo da mensagem do idioma padrão da empresa. O texto aparecerá em azul e entre parênteses para os outros idiomas até você inserir a versão traduzida.

    OBSERVAÇÃO: se marcar a caixa de seleção Marcar para tradução ao atualizar qualquer campo em uma ação Enviar e-mail, quando você salvar suas alterações, o texto da linha de assunto e do corpo da mensagem de cada idioma será substituído pelo texto da linha de assunto e do corpo da mensagem que está especificado para o idioma padrão da empresa, mesmo que o texto da linha de assunto ou do corpo da mensagem não tenha sido atualizado no idioma padrão da empresa.

Sobre a caixa de seleção Marcar para tradução

A caixa de seleção Marcar para tradução só será útil quando você editar uma ação de workflow Enviar e-mail existente e o idioma padrão da empresa estiver selecionado no campo Idioma de tradução. Quando você cria uma nova ação de workflow Enviar e-mail, a caixa de seleção Marcar para tradução é desmarcada e torna-se apenas para leitura. Além disso, a caixa de seleção Marcar para tradução será apenas para leitura se você selecionar um idioma diferente do idioma padrão da empresa no campo Idioma de tradução ao editar a ação de workflow.

O procedimento a seguir descreve como uma ação Enviar e-mail é criada.

OBSERVAÇÃO: A funcionalidade de workflow em Oracle CRM On Demand não deve ser usada como uma ferramenta para o envio de e-mail em massa. Se você tiver um requisito para enviar um lote de e-mails aos clientes, será recomendável usar um produto, como Oracle CRM On Demand Marketing, para atender aos requisitos.

Antes de começar. Para realizar o procedimento a seguir, você precisa ter o privilégio Gerenciar regras de dados - Gerenciar regras de fluxo de trabalho em sua função de usuário. Para obter informações sobre como adicionar privilégios às funções, consulte Adicionando funções.

Para criar uma ação Enviar e-mail

  1. Navegue até a regra na qual você deseja criar a ação:
    1. No canto superior direito de qualquer página, clique no link global Administração.
    2. Na seção Gerenciamento de processo de negócios, clique em Configuração do workflow.
    3. Na página da Lista de regras de workflow, localize a regra na qual deseja criar a ação.

      Para obter informações sobre a pesquisa de regras de workflow na página da lista, consulte Filtrando listas.

  2. Clique no link Nome do workflow da regra.
  3. Na barra de títulos Ações na página de Detalhes de regra workflow, clique em Menu e selecione Enviar e-mail.

    OBSERVAÇÃO: o evento de acionamento na regra de workflow determina que tipos de ações podem ser criados na regra.

    DICA: é possível criar uma cópia de uma ação existente da regra de workflow clicando no link Copiar da ação.

  4. Na página de Edição de ação do workflow, digite um nome para a ação.
  5. Se desejar ativar a ação, marque a caixa de seleção Ativa.
  6. No campo Remetente, selecione ou informe o endereço do qual o e-mail foi enviado da seguinte forma:
    • Selecione a opção Endereço de e-mail padrão para enviar o e-mail a partir do endereço padrão.
    • Selecione a opção Usuário atual para enviar o e-mail em nome do usuário conectado que aciona o workflow.
    • Selecione a opção Endereço de e-mail específico para enviar o e-mail em nome de um endereço específico e, em seguida, especifique o endereço.

      Ao informar o endereço, as seguintes restrições são aplicadas:

      • Você pode informar o endereço de e-mail diretamente ou clicar no ícone fx ao lado do campo e usar o Expression Builder para definir o endereço de e-mail.
      • Especifique um endereço de e-mail. Não são suportados vários endereços no campo De.
      • Se você especificar um endereço de e-mail absoluto, delimite-o com aspas simples ou duplas.
      • O Expression Builder verifica apenas a sintaxe das expressões de endereço. Não verifica se o endereço é válido.
      • Este campo pode conter, no máximo, 1.024 caracteres.
  7. (Opcional) No campo Responder para, selecione a opção para o endereço que será exibido automaticamente no campo Para quando o destinatário responder ao e-mail enviado pela ação de workflow Enviar e-mail, da seguinte forma:
    • Deixe o campo em branco se quiser que o endereço do remetente no e-mail seja exibido no campo de destinatário na resposta por e-mail.
    • Selecione a opção Usuário atual se quiser que o endereço de e-mail do usuário conectado cuja ação aciona a regra de workflow seja exibido no campo de destinatário na resposta por e-mail.
    • Selecione a opção Endereço de e-mail específico se quiser especificar os endereços de e-mail que serão exibidos no campo Para da resposta por e-mail. Em seguida, especifique os endereços.

      Ao informar os endereços, as seguintes restrições são aplicadas:

      • Você pode inserir os endereços de e-mail diretamente ou clicar no ícone fx ao lado do campo e usar o Expression Builder para definir os endereços de e-mail.
      • Para informar vários endereços, use ponto-e-vírgula (;) como delimitador.
      • Delimite os endereços de e-mail absoluto com aspas simples ou duplas.
      • O Expression Builder verifica apenas a sintaxe das expressões de endereço. Não verifica se os endereços são válidos.
      • Este campo pode conter, no máximo, 1.024 caracteres.
  8. No campo Para, selecione ou informe o endereço de e-mail do destinatário, desta forma:
    • Selecione Usuário específico ou Usuário relativo no registro e selecione o destinatário desta forma:
      • Se selecionar Usuário específico, clique no ícone de Pesquisa e selecione o usuário.
      • Se selecionar Usuário relativo no registro, selecione o destinatário da lista.

        Se for selecionada uma função da equipe como destinatário, a regra de workflow envia o e-mail a todos os usuários que tenham a função da equipe atribuída.

        OBSERVAÇÃO: para os tipos de registro Conta, Contato, Lead, Oportunidade e Solicitação de serviço, quaisquer funções personalizadas adicionadas ao tipo de registro ficarão disponíveis na lista de destinatários do Usuário relativo no registro. Para obter mais informações sobre tipos de registros personalizados, consulte a Página de personalização do aplicativo de tipo de registro. Para obter informações sobre os destinatários para quem pode enviar e-mail quando a ação de workflow for para o tipo de registro Usuário, consulte Considerações ao Criar Regras de Workflow para o Tipo de Registro Usuário.

    • Selecione a opção Endereço de e-mail específico e especifique os endereços.

      Quando os endereços são informados, as seguintes considerações são aplicadas:

      • Você pode informar endereços de e-mail diretamente ou clicar no ícone fx ao lado do campo e usar o Expression Builder para definir os endereços de e-mail.
      • Para informar vários endereços, use ponto-e-vírgula (;) como delimitador.
      • Delimite os endereços de e-mail absoluto com aspas simples ou duplas.
      • O Expression Builder verifica apenas a sintaxe das expressões de endereço. Não verifica se os endereços são válidos.
      • Este campo pode conter, no máximo, 1.024 caracteres.
      • Se uma expressão que você informar aqui retornar um endereço de e-mail com algum caractere cujo uso não seja suportado nos endereços de e-mail no aplicativo padrão, o Oracle CRM On Demand não conseguirá enviar e-mail para esse endereço, mesmo que a caixa de seleção Permitir Caracteres Unicode em Campos de E-mail esteja selecionada no perfil da empresa. Para obter informações sobre os caracteres que podem ser usados em endereços de e-mail, consulte Sobre Caracteres Especiais em Endereços de E-mail.

        O exemplo a seguir mostra uma entrada com vários endereços:

        PRE('<EmailField1>') + ";" + [<EmailField1>] + ";" + "john.doe@company.com"

        OBSERVAÇÃO: Ao criar uma ação de workflow Enviar E-mail para o tipo de registro Usuário, a opção Endereço de E-mail Específico não estará disponível no campo Para. Apenas as opções Usuário Específico e Usuário Relativo no Registro estão disponíveis.

  9. Informe a linha de assunto do e-mail.

    É possível incorporar funções e nomes de campo ao texto. Três sinais de porcentagem (%%%) antes e depois de uma função ou nome do campo incorporado indicam que ele(a) deve ser convertido(a) para um valor de texto.

    Por exemplo, o texto pode incluir o seguinte:

    Uma nova conta %%%[<AccountType>]%%% foi criada

    Se você digitar o nome do campo ou uma função diretamente no campo, digite três sinais de porcentagem antes e depois. Se usar o Expression Builder para incorporar uma função ou nome do campo, esses sinais são adicionados automaticamente. Se usar o Expression Builder para incorporar uma expressão complexa, talvez os sinais não sejam adicionados nos locais corretos. Nesse caso, verifique se os sinais de porcentagem foram colocados antes e depois da expressão inteira, para que a expressão seja avaliada corretamente.

    Por exemplo, %%%Hoje() + 30%%% soma 30 dias à data atual, mas %%%Hoje() %%%+ 30 encadeia 30 à representação de string da data atual.

    Para usar o Expression Builder para incorporar nomes de campo e funções ao campo, clique no ícone fx ao lado do campo. Se estiver digitando apenas texto estático, não será preciso usar o Expression Builder.

    Este campo pode conter no máximo 1024 caracteres, incluindo os sinais de porcentagem antes e depois de funções e nomes de campo.

  10. No campo Formato de E-mail, selecione o formato que deseja usar para a mensagem de e-mail.

    Você pode selecionar Texto Simples ou HTML para o formato da mensagem.

  11. Informe a mensagem do e-mail.

    É possível incorporar funções e nomes de campo ao texto, como descrito na Etapa 8.

    Por exemplo, o texto pode incluir o seguinte:

    Olá Sr. %%%[<ContactLastName>]%%%,

    Este campo pode conter no máximo 2000 caracteres, incluindo os sinais de porcentagem antes e depois das expressões.

    Para obter informações sobre considerações durante a utilização de código HTML na mensagem e uma lista dos elementos e atributos suportados, consulte Código HTML em Mensagens de E-mail de Workflow.

  12. Salve a ação.

O procedimento a seguir descreve como inserir uma versão traduzida do texto da linha de assunto e do corpo da mensagem no e-mail.

OBSERVAÇÃO: Se você não inserir uma tradução na linha de assunto e no corpo do texto da mensagem para um idioma, a versão do texto no idioma padrão da empresa será usada. se depois você alterar o texto da linha de assunto, o texto do corpo da mensagem ou ambos no idioma padrão da empresa em uma ação Enviar e-mail e não marcar a caixa de seleção Marcar para tradução, as atualizações também serão aplicadas ao texto da linha de assunto e do corpo da mensagem de qualquer idioma para o qual uma tradução nunca tenha sido inserida.

Para inserir uma versão traduzida do texto da linha de assunto e do corpo da mensagem do e-mail

  1. Na página de detalhes da regra de workflow, clique no link Editar da ação do workflow Enviar e-mail para o qual deseja inserir a tradução.
  2. Na página Edição de ação do workflow, no campo Idioma de tradução, selecione o idioma para o qual deseja inserir a tradução.
  3. No campo Assunto, insira a versão traduzida da linha de assunto do e-mail.

    É possível incorporar funções e nomes de campo ao texto.

  4. No campo Corpo da mensagem, insira a versão traduzida do texto da mensagem.

    É possível incorporar funções e nomes de campo ao texto.

  5. Salve as alterações.
  6. Repita esse procedimento para cada idioma para o qual você deseja inserir uma tradução.

OBSERVAÇÃO: os nomes de campos independentes de idioma e a sintaxe de nome de campo usada em qualquer expressão de exemplo neste tópico são os nomes de campo e a sintaxe do nome de campo que foram usados no Expression Builder nas versões anteriores à Versão 29 do Service Pack 1. Esses exemplos ainda são válidos. No entanto, se você selecionar os campos correspondentes de uma expressão na lista de Campos no Expression Builder na Versão 29 do Service Pack 1 ou posterior, os nome de campos e a sintaxe dos nomes de campos serão diferentes daquelas mostradas nos exemplos. É recomendado que você sempre selecione os campos das suas expressões na lista de Campos no Expression Builder para que os nomes de campos e a sintaxe dos nomes de campos estejam sempre corretas. Para obter mais informações sobre os nomes de campos e a sintaxe nos nomes de campos nas expressões, consulte Sobre expressões.

Para obter os procedimentos passo-a-passo para criar outros tipos de ações de workflow, consulte os tópicos a seguir:

Tópicos relacionados

Consulte os seguintes tópicos para obter informações relacionadas a workflows:


Publicado em Agosto de 2018 Copyright © 2005, 2018, Oracle. Todos os direitos reservados. Legal Notices.