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Configurar grupos
Antes de começar. Efetue os seguintes procedimentos:
- Certifique-se de que a função de utilizador inclui os privilégios apropriados, da seguinte forma:
- Para criar, editar ou apagar um grupo, a sua função de utilizador deve incluir o privilégio Gerir Funções e Acesso.
- Para acrescentar utilizadores a um grupo ou retirar utilizadores de um grupo, a função de utilizador deve incluir o privilégio Gerir Funções e Acesso e o privilégio Gerir Utilizadores.
- Para ativar ou desativar a funcionalidade Atribuição do Grupo Predefinido, a função de utilizador deve incluir o privilégio Gerir a Empresa.
- Para compreender como os grupos funcionam, consulte Gestão de grupos.
Sequência para configurar grupos e importar utilizadores
Quando estiver a configurar grupos, siga esta sequência:
- Active a funcionalidade Atribuição do grupo predefinido.
ATENÇÃO: Antes de configurar ou alterar um grupo, a funcionalidade de Atribuição do Grupo Predefinido deve ser ativada (isto é, a opção Atribuição do Grupo Predefinido na página Perfil da Empresa deve estar selecionada), mesmo que não planeie utilizar a funcionalidade de atribuição do grupo predefinido. Se não ativar esta funcionalidade antes de configurar ou alterar um grupo, o grupo não funcionará de forma correta. Se isso acontecer, tem de eliminar o grupo, ativar a funcionalidade de Atribuição do grupo predefinido e, em seguida, criar novamente o grupo.
- Crie grupos e atribua utilizadores aos grupos.
- Se não pretender utilizar a funcionalidade de atribuição do grupo predefinido, mas se estiver a utilizar grupos para permitir que os utilizadores vejam calendários de grupo agregados, desactive a funcionalidade de Atribuição do grupo predefinido quando terminar de criar os grupos e de adicionar membros aos grupos.
- Importe os registos com o Proprietário (utilizador) predefinido, que irá propagar grupos aos registos.
Para ativar a funcionalidade de Atribuição do grupo predefinido
- No canto superior direito de qualquer página, clique na ligação global Admin.
- Clique na ligação Administração da empresa.
- Clique na ligação Perfil da empresa.
- Na página Perfil da empresa, clique em Editar.
- Na secção Definições de visibilidade de dados da empresa, selecione a caixa de verificação Atribuição do grupo predefinido.
- Guarde as definições.
Para configurar um grupo
- No canto superior direito de qualquer página, clique na ligação global Admin.
- Na secção Gestão de utilizadores e controlos de acesso, clique na ligação Gestão de utilizadores e controlos de acesso.
- Na página Gestão de utilizadores e controlos de acesso, na secção Gestão de utilizadores e grupos, clique na ligação Grupos de partilha pública.
- Na página Lista de grupos, clique em Novo grupo.
- Na página Editar grupo, preencha os campos necessários.
Campo
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Descrição
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Nome
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Limite de 50 caracteres. Campo obrigatório por predefinição.
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Descrição
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Limite de 255 caracteres.
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NOTA: Pode mudar o nome do grupo sem afetar os registos existentes, uma vez que a aplicação utiliza o ID do grupo subjacente para controlar os registos do grupo e não o nome do grupo. No entanto, o nome do grupo tem de ser único na empresa.
- Clique em Guardar.
- Na página Detalhe do grupo, clique em Adicionar membros.
- Na página Membros do grupo, clique nos ícones de pesquisa e adicione utilizadores.
Apenas os utilizadores que não foram atribuídos a um grupo aparecem na lista. Para determinar a que grupo pertence um utilizador, abra a página Detalhes desse utilizador.
- Guarde o registo.
- Se não pretender utilizar a funcionalidade de atribuição do grupo predefinido, mas se estiver a utilizar grupos para permitir que os utilizadores vejam calendários de grupo agregados, desactive a funcionalidade de Atribuição do grupo predefinido quando terminar de criar os grupos e de adicionar membros aos grupos.
Para desativar a funcionalidade de Atribuição do grupo predefinido, proceda do seguinte modo:
- No canto superior direito de qualquer página, clique na ligação global Admin.
- Clique na ligação Administração da empresa.
- Clique na ligação Perfil da empresa.
- Na página Perfil da empresa, clique em Editar.
- Na secção Definições de visibilidade de dados da empresa, limpe a caixa de verificação Atribuição do grupo predefinido.
- Guarde as definições.
Se decidir posteriormente efetuar alterações aos grupos ou adesão a grupos, tem de ativar novamente a funcionalidade de Atribuição do grupo predefinido antes de efetuar as alterações e, em seguida, desactivá-la quando terminar de efetuar as alterações.
Acerca de como alterar a definição de Atribuição do grupo predefinido
Se a empresa decidir deixar de utilizar grupos, deverá seguir esta sequência antes de desativar a funcionalidade Atribuição do grupo predefinido:
- Elimine todos os utilizadores, exceto o que pretende que seja o Proprietário principal dos registos do grupo.
- Elimine o grupo.
- Desmarque a caixa de verificação Atribuição do grupo predefinido no perfil da empresa.
Tópicos relacionados
Consulte os seguintes tópicos para obter informações relacionadas sobre os grupos e partilha de calendários:
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