进行项目后，使计划保持最新很重要。实际工期可能因原定估算而异，并且在开始工作之后，作业顺序可能会发生变化。此外，您可能需要增加新作业以及删除不需要的作业。通过定期更新计划并将其与基线进行比较，可以确保您有效地使用资源、按照预算监控项目成本，以及及时了解实际工期和费用，以便您可以在需要时启动应急计划。
项目控制协调员与项目经理一起制定公司程序，并告知所有参与者。通常，各进度级别的一些项目同时进行。当流程中涉及的项目经理、重要资源或其他员工分布在各地理位置时，项目组合管理可能更加复杂。制定更新准则时，必须考虑这些因素。
为了帮助开发过程，请问如下问题：
- 需要为更新汇编哪些数据，哪些方法将用于收集数据？
- 应该多久更新一次项目？
- 资源在本地还是在场外？
- 资源参与了哪些项目团队？
- 每个团队中谁将收集用于项目更新的信息？
- 谁需要查看更新结果以及何时需要查看结果？
- 每次更新后需要生成哪些类型的信息以在下次更新之前告知进度？
通过回答这些问题，有助于确定使用模块更新项目的方式。
标识要收集的数据的类型
要收集的数据可能取决于您更新的是作业还是单项资源分配。您可以通过仅记录实际日期和尚需工期来更新作业。对于资源分配，请输入实际累计小时数以及尚需小时数。此模块也可以自动估计进度。
确定收集数据的方式
连接到 P6 EPPM 数据库后：是否将从 Progress Reporter 模块中自动收集每位员工的工时单条目数据？ 您的组织是否需要从不是分配的资源或 Progress Reporter 用户的项目团队成员那里收集状态？
是否将导入贵公司支持的其他系统（如会计系统）中的数据？或者，是将在分配给项目参与者的计划的打印输出上手写更新、由项目经理或团队负责人每周收集更新，还是将在模块中输入更新？
如果您对一个或多个这些问题回答“是”，则更新流程可能涉及多个过程 — 全部都由模块以完全相同的方式进行处理。
确定数据应有的更新频率
根据项目变化的快慢程度，您可以选择每月、每周甚至每日进行更新。虽然更新频率没有规则，但是，请考虑以下一般准则：如果您的项目似乎从来都不准确，则您的更新频率不够频繁，或者您的作业范围太宽 — 您应该将作业分成较小的作业。如果更新花费您太多时间，则您更新得过于频繁，或者您的作业范围太窄。
分析和传递数据
更新流程仅从在模块中记录进度开始；在您生成更新的计划之后，您需要分析结果。
使用许多可用的显示和打印选项来检查更新的项目计划。您可以首先查看屏幕上的视图以查看直接结果，然后通过生成报表以更加详细地查看项目数据。通过在横道图中比较当前计划和基线，或者显示以图形表示资源使用情况的资源使用直方图，从而查明潜在问题。如果存在问题，则您可以选择在修改网络之前执行“模拟分析”。使用现有报表模板，通过修改现有模块来创建新模板规范，或者增加自己的模板以生成需要查看的数据。
与所有项目参与者有效进行沟通对于每个项目的成功也极为重要。使用易于理解的报表和视图向团队成员和管理人员表明出现的情况。关注关键作业、资源和费用超负荷以及下降，并标识实际和要求的未来进度。