Mise à jour du statut de conformité d'un document à partir de la page Edit Document Status (Modifier le statut des documents)

Pour mettre à jour le statut d'un document à partir de la page Edit Document Status (Modifier le statut des documents) :

  1. Naviguer jusqu'à la page de modification du statut des documents
  2. Dans le menu déroulant Projects (Projets), sélectionnez un projet.

    La liste déroulante inclut tous les projets auxquels vous avez accès.

  3. Dans le menu déroulant Contract (Contrat), sélectionnez un contrat de sous-traitance disponible.
  4. (Facultatif) Dans le champ Due on Site (Échéance sur site), entrez manuellement une date ou utilisez le calendrier pour sélectionner la date à laquelle un sous-traitant doit vous fournir un document en dehors de l'application.

    Note : Si un sous-traitant principal travaille sur un projet avant un sous-traitant indirect, assurez-vous d'entrer une valeur dans le champ Due on Site (Échéance sur site) pour le sous-traitant indirect. Sinon, les documents seront attendus du sous-traitant indirect. Un blocage de paiement pourra alors être appliqué au sous-traitant principal.

  5. Sélectionnez un onglet pour choisir un type de document. Les documents standard s'affichent tous dans un onglet. Chaque exigence périodique et conditionnelle individuelle s'affiche dans un onglet distinct.
  6. Dans la liste déroulante Status (Statut) de la colonne Status (Statut) d'un document, sélectionnez un statut :
    • Not Received (Non reçu) : Si le document n'est pas soumis à la date d'échéance, la conséquence pour le sous-traitant sera mise en application.
    • Received (Reçu) : Le sous-traitant est conforme.
    • Not Tracking (Pas de suivi) : Le document n'est pas requis, le sous-traitant est considéré comme étant conforme et aucun autre document n'est attendu
    • Not Applicable (Non applicable) (exigences périodiques et conditionnelles seulement) : Le document n'est pas requis pour ce versement ou une période programmée.
    • Final (Final) (exigences périodiques seulement) : Le sous-traitant est conforme et aucun autre document n'est attendu pour cette exigence.

      Un document périodique marqué comme final sera de nouveau suivi si un sous-traitant est inclus dans un autre versement.

  7. (Facultatif) Dans le champ ID Number (Numéro d'ID), entrez un nom ou un numéro pour identifier le document.

    Cette fonction peut être utilisée lorsqu'une interface comptable est utilisée avec le système, et le format peut être dicté par votre progiciel comptable.

  8. Dans le champ Document Date (Date du document), sélectionnez une date. La valeur du champ Document Date (Date du document) correspond à la date associée au document de conformité, par exemple, la date d'émission, la date en vigueur, la date de signature ou la date de réception que votre équipe suit pour l'exigence concernée. Ce champ s'affiche dans la page Edit Document Status (Modifier le statut des documents) pour les exigences standard, conditionnelle et périodique. Il est inclus dans les rapports sur la vérification de conformité et sur le statut. Notez que la valeur du champ Document Date (Date du document) est distincte de la valeur du champ Expiration Date (Date d'expiration), utilisé par Textura pour déterminer si une exigence est courante, bientôt à expiration ou arrivée à expiration.
  9. (Facultatif) Si nécessaire, sélectionnez ou mettez à jour une date d'expiration.

    Si un document expire, le sous-traitant n'est pas conforme selon le paramètre Expiration Tracking (Suivi de l'expiration).

    • L'option Track Expiration Against Period To Date (Suivre l'expiration par rapport à la date de fin de période) bloque les paiements de versement lorsque la date indiquée dans le champ Period To Date (Date de fin de période) est postérieure à la date d'expiration du document.

      Note : Les paiements pour les versements avec des dates de fin de période antérieures à l'expiration du document ne sont pas bloqués.

    • L'option Track Expiration Against Current Date (Suivre l'expiration par rapport à la date courante) bloque tous les paiements dès l'expiration d'un document.
  10. (Facultatif) Entrez un texte dans le champ Comments (Commentaires). Votre commentaire s'affichera dans les pages View Document Status (Voir le statut des documents) et My Document Status (Statut de mes documents).
  11. (Facultatif) Sélectionnez le bouton Cancel (Annuler) pour annuler vos modifications.
  12. (Facultatif) Sélectionnez le bouton Update (Mettre à jour) pour mettre à jour vos modifications.

    La page est actualisée et le statut mis à jour est affiché dans la table.

  13. Cliquez sur le bouton Save Changes (Enregistrer les modifications).

    Une page Status (Statut) s'affiche, confirmant que les documents juridiques ont été mis à jour.