スプレッドシートを使用した請求書承認ルールの作成方法

スプレッドシートを使用して承認ルールを作成できます。次の点に注意してください。

各スプレッドシートまたはテンプレートには、承認ルールの作成時に参照できるサンプル・データが含まれています。
テンプレートには、ユーザーが独自の承認ルールを変更または作成するために使用できるユースケースの例が用意されています。
詳細は、このトピックの「関連リンク」の項にリストされているトピックを参照してください。

このリストには、変更するか、独自のルールの定義に使用できる4つのスプレッドシートまたはテンプレートが表示されています。

請求書承認基本テンプレート
請求書承認サンプル・テンプレート1
請求書承認サンプル・テンプレート2
請求書承認サンプル・テンプレート3

「スプレッドシートのワークフロー・ルールの管理」ページからテンプレートにアクセスし、買掛/未払金請求書承認ワークフローにナビゲートできます。各スプレッドシート・テンプレートには、次の4つのワークシートが含まれています。

インストラクション
請求書要求承認ルール
請求書承認ルール
データ・セット

請求書承認テンプレート

テンプレートを使用して、承認ポリシーに従って承認ルールを作成できます。各サンプル・テンプレートには参照可能なユースケースが含まれており、任意のテンプレートを使用してルールを定義できます。詳細は、このトピックの「関連リンク」の項を参照してください。

属性

請求書承認ルール・ワークシートで、承認条件セクションの「請求書ヘッダー」、「請求書明細」、「請求書配分」およびその他の属性カテゴリに基づいて属性を選択できます。属性カテゴリに関連付けられたドロップダウン・リストを開くと、使用可能な属性を表示できます。属性カテゴリを追加するには、ドロップダウン・リストを開き、カテゴリを選択します。ドロップダウン・リストから目的の属性を選択して、属性カテゴリのいずれかの属性を選択できます。

ルール評価通貨属性

特定の通貨を使用して評価する必要のあるワークフロー・ルールを作成するには、ルール評価通貨属性を使用して通貨を入力します。この属性は、次の属性カテゴリに使用できます。

請求書ヘッダー

請求書明細

請求書配分

ISO 4217標準に従って、通貨値を指定します。作成された結果ルールでは、「社内」がレート・タイプとして適用され、「請求書日付」がルール条件を満たすトランザクションを評価するためのレート日として適用されます。

データ・セット

「データ・セット」ワークシートにある可変属性列の値リストには、独自のデータ・セットを作成するために使用できる属性の選択済リストが含まれます。データ・セットを使用すると、データとそのようなデータに基づく承認者の変動との間のマッピングを定義できます。

各テンプレートには、これらのユースケースのサンプル・ルールがあります。

請求書承認基本テンプレート

このテンプレートのサンプル・ルールは、次のユースケースに基づいています。

請求書要求承認:

ビジネス・ルール: すべての請求書要求には、請求書ヘッダー・レベルの依頼人による承認が必要です。

請求書承認

請求金額が1000以上の請求書では、請求書を作成するユーザーの監督者による承認が必要です。
請求書金額が1000未満の請求書は、自動的に承認されます。

ノート:

各テンプレートには、承認ルールを作成または変更するときに参照できるサンプル・ルールがすでに定義されています。

請求書承認サンプル・テンプレート1

このテンプレートには、次の承認ポリシーの強制に必要なサンプル・ルールが含まれています。承認ポリシーの各ビジネス・ルールは、テンプレート内の1つのブロックで表されます。

請求書要求承認:

ビジネス・ルール: すべての請求書要求には、請求書ヘッダー・レベルの依頼人による承認が必要です。

請求書承認

ビジネス・ルール1: 購買オーダーと照合されないすべての請求書には監督承認が必要です。依頼者の詳細がない未照合請求書は、自動的に否認されます。購買オーダーと照合された請求書は、このルールでの承認を必要としません。
ビジネス・ルール2: 請求書金額がUSD 5000以上のすべての請求書には、財務承認グループによる承認が必要です。請求書を承認する必要がある財務承認グループは、請求書配分コスト・センターと請求書のビジネス・ユニットに基づいて異なります。請求書金額がUSD 5000未満の請求書は、自動的に承認されます。

請求書承認サンプル・テンプレート2

請求書要求承認:

ビジネス・ルール: すべての請求書要求には、請求書ヘッダー・レベルの依頼人による承認が必要です。

請求書承認

ビジネス・ルール1: 特定のビジネス・ユニットの請求書および特定の配分勘定科目セグメント値を持つすべての請求書に、ジョブ・ベース階層からの承認が必要です。請求書を承認する必要があるジョブ・レベルの範囲は、請求書の金額に応じて異なります。指定された配分勘定セグメント値がない請求書は、自動的に承認されます。
ビジネス・ルール2: 請求書に関するプロジェクト情報を持つすべての請求書には、プロジェクト・マネージャの承認が必要です。プロジェクトを参照していない請求書は、自動的に承認されます。

請求書承認サンプル・テンプレート3

請求書要求承認:

ビジネス・ルール: すべての請求書要求には、請求書ヘッダー・レベルの依頼人による承認が必要です。

請求書承認

ビジネス・ルール1: 特定の請求書ソースのすべての請求書に監督階層による承認が必要です。支払グループと請求書金額によって、監督承認の必要なレベル数が決まります。
- 特定の請求書ソースからの請求書には、特定の承認グループによる承認が必要です。
ビジネス・ルール2: 請求金額が特定の金額を超える特定のコスト・センターの資産購入のすべての請求書に、コスト・センター・マネージャの承認が必要です。
- 特定の金額未満の資産購入に対する同じ特定のコスト・センターの請求書には、自動承認が必要です。
- 指定されたコスト・センター以外のコスト・センターによる資産購入の請求書には、自動却下が必要です。

考慮事項

次の点を考慮してください。

テンプレートのルール・ファイルを生成すると、請求書要求承認と請求書承認の両方のルールが含まれます。
ルール・ファイルを正常に生成するには、1つまたは両方のワークシートで請求書要求承認または請求書承認のルールを定義する必要があります。定義しない場合、ファイルはルールなしで生成されません。
新しくアップロードされる各ルール・ファイルによって、ワークフローの既存のルールがすべて上書きされます。
この機能は、買掛管理の買掛/未払金請求書承認ワークフローでのみ使用できます。
他の買掛管理ワークフローのルールを定義するには、Oracle Business Process Management (BPM)を使用する必要があります。
請求書要求承認ルールは、サプライヤ・ポータル請求書の承認ルールを定義する場合にのみ使用できます。他のすべての請求書タイプ(標準請求書、デビット・メモ、クレジット・メモ、前払金など)には、請求書承認ルール・ワークシートを使用する必要があります。