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关于记录所有权模式

根据公司的业务需求，可能不想将所有者分配给某个记录类型的记录。相反，您可能想要以下列方式组织记录：在雇员移到其他责任或因为更改业务模式而重新协调销售团队时，无需重新分配记录的所有权。从版本 20 开始，Oracle CRM On Demand 让您可通过将主要定制工作簿与记录关联，支持此类业务需求，而不是将所有者分配给记录。属于记录中主要定制工作簿的成员的任何用户均可访问和使用该记录，只要用户角色和权限配置文件设置向用户提供必要访问权限即可。贵公司也可能想要设置某些记录类型，以便无需该类型的记录也拥有分配的所有者或关联的主要定制工作簿。

Oracle CRM On Demand 让您可以为使用工作簿的大多数记录类型设置以下记录所有权模式：

• 用户模式。用户模式类似于版本 19 和更早版本的 Oracle CRM On Demand 中的记录所有权。以用户模式配置记录类型时，该记录类型的每条记录都必须分配有所有者。如果在记录的详细信息页面上提供了“工作簿”字段，该字段将显示与所有者关联的用户工作簿。

  注意：默认情况下，服务请求记录没有所有者，且“用户”和“产品”等记录类型在记录中没有所有者。从早期版本的 Oracle CRM On Demand 开始，此功能保持不变。

• 工作簿模式。以工作簿模式配置记录类型时，该记录类型的记录无法分配有所有者。相反，每条记录都需要主要定制工作簿。属于记录中主要工作簿的成员的任何用户均可访问和使用该记录，只要用户角色和权限配置文件设置向用户提供必要访问权限即可。您只能将工作簿模式用于支持工作簿的记录类型。
• 混合模式。混合模式也称为用户或工作簿模式。以此模式配置记录类型时，可以采用任何以下方式之一设置该记录类型的记录：
  • 该记录可没有分配的所有者或关联的主要定制工作簿。用户可通过团队成员身份或与记录关联的工作簿的成员身份访问此类记录。用户角色在“角色管理”向导的步骤 2 中选中“可读取所有记录”复选框的用户也可访问该记录。
  • 该记录可分配有所有者。
  • 记录可以关联主要定制工作簿。

    注意：记录不能同时拥有分配的所有者和主要定制工作簿。

    您只能将混合模式用于支持工作簿的记录类型。

注意：您必须将记录所有权的用户模式用于“样品交易”记录类型，因为每个样品交易都必须与特定用户的某个库存期间相关。请不要为“样品交易”记录类型配置工作簿模式或混合模式。

不管为记录类型配置哪种所有权模式，用户都可以将附加工作簿分配给记录，而且只要记录类型支持团队，用户就可将附加工作簿链接到记录。如果用户是分配给记录的任何工作簿的成员，该用户只要其角色和权限配置文件设置具有必要的访问权限就能访问和使用该记录。

报告

对于“客户”和“联系人”记录类型，可以根据记录与记录中的主要工作簿之间的关系，创建实时和历史报表。有关报告和记录所有权模式的更多信息，请参阅关于分析中记录的可见性。

在“分析”的工作簿选择器中选择工作簿时，记录所有权模式不影响适用的数据可见性规则。有关报告中工作簿的数据可见性规则的更多信息，请参阅关于设计工作簿结构。

支持记录所有权模式的记录类型

支持定制工作簿的记录类型支持记录所有权模式，但以下情况例外：

• 分配
• 资金
• 库存审计报表
• 库存期间
• 消息计划
• 智能拜访
• 解决方案

您可以采用用户模式、工作簿模式或混合模式配置支持定制工作簿的其他所有记录类型。您可以将混合所有权模式用于支持工作簿的各种记录类型。例如，可以采用工作簿模式配置“联系人”记录类型，且可以采用用户模式配置“客户”记录类型。您可以随时更改记录类型的记录所有权模式。通过将记录类型中的“所有者”和“工作簿”字段配置为必填或非必填，可配置记录类型的记录所有权模式，如下表所示。

注意：必须为记录所有权模式正确设置记录类型的页面布局。有关详细信息，请参阅关于记录所有权模式的字段设置和页面布局。

默认记录所有权模式

对于在版本 19 或更高版本的 Oracle CRM On Demand 中创建的现有公司，用户模式是默认记录所有权模式，但“服务请求”记录类型默认情况下以混合模式配置。对于新公司，混合模式是支持记录所有权模式的记录类型的默认记录所有权模式。

“所有者”和“工作簿”字段中的默认值

当用户打开一个新的记录页面时，“所有者”和“工作簿”字段中的值如下：

• 如果在用户模式下配置记录类型，则“所有者”字段中会自动填写当前用户的别名。“工作簿”字段（如果存在）会自动填写当前用户的用户工作簿的名称。
• 如果在混合模式下配置记录类型，则不会填写“所有者”字段和“工作簿”字段。

  注意：用户通过其日历创建的预约是记录所有权模式正常行为的例外。用户通过其日历创建预约时，“所有者”字段中均会填写当前用户的名称，与记录所有权模式无关。

• 如果记录类型是在工作簿模式下配置的，则会发生以下情况：
  • 将不会填充新记录上的“所有者”字段。
  • 对于“工作簿”字段，默认值取决于在当前用户的用户记录上为记录类型指定的默认工作簿，操作如下：
    • 如果为记录类型指定了定制工作簿作为默认工作簿，则会用指定的默认工作簿的名称自动填充新记录上的“工作簿”字段。
    • 如果没有为记录类型指定默认工作簿，或者如果将用户工作簿或全部工作簿指定为记录类型的默认工作簿，则不会填充新记录上的“工作簿”字段。

      有关按记录类型为用户设置默认工作簿的信息，请参阅按记录类型为用户设置默认工作簿。

注意：如果“所有者”字段在页面布局上为必填字段，而且记录类型在混合模式下，则当用户打开一个使用该页面布局的新记录页面时，默认情况下“所有者”字段为空。有关记录所有权模式的字段设置和页面布局的更多信息，请参阅关于记录所有权模式的字段设置和页面布局。

记录所有权模式的注意事项

配置记录类型的记录所有权模式时，注意以下事项：

• 分配管理器。分配经理只能将记录重新分配给用户。仅当以记录所有权的用户模式或混合模式配置记录类型时，才能重新分配记录。如果在分配经理将记录重新分配给某个所有者之前，已将主要定制工作簿分配给该记录，则分配经理将从该记录中移除主要工作簿。如果以工作簿模式配置记录类型，则分配经理无法重新分配记录。若是以工作簿模式配置记录类型，强烈建议将其规则组全都设为不活动。有关分配规则的更多信息，请参阅关于分配规则。
• 使用其他应用产品。以下应用产品需要记录具有所有者。如果以工作簿模式配置应用产品使用的记录类型，则无法使用这些应用产品；如果以混合模式配置记录类型，则记录必须具有所有者：
  • Oracle Outlook Email Integration On Demand
  • Oracle Notes Email Integration On Demand
  • Oracle CRM On Demand Integration for Office
  • Oracle CRM On Demand Connected Mobile Sales
• 更改所有权模式后更新记录。如果将记录类型的记录所有权模式更改为用户模式，请考虑将该类型的所有记录更新为具有所有者。否则，将强制下一个更新此类型记录的用户选择记录的所有者。同样，如果将记录类型的记录所有权模式更改为工作簿模式，请考虑将该类型的所有记录更新为分配有相应的主要定制工作簿。否则，将强制下一个更新此类型记录的用户选择记录的主要定制工作簿。

更改记录类型的记录所有权模式后将会怎样？

如果贵公司将记录类型的记录所有权模式从一种模式更改为另一种模式，则该记录类型的任何新记录都将强制使用新所有权模式。对于现有记录，行为如下：

• 新记录所有权模式是用户模式时。更改所有权模式后首次更新记录时，将发生以下情况：
  • 如果记录尚未分配用户作为所有者，则更新记录的用户需要在“所有者”字段中选择用户。
  • 如果记录以前具有关联的主要定制工作簿，则将从“工作簿”字段清除主要工作簿的名称，且新所有者的用户工作簿的名称将显示在“工作簿”字段中。工作簿也将从记录中移除，且不再显示在记录的“详细信息”页面中的“工作簿”部分中。
• 新记录所有权模式是工作簿模式时。更改所有权模式后首次更新记录时，将发生以下情况：
  • 如果记录尚未关联主要工作簿，则更新记录的用户需要在“工作簿”字段中选择主要定制工作簿。
  • 如果记录以前具有分配的所有者，则将发生以下情况：
    • 在记录中清除“所有者”字段。
    • 如果记录类型支持团队，则该团队的所有成员（记录的以前所有者除外）将保留作为团队的成员。行为与作为预定义组的成员的团队成员相同；也就是说，该组的所有成员（记录的以前所有者除外）将保留作为团队的成员。但是，“客户”记录类型是此规则的例外。如果客户以前的所有者是预定义组的成员，则将从团队中移除该组的所有成员。团队成员只要不是预定义组的成员，就与其他记录类型一样仍作为该团队的成员。

      注意：在标准应用产品中，记录的以前所有者不会保留为团队成员，如此处所述。但是，您的管理员可以配置记录类型，以便将记录的以前所有者保留为记录中的团队成员。有关配置记录类型以将以前所有者保留为团队成员的信息，请参阅定制共享记录的以前所有权。

• 新记录所有权模式是混合模式时。更改所有权模式后首次更新记录时，将发生以下情况。每次在记录类型处于混合模式时更新记录时，也适用此行为。
  • 更新记录的用户无需选择所有者或主要工作簿。
  • 更新记录的用户可以为记录选择所有者或主要定制工作簿，但不能同时选择两者。
  • 如果用户将所有者分配给记录，且主要定制工作簿以前与记录关联，则将在记录中清除“工作簿”字段。工作簿也将从记录中移除，且不再显示在记录的“详细信息”页面中的“工作簿”部分中。
  • 如果用户在记录中关联定制工作簿作为主要工作簿，且记录以前具有分配的所有者，则将发生以下情况：
    • 在记录中清除“所有者”字段。
    • 如果记录类型支持团队，则该团队的所有成员（记录的以前所有者除外）将保留作为团队的成员。行为与作为预定义组的成员的团队成员相同；也就是说，该组的所有成员（记录的以前所有者除外）将保留作为团队的成员。但是，“客户”记录类型是此规则的例外。如果客户以前的所有者是预定义组的成员，则将从记录中移除该组的所有成员。团队成员只要不是预定义组的成员，就与其他记录类型一样仍作为该团队的成员。

如果通过批量更新功能更新记录将会怎样？

仅某些记录类型支持的“成批更新”功能允许用户从列表页面中更新记录组中的字段。用户使用“批量更新”功能更新记录组时，不会强制用户为在记录中为空的任何必填字段提供值。因此，如果用户在更改记录类型的记录所有权模式后更新记录组，即使新记录所有权模式要求记录具有所有者或主要定制工作，也不会强制用户在更新记录时选择所有者或主要定制工作。