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Création d'événements planifiés pour l'analytique

Vous pouvez créer un ou plusieurs événements planifiés pour le type d'enregistrement Analyses et configurer une ou plusieurs actions d'envoi d'e-mail sur l'événement afin d'effectuer les tâches suivantes :

• Exécuter un objet analytique pour le compte d'un ou de plusieurs utilisateurs spécifiés. L'objet analytique peut être une analyse, un tableau de bord ou une page d'un tableau de bord.
• Envoyer les résultats générés pour un utilisateur à ce même utilisateur sous la forme d'une pièce jointe à un e-mail.

Les droits d'accès de l'utilisateur spécifié déterminent les résultats générés pour cet utilisateur.

Les différences entre un événement planifié pour le type d'enregistrement Analyses et un événement planifié pour les types d'enregistrement sont les suivantes :

• Vous ne sélectionnez pas de liste d'enregistrements pour l'événement planifié.
• Seule l'action d'envoi d'e-mail est prise en charge.
• Sur l'événement planifié, vous pouvez ajouter une liste des utilisateurs pour le compte desquels l'objet analytique doit être exécuté.
• Le type d'intervalle Horaire n'est pas disponible.

Les différences entre une action de workflow d'envoi d'e-mail pour le type d'enregistrement Analyses et une action d'envoi d'e-mail pour les types d'enregistrement sont les suivantes :

• Vous n'indiquez pas de destinataire pour l'e-mail que vous configurez sur l'action. Les e-mails sont envoyés aux utilisateurs sélectionnés sur la règle de workflow.
• L'action d'envoi d'e-mail exécute un objet analytique et envoie également les e-mails avec les résultats aux utilisateurs.
• Vous devez sélectionner l'objet analytique devant être exécuté, et sélectionner le format du résultat.

Pour les analyses, vous pouvez créer un maximum de cinq actions d'envoi d'e-mail sur un événement planifié. Lorsqu'une instance de l'événement est exécutée, toutes les actions sont exécutées en séquence pour le premier utilisateur de la liste, puis toutes les actions sont exécutées pour l'utilisateur suivant, et ainsi de suite pour toute la liste des utilisateurs.

REMARQUE : Les opérations exécutées par les actions de workflow sur les événements planifiés pour le type d'enregistrement Analyses, ainsi que les requêtes et les données traitées par les actions, sont comptabilisées dans les utilisations de votre société pour les affectations de service de rapport. Pour plus d'informations sur les affectations de service, voir A propos des affectations de service. Les fichiers générés par les actions de workflow peuvent également être inclus dans le calcul de l'espace de stockage utilisé par votre société, suivant la durée de conservation des pièces jointes dans votre société. La période de conservation des pièces jointes aux e-mails est spécifiée dans le champ Délai d'expiration (en jours) pour les pièces jointes aux e-mails sur le profil de la société. Pour plus d'informations, voir Configuration des paramètres de la société.

Echecs des actions de workflow

Si une action de workflow sur un événement planifié pour le type d'enregistrement Analyses échoue pour un ou plusieurs utilisateurs, l'échec est signalé dans le moniteur des erreurs de workflow. Pour plus d'informations sur ce qui se produit en cas d'échec d'une action de workflow sur un événement planifié pour le type d'enregistrement Analyses, voir A propos des échecs de règle de workflow et d'action de workflow.

Eléments à prendre en compte lors de la planification d'un événement

Les considérations suivantes s'appliquent lors de la planification d'un événement :

• Vous ne pouvez pas définir de condition sur un événement planifié. Les instances planifiées de l'événement et les actions de workflow sur cet événement sont toujours exécutées sauf si une erreur se produit.

  REMARQUE : Après avoir sélectionné l'événement déclencheur Evénement planifié sur la page Nouvelle règle de workflow, la page s'actualise. La section Condition de règle de workflow de la page est supprimée et la section Détails de planification, dans laquelle vous définissez la planification de l'événement, devient disponible.

• Pour des raisons de performances, nous vous recommandons d'éviter de configurer plusieurs événements planifiés qui sont planifiés pour s'exécuter simultanément.
• Vous devez indiquer une date et heure de début pour l'événement planifié, et spécifier une date et heure de fin ou le nombre d'exécutions de l'événement.

  REMARQUE : Oracle CRM On Demand ne génère pas d'instances pour des dates et heures dans le passé même si vous indiquez une date et heure de début dans le passé. Par exemple, si vous indiquez le 15 janvier 2018 comme date de début d'un événement planifié qui doit se répéter 10 fois à des intervalles d'un mois, et que la date actuelle est le 30 mai 2018, la première instance de l'événement est planifiée pour le 15 juin 2018. Seules les instances des cinq occurrences dans le futur seront exécutées.

• Si vous indiquez que l'événement planifié doit être exécuté à une certaine date dans le mois, et que cette date ne figure pas dans le mois indiqué, l'événement ne sera pas exécuté au cours de ce mois. Par exemple, si vous sélectionnez le 29e jour dans le mois, l'événement ne sera pas exécuté en février, sauf si l'année est bissextile.

La procédure ci-après explique comment créer un événement planifié pour le type d'enregistrement Analyses.

Avant de commencer. Pour effectuer la procédure ci-après, votre rôle d'utilisateur doit disposer des privilèges suivants :

• Gérer les règles de données - Gérer les règles de workflow
• Accès à Données analytiques V3

Pour créer un événement planifié pour le type d'enregistrement Analyses

1. Dans le coin supérieur droit d'une page, cliquez sur le lien général Admin.
2. Dans la section Gestion du processus, cliquez sur Configuration du workflow.
3. Sur la page Liste des règles de workflow, effectuez l'une des opérations suivantes :
   • Pour créer un nouvel événement planifié en copiant un événement existant, cliquez sur Copier sur l'événement planifié que vous souhaitez copier.
   • Pour créer un événement planifié qui ne repose pas sur un événement existant, cliquez sur Nouveau sur la barre de titre.
4. Sur la page Règle de workflow - Détails, dans la section Détails importants sur la règle de workflow, complétez les informations sur l'événement planifié.

   Le tableau suivant décrit les champs.

   Champ	Description
   Nom du workflow	Entrez un nom unique ne dépassant pas 50 caractères.
   Actif	Utilisez la case Actif pour activer ou désactiver l'événement planifié. Jusqu'au moment de l'activation d'un événement planifié, le champ Lancée par sur l'enregistrement d'événement planifié affiche le nom de l'utilisateur qui a créé l'événement planifié. Le champ Lancée par est affiché sur la page Détails de l'événement planifié une fois l'enregistrement sauvegardé. Une fois que la case Actif est cochée pour l'événement planifié et que l'enregistrement est sauvegardé, le champ Lancée par sur l'enregistrement est mis à jour pour afficher le nom de l'utilisateur qui a coché la case Actif. Le champ Lancée par dans toutes les instances en attente et toutes les instances en erreur pour l'événement planifié affiche également le nom de l'utilisateur qui a coché la case Actif pour l'événement planifié. REMARQUE : Lorsque vous activez l'événement planifié, une instance est générée immédiatement pour la première occurrence planifiée de l'événement. Comme meilleure pratique, configurez toutes les actions de workflow pour l'événement planifié avant d'activer l'événement. Sinon, si l'heure de début de l'événement planifié est proche, la première instance pourrait être exécutée avant que vous ayez terminé la configuration des actions de workflow. Pour plus d'informations sur ce qui se produit lorsque vous activez ou désactivez un événement planifié, voir A propos des événements planifiés.
   Description	(Facultatif) Entrez des informations complémentaires sur l'événement planifié, par exemple l'objet de l'événement.
   Type d'enregistrement	Sélectionnez Analyses.
   Evénement déclencheur	Seul l'événement déclencheur Evénement planifié est pris en charge pour le type d'enregistrement Analyses.
   Activer la notification	Cochez cette case si vous voulez que Oracle CRM On Demand envoie des notifications par e-mail à l'utilisateur qui a rendu l'événement planifié actif. Si cette case est cochée, un e-mail est envoyé chaque fois qu'une instance de l'événement planifié se termine avec succès, chaque fois qu'une instance de l'événement échoue et chaque fois qu'une instance en attente de l'événement est supprimée.

5. Dans le champ Date et heure de début, sélectionnez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que la première instance de l'événement planifié soit exécutée.
6. Dans le champ Récurrent, sélectionnez l'intervalle auquel vous souhaitez que l'événement planifié se répète, par exemple Hebdomadaire.
7. Dans le champ Tous/Toutes les, configurez la période d'intervalle des instances récurrentes. Par exemple, si vous avez sélectionné Hebdomadaire dans le champ Récurrent, et si vous souhaitez que les instances se répètent à des intervalles de deux semaines, entrez 2 dans le champ Tous/Toutes les. La valeur minimum que vous pouvez entrer est 1.
8. Si vous avez sélectionné Mensuel dans le champ Récurrent, vous pouvez éventuellement programmer l'événement planifié pour qu'il s'exécute le dernier jour de chaque mois au cours duquel l'événement est exécuté. Pour ce faire, cochez la case Le dernier du mois.

   Par exemple, si vous avez configuré un événement planifié pour qu'il démarre le 23 avril et se répète tous les deux mois, la première instance de cet événement sera exécutée le 23 avril. La deuxième instance sera exécutée le 23 juin, la troisième le 23 août, etc. Toutefois, si vous cochez la case Le dernier du mois, la première instance de l'événement sera exécutée le 30 avril, la deuxième le 30 juin, la troisième le 31 août, etc.

9. Indiquez à combien de reprises vous souhaitez que l'événement planifié soit exécuté, ou indiquez la date et l'heure de fin en effectuant l'une des opérations suivantes :
   • Sélectionnez l'option Après et indiquez à combien de reprises l'événement planifié doit être exécuté. La valeur que vous saisissez doit être supérieure à 0 (zéro).
   • Sélectionnez l'option Par date/heure, puis sélectionnez la date et l'heure de fin de l'événement planifié. La date et l'heure de fin doivent être postérieures à la date et l'heure de début.
10. Enregistrez vos modifications.

Ajouter des utilisateurs à des événements planifiés pour l'analytique

La procédure ci-après explique comment ajouter la liste des utilisateurs pour le compte desquels les actions de workflow figurant sur l'événement planifié seront exécutées.

Pour ajouter une liste d'utilisateurs à un événement planifié pour l'analytique

1. Dans la section des informations connexes Exécuter en tant que de la page Règle de workflow - Détails, cliquez sur Ajouter.
2. Dans la fenêtre de consultation, recherchez les utilisateurs pour lesquels vous voulez que la règle de workflow exécute les actions de workflow.
3. Lorsque vous avez terminé la sélection des utilisateurs, cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de consultation.

Créer des actions d'envoi d'e-mail pour des événements planifiés pour l'analytique

La procédure ci-après explique comment créer une action d'envoi d'e-mail pour un événement planifié pour le type d'enregistrement Analyses.

Avant de commencer :

• Si vous voulez que l'action d'envoi d'e-mail exécute une analyse, celle-ci doit être enregistrée dans le catalogue, dans un dossier sous Dossiers partagés, et vous devez avoir accès à ce dossier. Pour que l'action se termine avec succès à l'exécution pour un utilisateur spécifié sur l'événement planifié, l'utilisateur doit également avoir accès à ce dossier.
• Si vous voulez que l'action d'envoi d'e-mail exécute un tableau de bord ou une page d'un tableau de bord :
  • Le tableau de bord ou la page du tableau de bord doit être enregistré dans le sous-dossier Tableaux de bord généré par le système directement sous /Dossiers partagés/Dossier partagé au sein de l'entreprise ou dans le sous-dossier Tableaux de bord généré par le système directement sous /Dossiers partagés/Dossier partagé migré au sein de l'entreprise, et vous devez avoir accès au tableau de bord. Si le tableau de bord ou la page du tableau de bord est stocké dans le sous-dossier Tableaux de bord généré par le système directement sous /Dossiers partagés/Dossier partagé migré au sein de l'entreprise, vous devez disposer du privilège Accéder au dossier partagé migré au sein de l'entreprise.
  • Pour que l'action se termine avec succès à l'exécution pour un utilisateur spécifié sur l'événement planifié, l'utilisateur doit également avoir accès au tableau de bord ou à la page du tableau de bord. Si le tableau de bord ou la page du tableau de bord est stocké dans le sous-dossier Tableaux de bord généré par le système directement sous /Dossiers partagés/Dossier partagé migré au sein de l'entreprise, l'utilisateur doit disposer du privilège Accéder au dossier partagé migré au sein de l'entreprise.
• Si le nom de l'analyse, du tableau de bord ou de la page du tableau de bord que vous sélectionnez sur l'action d'envoi d'e-mail contient l'un des caractères spéciaux suivants, celui-ci est remplacé par un trait de soulignement (_) dans le nom du fichier envoyé à l'utilisateur spécifié.
  • Astérisque (*)
  • Barre oblique inversée (\)
  • Deux-points (:)
  • Virgule (,)
  • Guillemets doubles (")
  • Symbole Supérieur à (>)
  • Symbole Inférieur à (<)
  • Point d'interrogation (?)
  • Barre oblique (/)
  • Barre verticale (|)

Pour créer une action d'envoi d'e-mail pour un événement planifié pour le type d'enregistrement Analyses

1. Dans la section d'informations connexes Actions de la page Règle de workflow - Détails, cliquez sur Menu et sélectionnez Envoyer un e-mail.
2. Sur la page Modification de l'action du workflow, dans la section Détails importants sur l'action, renseignez les champs de détails pour l'action de workflow.

   Pour plus d'informations sur la case à cocher A traduire, voir Création d'actions de workflow : Envoyer un e-mail.

3. Dans la section Détails du contenu analytique :
   1. Dans le champ Type de contenu, sélectionnez le type de l'objet analytique que vous voulez que l'action exécute.
   2. Dans le champ Format du contenu, sélectionnez le type de résultat que vous voulez que l'action génère.
   3. Cliquez sur l'icône Recherche pour le champ Chemin du nom du contenu afin d'ouvrir une fenêtre contextuelle affichant le catalogue.
   4. Recherchez l'objet analytique souhaité et sélectionnez-le, puis cliquez sur OK.
   5. (Facultatif) Dans le champ Paramètres, entrez les paramètres pour l'objet analytique.

      L'indication des paramètres pour un objet analytique dans une action de workflow est similaire à l'indication des paramètres pour une analyse ou un tableau de bord dans un applet Web ou sur un onglet Web. Pour des informations, voir A propos de la spécification des filtres pour les rapports et tableaux de bord intégrés.

4. Dans la section E-mail, renseignez les champs De, Répondre à, Objet, Format d'e-mail et Corps du message.

   Pour plus d'informations sur ces champs, voir Création d'actions de workflow : Envoyer un e-mail.

   REMARQUE : Si vous incluez des champs du type d'enregistrement Utilisateur dans l'objet de l'e-mail ou dans le corps du message, ces champs sont renseignés avec les valeurs de l'enregistrement Utilisateur de l'utilisateur pour le compte duquel l'objet analytique est exécuté.

5. Enregistrez l'action de workflow.