Processus de mise à jour

Une fois qu'un projet est en cours, il est important de tenir le planning à jour. Les durées réelles seront probablement différentes de vos estimations initiales et la séquence d'activités peut être modifiée une fois le travail démarré. En outre, vous devrez peut-être ajouter de nouvelles activités et supprimer celles qui ne sont pas nécessaires. Mettre régulièrement à jour les plannings et les comparer avec les plannings de référence vous permet de vous assurer que vous utilisez les ressources de façon efficace, en contrôlant les coûts du projet par rapport au budget et en anticipant les durées et coûts réels afin de pouvoir déclencher un plan d'urgence si nécessaire.

Le responsable de contrôles de projet, aidé par les chefs de projet, établit les procédures de l'entreprise et les communique à tous les participants. En général, plusieurs projets à des niveaux d'avancement différents sont menés simultanément. La gestion de portefeuille de projets peut s'avérer encore plus compliquée lorsque les chefs de projet, les ressources clés ou autres employés impliqués dans le processus sont dispersés géographiquement. Vous devez tenir compte de ces facteurs lorsque vous établissez des directives de mise à jour.

Pour vous aider à développer des procédures, voici des exemples de questions à poser :

Les réponses à ces questions vous aideront à déterminer comment vous utiliserez le module pour mettre à jour les projets.

Identifier les types de données à collecter

Les données à collecter peuvent dépendre de si vous mettez à jour des activités ou des affectations de ressources individuelles. Vous pouvez mettre à jour les activités en enregistrant simplement les dates réelles et la durée restante. Pour les affectations de ressources, entrez les heures réelles à date et les heures restantes. Le module peut également évaluer automatiquement l'avancement des tâches.

Déterminer comment les données seront collectées

Lorsque connecté à une base de données P6 EPPM : Collecterez-vous automatiquement les données de saisie de feuille de temps pour chaque employé à partir du module Progress Reporter ? Votre organisation a-t-elle besoin de collecter le statut des membres de l'équipe du projet auxquels aucune ressource n'est affectée ou des utilisateurs de Progress Reporter ?

Importerez-vous des données d'autres systèmes pris en charge par votre entreprise, tels qu'un système de comptabilité ? Les mises à jour seront-elles écrites à la main sur les imprimés du planning distribués aux participants au projet, collectées chaque semaine par le chef de projet ou d'équipe et entrées dans le module ?

Si vous avez répondu Oui à une ou plusieurs de ces questions, votre processus de mise à jour impliquera probablement plusieurs procédures, qui sont toutes gérées tout aussi bien par le module.

Déterminer la fréquence de mise à jour des données

En fonction de la vitesse à laquelle vos projets évoluent, il peut être nécessaire d'effectuer des mises à jour mensuelles, hebdomadaires ou même quotidiennes. Même s'il n'existe aucune règle de fréquence de mise à jour, tenez compte de ces directives générales : si les données de vos projets ne semblent jamais exactes, vous ne les mettez pas à jour assez souvent, ou le périmètre de vos activités est trop large, vous devriez diviser les activités en activités plus petites. Si vous consacrez trop de temps aux mises à jour, elles sont trop fréquentes ou le périmètre de vos activités est trop limité.

Analyser les données et les communiquer

L'enregistrement de l'avancement dans le module correspond seulement au début du processus de mise à jour ; une fois que vous avez généré un planning mis à jour, vous devez analyser les résultats.

Examinez les plannings de projet mis à jour à l'aide des nombreuses options d'affichage et d'impression disponibles. Vous pouvez d'abord afficher les présentations à l'écran pour voir les résultats immédiats, puis consulter les données plus détaillées du projet en générant des rapports. Repérez les problèmes potentiels en comparant le planning actuel au plan cible dans le Diagramme à barres ou en affichant un Profil d'utilisation des ressources pour une représentation graphique de l'utilisation des ressources. Si vous rencontrez des problèmes, il peut être nécessaire d'effectuer des analyses de "simulation" avant de modifier le réseau. Utilisez des modèles de rapport existants, créez de nouvelles spécifications de modèle en modifiant celles qui existent ou ajoutez votre propre modèle pour générer les données dont vous avez besoin.

Une communication efficace avec tous les participants au projet est également essentielle pour le succès de chaque projet. Utilisez des rapports et des présentations faciles à comprendre pour montrer ce qui se passe à l'équipe de projet et à la direction. Concentrez-vous sur les activités critiques, les surcharges de ressources et de coûts et les retards et identifier l'avancement futur réel et requis.


Dernière publication le mercredi 3 juillet 2024