Planification, contrôle et gestion des projets

Avant l'implémentation de P6 Professional pour planifier les projets, les membres de l'équipe et les autres participants au projet doivent comprendre les processus qu'implique la gestion de projet et les recommandations associées qui permettent de faciliter l'implémentation la plus adaptée à la mission de votre entreprise.

Si vous vous rendiez en voiture dans un endroit que vous ne connaissez pas, partiriez-vous sans indications et sans carte ? Probablement pas. Il est plus probable que vous prendriez le temps de planifier votre voyage, d'envisager des itinéraires de remplacement et de calculer votre heure d'arrivée. Planifier le trajet avant même de partir vous garantirait un voyage réussi. En outre, si vous rencontriez des bouchons ou des embouteillages sur la route, vous auriez déjà identifié les autres itinéraires d'accès à votre destination.

La méthodologie et l'objectif de la gestion de projet sont identiques ; pour atteindre les objectifs de chaque projet, vous devez les planifier. Une bonne gestion de projet n'est plus une option dans le monde de l'entreprise d'aujourd'hui. Il s'agit d'un outil critique qui aide votre entreprise à maintenir le cap et à atteindre ses objectifs.

Pour simplifier, la gestion de projet est le processus qui consiste à atteindre des objectifs définis en respectant des contraintes liées au temps, au budget et à des restrictions de personnel. Elle vous permet de tirer le meilleur parti des ressources dont vous disposez. Les ressources incluent

La gestion de portefeuille de projets utilise toutes ces variables sur plusieurs projets, ce qui permet aux chefs de projet et dirigeants d'entreprise d'avoir une image précise de la façon dont l'utilisation des ressources par chaque projet affecte les autres projets.

Le processus de gestion de projet repose sur trois principes clés :

Planification d'un projet

La première étape de la gestion d'un projet consiste à définir votre projet.

  1. Quel est le périmètre du travail ? Quelles activités constitueront le projet et quelles seront leurs relations les unes avec les autres ? Vous devrez identifier les principaux jalons qui vous permettront de surveiller l'avancement du projet.
  2. Quelle est la durée du projet ? Quelles sont les dates de début et de fin du projet ?
  3. Quelles ressources sont disponibles pour le projet ? Outre la main-d'oeuvre, pensez à tous les types de ressources dont vous aurez besoin.
  4. Qui exécutera ces tâches ? Déterminer vos ressources main-d'oeuvre et leurs heures de travail disponibles est un élément clé pour créer un projet réussi. Vous devrez planifier les temps d'arrêt et les jours fériés et déterminer la semaine de travail normale pour les différents types d'effectifs.
  5. Combien le projet coûtera-t-il ? Quels sont les coûts par ressource ? Le projet comporte-t-il des coûts cachés ?
  6. Quel est le budget estimé ? Etablir une estimation du budget du projet à l'avance vous permet de surveiller les surcoûts possibles.

Les réponses à ces questions constituent la structure de votre projet.

Contrôle d'un projet

Une fois que vous avez créé votre projet et estimé vos besoins en matière de budget, vous sauvegardez ce plan initial en tant que référence ou planning cible pour vous aider à contrôler le projet. Une référence fournit un bon point de repère au fur et à mesure que votre planning évolue. Elle vous permet de comparer le planning initial avec l'actuel, d'identifier les modifications notables et de développer des plans d'urgence.

Vous contrôlez un projet pour qu'il continue d'aller dans la bonne direction. Vous devrez suivre l'avancement des tâches et les coûts, les comparer à votre référence, puis recommander les mesures à prendre.

Les avantages d'un contrôle de projet efficace sont nombreux. Cela vous permet de surveiller de près les problèmes possibles avant qu'ils ne deviennent critiques. L'équipe de projet et la direction peuvent visualiser les périodes de coût et de planification sur la base de la réalité du planning.

Gestion d'un projet

Processus qui consiste à piloter un projet du début à la fin relève de la responsabilité d'un chef de projet. Un bon chef de projet porte plusieurs casquettes et joue tour à tour les rôles de motivateur, communicateur, coordinateur et conseiller. Lorsque vous contrôlez l'avancement du projet, il vous incombe d'informer votre équipe des modifications apportées au planning et des conséquences possibles. A de nombreux égards, vous êtes l'ambassadeur du projet, vous vous assurez que l'organisation du projet respecte ses responsabilités pour un résultat optimal.

Etre un chef de projet efficace requiert aussi de la cohérence lors de la mise à jour de vos projets. Sélectionnez un jour chaque semaine ou toutes les deux semaines, pour procéder à la mise à jour régulière des projets. Cette mise à jour inclura la progression des valeurs telles que

Déterminer une politique standard pour la procédure de mise à jour et de planification et pour le rapport d'avancement.

Le module Project Management fournit de nombreux outils qui vous aident à indiquer l'avancement aux membres de l'équipe et à la direction. Utilisez l'option Site Web de projet pour créer un emplacement central où les membres de l'équipe peuvent visualiser l'avancement du projet. Considérez les nombreux rapports système comme un moyen d'informer sur les modifications. De plus, la section Portefeuilles de P6 permet à la direction de résumer les données du projet et de capturer facilement un cliché de l'avancement d'un projet ou d'un groupe de projets.


Dernière publication le mercredi 3 juillet 2024