文書レコードのアーカイブおよびパージの構成方法
文書タイプのアーカイブおよびパージ設定を有効にし、「文書レコードのアーカイブ」プロセスを実行することで、その文書タイプの文書レコードをアーカイブおよびパージできます。
アーカイブおよびパージ設定
削除された文書レコードのアーカイブおよびパージに使用されるフィールドは、次のとおりです。
- アーカイブ基準ベース: デフォルトでは、この値リストは空白です。「作成日」、「日付: 自」、「日付: 至」または「発行日」のいずれかを選択できます。
- 次の日数後にアーカイブ: デフォルトでは、このフィールドは空白です。これは必須フィールドで、0より大きく18000以下の数値を入力します。たとえば、2を入力すると、「アーカイブ基準ベース」で選択した日付の2日後に文書レコードがアーカイブされます。
- 次の日数後にパージ: デフォルトでは、このフィールドは空白です。これは必須フィールドで、0より大きく18000以下の数値を入力します。たとえば、2と入力すると、文書レコードはアーカイブ日の2日後にパージされます。
文書タイプのアーカイブおよびパージ設定の有効化
- 「設定および保守」作業領域にナビゲートします。
- 「タスク」パネル・ドロワーで「検索」をクリックします。
- 「文書タイプ」タスク名を検索してクリックします。
- 「検索結果」領域で、「作成」アイコンをクリックします。
- 文書タイプを入力し、カテゴリを選択します。
- 「文書レコード・プリファレンス」タブで、「アーカイブ基準ベース」の値を選択します。ノート: 「アーカイブ基準ベース」で選択した値と一致する関連属性を、「属性」領域で選択していることを確認してください。
- 「次の日数後にアーカイブ」および「次の日数後にパージ」の値を入力します。
- 「送信」をクリックします。
「文書レコードのアーカイブ」プロセスの実行
- 「ナビゲータ」→「ツール」→「スケジュール済プロセス」をクリックします。
- 「新規プロセスのスケジュール」をクリックします。
- 「名前」ドロップダウン・リストで、「文書レコードのアーカイブ」プロセスを検索して選択します。
- 「プロセス詳細」ダイアログ・ボックスで、アーカイブする文書レコードの文書タイプ・パラメータを検索して選択します。
- 「送信」をクリックし、「確認」ダイアログ・ボックスで「OK」をクリックします。プロセスIDを書き留めます。
考慮事項
- 「アーカイブ基準ベース」(「作成日」、「日付: 自」、「日付: 至」および「発行日」)を選択するには、「文書レコード・プリファレンス」タブの「属性」領域で一致する属性を選択する必要があります。一致する属性が選択されていない場合は、検証エラーが表示されます。
- パージできるのは、アーカイブ済の文書レコードのみです。
- HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE表の文書レコードIDはHR_DOCUMENTS_OF_RECORD表の文書レコードIDと同じです。これにより、アーカイブされた文書レコードに対しても添付ファイルが引き続き使用可能になります。
- HR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE表にアーカイブされた文書レコードには、アーカイブ日がマーク付けされます。
- アーカイブ設定フィールドは、HCMデータ・ローダーおよびHCMスプレッドシート・データ・ローダーで使用できます。
- 将来の更新で、アーカイブ設定フィールドおよびHR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE表をレポート目的でOTBIで使用できるようになります。
- 「個人情報の削除」プロセスを実行すると、HR_DOCUMENTS_OF_RECORD表およびHR_DOCUMENTS_OF_RECORD_ARCHIVE表から文書レコードが削除されます。文書レコードのアーカイブ設定は、「個人情報の削除」プロセスには適用されません。