Mittels Top-down-Schätzung können einzelnen Aktivitäten Einheiten für Arbeits-, Sach- und/oder Materialressourcen mit spezifischer Gewichtung zugewiesen werden.
Um Top-down-Schätzungen durchführen zu können, müssen Sie den einzelnen WBS-Elementen und -Aktivitäten zuerst Schätzungsgewichtungen zuweisen. Sie können den Schätzungsumfang je nach WBS-Element und -Ressource begrenzen. Wenn Sie eine Top-down-Schätzung entwickelt haben, können Sie sie als Referenz oder zur späteren Verwendung speichern oder sie sofort auf das Projekt anwenden. Wenn Sie eine Schätzung anwenden, werden restliche Arbeits- und Sachressourceneinheiten für noch nicht gestartete bzw. in Bearbeitung befindliche Aktivitäten sowie die Ressourcenzuweisung für Aktivitäten innerhalb des Schätzungsumfangs aktualisiert. Abgeschlossene Aktivitäten, also Aktivitäten mit Resteinheiten gleich Null, werden durch die Top-down-Schätzung nicht beeinflusst. Top-down-Schätzungen haben keine Auswirkung auf die Projektausgaben.
Bevor Sie eine Top-down-Schätzung durchführen, sollten Sie zunächst die Anzahl Gesamteinheiten an Arbeits- und Sachressourcen ermitteln, auf die die Schätzung angewendet werden soll. Diese Information lässt sich aus bisherigen Erfahrungswerten mit vergleichbaren Projekten ableiten. Bei Schätzungen von Projekten im Bereich Informationstechnologie kann die Option "Funktionspunkt" hilfreich sein.
Materialressourcen müssen einzeln ausgewählt werden, da ihre Maßeinheiten voneinander abweichen können.