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關於記錄所有權模式

根據您公司的業務需求，您可能不想要對某些記錄類型的記錄指派負責人。而是想要組織記錄，讓您在員工移至其他職責，或在銷售團隊因為業務模型變更而重新調整時，不需要重新指派記錄的所有權。從 20 版開始，Oracle CRM On Demand 可以讓您支援這樣的業務需求，方法是讓主要自訂工作簿與記錄產生聯結，而不是將負責人指派給記錄。只要使用者的角色與存取權資料檔設定值將需要的存取權提供給使用者，任何身為記錄上主要自訂工作簿成員的使用者，都可以存取與使用該記錄。您的公司可能也想要設定部份記錄類型，讓該類型的記錄不需要有指派的負責人或相關聯的主要自訂工作簿。

Oracle CRM On Demand 可以讓您對大部份使用工作簿的記錄類型，設定下列模式的記錄所有權：

• 使用者模式。使用者模式類似於 19 版與較早版本 Oracle CRM On Demand 中的記錄所有權。在使用者模式中設定記錄類型時，該記錄類型的每筆記錄必須具有指派的負責人。如果記錄的詳細資料頁面中有「工作簿」欄位，則「工作簿」欄位會顯示與負責人相關聯的使用者工作簿。

  備註：根據預設，沒有負責人時也可以有服務要求記錄存在，某些記錄類型 (例如「使用者」與「產品」) 在記錄上沒有負責人。從較早版本的 Oracle CRM On Demand 起此功能未曾變更。

• 工作簿模式。在工作簿模式中設定記錄類型時，該記錄類型的記錄不能有指派的負責人。而是每個記錄都需要有主要自訂工作簿。只要使用者的角色與存取權資料檔設定值將需要的存取權提供給使用者，任何身為記錄上主要工作簿成員的使用者，都可以存取與使用該記錄。您只能對支援工作簿的記錄類型使用工作簿模式。
• 混合模式。混合模式也稱為使用者或工作簿模式。在此模式中設定記錄類型時，可以用下列其中一個方式設定該記錄類型的記錄：
  • 沒有指派的負責人或關聯的主要自訂工作簿，也可以有記錄存在。使用者可以透過團隊成員資格，或與記錄產生聯結之工作簿的成員資格，來存取此類記錄。使用者的使用者角色若在「角色管理」精靈的步驟 2 中已勾選「是否可以讀取所有記錄」核取方塊，則也可以存取記錄。
  • 記錄會有指派的負責人。
  • 記錄會具有與其相關聯的主要自訂工作簿。

    備註：記錄無法同時具有指派的負責人與主要自訂工作簿。

    您只能在支援工作簿的記錄類型使用混合模式。

備註：您必須為「樣品交易」記錄類型使用記錄所有權使用者模式，因為每一筆樣品交易都必須與特定使用者的存貨期間相關。請勿將「樣品交易」記錄類型設定為工作簿模式或混合模式。

不論您為記錄類型設定的所有權模式為何，使用者都可以指派額外工作簿給記錄，且如果記錄類型支援團隊，使用者可以將額外使用者連結至記錄。只要使用者的角色與存取權資料檔設定值將需要的存取權提供給使用者，身為指派給記錄之任何工作簿成員的使用者，都可以存取與使用該記錄。

報告

對於「客戶與聯絡人」記錄類型，您可以根據記錄之間的關係與記錄上的主要工作簿，來建立即時與歷史報告。如需報告與記錄所有權模式的詳細資訊，請參閱關於分析中記錄的可見度。

記錄所有權模式不會影響您在「分析」的「工作簿」選取器中選取工作簿時，所套用的資料可見度規則。如需報告中工作簿的資料可見度規則的詳細資訊，請參閱關於設計工作簿結構。

支援記錄所有權模式的記錄類型

對於支援自訂工作簿的記錄類型，支援記錄所有權模式，但是有下列例外：

• 分配
• 資金
• 存貨稽核報表
• 存貨期間
• 訊息傳送計畫
• 智慧型電訪
• 解決方案

您可以對在使用者模式、工作簿模式或混合模式中支援自訂工作簿的所有其他記錄類型進行設定。您可以對支援工作簿的各種記錄類型使用混合的所有權模式。例如，您可以在工作簿模式中設定「聯絡人」記錄類型，以及在使用者模式中設定「客戶」記錄類型。您可以隨時變更記錄類型的記錄所有權模式。視需要在記錄類型上設定「負責人」與「工作簿」欄位，藉以設定記錄類型的記錄所有權模式，如下表所示。

備註：對於記錄所有權模式，必須正確設定記錄類型的頁面版面配置。如需相關資訊，請參閱關於記錄所有權模式的欄位設定與頁面版面配置。

預設記錄所有權模式

對於在 19 版或較早版本的 Oracle CRM On Demand 中建立的現有公司，使用者模式是預設記錄所有權模式，「服務要求」記錄類型除外，該類型預設是在混合模式中設定。對於新的公司，混合模式是支援記錄所有權模式之記錄類型的預設記錄所有權模式。

負責人與工作簿欄位的預設值

當使用者開啟新記錄頁面，「負責人」與「工作簿」欄位中的值如下所示：

• 若記錄類型已設定為使用者模式，則「負責人」欄位會自動填入目前使用者別名。若「工作簿」欄位存在，便會自動填入目前使用者的使用者工作簿名稱。
• 若記錄類型已設定為混合模式，則「負責人」欄位與「工作簿」欄位就不會填入任何內容。

  備註：使用者透過行事曆建立的約會為記錄所有權模式之一般行為的例外。不論記錄所有權模式為何，當使用者透過使用者行事曆來建立約會，「負責人」欄位便會填入目前使用者名稱。

• 如果記錄類型是在工作簿模式中設定，則會發生下列情況：
  • 不會填入新記錄上的「負責人」欄位。
  • 對於「工作簿」欄位，預設值會依預設工作簿而定，而該工作簿會根據目前使用者記錄類型來指定，如下所示：
    • 若已指定自訂工作簿作為記錄類型的預設工作簿，則新記錄上的「工作簿」欄位便會自動填入指定的預設工作簿名稱。
    • 若未指定記錄類型的預設工作簿，或指定使用者工作簿或「所有」工作簿作為記錄類型的預設工作簿，則不會填入新記錄上的「工作簿」欄位。

      如需有關透過使用者記錄類型來設定預設工作簿的資訊，請參閱透過使用者記錄類型來設定預設工作簿。

備註：若頁面版面配置上的「負責人」欄位為必要，且記錄類型為混合模式，則當使用者開啟使用該頁面版面配置的新記錄頁面，「負責人」欄位便會依預設留空。如需有關記錄所有權模式的欄位設定與頁面版面配置的詳細資訊，請參閱關於記錄所有權模式的欄位設定與頁面版面配置。

記錄所有權模式的考量

設定記錄類型的記錄所有權模式時，請考量下列事項：

• 指派管理員。指派管理程式只會將記錄重新指派給使用者。只有在記錄類型是在記錄所有權的使用者模式或混合模式中設定時，才會重新指派記錄。如果在指派管理程式將記錄重新指派給負責人前，已有主要自訂工作簿指派給記錄，則指派管理程式會將主要工作簿從記錄中移除。如果記錄類型是在工作簿模式中設定的，則指派管理程式無法重新指派記錄。如果您在工作簿模式中設定記錄類型，則強烈建議讓該記錄類型的所有規則群組無效。如需有關指派規則的詳細資訊，請參閱關於指派規則。
• 使用其他應用程式。下列應用程式需要記錄具有負責人。如果應用程式使用的記錄類型是在工作簿模式中設定，則您無法使用這些應用程式，且如果記錄類型是在混合模式中設定，則記錄必須具有負責人：
  • Oracle Outlook Email Integration On Demand
  • Oracle Notes Email Integration On Demand
  • Oracle CRM On Demand Integration for Office
  • Oracle CRM On Demand Connected Mobile Sales
• 變更所有權模式之後更新記錄。如果您將記錄類型的記錄所有權模式變更為使用者模式，請考量更新該類型的所有記錄以具有負責人。否則，接下來更新該記錄類型之記錄的使用者會被強制選取記錄的負責人。同樣地，如果您將記錄類型的記錄所有權模式變更為工作簿模式，請考量更新該類型的所有記錄以具有指派的適當主要自訂工作簿。否則，接下來更新該記錄類型之記錄的使用者會被強制選取記錄的主要自訂工作簿。

當您變更記錄類型的記錄所有權模式時發生什麼事？

如果您的公司將記錄類型的記錄所有權模式從某個模式變更為另一個模式，則會對該記錄類型的新記錄強制使用新的所有權模式。對於現有的記錄，行為如下：

• 當新的記錄所有權模式為使用者模式時。變更所有權模式之後第一次更新記錄時會發生下列情況：
  • 如果記錄尚未有指派為負責人的使用者，則更新記錄的使用者必須在「負責人」欄位中選取使用者。
  • 如果記錄先前有與其產生聯結的主要自訂工作簿，則會清除「工作簿」欄位中的主要工作簿名稱，並且在「工作簿」欄位中顯示新負責人的使用者工作簿名稱。工作簿也會從記錄中移除，且不再於記錄「詳細資料」頁面的「工作簿」區段中顯示。
• 當新的記錄所有權模式為工作簿模式時。變更所有權模式之後第一次更新記錄時會發生下列情況：
  • 如果記錄尚未有與其產生聯結的主要工作簿，則更新記錄的使用者必須在「工作簿」欄位中選取主要自訂工作簿。
  • 如果記錄先前有指派的負責人，則會發生下列情況：
    • 記錄上的「負責人」欄位會遭到清除。
    • 如果該記錄類型支援團隊，則除了記錄的前負責人外，團隊的所有成員仍繼續是團隊的成員。身為預先定義群組成員的團隊成員其行為相同，亦即除了記錄的前負責人外，群組的所有成員仍繼續是團隊的成員。但是，「客戶」記錄類型是此規則中的例外。如果客戶的前負責人是預先定義群組的成員，則該群組的所有成員會從團隊中移除。團隊中任何不屬於預先定義群組的成員依然是該團隊的成員，如同其他記錄類型的狀況。

      備註：依此處所示，在標準應用程式中，不會將記錄的前一位負責人保留為團隊成員。然而，您的管理員可設定記錄類型，因此記錄的前一位負責人便可在記錄上保留為團隊成員。如需有關設定記錄類型，以將前一位負責人保留為團隊成員的資訊，請參閱 自訂共用記錄的先前所有權。

• 當新的記錄所有權模式為混合模式時。變更所有權模式之後第一次更新記錄時會發生下列情況。記錄類型是混合模式，每次更新記錄時，也會出現此行為：
  • 更新記錄的使用者不需要選取負責人或主要工作簿。
  • 更新記錄的使用者可以為記錄選取負責人或主要自訂工作簿，但是不能同時選取兩者。
  • 如果使用者將負責人指派給記錄，且主要自訂工作簿先前已與記錄產生聯結，則記錄上的「工作簿」欄位會遭到清除。工作簿也會從記錄中移除，且不再於記錄「詳細資料」頁面的「工作簿」區段中顯示。
  • 如果使用者將自訂工作簿作為記錄上的主要工作簿而產生關聯，且記錄先前有指派的負責人，則會發生下列情況：
    • 記錄上的「負責人」欄位會遭到清除。
    • 如果該記錄類型支援團隊，則除了記錄的前負責人外，團隊的所有成員仍繼續是團隊的成員。身為預先定義群組成員的團隊成員其行為相同，亦即除了記錄的前負責人外，群組的所有成員仍繼續是團隊的成員。但是，「客戶」記錄類型是此規則中的例外。如果客戶的先前負責人是預先定義群組的成員，則該群組的所有成員會從記錄中移除。團隊中任何不屬於預先定義群組的成員依然是該團隊的成員，如同其他記錄類型的狀況。

如果記錄是透過大量更新功能來加以更新，會發生什麼事？

只有某些記錄類型支援的「大量更新」功能可讓使用者從清單頁面中更新記錄群組的欄位。使用者使用「大量更新」功能來更新記錄群組時，系統不會強制使用者對在記錄上為空值的任何必要欄位提供值。因此，如果使用者在記錄類型的記錄所有權模式變更之後更新記錄群組，則系統不會強制使用者對使用者更新的記錄選取負責人或主要自訂工作簿，即使新記錄所有權模式需要記錄具有負責人或主要自訂工作簿亦然。