Der Aktualisierungsprozess
Sobald ein Projekt begonnen hat, muss der Terminplan auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Die Ist-Dauer weicht sehr wahrscheinlich von den ursprünglichen Schätzungen ab, und auch die Reihenfolge der Aktivitäten kann sich nach Beginn der Arbeiten noch ändern. Darüber hinaus müssen Sie möglicherweise neue Aktivitäten hinzufügen und unnötige löschen. Durch die regelmäßige Aktualisierung der Terminpläne und den Vergleich mit Basisplanterminplänen wird eine effiziente Ressourcennutzung, Überwachung von Projektkosten unter Berücksichtigung des Budgets und eine Übersicht über Ist-Dauer und Kosten sichergestellt, sodass Sie gegebenenfalls auf Ihren Eventualfallplan ausweichen können.
Der Projektkoordinator entwickelt gemeinsam mit den Projektmanagern unternehmensweit gültige Verfahren und kommuniziert diese an alle Beteiligten. Normalerweise werden mehrere Projekte auf unterschiedlichen Fortschrittsebenen gleichzeitig abgewickelt. Das Projekt-Portfoliomanagement kann außerdem dadurch verkompliziert werden, dass sich Projektmanager, wichtige Ressourcen oder sonstige am Prozess beteiligte Mitarbeiter an unterschiedlichen geografischen Standorten befinden. Diese Faktoren müssen bei der Einrichtung von Aktualisierungsrichtlinien berücksichtigt werden.
Bei der Entwicklung geeigneter Verfahren sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Welche Daten müssen für die Aktualisierung gesammelt werden, und welche Methoden werden dafür verwendet?
- Wie oft müssen Projekte aktualisiert werden?
- Befinden sich die Ressourcen vor Ort oder nicht?
- Zu welchen Projektteams gehören die Ressourcen?
- Wer ist in den einzelnen Teams für die Zusammenstellung der Informationen für die Projektaktualisierung zuständig?
- Wer muss die Ergebnisse der Aktualisierung sehen und wann?
- Welche Typen von Informationen müssen nach jeder Aktualisierung generiert werden, um den Fortschritt vor der nächsten Aktualisierung zu kommunizieren?
Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen dabei, die Verwendung des Moduls für die Aktualisierung von Projekten festzulegen.
Zu erfassende Datentypen ermitteln
Die zu erfassenden Daten hängen davon ab, ob Sie Aktivitäten oder einzelne Ressourcenzuweisungen aktualisieren. Sie können Aktivitäten ganz einfach durch die Erfassung von Istdaten und einer Restdauer aktualisieren. Für Ressourcenzuweisungen müssen Sie die Ist-Stunden bis dato und die Reststunden eingeben. Das Modul kann den Fortschritt auch automatisch schätzen.
Datenerfassungsmethode festlegen
Bei einer Verbindung mit einer P6 EPPM-Datenbank: Werden die Stundennachweisdaten der einzelnen Mitarbeiter automatisch über das Progress Reporter-Modul erfasst? Muss Ihre Organisation den Status von Projektteammitgliedern erfassen, denen keine Ressourcen oder Progress Reporter-Benutzer zugewiesen sind?
Werden Daten aus anderen Unternehmenssystemen, wie z.B. dem Buchhaltungsprogramm, importiert? Oder werden Aktualisierungen manuell auf ausgedruckten Terminplänen vorgenommen, die an die Projektbeteiligten verteilt, wöchentlich vom Projekt- oder Teamleiter eingesammelt und in das Modul eingegeben werden?
Wenn Sie mindestens eine der Fragen mit "Ja" beantwortet haben, sind für Ihren Aktualisierungsprozess mehrere Verfahren erforderlich, die durch das Modul zuverlässig verarbeitet werden.
Häufigkeit der Datenaktualisierung festlegen
Je nachdem, wie schnell sich Ihre Projekte ändern, sollten Sie die Aktualisierungen monatlich, wöchentlich oder sogar täglich vornehmen. Für die Häufigkeit der Aktualisierungen gibt es zwar keine Regeln, jedoch sollten Sie folgende allgemeine Richtlinien in Betracht ziehen: Wenn Ihre Projektdaten immer ungenau erscheinen, werden sie nicht oft genug aktualisiert oder der Umfang der Aktivitäten ist zu weit gefasst. In diesem Fall sollten Sie die Aktivitäten weiter aufteilen. Wenn Sie zu viel Zeit mit Aktualisierungen verbringen, führen Sie diesen Prozess zu häufig aus oder der Umfang der Aktivitäten ist zu eng gefasst.
Analyse und Kommunikation von Daten
Die Fortschritterfassung im Modul erfolgt nur zu Beginn des Aktualisierungsprozesses; nach der Erstellung eines aktualisierten Terminplans müssen Sie die Ergebnisse analysieren.
Prüfen Sie aktualisierte Projektterminpläne mithilfe der vielen verfügbaren Anzeige- und Druckoptionen. Sie können zunächst die Layouts am Bildschirm für die unmittelbare Anzeige der Ergebnisse verwenden und die Projektdaten dann durch die Generierung von Berichten detaillierter prüfen. Identifizieren Sie mögliche Probleme durch Vergleich des aktuellen Terminplans mit dem Zielplan im Balkendiagramm oder durch die Anzeige eines Ressourcenverwendungsprofils für eine grafische Darstellung der Ressourcenverwendung. Bei Problemen können Sie Was-wäre-wenn-Analysen durchführen, bevor Sie das Netzwerk ändern. Verwenden Sie vorhandene Berichtsvorlagen, erstellen Sie neue Vorlagenspezifikationen durch die Bearbeitung vorhandener Vorlagen, oder fügen Sie eine eigene Vorlage hinzu, um die gewünschten Daten zu erhalten.
Die effiziente Kommunikation mit allen Projektbeteiligten spielt ebenfalls eine wesentliche Rolle für den Erfolg eines Projekts. Verwenden Sie selbsterklärende Berichte und Layouts für die anschauliche Darstellung der Vorgänge für das Projektteam und die Geschäftsleitung. Konzentrieren Sie sich auf wichtige Aktivitäten, Ressourcen- und Kostenüberschreitungen sowie Verzögerungen, und ermitteln Sie den Iststand und den erforderlichen künftigen Fortschritt.
Letzte Veröffentlichung Mittwoch, 3. Juli 2024