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Agregar registos
Para alguns tipos de registo, se tiver um registo duplicado, pode agregar os dois registos num único registo. A funcionalidade de agregação é suportada para os tipos de registo Conta, Contacto, Divisão, Agregado familiar, Pista, Parceiro, Carteira e Pedido de assistência.
NOTA: Para obter informações sobre o que acontece quando agrega divisões, consulte Acerca da agregação e eliminação de divisões.
Quando agrega dois registos, especifica os valores de campo dos dois registos que pretende manter no registo que retém e o qual é designado por registo principal. O registo que é eliminado é designado por registo duplicado.
NOTA: Se a empresa utilizar moradas partilhadas, não pode selecionar os campos individuais nas moradas para faturação, expedição e principais que serão mantidas quando agregar duas contas ou dois contactos. Por predefinição, as moradas para faturação, expedição e principais do registo principal são mantidas. Para obter mais informações sobre estes campos, consulte Campos de conta: Preparação da importação e Campos de contacto: Preparação da importação. Para obter mais informações sobre moradas partilhadas, consulte Moradas.
As considerações seguintes aplicam-se à agregação de registos:
- Se um campo tiver o mesmo valor no registo principal e no registo duplicado, e se o campo for obrigatório, não é possível alterar o valor no campo durante a operação de agregação. No entanto, se o campo não for obrigatório, pode selecionar um valor em branco em vez do valor existente no campo.
- Nos campos atualizados pelo sistema, o valor é predefinido para o valor do registo principal durante a operação de agregação e não é possível alterá-lo.
- Num campo da lista de escolha múltipla, pode especificar que conjuntos de valores pretende manter. As opções que se seguem estão disponíveis para selecionar durante a operação de agregação:
- O conjunto de valores do registo principal.
- O conjunto de valores do registo duplicado.
- Um conjunto de valores que inclui valores de ambos os registos, até um máximo de 10 valores. Cada valor é incluído apenas uma vez, mesmo que o valor apareça no conjunto de valores em ambos os registos.
- Um valor em branco, se o campo não for obrigatório.
- À exceção de todos os livros customizados ligados ao registo duplicado, todos os registos ligados ao registo duplicado são automaticamente ligados ao registo principal.
Na maior parte dos casos, o Oracle CRM On Demand não verifica a existência de registos relacionados duplicados. Para remover registos relacionados duplicados terá de os eliminar. No entanto, no caso das oportunidades que estão ligadas a contas, o Oracle CRM On Demand não liga uma oportunidade de uma conta agregada à conta principal se a oportunidade tiver o mesmo Nome da oportunidade e ID do contacto principal de uma oportunidade que já esteja ligada à conta principal.
NOTA: Quando agregar dois registos, todos os livros customizados ligados ao registo principal são sempre retidos, mas todos os livros customizados ligados ao registo duplicado não são automaticamente ligados ao registo principal. No entanto, o seu administrador pode ativar uma opção no perfil da empresa para lhe permitir ligar os livros customizados ao registo principal automaticamente quando agrega os registos. Para mais informações, consulte Acerca da Retenção de Livros Customizados Ligados Ao Agregar Registos.
- Quando agrega contas, o proprietário do registo de conta duplicado é adicionado à equipa da conta, recebendo acesso total ao registo principal.
- Se existirem mais do que 9999 registos de qualquer tipo de registo ligado aos registos que pretende agregar, a operação de agregação não será concluída com êxito. Além disso, se existirem grandes números de registos de qualquer tipo ligados a qualquer um dos registos que pretende agregar, a operação de agregação pode encerrar, mesmo se o número de registos ligados de qualquer tipo de registo não exceder os 9999. Também existem outros fatores que podem levar ao encerramento de uma operação de agregação, como os tipos de registos que estão envolvidos na operação de agregação, a velocidade da rede e o carregamento na base de dados do Oracle CRM On Demand e no servidor Oracle CRM On Demand. Pode contornar estes problemas efetuando o seguinte procedimento:
- Desligue alguns dos registos ligados do registo principal como necessário antes de agregar os registos principais.
- Execute operações de agregação fora do período de maior tráfego.
Antes de começar:
- Para executar este procedimento, a função de utilizador tem de incluir o privilégio Agregar registos. Para agregar registos do tipo de registo Divisão, a função do utilizador também deve incluir o privilégio Gerir Utilizadores e o privilégio Gerir Funções e Acesso.
- Pelo menos, uma das seguintes condições tem de ser cumprida:
- Tome nota dos nomes de registo para poder selecioná-los durante a agregação.
Para agregar dois registos
- Selecione o registo que pretende reter como registo principal.
Para obter instruções sobre como selecionar registos, consulte Localizar registos.
- Na página de detalhes do registo, clique no botão Agregar.
- No passo 1, clique no ícone de pesquisa e selecione o registo duplicado.
- No passo 2, reveja os valores para cada registo e selecione os valores para gravar com o registo.
A coluna Valor a gravar apresenta os valores do registo principal por predefinição.
- No Passo 3, se pretender que os livros ligados ao registo duplicado sejam também ligados ao registo principal quando os registos forem agregados, selecione a caixa de verificação.
NOTA: O Passo 3 é apresentado apenas se a caixa de verificação Ativar Agregação de Livros do Registo Duplicado for selecionada no perfil da empresa. Se o Passo 3 não for apresentado, ou se não selecionar a caixa de verificação no Passo 3, os livros ligados ao registo duplicado não são automaticamente ligados ao registo principal quando os registos forem agregados. Para mais informações, consulte Acerca da Retenção de Livros Customizados Ligados Ao Agregar Registos.
- Clique em Concluir.
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