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合并记录

对于某些记录类型,如果有重复记录,您可以一次将相同记录类型的最多五条记录合并为一条记录。“客户”、“联系人”、“分部”、“家庭”、“潜在商机”、“合作伙伴”、“资产组合”和“服务请求”记录类型支持合并功能。

注意:有关合并分部时发生的情况的信息,请参阅关于合并分部和删除分部

在合并两条或更多记录时,请指定想要保留在所保留记录(称为主要记录)中的记录字段值。被删除的记录称为重复记录

在合并记录时,请注意以下事项:

  • 如果某个字段在主要记录和所有重复记录中具有相同值,且此字段为必填字段,则在合并操作期间,不能更改该字段中的值。但是,如果此字段不是必填字段,则您可以选择空白值,而不是字段中的现有值。
  • 在由系统更新的字段中,值默值为合并操作期间从主记录得出的值,该值不能更改。
  • 在多选选择列表字段中,您可以指定要保留的值集。以下选项可供您在合并操作期间选择:
    • 主记录中的值集。
    • 每条重复记录中的值集。
    • 包括所有记录中值的值集,最多 10 个值。每个值仅包括一次,即使该值出现在两条或更多记录上的值集中。
    • 空白值,如果此字段不是必填字段。
  • 如果公司使用共享地址,则无法在开票地址、发运地址和主要地址中选择要在合并两个或更多客户、合作伙伴或联系人时保留的各个字段。有关客户、联系人和合作伙伴的地址字段的更多信息,请参阅客户字段:导入准备联系人字段:导入准备合作伙伴字段:导入准备。有关共享地址的更多信息,请参阅地址

在您合并记录时,将发生以下情况:

  • 任何链接到主要记录的定制工作簿会始终保留,但任何链接到重复记录的定制工作簿都不会自动链接到主要记录。但是,您的管理员可以启用公司概要中的选项,以允许您在合并记录时将定制工作簿自动链接到主要记录。有关更多信息,请参阅关于在合并记录时保留链接的定制工作簿

    在合并操作期间永远不会从重复的记录中删除定制工作簿的链接,即使您选择用于将这些工作簿链接到主要记录的选项也是如此。如果您稍后恢复已删除的重复记录,则仍会将定制工作簿链接到该记录。

  • 对于“客户”、“联系人”、“家庭”和“资产组合”记录类型,重复记录上的团队成员会自动链接到主要记录,但不会从重复的记录中删除。如果您稍后恢复已删除的重复记录,则仍会将团队成员链接到该记录。在主要记录上的“团队相关信息”部分中,作为重复记录责任人的用户的记录类型访问权限会设置为“合并责任人”。“合并责任人”访问级别向用户提供主要记录的责任人访问权限。

    注意:合并记录后,您可以更改这些用户的访问级别。但是,在更改访问级别后,您无法再次将其更改回“合并责任人”。

  • 对于“潜在商机”、“合作伙伴”和“服务请求”记录类型,重复记录上的团队成员不会自动链接到主要记录且不会从重复的记录中删除。如果您稍后恢复已删除的重复记录,则仍会将团队成员链接到该记录。
  • 如果贵公司使用共享地址,则将发生以下情况:
    • 在您合并两个或更多联系人时,系统会保留主要联系人的主要地址(如果存在)。重复联系人的主要地址以及链接到重复联系人的任何其他地址会自动链接到主要记录且会从重复的联系人中删除。如果主要记录没有主要地址,则系统会检查重复的记录以查看其中是否有任何记录存在主要地址。如果在其中一个重复的记录上找到主要地址,则该地址会成为主要联系人的主要地址。系统会按添加到合并操作的顺序检查重复的记录。在一个重复的记录上找到主要地址后,不会检查剩余的重复记录是否有主要地址。

      如果主要联系人和任何重复的联系人都没有主要地址,则在重复的联系人上找到的第一个链接地址(如果找到)会成为主要联系人的主要地址。

      如果您稍后恢复已删除的重复联系人,则在合并操作前链接到重复联系人的地址(包括主要地址)都不可用。

    • 在您合并两个或更多客户或合作伙伴时,系统会保留主要记录的开票和发运地址(如果存在)。如果主要记录没有开票地址,则系统会检查重复的记录以查看其中是否有任何记录存在开票地址。如果找到开票地址,则会将该开票地址复制到主要记录。同样,如果主要记录没有发运地址,则系统会检查重复的记录以查看其中是否有任何记录存在发运地址。如果找到发运地址,则会将该发运地址复制到主要记录。系统会按添加到合并操作的顺序检查重复的记录。在找到开票或发运地址后,不会检查剩余的重复记录是否有该类型的地址。

      除了客户和合作伙伴的开票和发运地址以外,链接到重复记录的其他所有地址都会自动链接到主要记录且会从重复的记录中删除。

      如果您稍后恢复已删除的重复客户或合作伙伴,则记录上会有开票和发运地址(前提是这些地址在合并操作前就已经存在),但不会恢复任何其他地址的链接。

  • 如果贵公司不使用共享地址,则将发生以下情况:
    • 在您合并两个或更多联系人时,链接到重复联系人的所有地址都会自动链接到主要联系人且会从重复的联系人中删除。如果主要记录在合并操作前没有主要地址,则在合并操作期间链接到主要记录的第一个地址会成为主要联系人的主要地址。如果您稍后恢复已删除的重复联系人,则已链接到重复联系人的地址(包括主要地址)都不可用。
    • 在您合并两个或更多客户或合作伙伴时,重复记录的开票和发运地址不会复制或链接到主要记录且不会从重复的记录中删除。

      除了客户和合作伙伴的开票和发运地址以外,链接到重复记录的其他所有地址都会自动链接到主要记录且会从重复的记录中删除。

      如果您稍后恢复已删除的重复客户或合作伙伴,则记录上提供了开票和发运地址(如果在合并操作前已存在这些地址),但不会恢复任何其他地址的链接。

  • 除了之前关于定制工作簿、团队和地址的描述以及关于合并分部和删除分部中的描述以外,链接到重复记录的所有记录都会自动链接到主要记录,且这些记录会在重复记录删除之前从重复记录中删除。如果您稍后恢复已删除的重复记录,则不会恢复从该记录到其他记录的链接,且已恢复记录的相关信息部分是空的。即使在合并操作前主要记录和重复记录都链接到相同的记录,情况也是这样。

    在大多数情况下,当已链接到重复记录的记录链接到主要记录时,Oracle CRM On Demand 不会检查重复的相关记录。要移除重复相关记录,您必须删除它们。但是,如果商机链接到客户,且商机的“商机名称”和“主要联系人 ID”与已链接到主要客户的商机相同,Oracle CRM On Demand 不会将商机从合并客户链接到主要客户。

  • 如果链接到任一待合并记录的任何记录类型存在 9999 条以上的记录,则合并操作将不会成功完成。另外,如果存在大量链接到想要合并的任何记录的任何类型记录,则合并操作可能会超时,即使任何一种记录类型的链接记录数未超过 9999 也是如此。其他因素也可能会导致合并操作超时,如合并操作中涉及的记录类型、网络速度以及 Oracle CRM On Demand 数据库和 Oracle CRM On Demand 服务器上的负荷。您可以通过执行以下操作来解决这些问题:
    • 在合并父记录之前,根据需要从父记录中撤消链接某些已链接的记录。
    • 在非峰期时段执行合并操作。

开始之前:

  • 要执行此过程,您的用户角色必须包括“合并记录”权限。要合并“分部”记录类型的记录,您的用户角色还必须包括“管理用户”权限以及“管理角色和访问”权限。
  • 至少必须符合以下其中一个条件:
    • 主要记录的访问级别和每个重复记录的访问级别允许您删除记录。
    • 您的用户角色包括“在没有删除权限的情况下合并记录”权限。

      如果主要记录的访问级别不允许您删除记录,且您的用户角色不包括“在没有删除权限的情况下合并记录”权限,则“合并”按钮在该记录上不可用。

  • 记下记录名称,以便能够在合并过程中选择它们。

合并记录

  1. 选择想要保留作为主记录的记录。

    有关选择记录的说明,请参阅查找记录

  2. 在记录的“详细信息”页面上,单击“合并”按钮。
  3. 在步骤 1 中,单击“查找”图标,然后选择第一条重复记录。
  4. (可选)要选择附加重复记录,请单击加号 (+),然后单击“查找”图标。

    除主要记录之外,您还可以为合并操作选择最多四条重复记录。

  5. 在步骤 2 中,查看每条记录的值,并选择要随记录一起保存的值。

    “要保存的值”列默认情况下显示主记录中的值。

  6. 在步骤 3 中,如果想在合并记录时将链接到重复记录的工作簿也链接到主要记录,则选中此复选框。

    注意:仅当在公司概要上选中“启用重复记录工作簿合并”复选框时,才会出现步骤 3。如果未出现步骤 3,或者未在步骤 3 中选中该复选框,则在合并记录时任何链接到重复记录的工作簿都不会自动链接到主要记录。有关更多信息,请参阅关于在合并记录时保留链接的定制工作簿

  7. 单击“完成”。

已发布 3月 2020 Copyright © 2005, 2020, Oracle. 保留所有权利。Legal Notices.