Notarisation électronique dans TPM pour les entrepreneurs généraux

Note Un utilisateur TPM de type notaire peut avoir besoin d'activer et de configurer la vérification à deux facteurs pour certifier électroniquement des documents.

Oracle Textura Payment Management (TPM) prend en charge la notarisation électronique pour les factures, les renonciations et les déclarations sous serment. Les notaires attestent la signature des documents et vérifient l'identité de la personne qui a signé le document.

Lorsqu'un document figurant dans TPM requiert une notarisation, la page Sign Documents (Signer des documents) affiche les champs de notarisation après la saisie de la signature. La notarisation électronique nécessite que le notaire utilise votre ordinateur pour vérifier votre signature. Lorsqu'ils y sont invités, les notaires entrent leur nom d'utilisateur et leur mot de passe, puis ajoutent leur signature au document électronique. Dans certains États, les notaires appliquent également un sceau de notaire lors de la signature.

Configurez les autorisations de notaire dans votre profil d'utilisateur.

Gardez à l'esprit les points suivants :

Actuellement, TPM ne prend pas en charge la notarisation dans les endroits suivants : Caroline du Nord, Porto Rico, Îles Vierges américaines, Territoire des Samoa américaines, États fédérés de Micronésie, États-Unis du Territoire de Guam, République des Îles Marshall, Commonwealth des îles Mariannes du Nord, République de Porto Rico et Palaos.
Pour certifier la conformité des documents, un utilisateur doit avoir l'autorisation Notarize Documents (Certifier des documents). Le profil d'utilisateur doit également inclure toutes les informations nécessaires sur le notaire.
Tout notaire défini dans le système peut certifier un document.
Un utilisateur ne peut pas agir à la fois en tant que signataire et notaire pour un document, car vous ne pouvez pas certifier votre propre signature. Un utilisateur disposant du rôle de notaire doit attester votre signature.

La signature du notaire doit être apposée rapidement après la signature du document par le signataire.

Les notaires du Colorado doivent entrer leurs numéros d'authentification de document. Les notaires de Floride doivent s'authentifier afin que le système prépare l'affichage du document dans la langue appropriée pour la signature et la notarisation. Le système peut vous demander de redémarrer le processus de signature si les informations n'ont pas été collectées avant la signature.

Lorsqu'un document dans TPM nécessite une notarisation, le signataire applique sa signature sur le document et reçoit une invite pour que le notaire entre ses données d'identification dans la page Sign Document (Signer un document).

La notarisation électronique nécessite que le notaire utilise votre ordinateur pour vérifier votre signature. La navigation ou la déconnexion du système invalide la signature et nécessite le redémarrage du processus de signature.

Dans la page Sign Document (Signer un document), lorsque l'utilisateur avec le rôle de notaire est invité à entrer ses données d'identification, il doit entrer son nom d'utilisateur et son mot de passe pour s'authentifier. Une fois authentifié, l'utilisateur avec le rôle de notaire appose sa signature sur le document.

Le système applique la signature et d'autres exigences spécifiques à l'État au document.