Notarisation électronique dans TPM
Aperçu de la notarisation
Regardez la vidéo sur la création d'un profil de notaire
Oracle Textura Payment Management (TPM) prend en charge la notarisation électronique pour les factures, les renonciations et les déclarations sous serment. Les notaires attestent la signature des documents et vérifient l'identité de la personne qui a signé le document.
Lorsqu'un document dans TPM requiert une notarisation, votre flux de travail de facturation affiche les champs de notarisation avant la saisie de la signature. La notarisation électronique nécessite que le notaire utilise l'ordinateur du signataire pour vérifier la signature de ce dernier. Lorsqu'ils y sont invités, les notaires entrent leur nom d'utilisateur et leur mot de passe, regardent le signataire signer le document, puis ajoutent leur propre signature au document électronique. Dans certains États, les notaires appliquent également un sceau de notaire lors de la signature.
Le système applique la signature et d'autres exigences spécifiques à l'État au document.
Configurez les autorisations de notaire dans le profil d'utilisateur correspondant.
Gardez à l'esprit les points suivants :
- Actuellement, TPM ne prend pas en charge la notarisation dans les endroits suivants : Caroline du Nord, Porto Rico, Territoire des Samoa américaines, États fédérés de Micronésie, États-Unis du Territoire de Guam, République des Îles Marshall, Commonwealth des îles Mariannes du Nord, République de Porto Rico et Palaos.
- Pour certifier la conformité des documents, un utilisateur doit avoir l'autorisation Notarize Documents (Certifier des documents). Le profil d'utilisateur doit également inclure toutes les informations nécessaires sur le notaire.
- Tout notaire défini dans le système peut certifier un document.
- Un utilisateur ne peut pas agir à la fois en tant que signataire et notaire pour un document, car vous ne pouvez pas certifier votre propre signature. Un utilisateur avec le rôle de notaire doit attester la signature du signataire.
- La signature du notaire doit être apposée rapidement après la signature du document par le signataire.
- Les notaires du Colorado doivent entrer leur numéro d'authentification de document (DAN).
Les notaires de Floride doivent s'authentifier afin que le système prépare l'affichage du document dans la langue appropriée pour la signature et la notarisation.
Omission de la notarisation électronique
Dans certains cas, la notarisation électronique n'est pas possible en raison des lois et réglementations locales. Toutefois, un document nécessite toujours une signature certifiée. Lorsque cela se produit, votre entrepreneur général peut activer le flux de travail d'omission de la notarisation électronique pour un projet. Ce flux de travail vous permet de télécharger un document à apporter à un notaire public pour la notarisation traditionnelle, puis de balayer et recharger le document dans Textura.
Note Le recours au flux de travail d'omission de la notarisation électronique est laissé à la discrétion de l'entrepreneur général. Les documents et les projets ne bénéficient pas tous de cette fonction.
Voir Omission de la notarisation électronique lors de la signature d'un document.
FAQ
Pourquoi ne puis-je pas attacher mon sceau de notaire?
Votre image ne répond peut-être pas à toutes les exigences. Pour que le chargement d'un sceau de notaire soit possible, votre image :
- Doit être de type PNG
- Doit avoir une taille maximale de 4 Mo
Lorsqu'une image est chargée, elle prend la taille par défaut de 270 x 105 pixels.
Est-ce qu'un notaire doit faire partie de mon organisation?
Dès lors qu'un notaire peut se connecter physiquement à votre ordinateur et possède un compte dans TPM, il peut certifier votre document. Le notaire n'a pas besoin de faire partie de votre organisation. Si votre notaire n'a pas encore de compte dans TPM, vous pouvez l'inviter.
Note La sélection du lien ci-dessus ouvre la page d'aide dans un nouvel onglet du navigateur.
Dernière publication le mercredi 6 mai 2026