Начало работы > Работа с записями > Объединение записей
Объединение записей
Некоторые типы записей допускают объединение двух записей в одну при наличии дубликатов записей. Функция объединения поддерживается для типов записей "Организация", "Контакт", "Подразделение", "Домохозяйство", "Зацепка", "Партнер", "Портфель" и "Запрос на обслуживание".
ПРИМЕЧАНИЕ. Сведения об объединении подразделений см. в разделе Объединение и удаление подразделений.
При объединении двух записей указываются значения полей, которые остаются в сохраняемой записи, называемой основной записью. Удаляемая запись называется дубликатом записи.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если в компании используются общие адреса, нельзя выбрать отдельные поля в адресах получателя счета, получателя товара и основного адреса для их сохранения при объединении двух организаций или двух контактов. По умолчанию сохраняются адрес получателя счета, получателя товара и основной адрес основной записи. Дополнительные сведения об этих полях см. в разделах Поля организации: подготовка к импорту и Поля контакта: подготовка к импорту. Дополнительные сведения об общих адресах см. в разделе Адреса.
Ниже описываются правила объединения записей.
- Если поле является обязательным и имеет одинаковое значение и в основной записи, и в дубликате записи, невозможно изменить значение в этом поле во время операции объединения. Но если данное поле не является обязательным, можно выбрать пустое значение вместо существующего в этом поле.
- В полях, которые обновляются системой, во время операции объединения автоматически устанавливаются значения из основной записи, и эти значения невозможно изменить.
- В поле со списком множественного выбора можно указать, какой набор значений необходимо сохранить. Во время операции объединения доступны следующие параметры для выбора:
- Набор значений из основной записи.
- Набор значений из дубликата записи.
- Набор значений, включающий значения из обеих записей (не более 10 значений). Каждое значение включается только один раз, даже если это значение отображается в наборе значений для обеих записей.
- Пустое значение, если это поле не является обязательным.
- Все записи, связанные с дубликатом записи (за исключением нестандартных книг), автоматически связываются с основной записью.
В большинстве случаев Oracle CRM On Demand не проверяет наличие дубликатов связанных записей. Повторяющиеся связанные записи необходимо удалить вручную. Однако в случае сделок, связанных с организациями, Oracle CRM On Demand не связывает возможную сделку из объединенной организации с основной организацией, если имя этой сделки и ее идентификатор основного контакта совпадают с именем и идентификатором сделки, которая уже связана с этой основной организацией.
ПРИМЕЧАНИЕ. При объединении двух записей все нестандартные книги, связанные с основной записью, всегда сохраняются, но нестандартные книги, связанные с дубликатом записи, не связываются с основной записью автоматически. Тем не менее, ваш администратор может включить в профиле компании параметр, который позволит вам автоматически связывать нестандартные книги с основной записью, когда вы объединяете записи. Дополнительную информацию см. в разделе Сохранение связанных нестандартных книг при объединении записей.
- При объединении субъектов владелец дубликата записи субъекта добавляется в команду для субъекта. Ему предоставляется полный доступ к основной записи.
- Если с какой-либо из записей, которые требуется объединить, связано более 9999 записей одного типа, операция объединения не будет успешно завершена. Кроме того, если с одной из записей, которые требуется объединить, связано большое число записей любого типа, может быть превышено время ожидания операции объединения, даже если число связанных записей какого-либо одного типа не превышает 9999. Превышение времени ожидания операции объединения также может быть обусловлено другими факторами, такими как типы записей, участвующих в операции объединения, скорость передачи данных в сети и нагрузка на базу данных Oracle CRM On Demand и сервер Oracle CRM On Demand. Эти проблемы можно обойти, выполнив следующие рекомендации:
- Удалите некоторые связи записей с родительской записью в соответствии с необходимостью, прежде чем объединять родительские записи.
- Выполняйте операции объединения в период непиковой нагрузки.
Подготовка.
- Для выполнения этой процедуры роль пользователя должна включать полномочия "Объединение записей". Для объединения записей типа "Подразделение" роль пользователя также должна иметь как полномочия "Управление пользователями", так и полномочия "Управление ролями и доступом".
- Должно быть выполнено как минимум одно из перечисленных ниже условий:
- Имена записей следует запомнить, чтобы выбрать их во время объединения.
Порядок объединения двух записей
- Выберите запись, которую требуется сохранить в качестве основной записи.
Инструкции по выбору записей см. в разделе Поиск записей.
- На странице "Сведения" записи нажмите кнопку "Объединить".
- На шаге 1 нажмите значок поиска и выберите повторяющуюся запись.
- На шаге 2 просмотрите значения для каждой записи и выберите те из них, которые требуется сохранить в основной записи.
В столбце "Значения для сохранения" по умолчанию содержатся значения из основной записи.
- На шаге 3 установите флажок, если при объединении записей требуется связать с основной записью и те книги, которые связаны с дубликатом записи.
ПРИМЕЧАНИЕ. Шаг 3 появляется, если только в профиле компании установлен флажок "Разрешить объединение книг дубликата записи". Если шаг 3 не появляется или вы не установили флажок на шаге 3, то те книги, которые связаны с дубликатом записи, не будут автоматически связываться с основной записью при объединении записей. Дополнительную информацию см. в разделе Сохранение связанных нестандартных книг при объединении записей.
- Нажмите "Готово".
|