Afdrukken      PDF-versie openen van online-help

Oracle CRM On Demand beheren > Bedrijfsprocesbeheer > Workflowconfiguratie > Geplande gebeurtenissen

Geplande gebeurtenissen

Een geplande gebeurtenis is een workflowregel die niet wordt geactiveerd door een actie van een gebruiker. In plaats daarvan wordt een geplande gebeurtenis automatisch uitgevoerd als een opgegeven datum en tijd wordt bereikt. U kunt desgewenst een geplande gebeurtenis zo configureren dat deze meerdere keren wordt uitgevoerd met een interval die u bij de geplande gebeurtenis opgeeft. De workflowacties voor een geplande gebeurtenis worden uitgevoerd op een lijst met records. Acties voor andere typen workflowregels worden uitgevoerd op een enkele record.

OPMERKING: de signaleringsgebeurtenis voor een geplande gebeurtenis is 'Geplande gebeurtenis'.

U kunt geplande gebeurtenissen maken voor alle recordtypen van het hoogste niveau die functies voor lijstbeheer ondersteunen, en voor de recordtypen 'Prijslijst', 'Product', 'Productcategorie' en 'Gebruiker'.

OPMERKING: u kunt ook geplande gebeurtenissen maken voor het type record 'Analytics'. De workflowacties voor geplande gebeurtenissen voor het type record 'Analytics' worden niet uitgevoerd op een lijst met records. In plaats daarvan worden met deze actie een analyse, dashboard of dashboardpagina uitgevoerd namens opgegeven gebruikers en worden de resultaten naar die gebruikers verzonden. Zie Geplande gebeurtenissen maken voor Analytics voor meer informatie over geplande gebeurtenissen voor het type record 'Analytics'.

Wanneer u een geplande gebeurtenis voor een ander type record maakt dan het type record 'Analytics', selecteert u een gefilterde lijst waarmee de records worden geretourneerd waarop u de workflowacties wilt laten uitvoeren. Telkens wanneer de geplande gebeurtenis wordt uitgevoerd, worden de acties uitgevoerd op de records die op die datum worden geretourneerd met de gefilterde lijst. De records worden op volgorde uitgevoerd, dat wil zeggen dat alle workflowacties op de geplande gebeurtenis worden uitgevoerd in de volgorde die bij de geplande gebeurtenis voor de eerste record op de lijst is opgegeven, waarna alle acties worden uitgevoerd voor de tweede record in de lijst enzovoorts.

Stel dat u vanuit Oracle CRM On Demand een herinneringsmail wilt verzenden naar de eigenaars van openstaande activiteiten waarvoor de vervaldatum is verstreken, en dat u deze actie met tussenpozen van één week wilt laten herhalen. Om dit in te stellen, maakt u een geplande gebeurtenis met een vooraf gedefinieerde lijst die alle openstaande activiteiten retourneert waarvan de vervaldatum al is verstreken. U configureert deze geplande gebeurtenis om te worden herhaald met een interval van één week en maakt vervolgens voor de geplande gebeurtenis een actie 'E-mail verzenden' aan. De eerste instance van de geplande gebeurtenis wordt uitgevoerd op de door u opgegeven begindatum en een herinneringse-mail wordt verzonden naar de eigenaar van elke openstaande activiteit waarvoor de vervaldatum is verstreken. De geplande gebeurtenis wordt daarna automatisch opnieuw uitgevoerd met tussenpozen van één week, totdat de door u opgegeven einddatum wordt bereikt of de actie zoveel keer is uitgevoerd als u hebt ingesteld.

Exemplaren van geplande gebeurtenissen worden als volgt gepland en uitgevoerd:

• Nadat u een geplande gebeurtenis hebt ingeschakeld, wordt een instance in behandeling gegenereerd voor het eerste geplande exemplaar ervan. De status van de geplande gebeurtenis wordt ingesteld op 'Gepland'. De in behandeling zijnde instance wordt weergegeven in de workflowmonitor voor wachtacties. Zie Velden workflowinstances in behandeling voor informatie over de velden die worden getoond voor een in behandeling zijnde instance.

  OPMERKING: de 'Datum van hervatting' voor een in behandeling zijnde instance van een geplande gebeurtenis is het vroegst mogelijke tijdstip waarop de instance wordt uitgevoerd. De instance wordt mogelijk niet meteen uitgevoerd, afhankelijk van de actuele belasting van de Oracle CRM On Demand-database en de Oracle CRM On Demand-server.

  Er wordt een instance in behandeling gegenereerd voor het eerste geplande exemplaar van de geplande gebeurtenis, zelfs als de workflow niet is ingeschakeld (dat wil zeggen dat het selectievakje 'Workflow inschakelen' in het bedrijfsprofiel niet is ingeschakeld) op het moment dat een geplande gebeurtenis actief is gemaakt. Als een workflow echter niet is ingeschakeld op de datum van hervatting voor de instance, gebeurt het volgende:

  • Geen van de workflowacties die in de gebeurtenis zijn geconfigureerd, worden uitgevoerd.
  • Als er een fout optreedt waardoor de instance van de geplande gebeurtenis mislukt (bijvoorbeeld als de lijst met records de toegestane limiet overschrijdt), wordt de fout gerapporteerd in de workflowmonitor voor fouten. Anders wordt er geen fout gerapporteerd voor de instance in de worfklowmonitor voor fouten.
  • Een andere instance in behandeling wordt gemaakt voor het volgende geplande exemplaar van de gebeurtenis.
  • Als het selectievakje 'Melding inschakelen' voor de geplande gebeurtenis is ingeschakeld, wordt een e-mail verzonden naar de gebruiker die de geplande gebeurtenis heeft geactiveerd. Als er een fout is opgetreden waardoor de instance van de geplande gebeurtenis mislukt, wordt in de e-mail aangegeven dat de instance is voltooid met fouten. Anders wordt aangegeven dat de instance is voltooid.

    Totdat de workflow wordt ingeschakeld, geldt hetzelfde voor elke instance van de geplande gebeurtenis.

• Nadat een instance van de geplande gebeurtenis is uitgevoerd, gebeurt het volgende:
  • Als voor de geplande gebeurtenis het selectievakje 'Melding inschakelen' is ingeschakeld, wordt vanuit Oracle CRM On Demand een e-mail verzonden die de geplande gebeurtenis heeft ingeschakeld. Hierin wordt bevestigd dat de instance is uitgevoerd.
  • Een nieuwe instance wordt gegenereerd voor het volgende geplande exemplaar van de gebeurtenis.
• Als alle instances van de geplande gebeurtenis zijn voltooid, wordt de geplande gebeurtenis uitgeschakeld doordat het selectievakje 'Actief' voor de geplande gebeurtenis automatisch wordt uitgeschakeld. De status van de geplande gebeurtenis wordt ingesteld op 'Voltooid'.

Status van een geplande gebeurtenis

Het veld 'Status' van een geplande gebeurtenis is alleen-lezen en wordt automatisch bijgewerkt. Het veld 'Status' kan één van de volgende waarden bevatten:

• Niet gepland. De geplande gebeurtenis is nooit ingeschakeld.
• Gepland. De geplande gebeurtenis is actief en er is een in behandeling zijnde instance voor aanwezig.
• Voltooid. Alle geplande exemplaren van de geplande gebeurtenis zijn voltooid.
• Beëindigd. De meest recent gegenereerde instance van de geplande gebeurtenis is verwijderd uit de workflowmonitor voor wachtacties, of de geplande gebeurtenis is uitgeschakeld.

  Zie Instances in behandeling verwijderen uit de workflowmonitor voor wachtacties voor meer informatie over wat er gebeurt als u een instance van een geplande gebeurtenis verwijdert uit de workflowmonitor voor wachtacties.

Geplande gebeurtenissen verwijderen

Als u een geplande gebeurtenis verwijdert voordat alle geplande exemplaren van de gebeurtenis zijn uitgevoerd, gebeurt het volgende:

• Als er een in behandeling zijnde instance van de geplande gebeurtenis aanwezig is, wordt deze instance verwijderd uit de workflowmonitor voor wachtacties.
• Als op dat moment een instance van de geplande gebeurtenis wordt uitgevoerd, mislukt deze instance. De fout wordt niet gerapporteerd in de workflowmonitor voor fouten.
• Er worden geen volgende instances van de geplande gebeurtenis gegenereerd.

Geplande gebeurtenissen uitschakelen

Als u een geplande gebeurtenis uitschakelt voordat alle geplande exemplaren van de gebeurtenis zijn uitgevoerd, gebeurt het volgende:

• De status van de geplande gebeurtenis wordt ingesteld op 'Beëindigd'.
• Als er een in behandeling zijnde instance van de geplande gebeurtenis aanwezig is, wordt deze instance verwijderd uit de workflowmonitor voor wachtacties.
• Als op dat moment een instance van de geplande gebeurtenis wordt uitgevoerd, kunnen sommige acties daaruit mislukken.

  Gedurende de tijd waarin een instance van een geplande gebeurtenis wordt uitgevoerd, wordt door Oracle CRM On Demand met tussenpozen van vijf minuten gecontroleerd of de geplande gebeurtenis nog steeds actief is. Als de geplande gebeurtenis is uitgeschakeld, wordt de instance beëindigd. Alle acties die nog niet zijn uitgevoerd, mislukken. De foutinstances voor de mislukte acties worden gerapporteerd in de workflowmonitor voor fouten.

• Er worden geen volgende instances van de geplande gebeurtenis gegenereerd.

Als u bij een record van een geplande gebeurtenis die eerder is uitgeschakeld het selectievakje 'Actief' inschakelt, wordt deze record behandeld als een nieuwe geplande gebeurtenis. Afhankelijk van de planning wordt een van de onderstaande opties gekozen:

• Als exemplaren in de toekomst staan gepland De status van de geplande gebeurtenis wordt ingesteld op 'Gepland' en een instance in behandeling wordt gegenereerd voor het volgende geplande exemplaar. Wanneer de instance wordt gegenereerd, wordt het aantal exemplaren van de geplande gebeurtenis ingesteld op 1.
• Als geen exemplaren in de toekomst staan gepland Het selectievakje 'Actief' voor de geplande gebeurtenis wordt automatisch weer uitgeschakeld en de status van de geplande gebeurtenis wordt ingesteld op 'Voltooid'.

Het maximale aantal actieve geplande gebeurtenissen dat voor een instance van Oracle CRM On Demand wordt ondersteund, is 100.

Praktische tips

Hieronder volgen enkele praktische tips voor het beheren van uw geplande gebeurtenissen:

• Houd het aantal actieve geplande gebeurtenissen zo klein mogelijk. Als u te veel geplande gebeurtenissen hebt geactiveerd, kan dat van invloed zijn op de prestaties van de workflowacties voor de gebeurtenissen.
• Houd het aantal records in de lijst voor een geplande gebeurtenis zo klein mogelijk. Hoewel met een geplande gebeurtenis maximaal 1000 records in een lijst kunnen worden verwerkt, zijn de prestaties van de workflowacties voor de gebeurtenissen beter als de lijst is gefilterd en dus minder records bevat.
• Stel uw geplande gebeurtenissen zo in dat ze op verschillende tijden worden uitgevoerd. De prestaties kunnen worden beïnvloed als u uitvoering van meerdere gebeurtenissen tegelijk plant.

Zie Geplande gebeurtenissen maken en Geplande gebeurtenissen maken voor Analytics voor informatie over het maken van geplande gebeurtenissen.