プロジェクトの計画、統制および管理
P6 Professionalを実装してプロジェクトをスケジュールする前に、チーム・メンバーおよび他のプロジェクト参加者は、企業理念を最高の形でサポートする実装がスムーズに行われるように、プロジェクト管理にかかわるプロセスと関連する推奨事項を理解しておく必要があります。
もしあなたがドライブで初めて目にする場所へと向かう場合、方向もわからないまま地図も持たずに車に乗り込むでしょうか。多分、そうはしないでしょう。おそらくは、旅行の計画に時間を割いて、他のルートを検討し、到着時間を予想するでしょう。出発前であってもドライブの計画を立てておくことは、旅行のさらなる成功へとつながるでしょう。また、途中で通行止めや交通渋滞に会っても、目的地に到着するための別のルートはすでに明らかになっています。
プロジェクト管理も同じ方法論と趣旨に従い、各プロジェクトのゴールに到達するためには、あらかじめプロジェクトの計画を立てておく必要があります。今日の企業世界において、優れたプロジェクト管理というのは、もはや任意に選択するものではありません。それは、企業が目標を見失わずにゴールまで到達することをサポートする必要不可欠なツールです。
簡単に言うと、プロジェクト管理とは、限られた時間、予算および要員の制約の中で設定したゴールに到達するまでのプロセスです。それにより、使用可能なリソースを最大限に活用することができます。リソースには次のものがあります
- 人員
- 資材
- 資金
- 機器
- 情報
- 設備
- ロール
プロジェクト・ポートフォリオ管理では、複数のプロジェクトにわたるこれらの可変要素のすべてを考慮に入れて、プロジェクト・マネージャおよび企業の経営幹部が、各プロジェクトのリソース使用が他のプロジェクトにどのような影響を与えるかという正確な状況を確認できるようにします。
プロジェクト管理のプロセスは、次の3つの主な原則によって導かれます。
- 計画
- 統制
- 管理
プロジェクトの計画
プロジェクト管理の最初のステップは、プロジェクトを定義することです。
- 作業の範囲はどうなっていますか。プロジェクトはどのようなアクティビティによって構成され、それらの互いの関係はどうなっていますか。プロジェクトの進捗のモニターに役立つ主要なマイルストンを明確にしたい場合があります。
- プロジェクトの期間はどうなっていますか。プロジェクトを開始および終了する日付はいつですか。
- プロジェクトに使用可能なリソースにはどのようなものがありますか。労務リソースだけでなく、必要となるすべてのタイプのリソースについて考えます。
- 誰がどのタスクを実行しますか。 労務リソースとそれらが作業可能な時間の決定は、成功するプロジェクトを構築する上で重要な部分です。休憩時間や休日の計画を行い、様々なスタッフ・タイプに対して正規の週間労働時間を決定する必要があります。
- プロジェクトのコストはいくらですか。 リソースごとのコストはいくらですか。見えないプロジェクト・コストはありますか。
- 見積予算はいくらですか。あらかじめプロジェクトの予算見積をしておくことは、発生しうるコストの超過をモニターするのに役立ちます。
これらの質問に対する答えによって、プロジェクトの骨格が形成されます。
プロジェクトの統制
プロジェクトを構築して必要な予算を見積った後、当初のその計画を、プロジェクトの統制をサポートするためのベースライン(つまりターゲット・スケジュール)として保存します。ベースラインは、時間の経過に伴ってスケジュールが変更されたときの参考用の固定ポイントを提供します。それにより、当初のスケジュールと現在のスケジュールを比較し、大幅な変更を明らかにして、緊急時の計画を作成できるようになります。
プロジェクトが常に正しい方向に進むように統制します。作業の進捗およびコストを追跡して、それらをベースラインと比較し、取るべきアクションを推奨したい場合があります。
効果的なプロジェクトの統制では、数々の利益が得られます。それにより、潜在的な問題が深刻になる前に注意深く見守ることができます。プロジェクト・チームおよび上級経営幹部は、スケジュールの実体に基づいてコストおよびスケジュール期間を確認することができます。
プロジェクトの管理
プロジェクトを最初から最後まで導くプロセスはプロジェクト・マネージャの務めです。優秀なプロジェクト・マネージャは多彩な顔を持ち、様々な局面でムードメーカーや伝達者、コーディネータ、アドバイザとしての役割を果たします。プロジェクトの進捗を統制する場合、スケジュールの変更や考えられる結果をチームに把握させることが仕事です。いろいろな意味でプロジェクトの代表者であり、プロジェクト組織が職務を遂行して最高の結果を迎えられるようにします。
有能なプロジェクト・マネージャであるためには、プロジェクトを更新するときの一貫性も必要とされます。プロジェクトを定期的に更新する場合は、1週間または2週間ごとに1日を選択します。この定期的な更新には、次のような値に関する進捗が含まれます。
- アクティビティを開始または終了した日付
- リソースが消費された日付
- リソース・レートの変更
更新およびスケジュールの手順の標準ポリシー、および進捗報告の標準ポリシーを決定します。
Project Managementモジュールでは、チーム・メンバーと上級経営幹部の両方に対する進捗報告を支援する数々のツールが提供されます。チーム・メンバーがプロジェクトの進捗を確認できる中心的な場所を作成するには、「プロジェクトWebサイト」オプションを使用します。変更を連絡するための手段としては、数々のシステム・レポートを検討してください。さらに、上級経営幹部はP6の「ポートフォリオ」セクションを使用して、プロジェクト・データを集計し、プロジェクトやプロジェクトのグループがどのように進んでいるかのスナップショットを簡単に取得できます。
最終発行 2024年7月2日