Başlarken > Kayıtlarla Çalışma > Kayıtları Birleştirme
Kayıtları Birleştirme
Belirli kayıt tipleri için tekrarlanan kayıtlarınız varsa aynı kayıt tipinden beş kaydı aynı anda tek kayıt olarak birleştirebilirsiniz. Birleştirme işlevi Firma, İlgili Kişi, Bölüm, Hane, Satış Olanağı, İş Ortağı, Portföy ve Servis İsteği kayıt tipleri için desteklenir.
NOT: Bölümleri birleştirdiğinizde ne olduğu hakkında daha fazla bilgi için bkz. Bölümleri Birleştirme ve Silme Hakkındadeğerine sahip olup olmadığını kontrol etmek üzere bir koşul eklemeniz gerekir.
İki veya daha fazla kaydı birleştirdiğinizde, kayıtlarda bulunan ve koruduğunuz kayıtta tutmak istediğiniz alan değerlerini belirtirsiniz; buna birincil kayıt adı verilir. Silinen kayıtlara tekrarlanan kayıtlar adı verilir.
Kayıtların birleştirilmesi ile ilgili olarak şu konular geçerlidir:
- Bir alan birincil kayıtta ve tüm tekrarlanan kayıtlarda aynı değere sahipse ve alan gerekliyse birleştirme işlemi sırasında o alandaki değeri değiştiremezsiniz. Ancak alan gerekli değilse alanda mevcut değer yerine boş bir değer seçebilirsiniz.
- Sistem tarafından güncellenen alanlarda, birleştirme işlemi sırasında değer birincil kayıttaki değeri öndeğer olarak alır ve bu değeri değiştiremezsiniz.
- Çoklu seçim listesi alanında, tutmak istediğiniz değer kümesini belirtebilirsiniz. Birleştirme işlemi sırasında aşağıdaki seçenekleri belirleyebilirsiniz:
- Birincil kayıttaki değer kümesi.
- Her bir tekrarlanan kayıttaki değer kümesi.
- En fazla 10 değere kadar tüm kayıtlardaki değerleri de içeren değer kümesi. Her değer, iki veya daha fazla kayıttaki değer kümesinde görünse bile yalnızca bir kez eklenir.
- Alan gerekli değilse boş bir değer.
- Şirketiniz paylaşılan adresler kullanıyorsa iki veya daha fazla firmayı, iş ortağını ya da ilgili kişiyi birleştirdiğinizde korunacak faturalama adresi, sevkiyat adresi ve ana adreslerdeki bağımsız alanları seçemezsiniz. Firmalar, ilgili kişiler ve iş ortaklarındaki adres alanları hakkında daha fazla bilgi için bkz. Firma Alanları: İçe Aktarma Hazırlığı, İlgili Kişi Alanları: İçe Aktarma Hazırlığıve İş Ortağı Alanları: İçe Aktarma Hazırlığı. Paylaşılan adresler ile ilgili daha fazla bilgi için Adresler bölümüne bakın.
Kayıtları birleştirdiğinizde aşağıdakiler gerçekleşir:
- Birincil kayda bağlı özel defterler her zaman tutulur ancak tekrarlanan kayıtlara bağlı özel defterler otomatik olarak birincil kayda bağlanır. Ancak yöneticiniz, şirket profilinde kayıtları birleştirdiğinizde özel defterleri otomatik olarak birincil kayda bağlamanıza izin verecek bir seçeneği etkinleştirebilir. Daha fazla bilgi için bkz. Kayıtları Birleştirirken Bağlı Özel Defterleri Tutma Hakkında.
Özel defterlerin bağlantıları, bu defterleri birincil kayda bağlama seçeneğini belirleseniz bile birleştirme işlemi sırasında tekrarlanan kayıtlardan kaldırılmaz. Daha sonra silinmiş bir tekrarlanan kaydı geri yüklerseniz özel defterler hâlâ kayda bağlı olur.
- Firma, İlgili Kişi, Hane ve Portföy kayıt tipleri için tekrarlanan kayıtlardaki ekip üyeleri, otomatik olarak birincil kayda bağlanır ancak tekrarlanan kayıtlardan kaldırılmaz. Daha sonra silinmiş bir tekrarlanan kaydı geri yüklerseniz ekip üyeleri hâlâ kayda bağlı olur. Birincil kayıttaki Ekip ilgiler bilgiler bölümünde, tekrarlanan kayıtların sahipleri olan kullanıcılar için kayıt tipi erişimi Birleştirilmiş Sahip olarak ayarlanır. Birleştirilmiş Sahip erişim seviyesi, kullanıcı sahibe birincil kayıt için erişim izni verir.
NOT: Kayıtlar birleştirildikten sonra, bu kullanıcılar için erişim seviyesini değiştirebilirsiniz. Ancak erişim seviyesini değiştirdikten sonra, tekrar Birleştirilmiş Sahip olarak değiştiremezsiniz.
- Satış Olanağı, İş Ortağı ve Servis İsteği kayıt tipleri için tekrarlanan kayıtlardaki ekip üyeleri, otomatik olarak birincil kayda bağlanmaz ve tekrarlanan kayıtlardan kaldırılmaz. Daha sonra silinmiş bir tekrarlanan kaydı geri yüklerseniz ekip üyeleri hâlâ kayda bağlı olur.
- Şirketiniz paylaşılan adresleri kullanıyorsa aşağıdakiler gerçekleşir:
- İki veya daha fazla ilgili kişiyi birleştirdiğinizde, varsa birincil kişinin birincil adresi tutulur. Tekrarlanan ilgili kişilerin birincil adresleri ve tekrarlanan ilgili kişilere bağlı diğer adresler, otomatik olarak birincil ilgili kişiye bağlanır ve tekrarlanan ilgili kişilerden kaldırılır. Birincil kaydın birincil adresi yoksa bu kayıtlardan herhangi birinde birincil adres olup olmadığını görmek için tekrarlanan kayıtlar kontrol edilir. Tekrarlanan kayıtlardan birinde birincil adres bulunursa bu adres, birincil ilgili kişide birincil adres olur. Tekrarlanan kayıtlar, birleştirme işlemine eklendikleri sırayla kontrol edilir. Tekrarlanan kayıtta birincil adres bulunduktan sonra, kalan tekrarlanan kayıtlar birincil adres için kontrol edilmez.
Birincil ilgili kişide veya tekrarlanan ilgili kişilerin herhangi birinde birincil adres yoksa tekrarlanan ilgili kişide bulunan ilk bağlı adres (böyle bir adres bulunursa) birincil ilgili kişide birincil adres olur.
Daha sonra silinmiş bir tekrarlanan ilgili kişiyi geri yüklerseniz birincil adres dahil olmak üzere birleştirme işleminden önce tekrarlanan ilgili kişiye bağlı olan adreslerden hiçbiri kullanılamaz.
- İki veya daha fazla firmayı veya iş ortağını birleştirdiğinizde, varsa faturalama ve sevkiyat adresleri korunur. Birincil kaydın faturalama adresi yoksa bu kayıtlardan herhangi birinde faturalama adresi olup olmadığını görmek için tekrarlanan kayıtlar kontrol edilir. Faturalama adresi bulunursa birincil kayda kopyalanır. Benzer şekilde, birincil kaydın sevkiyat adresi yoksa bu kayıtlardan herhangi birinde sevkiyat adresi olup olmadığını görmek için tekrarlanan kayıtlar kontrol edilir. Sevkiyat adresi bulunursa birincil kayda kopyalanır. Tekrarlanan kayıtlar, birleştirme işlemine eklendikleri sırayla kontrol edilir. Faturalama veya sevkiyat adresi bulunursa kalan tekrarlanan kayıtlar bu tipte bir adres için kontrol edilmez.
Firmalar ve iş ortaklarındaki faturalama ve sevkiyat adresleri haricinde, tekrarlanan kayda bağlı diğer tüm adresler otomatik olarak birincil kayda bağlanır ve tekrarlanan kayıttan kaldırılır.
Daha sonra silinmiş bir firmayı veya iş ortağını geri yüklerseniz kayıtta faturalama ve sevkiyat adresleri kullanılabilir (birleştirme işlemlerinden önce mevcut oldukları takdirde) ancak diğer adreslerin bağlantıları geri yüklenmez.
- Şirketiniz paylaşılan adresleri kullanmıyorsa aşağıdakiler gerçekleşir:
- İki veya daha fazla ilgili kişiyi birleştirdiğinizde, tekrarlanan ilgili kişiye bağlı tüm adresler otomatik olarak birincil ilgili kişiye bağlanır ve tekrarlanan ilgili kişiden kaldırılır. Birincil kayıtta birleştirme işleminden önce birincil adres yoksa birleştirme işlemi sırasında birincil kayda bağlı ilk adres, birincil ilgili kişide birincil adres olur. Daha sonra silinmiş bir tekrarlanan ilgili kişiyi geri yüklerseniz birincil adres dahil olmak üzere tekrarlanan ilgili kişiye bağlı olan adreslerden hiçbiri kullanılamaz.
- İki veya daha fazla firmayı ya da iş ortağını birleştirdiğinizde, tekrarlanan kayıtlardaki faturalama ve sevkiyat adresleri birincil kayda kopyalanmaz veya bağlanmaz ve tekrarlanan kayıtlardan kaldırılır.
Firmalar ve iş ortaklarındaki faturalama ve sevkiyat adresleri haricinde, tekrarlanan kayda bağlı diğer tüm adresler otomatik olarak birincil kayda bağlanır ve tekrarlanan kayıttan kaldırılır.
Daha sonra silinmiş bir firmayı veya iş ortağını geri yüklerseniz kayıtta faturalama ve sevkiyat adresleri kullanılabilir (birleştirme işlemlerinden önce mevcut oldukları takdirde) ancak diğer adreslerin bağlantıları geri yüklenmez.
- Daha önce özel defterler, ekipler ve adresler için açıklanan istisnalar ve Bölümleri Birleştirme ve Silme Hakkındabölümünde açıklanan istisnalar geçerli olmak üzere, tekrarlanan kayda bağlı tüm kayıtlar otomatik olarak birincil kayda bağlanır ve silinmeden önce tekrarlanan kayıttan kaldırılır. Daha sonra silinmiş bir tekrarlanan kaydı geri yüklerseniz kayıttan diğer kayıtlara giden bağlantılar geri yüklenmez ve geri yüklenen kaydın ilgili bilgiler bölümleri boş olur. Bu, hem birincil kayıt hem de tekrarlanan kayıt birleştirme işleminden önce aynı kayda bağlıysa doğrudur.
Çoğu durumda Oracle CRM On Demand, tekrarlanan kayda bağlı kayıtlar birincil kayda bağlandığında, tekrarlanan ilgili kayıtları kontrol etmez. Tekrarlı ilgili kayıtları kaldırmak için onları silmeniz gerekir. Ancak firmalara bağlı iş fırsatları olduğunda, Oracle CRM On Demand iş fırsatı birincil firma ile zaten bağlantılı bir iş fırsatı olarak aynı İş Fırsatı Adına ve Birincil İlgili Kişi No'suna sahipse, birleştirilen firmadaki bir iş fırsatını birincil firmaya bağlamaz.
- Birleştirmek istediğiniz kayıtlardan herhangi birine bağlı kayıt tipinde 9999'dan fazla kayıt varsa birleştirme işlemi başarıyla tamamlanmayacaktır. Ayrıca, birleştirmek istediğiniz kayıtların herhangi birine bağlı tipte çok sayıda kayıt varsa herhangi bir kayıt tipindeki bağlı kayıtların sayısı 9999'u aşmasa bile birleştirme işlemi zaman aşımına uğrayabilir. Birleştirme işleminde yer alan kayıtların türleri, ağınızın hızı ve Oracle CRM On Demand veritabanı ve Oracle CRM On Demand sunucusundaki yük gibi başka unsurlar da birleştirme işleminin zaman aşımına uğramasına neden olabilir. Aşağıdakileri yaparak bu sorunları çözebilirsiniz:
- Üst kayıtları birleştirmeden önce bazı bağlı kayıtların bağlantısını gerektiğinde üst kayıttan kaldırın.
- Birleştirme işlemlerini yoğun olmayan saatlerde gerçekleştirin.
Başlamadan önce:
- Bu prosedürü gerçekleştirmek için, kullanıcı rolünüz Kayıtları Birleştir ayrıcalığını içermelidir. Bölüm kayıt türünden kayıtları birleştirmek için kullanıcı rolünüz hem Kullanıcıları Yönet hem de Rolleri ve Erişimi Yönet ayrıcalığına sahip olmalıdır.
- Aşağıdaki koşullardan en az biri karşılanmalıdır:
- Birleştirme sırasında seçebilmeniz için kayıt adlarını not alın.
Kayıtları birleştirmek için
- Birincil kayıt olarak korumak istediğiniz kaydı seçin.
Kayıt seçme yönergeleri için bkz. Kayıtları Bulma.
- Kayıt Detayı sayfasında Birleştir düğmesine tıklayın.
- 1. adımda, Arama simgesine tıklayın ve ilk tekrarlanan kaydı seçin.
- (İsteğe bağlı) Ek bir tekrarlanan kayıt seçmek için artı simgesine (+) ve ardından Arama simgesine tıklayın.
Birleştirme işlemi için birincil kayda ek olarak en fazla dört tekrarlanan kayıt seçebilirsiniz.
- Adım 2'de, her kaydın değerlerini inceleyin ve kayıtta oluşturmak istediğiniz değerleri seçin.
Öndeğer olarak; Kaydedilecek Değer sütunu birincil kayıttan alınan değerleri gösterir.
- 3. adımda, tekrarlanan kayıtlara bağlı defterlerin kayıtlar birleştirildiğinde birincil kayda da bağlanmasını isterseniz onay kutusunu seçin.
NOT: 3. adım, yalnızca şirket profilinde Tekrarlanan Kayıt Defterlerinin Birleştirilmesini Etkinleştir onay kutusu seçilirse görünür. 3. adım görünmezse veya 3. adımda onay kutusunu seçmezseniz tekrarlanan kayıtlara bağlı defterler kayıtlar birleştirildiğinde birincil kayda otomatik olarak bağlanmaz. Daha fazla bilgi için bkz. Kayıtları Birleştirirken Bağlı Özel Defterleri Tutma Hakkında.
- Bitir'e tıklayın.
|